[摘 要]由于人財(cái)物資源配置不均衡等因素的影響，當(dāng)前高校檔案信息化工作存在整體發(fā)展較為緩慢、檔案信息化工作缺少總體規(guī)劃、所需的軟硬件設(shè)備陳舊、檔案管理系統(tǒng)缺乏妥善維護(hù)等問(wèn)題。基于此，在學(xué)校信息化建設(shè)規(guī)劃中制定檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展規(guī)劃，需要爭(zhēng)取必要的資金支持，改進(jìn)安全保障體系，豐富檔案數(shù)據(jù)資源，完善檔案管理系統(tǒng)，提高服務(wù)質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]高校檔案工作;信息化;問(wèn)題;建議

[中圖分類(lèi)號(hào)]G434 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1008-7656（2019）05-0090-04

一、高校檔案信息化工作現(xiàn)狀

高校檔案信息化是指高校檔案部門(mén)按照國(guó)家檔案行政管理部門(mén)頒布的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依靠先進(jìn)的技術(shù)和方法，對(duì)高校檔案信息進(jìn)行充分發(fā)掘、有序整理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，并最終給利用者提供便捷的檔案服務(wù)[1]。

隨著信息化工作的快速發(fā)展，高校檔案信息化也取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，作為“智慧校園”的重要組成部分，國(guó)內(nèi)眾多高校均已開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)工作，購(gòu)買(mǎi)了電子檔案管理軟件，配備了檔案管理所需的服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)等硬件設(shè)施以及打印機(jī)、掃描儀等終端設(shè)備。同時(shí)，檔案信息化也從最初的機(jī)讀目錄建設(shè)發(fā)展到目前的全文識(shí)別、全文檢索，使館藏檔案的查全率和查準(zhǔn)率均有了大幅提升，使檔案工作在服務(wù)學(xué)校中心工作方面發(fā)揮的作用越來(lái)越大。以陜西省為例，全省共有本專(zhuān)科院校95所，截至2017年，西安交通大學(xué)、陜西師范大學(xué)等73所高校都已開(kāi)展檔案信息化工作，占該省高?？倲?shù)的76.84%;其中，66所高校購(gòu)置了南大之星、科怡等檔案管理系統(tǒng)，53所高校啟動(dòng)了全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，已達(dá)到全文識(shí)別、全文檢索的級(jí)別[2]。

但我們也應(yīng)意識(shí)到，還有一些高校檔案機(jī)構(gòu)檔案信息化工作處于起步階段，發(fā)展中還存在困難需要解決?？傮w而言，高校檔案信息化工作有待進(jìn)一步加強(qiáng)。檔案館還不能適應(yīng)高校信息化對(duì)其職能和功能的要求[3]。

二、高校檔案信息化工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化軟硬件建設(shè)存在的問(wèn)題

1.資金投入不足。有的高校檔案館信息化項(xiàng)目在立項(xiàng)時(shí)申請(qǐng)的項(xiàng)目資金僅夠用于信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、服務(wù)器、磁盤(pán)陣列的配備等。一旦系統(tǒng)建成，后續(xù)即使有資金撥付，也僅夠用于對(duì)館藏部分檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，缺少用于系統(tǒng)更新?lián)Q代的經(jīng)費(fèi)，久而久之，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)緩慢，與最新的瀏覽器、數(shù)據(jù)庫(kù)等無(wú)法兼容，應(yīng)用體驗(yàn)下滑，安全漏洞增多，最終使系統(tǒng)被棄用或處于半廢棄狀態(tài)。

2.安保機(jī)制需要進(jìn)一步加強(qiáng)，提高安全風(fēng)險(xiǎn)防范力度。部分高校檔案館在進(jìn)行檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，主要將精力放在檔案的收集、整理、鑒定等業(yè)務(wù)功能上，而忽視了信息安全方面的投入，具體表現(xiàn)在以下三方面。一是制度建設(shè)有待加強(qiáng)。個(gè)別高校習(xí)慣于傳統(tǒng)環(huán)境下的檔案安全策略，面對(duì)信息時(shí)代的電子檔案安全敏感度不夠，對(duì)檔案外包公司缺少全面、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度。二是保障檔案安全的設(shè)施配備不齊全。門(mén)禁、監(jiān)控等安保設(shè)施配備不到位，也不注重對(duì)其存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量進(jìn)行規(guī)范，這些都對(duì)檔案的安全構(gòu)成了潛在的威脅。三是檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防范能力有限，有的系統(tǒng)在建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有通盤(pán)考慮使用系統(tǒng)的所有角色，導(dǎo)致系統(tǒng)權(quán)限劃分簡(jiǎn)單，沒(méi)有遵守最小授權(quán)原則，分配多個(gè)超級(jí)管理員且對(duì)其行為無(wú)有效管控措施。

（二）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)存在的問(wèn)題

1.高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)信息共享程度有待進(jìn)一步加強(qiáng)。個(gè)別高校在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，也未與業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)溝通，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)無(wú)法與業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效對(duì)接，進(jìn)而給本校信息資源的整合開(kāi)發(fā)帶來(lái)不便。

針對(duì)上述問(wèn)題，有些高校檔案館退而求其次，不再將重心放在推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通上，而是以傳統(tǒng)的檔案管理方式為主，結(jié)合已有的檔案信息化成果，不再考慮構(gòu)建連通各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，而是在之前利用電子目錄檢索利用的基礎(chǔ)上，升級(jí)為利用單機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索。但檔案館將檔案工作的重心放在館藏檔案的數(shù)字化上的做法，相比之前來(lái)說(shuō)，雖然增加電子原文的查詢(xún)數(shù)量，但是管理對(duì)象依舊是以傳統(tǒng)載體檔案為主，無(wú)法滿(mǎn)足使用者多樣化的工作需求。

還有的高校檔案館將檔案管理系統(tǒng)嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)或?qū)W校的辦公平臺(tái)上，作為其中的一個(gè)功能模塊。這種方案表面上看似不錯(cuò)，但實(shí)質(zhì)上會(huì)使檔案系統(tǒng)缺乏一定的獨(dú)立性，當(dāng)學(xué)校新增其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，便難以再與其連通，不利于未來(lái)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.系統(tǒng)后期維護(hù)依然存有上升空間。個(gè)別高校開(kāi)展檔案信息化工作較早，但自其檔案管理系統(tǒng)自研發(fā)上線(xiàn)后便不再更新，導(dǎo)致系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、前端瀏覽器無(wú)法兼容高版本，系統(tǒng)安全性也隨之降低。此外在前端設(shè)計(jì)方面，沒(méi)有充分考慮檔案網(wǎng)站的專(zhuān)業(yè)性，版塊設(shè)置上存在非檔案專(zhuān)業(yè)信息過(guò)多、過(guò)雜、檔案信息版塊設(shè)計(jì)過(guò)少等問(wèn)題，如展示有學(xué)校的綜合新聞信息，卻沒(méi)有展示館藏實(shí)物、機(jī)構(gòu)沿革等與本校檔案工作相關(guān)的內(nèi)容。有的高校網(wǎng)站檢索功能過(guò)于單一或形同虛設(shè)，無(wú)法檢索館藏檔案信息。

（三）數(shù)字檔案資源建設(shè)存在的問(wèn)題

1.支撐數(shù)字檔案資源開(kāi)發(fā)建設(shè)的規(guī)章制度有待進(jìn)一步完善。信息化背景下的傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章已不能完全應(yīng)用于數(shù)字檔案資源的建設(shè)。比如在非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案資源建設(shè)不需考慮對(duì)檔案的元數(shù)據(jù)等背景信息制定專(zhuān)門(mén)的方案，在檔案信息的傳播、復(fù)制方面也較好控制。但在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，由于信息復(fù)制傳播快，發(fā)生泄密事件難以控制，不安全因素高等特點(diǎn)，針對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)的規(guī)章制度不但要充分考慮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點(diǎn)，還要制度先行，在檔案信息受控的前提下進(jìn)行檔案資源建設(shè)。

2.館藏檔案數(shù)字化工作進(jìn)展有待于進(jìn)一步發(fā)掘潛能。高校每年會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，但個(gè)別高校在檔案數(shù)字化方面缺乏持續(xù)性和連貫性，隔若干年才會(huì)開(kāi)展一次檔案數(shù)字化工作，從而對(duì)利用者查找檔案帶來(lái)不便。長(zhǎng)期無(wú)法查找若干時(shí)間段或某個(gè)范圍的檔案，必然降低用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的使用粘性，轉(zhuǎn)而退回到傳統(tǒng)的借閱利用方式以降低時(shí)間成本。還有高校在檔案數(shù)字化過(guò)程中，對(duì)館藏同一年度或同一保管期限的檔案挑選出自認(rèn)為比較重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化，這就使得檔案提供利用過(guò)程中，隨著時(shí)間的推移，不管是檔案館工作人員還是借閱利用人員均難以確定某范圍的檔案是否全部數(shù)字化，抑或在檔案管理系統(tǒng)中未檢索到的檔案是否有相關(guān)實(shí)體，進(jìn)而導(dǎo)致一旦在檔案管理系統(tǒng)上未查到某檔案，不得不再翻閱紙質(zhì)目錄二次查找，未享受到檔案信息化的便利，反而增加了工作成本。

（四）高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才需要增加

信息環(huán)境下的檔案人員單靠檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)已難以應(yīng)對(duì)檔案信息化工作，以致于個(gè)別高校檔案人員在開(kāi)展信息化工作過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目管理知識(shí)、軟件開(kāi)發(fā)知識(shí)、信息系統(tǒng)集成知識(shí)等缺乏深入了解，在與系統(tǒng)集成商溝通過(guò)程中，無(wú)法充分與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商進(jìn)行需求溝通，導(dǎo)致系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中存在所需與所實(shí)現(xiàn)略有不同的問(wèn)題。因此，檔案館在人才培養(yǎng)及選擇方面，應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化，有目的地選擇或培養(yǎng)跨學(xué)科的人才。

三、推進(jìn)高校檔案信息化工作的策略

根據(jù)目前信息化工作的發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案信息化工作應(yīng)以《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》為指引，切實(shí)開(kāi)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，在建設(shè)過(guò)程中需要檔案部門(mén)、信息管理部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)和保密部門(mén)共同參與實(shí)施[4]。

（一）最大程度爭(zhēng)取人財(cái)物支持

檔案信息化的軟硬件建設(shè)最根本的還是必要的人財(cái)物支持，因此檔案館應(yīng)積極利用一切機(jī)會(huì)，爭(zhēng)取校方對(duì)檔案信息化工作的理解與支持。同時(shí)在信息化建設(shè)立項(xiàng)、實(shí)施過(guò)程中最好能夠納入本校信息化項(xiàng)目中，這樣可以減少招投標(biāo)等工作環(huán)節(jié)，將精力集中于檔案信息化工作上。此外，對(duì)項(xiàng)目資金的使用要充分規(guī)劃，既要保證系統(tǒng)建設(shè)有充裕的資金，還要為系統(tǒng)升級(jí)、維護(hù)留有必要的經(jīng)費(fèi);既要考慮將存量檔案盡快全部數(shù)字化，還應(yīng)顧及增量檔案的數(shù)字化費(fèi)用。

（二）不斷加強(qiáng)安保體系建設(shè)

首先，要配備安保所需的必要設(shè)施設(shè)備。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，安保設(shè)施也在不斷升級(jí)換代，指紋識(shí)別、人臉識(shí)別、遠(yuǎn)程監(jiān)控等技術(shù)可考慮在機(jī)房等存放檔案數(shù)據(jù)的核心部位安裝應(yīng)用。其次，對(duì)使用檔案管理系統(tǒng)的任何用戶(hù)都要按照最小授權(quán)的原則劃分級(jí)別及權(quán)限。目前，一般倡導(dǎo)分角色的方法進(jìn)行權(quán)限分配，即設(shè)置系統(tǒng)管理員、安全審計(jì)員及檔案管理員三個(gè)角色，其中系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的更新維護(hù)，安全審計(jì)員負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)管理員及檔案管理員的行為進(jìn)行監(jiān)控，檔案管理員則負(fù)責(zé)對(duì)用戶(hù)對(duì)檔案的增、刪、改、用等行為進(jìn)行管理。通過(guò)三個(gè)角色的互相制約，以確保檔案的安全、真實(shí)。再次，由于目前購(gòu)買(mǎi)第三方服務(wù)的方式已經(jīng)非常普遍，檔案館人員還應(yīng)對(duì)外包工作提供指導(dǎo)，檔案館與高校、專(zhuān)業(yè)公司三方之間應(yīng)加強(qiáng)溝通，定期召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，并制定具體明確的標(biāo)準(zhǔn)，讓工作人員有章可循，確保檔案外包工作的規(guī)范化和科學(xué)化。外包工作開(kāi)展過(guò)程應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目管理的方法，由項(xiàng)目實(shí)施單位定期匯報(bào)工作進(jìn)展，對(duì)工作中遇到的問(wèn)題及時(shí)通過(guò)會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研等方式研究解決[5]。

（三）加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方面，需要考慮系統(tǒng)的布局方式，對(duì)于沒(méi)有分校的高?？煽紤]集中式布局，即將檔案管理系統(tǒng)布局在校機(jī)房或檔案館，由學(xué)校信息化部門(mén)統(tǒng)一維護(hù)管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)只需定期上傳數(shù)據(jù)即可，此舉可以減少系統(tǒng)維護(hù)成本。對(duì)于有分校的高?？煽紤]采用分布式布局的方式，由于檔案的利用特征為誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)利用較多，因此每個(gè)院校利用率最高的檔案一般是與本校相關(guān)的。采用分布式布局可以緩解系統(tǒng)的壓力，同時(shí)一旦分校的網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，不會(huì)對(duì)總部檔案產(chǎn)生影響。

在系統(tǒng)集成商的選擇上，重點(diǎn)考慮以下三個(gè)方面。一是系統(tǒng)集成商相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)是否豐富？可以要求集成商提供開(kāi)展高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的案例，如果相關(guān)案例較多，且用戶(hù)評(píng)價(jià)較好，可作為候選對(duì)象。二是系統(tǒng)集成廠(chǎng)商在本地是否有服務(wù)點(diǎn)？由于檔案管理系統(tǒng)的特殊性，在系統(tǒng)使用初期以及使用較長(zhǎng)時(shí)間之后，問(wèn)題數(shù)量會(huì)不斷增加，如果廠(chǎng)商在本地沒(méi)有相關(guān)服務(wù)點(diǎn)，必然會(huì)給用戶(hù)的使用帶來(lái)不便。三是系統(tǒng)集成廠(chǎng)商的售后承諾是否較其他廠(chǎng)商更具優(yōu)越性？系統(tǒng)建設(shè)重在維護(hù)，后期的維護(hù)承諾如果比較優(yōu)越可以大量節(jié)省本校的維護(hù)成本。因此也是需要重點(diǎn)考慮的因素。

（四）豐富館藏?cái)?shù)字資源，提高利用效果

加強(qiáng)館藏資源是檔案信息化工作的重中之重，只有以豐富的館藏為依托，檔案利用者才能享受到信息化建設(shè)的成果。而豐富館藏資源，一要在確保傳統(tǒng)接收渠道的基礎(chǔ)上，主動(dòng)出擊，加大電子文件的收集力度，這樣可以節(jié)省對(duì)檔案信息二次加工的時(shí)間。二要向社會(huì)開(kāi)展檔案征集活動(dòng)，對(duì)散落在外或保存在個(gè)人手中的檔案，通過(guò)征集、數(shù)字化加工等手段，在豐富館藏的同時(shí)，讓更多人得以利用。三要優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，使之在檢索策略上不斷升級(jí)，能夠?yàn)槔谜咛峁└嗅槍?duì)性的內(nèi)容，以提高用戶(hù)體驗(yàn)滿(mǎn)意度。

此外，檔案信息化建設(shè)應(yīng)樹(shù)立開(kāi)放共享思維，檔案作為一種重要的信息資源已是不爭(zhēng)的事實(shí)，檔案的利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的唯一方式。長(zhǎng)久以來(lái)，檔案工作者一直致力于檔案的利用服務(wù)，高校檔案館可借鑒其他領(lǐng)域檔案工作中的利用方式，提供多元化的信息共享服務(wù)，促進(jìn)檔案利用。此外，高校檔案館也可在已有編研成果上想辦法、出奇招，結(jié)合信息部門(mén)的技術(shù)力量，通過(guò)數(shù)據(jù)分析、挖掘等技術(shù)提供個(gè)性化產(chǎn)品[6]。

（五）完善服務(wù)管理機(jī)制

一要培養(yǎng)和引進(jìn)復(fù)合型工作人員。檔案信息化工作絕非檔案館單獨(dú)便可實(shí)施的，需要與本校的信息化部門(mén)、保密部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)以及信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司等相互配合，才能確保信息化工作的預(yù)期效果。因此，作為高校檔案工作人員，不但要熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)、項(xiàng)目管理技術(shù)等均有所了解方可更好地開(kāi)展工作。二要建立以用戶(hù)為中心的理念。要明確檔案保存的最終目的是提供利用，因此在系統(tǒng)、界面設(shè)計(jì)上要充分考慮用戶(hù)的使用習(xí)慣，將用戶(hù)放在對(duì)檔案工作不熟悉的角度去考慮用戶(hù)的使用習(xí)慣，而非以檔案人員的視角去進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，以此確保用戶(hù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的使用粘性。還要建立用戶(hù)使用效果反饋機(jī)制，以便定期收集用戶(hù)需求，不斷完善、優(yōu)化系統(tǒng)，提升系統(tǒng)使用滿(mǎn)意度。

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[6]朱毅凱.論數(shù)字化校園建設(shè)背景下高校檔案館的角色轉(zhuǎn)變[J].檔案學(xué)通訊，2009（6）.

[作者簡(jiǎn)介]蔣周凌（1983-），女，廣西桂林人，廣西廣播電視大學(xué)教師，館員，碩士，研究方向：檔案管理、檔案利用。

[責(zé)任編輯 時(shí)錦雯]