王新偉

[摘要]基建工程檔案管理是廣電基建項(xiàng)目管理中必不可少的一項(xiàng)工作，科學(xué)管理基建工程檔案不但有利于廣電基建工程質(zhì)量的提升，而且能為廣電事業(yè)產(chǎn)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供根本保障。文章依據(jù)連云港市廣播影視文化產(chǎn)業(yè)城項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，闡述了目前廣電部門(mén)在基建工程檔案管理中存在的普遍性問(wèn)題，并對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，對(duì)如何提升廣電基建工程檔案管理的水平提出相應(yīng)的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]廣播影視基建檔案項(xiàng)目管理文化產(chǎn)業(yè)

一、項(xiàng)目概況

連云港市廣播影視文化產(chǎn)業(yè)城（以下簡(jiǎn)稱(chēng)影視城）是連云港市廣播電視臺(tái)（時(shí)為連云港市廣播電視局）于2010年初開(kāi)工建設(shè)，2017年投入使用的大型廣播電視基礎(chǔ)設(shè)施。影視城項(xiàng)目占用地130畝，建設(shè)規(guī)模15萬(wàn)平方米，計(jì)劃投資7.2億元，建設(shè)工期為7年。廣播電視基礎(chǔ)設(shè)施方面建有1200平方米、600平方米演播廳各一個(gè)，用于舉辦綜藝晚會(huì)等大型活動(dòng)；800平方米全媒體演播室一個(gè)，面積不等的各類(lèi)演播室8個(gè)；廣播直播室7個(gè)、錄音間11個(gè)；專(zhuān)業(yè)機(jī)房3個(gè)等。項(xiàng)目被列為連云港市政府“十一五”重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目之一，項(xiàng)目建成后影視城成為集廣播電視辦公、節(jié)目制播、影視制作、新媒體、創(chuàng)意動(dòng)漫、演藝娛樂(lè)、文化旅游、大學(xué)生創(chuàng)業(yè)等功能為一體的文旅商綜合體，是連云港市標(biāo)志性建筑。

影視城項(xiàng)目是連云港市廣播電視臺(tái)為了實(shí)現(xiàn)廣電事業(yè)、產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展而精心打造的新一代廣電綜合體。項(xiàng)目體量大、功能多、技術(shù)復(fù)雜、參建單位多、投入大、工期長(zhǎng)。在項(xiàng)目建設(shè)和管理的過(guò)程中，我們切身感受到基建工程檔案管理的重要性，經(jīng)過(guò)不斷總結(jié)，摸索出一套加強(qiáng)廣電工程檔案管理的辦法。筆者試以該影視城項(xiàng)目檔案工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，結(jié)合國(guó)內(nèi)各地區(qū)廣電部門(mén)的現(xiàn)狀，談?wù)剰V電系統(tǒng)在基建檔案管理方面普遍存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議。

二、廣電基建檔案管理的現(xiàn)狀

廣電干部職工多是宣傳與技術(shù)保障人員，對(duì)基本建設(shè)管理的知識(shí)和業(yè)務(wù)不熟，對(duì)基建檔案管理更是相當(dāng)陌生，在基建檔案管理過(guò)程中基本處于邊干邊摸索，邊干邊總結(jié)的狀態(tài)，不可避免地產(chǎn)生了諸多問(wèn)題需要解決。連云港市廣播影視文化產(chǎn)業(yè)城項(xiàng)目在建設(shè)初期，主要存在以下幾個(gè)方面問(wèn)題：

1.歸檔意識(shí)不強(qiáng)。影視城項(xiàng)目初期，無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，形成的各種文件材料分散在各個(gè)參與者手中，不能形成檔案，只是文件散放在個(gè)人手中的簡(jiǎn)單保管。項(xiàng)目開(kāi)工前，由廣播電視臺(tái)抽調(diào)人員組建影視城籌建處，工作的重點(diǎn)放在推進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)上，至于基建檔案的收集、歸檔和管理工作，則沒(méi)有引起相應(yīng)的重視。在項(xiàng)目管理過(guò)程中，當(dāng)基建檔案形成越來(lái)越多，查找使用不方便時(shí)，才意識(shí)到基建檔案需由專(zhuān)人管理。正是由于歸檔意識(shí)的淡薄，給整個(gè)項(xiàng)目基建檔案的后期工作帶來(lái)了很大的難度。

2.歸檔材料不齊全。影視城項(xiàng)目涉及的管理及參建單位多，專(zhuān)業(yè)技術(shù)性強(qiáng)。臺(tái)里臨時(shí)安排的基建檔案管理人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程缺乏系統(tǒng)的了解和相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，造成了對(duì)基建檔案資料收集不全，歸檔不及時(shí)，部分檔案資料遺失。項(xiàng)目中后期，需要將牽涉到的每個(gè)單位的檔案收集齊全，而不少部門(mén)對(duì)檔案材料并沒(méi)有系統(tǒng)地收集，更談不上整理，有什么交什么，基建檔案的管理人員也只能交什么收什么。這樣就嚴(yán)重影響了整個(gè)項(xiàng)目基建檔案的系統(tǒng)性和完整性。

3.機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員變動(dòng)頻繁。由于廣電系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員變動(dòng)比較頻繁，對(duì)檔案的管理也產(chǎn)生了不利的影響。廣電系統(tǒng)會(huì)隨著項(xiàng)目的實(shí)施成立基建部門(mén)，所形成的基建檔案也就由基建部門(mén)管理。機(jī)構(gòu)調(diào)整和人員變動(dòng)，很可能會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失、損壞，造成不應(yīng)有的損失。

4.基建檔案信息化建設(shè)程度低。市廣播影視城項(xiàng)目的基建檔案基本上還是以紙質(zhì)檔案為主，缺乏相應(yīng)的電子檔案?；ㄟ^(guò)程中的各種文件、圖紙等，除了紙質(zhì)外都還有相應(yīng)的電子文本，而這些仍然留在電子文本制作單位或制作人手中，當(dāng)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)丟失、殘缺、破損等情況時(shí)，很難找到原始依據(jù)，這給檔案的再利用帶來(lái)了很大的困難。另外，廣電系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的重視程度普遍不高，一定程度上也阻礙了基建檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、廣電基建檔案管理存在問(wèn)題的解決方法

針對(duì)市廣播影視城項(xiàng)目在前期基建檔案管理中存在的上述問(wèn)題，市臺(tái)在發(fā)現(xiàn)后及時(shí)采取措施，進(jìn)行了整改，取得了較好效果，現(xiàn)在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理。結(jié)合我市的經(jīng)驗(yàn)，建議從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)廣電系統(tǒng)的基建項(xiàng)目檔案管理工作：

1.強(qiáng)化全員檔案管理意識(shí)。我市廣播影視城項(xiàng)目前期基建檔案管理中的問(wèn)題說(shuō)明，做好基建檔案工作首先應(yīng)從思想上高度重視。這就要求從項(xiàng)目動(dòng)議之初基建檔案管理人員就必須到位，專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)。從廣電系統(tǒng)主管基建的領(lǐng)導(dǎo)到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都必須重視起來(lái)，強(qiáng)化基建建檔的意識(shí)；作為具體從事基建檔案管理的工作人員，則應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案及基建檔案相關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力，在具體的管理工作中主動(dòng)地收集、整理、保管好檔案，及時(shí)與工程管理人員溝通配合，使基建檔案更加及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地歸檔。

2.健全基建檔案管理制度。常言道：“無(wú)規(guī)矩不成方圓”。要做好基建檔案的管理工作，必須健全管理制度。從廣電層面來(lái)說(shuō)，需要制定嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善的基建檔案工作規(guī)章制度，特別是歸檔制度、歸檔范圍及保管期限表。而基建項(xiàng)目涉及的單位比較多，工期也比較長(zhǎng)，從工程立項(xiàng)開(kāi)始就要收集相關(guān)資料，直到工程驗(yàn)收投入使用，需要一個(gè)很長(zhǎng)的時(shí)間，檔案部門(mén)應(yīng)指導(dǎo)基建處建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管利用等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事。

3.加強(qiáng)基建檔案的數(shù)字化建設(shè)。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為檔案的數(shù)字化信息管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)建立系統(tǒng)的檔案軟件管理，將現(xiàn)有的基建檔案進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查閱和備份，既能大幅度提高管理、查閱和利用效率，也可有效地避免檔案資料的損壞和丟失。

4.提高基建檔案管理人員業(yè)務(wù)水平?；n案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，既需要檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也需要基建管理方面的知識(shí)。所以要求專(zhuān)（兼）職檔案管理人員一方面盡可能多地參加一些檔案尤其是基建檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和參觀交流活動(dòng)等，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平；另一方面了解基建工作，熟悉基建工作的各個(gè)流程、各個(gè)環(huán)節(jié)和工程涉及的各個(gè)參建主體的職責(zé)業(yè)務(wù)，以便更有針對(duì)性地開(kāi)展檔案的收集、管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

基建檔案是廣電基建工作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是今后維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)，關(guān)系到廣電事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，所以我們必須完整、系統(tǒng)、安全地保管好基建檔案，不斷地提高我們的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，為廣電事業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

注釋及參考文獻(xiàn)

[1]國(guó)家廣播電影電視總局.國(guó)家廣播電影電視總局工程建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定[Z].2002-01-01.

[2]連云港市城建檔案館.連云港市房屋、市政工程竣工檔案歸檔整理手冊(cè)[Z].2013-11.