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        論新形勢(shì)下建筑工程檔案的有效管理

        2019-09-10 02:25:38劉波
        關(guān)鍵詞:隊(duì)伍檔案管理建筑工程

        劉波

        摘 要:我國(guó)建筑行業(yè)自改革開(kāi)放發(fā)展至今已經(jīng)取得了非常不錯(cuò)的成果。建筑工程檔案是工程重要技術(shù)參數(shù)和建設(shè)過(guò)程的記錄、集合,具有重要的參考價(jià)值和借鑒意義,做好檔案管理工作勢(shì)在必行。

        關(guān)鍵詞:建筑工程;檔案管理

        引言

        我國(guó)建筑行業(yè)之所以發(fā)展迅速,離不開(kāi)各行業(yè)的大力配合。眾所周知,工程施工涉及的領(lǐng)域多,工序復(fù)雜,一套完整的工程檔案資料能夠有效地保障工程施工的安全性、科學(xué)性,反映管理者對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制管理的重視程度。與此同時(shí),國(guó)家層面也提高了對(duì)工程項(xiàng)目檔案建設(shè)的重視程度,明確指出要把工程項(xiàng)目檔案建設(shè)提上議事日程,提高對(duì)檔案管理的緊迫感和重要性的認(rèn)識(shí)。

        一、建筑工程檔案管理工作的重要性

        (一)通過(guò)檔案管理可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供依據(jù)。

        建筑工程涉及到的環(huán)節(jié)多、領(lǐng)域廣、施工程序復(fù)雜,如果未能對(duì)其活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的資料保存記錄,工作開(kāi)展就會(huì)混亂無(wú)序。建筑工程施工會(huì)產(chǎn)生大量資料,這些資料既是活動(dòng)開(kāi)展的體現(xiàn),又能為質(zhì)量與管理水平提升提供幫助,企業(yè)需要建立科學(xué)的管理制度,落實(shí)建筑工程檔案管理,體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控管理水平。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)與企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈,為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中存活下來(lái),就需要領(lǐng)導(dǎo)者擁有大量的、可靠的信息。領(lǐng)導(dǎo)者可以充分利用檔案信息,在實(shí)際工作中不斷創(chuàng)新,利用各種新技術(shù),為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供重要依據(jù),促進(jìn)企業(yè)健康快速的發(fā)展。

        (二)通過(guò)規(guī)范化工程檔案管理工作促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,提高企業(yè)的工作效率與經(jīng)濟(jì)效益。

        從宏觀層面來(lái)看,國(guó)家對(duì)于建筑施工檔案管理有相應(yīng)規(guī)定,工程建設(shè)必須嚴(yán)格管理檔案資料,如果資料不符合要求,則可以認(rèn)定為工程不合格,規(guī)范的實(shí)施從一定程度上增強(qiáng)了企業(yè)檔案管理工作科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。從質(zhì)量控制工作來(lái)看,質(zhì)量控制需要達(dá)成相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),而標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成則需要項(xiàng)目施工過(guò)程規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化,通過(guò)資料對(duì)作業(yè)過(guò)程進(jìn)行記錄,可以為質(zhì)量控制工作開(kāi)展奠定基礎(chǔ),同時(shí)也可以提升項(xiàng)目質(zhì)量水平。

        (三)工程檔案的特點(diǎn)體現(xiàn)為政府、企業(yè)以及人們提供更可靠的信息。

        1、真實(shí)性。一般情況下,工程檔案資料與工程建設(shè)相同步,把工程報(bào)批、施工、竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)真實(shí)記錄下來(lái),要求所記錄的內(nèi)容與工程建設(shè)實(shí)際狀況高度符合。2、實(shí)用性。工程檔案資料應(yīng)該具備很強(qiáng)的實(shí)用性,常用于工程建設(shè)工作的考核,并為工程竣工結(jié)算提供重要依據(jù)。3、整體性。工程檔案資料以文字記錄的方式,把整個(gè)工程施工過(guò)程完整地記錄下來(lái),是反映施工的最原始資料,用于指導(dǎo)全過(guò)程施工,并能為同類型工程施工提供參考依據(jù)。

        二、新形勢(shì)下建筑工程檔案有效管理的思考

        在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中,檔案管理工作顯得越來(lái)越重要。但是隨著社會(huì)的發(fā)展,檔案信息的數(shù)據(jù)不斷增加,規(guī)模也越來(lái)越大,如果我們?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)的管理模式必然會(huì)出現(xiàn)工作中的失誤,無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求。因此隨著新技術(shù)、新設(shè)備的不斷涌現(xiàn),檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期,通過(guò)新技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展,成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。要做好新形勢(shì)下建筑工程檔案管理從以下幾方面思考:

        (一)資源配置

        除了相應(yīng)的硬件設(shè)施外,關(guān)鍵的是建立檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng),完成自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、借閱自動(dòng)管理等日常管理事務(wù),讓數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與檔案信息組織有序化、標(biāo)準(zhǔn)化,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。建立一個(gè)檔案計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng),是一個(gè)綜合性的“集成”系統(tǒng),又分兩個(gè)部分:橫向集成的管理系統(tǒng)和縱向集成的管理系統(tǒng)。其中:橫向集成的管理系統(tǒng)包括:管理信息系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng);縱向集成的管理系統(tǒng)包括:檔案目錄中心和信息中心。

        (二)新技術(shù)的應(yīng)用

        傳統(tǒng)的檔案管理中.檔案需要分類裝訂.然后撰寫(xiě)相關(guān)信息最后手工抄寫(xiě)目錄,耗費(fèi)大量人力且過(guò)程繁瑣又低效。在實(shí)際工作中,檔案管理工作者可以通過(guò)新技術(shù)的引入來(lái)提高檔案管理工作水平,使企業(yè)獲得長(zhǎng)足的發(fā)展。例如:RFID(Radio Frequency Identification),即無(wú)線射頻識(shí)別,是一項(xiàng)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。一套完整的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫(xiě)器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體,主要原理是利用無(wú)線電波對(duì)標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫(xiě)、識(shí)別。利用RFID技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集,方便隨時(shí)查找檔案名目,有助于實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管理。RFID讀寫(xiě)器可以同時(shí)從多個(gè)標(biāo)簽中讀取信息,比傳統(tǒng)掃描方式快100倍。此外,RFID標(biāo)簽的數(shù)量存儲(chǔ)量也很大而且可重復(fù)使用,還可以設(shè)置密碼。RFID技術(shù)的應(yīng)用可以大幅提高信息管理的效率。

        (三)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

        在互聯(lián)網(wǎng)科技技術(shù)的時(shí)代,檔案自動(dòng)化、信息化、數(shù)字化的建設(shè),是提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的熟練掌握程度,提高處理、辨別、判斷能力,是檔案信息資源的本質(zhì)需求。因此只有不斷的發(fā)展檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平,熟練的掌握專業(yè)知識(shí),才能夠不斷的適應(yīng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

        1、多角度的培養(yǎng)建設(shè)檔案管理隊(duì)伍,確保檔案管理工作持續(xù)發(fā)展

        建設(shè)檔案管理隊(duì)伍可以從規(guī)范化、制度化、持續(xù)化和信息化角度出發(fā)培養(yǎng)建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍。第一,制訂檔案人力資源規(guī)劃。優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu),吸收檔案專業(yè)學(xué)歷的人員,從企業(yè)層面出發(fā),統(tǒng)籌考慮檔案人才資源的合理配置和結(jié)構(gòu)優(yōu)化以及檔案人才資源管理綜合體系構(gòu)建等事項(xiàng);第二,健全管理機(jī)制,建立檔案人才評(píng)價(jià)方式??茖W(xué)制訂崗位職責(zé)和目標(biāo)責(zé)任制,實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)和自身建設(shè)目標(biāo)相一致。實(shí)行科學(xué)量化的嚴(yán)格考核,按照目標(biāo)責(zé)任和崗位責(zé)任逐項(xiàng)考核。實(shí)施績(jī)效獎(jiǎng)懲機(jī)制,對(duì)成績(jī)突出的先進(jìn)人員予以獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)未按制度辦理、不能按時(shí)完成任務(wù)和玩忽職守造成工作損失的給予必要的處分;第三,建立持續(xù)化的隊(duì)伍用人選人機(jī)制。即從考慮檔案工作人員相對(duì)穩(wěn)定的角度,嚴(yán)格從制度上控制不合理的人員流動(dòng),明確檔案管理人員進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn),保證檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

        2、建立健全檔案隊(duì)伍培訓(xùn)機(jī)制,提升管理者綜合素養(yǎng)

        采用多種形式、有計(jì)劃有步驟地加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)。主要從這幾方面體現(xiàn):第一,抓好政治思想教育,筑牢思想。需要樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀、責(zé)任感、事業(yè)心,做到政治立場(chǎng)堅(jiān)定,保證相關(guān)法律法規(guī)和政策的貫徹執(zhí)行;第二,抓好專業(yè)培訓(xùn)提升,夯實(shí)業(yè)務(wù)。制訂檔案管理人員短期和中長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃,通過(guò)舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、專題業(yè)務(wù)講座、業(yè)務(wù)研討會(huì)和學(xué)術(shù)交流會(huì),并結(jié)合檔案現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用,不斷提升檔案管理的專業(yè)水平;第三,抓好綜合素質(zhì)提升,優(yōu)化結(jié)構(gòu)。在進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的時(shí)候,可以考慮從自然科學(xué)、美學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)等方面對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn),拓寬檔案人員的視野,拓寬檔案工作的思路;第四,抓好經(jīng)費(fèi)保障,確保實(shí)施。每年撥出一定的經(jīng)費(fèi)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),確保各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃能夠順利實(shí)施。當(dāng)然,為了減少檔案人員培訓(xùn)管理層面的人力物力以及時(shí)間投入,企業(yè)也可以在社會(huì)上聘用那些專業(yè)優(yōu)秀的檔案管理人才,以此來(lái)有效的提升企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)實(shí)力,進(jìn)而為企業(yè)的工程質(zhì)量掌控與提升奠定良好的基礎(chǔ)。

        3、加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè),增強(qiáng)檔案隊(duì)伍的責(zé)任感和事業(yè)心

        以檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展為目標(biāo),在檔案管理隊(duì)伍中提倡解放思想,更新觀念,勤于思考,勇于創(chuàng)新,創(chuàng)造性地開(kāi)展工作,不為個(gè)人得失而驕傲、失落,具有優(yōu)秀的奉獻(xiàn)精神。

        三、做好竣工、驗(yàn)收工作,保障檔案的質(zhì)量

        充分發(fā)揮工程竣工驗(yàn)收檔案的憑證作用,在工程竣工驗(yàn)收階段,要根據(jù)《建筑工程檔案歸檔范圍》的要求,全面審核、檢查工程建設(shè)中的文件,以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并查缺補(bǔ)漏,確保竣工材料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性。另外,制定工程竣工驗(yàn)收備案制度和建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例等條文,重視工程驗(yàn)收工作,并確保檔案驗(yàn)收和工程竣工驗(yàn)收同步。

        結(jié)語(yǔ)

        在新形勢(shì)下,隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展,建筑工程建設(shè)事業(yè)的發(fā)展更加迅速,檔案管理作為建設(shè)建筑工程的重要部分之一,對(duì)建筑事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展意義重大。因此,在實(shí)際工作中必須充分認(rèn)識(shí)建筑工程檔案管理的重要性,做好資源配置和團(tuán)隊(duì)建設(shè),增強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識(shí),有效推進(jìn)建筑工程檔案管理信息化建設(shè)。

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