劉波

摘 要：我國建筑行業(yè)自改革開放發(fā)展至今已經取得了非常不錯的成果。建筑工程檔案是工程重要技術參數和建設過程的記錄、集合，具有重要的參考價值和借鑒意義，做好檔案管理工作勢在必行。

關鍵詞：建筑工程;檔案管理

引言

我國建筑行業(yè)之所以發(fā)展迅速，離不開各行業(yè)的大力配合。眾所周知，工程施工涉及的領域多，工序復雜，一套完整的工程檔案資料能夠有效地保障工程施工的安全性、科學性，反映管理者對企業(yè)內部控制管理的重視程度。與此同時，國家層面也提高了對工程項目檔案建設的重視程度，明確指出要把工程項目檔案建設提上議事日程，提高對檔案管理的緊迫感和重要性的認識。

一、建筑工程檔案管理工作的重要性

（一）通過檔案管理可以為企業(yè)領導者的決策提供依據。

建筑工程涉及到的環(huán)節(jié)多、領域廣、施工程序復雜，如果未能對其活動進行詳細的資料保存記錄，工作開展就會混亂無序。建筑工程施工會產生大量資料，這些資料既是活動開展的體現(xiàn)，又能為質量與管理水平提升提供幫助，企業(yè)需要建立科學的管理制度，落實建筑工程檔案管理，體現(xiàn)企業(yè)內控管理水平。在市場經濟條件下，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭越來越激烈，為了在激烈的市場競爭中存活下來，就需要領導者擁有大量的、可靠的信息。領導者可以充分利用檔案信息，在實際工作中不斷創(chuàng)新，利用各種新技術，為領導者的決策提供重要依據，促進企業(yè)健康快速的發(fā)展。

（二）通過規(guī)范化工程檔案管理工作促進企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的工作效率與經濟效益。

從宏觀層面來看，國家對于建筑施工檔案管理有相應規(guī)定，工程建設必須嚴格管理檔案資料，如果資料不符合要求，則可以認定為工程不合格，規(guī)范的實施從一定程度上增強了企業(yè)檔案管理工作科學性、嚴謹性。從質量控制工作來看，質量控制需要達成相關標準，而標準達成則需要項目施工過程規(guī)范化、科學化、標準化、合理化，通過資料對作業(yè)過程進行記錄，可以為質量控制工作開展奠定基礎，同時也可以提升項目質量水平。

（三）工程檔案的特點體現(xiàn)為政府、企業(yè)以及人們提供更可靠的信息。

1、真實性。一般情況下，工程檔案資料與工程建設相同步，把工程報批、施工、竣工等各個環(huán)節(jié)的活動真實記錄下來，要求所記錄的內容與工程建設實際狀況高度符合。2、實用性。工程檔案資料應該具備很強的實用性，常用于工程建設工作的考核，并為工程竣工結算提供重要依據。3、整體性。工程檔案資料以文字記錄的方式，把整個工程施工過程完整地記錄下來，是反映施工的最原始資料，用于指導全過程施工，并能為同類型工程施工提供參考依據。

二、新形勢下建筑工程檔案有效管理的思考

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作顯得越來越重要。但是隨著社會的發(fā)展，檔案信息的數據不斷增加，規(guī)模也越來越大，如果我們仍然采用傳統(tǒng)的管理模式必然會出現(xiàn)工作中的失誤，無法適應當前社會發(fā)展的要求。因此隨著新技術、新設備的不斷涌現(xiàn)，檔案管理工作也進入了一個新的時期，通過新技術的應用是檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化、數字化方向發(fā)展，成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。要做好新形勢下建筑工程檔案管理從以下幾方面思考：

（一）資源配置

除了相應的硬件設施外，關鍵的是建立檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，完成自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計、借閱自動管理等日常管理事務，讓數據庫技術與檔案信息組織有序化、標準化，從而實現(xiàn)檔案管理自動化。建立一個檔案計算機數據處理系統(tǒng)，是一個綜合性的“集成”系統(tǒng)，又分兩個部分：橫向集成的管理系統(tǒng)和縱向集成的管理系統(tǒng)。其中：橫向集成的管理系統(tǒng)包括：管理信息系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng);縱向集成的管理系統(tǒng)包括：檔案目錄中心和信息中心。

（二）新技術的應用

傳統(tǒng)的檔案管理中.檔案需要分類裝訂.然后撰寫相關信息最后手工抄寫目錄，耗費大量人力且過程繁瑣又低效。在實際工作中，檔案管理工作者可以通過新技術的引入來提高檔案管理工作水平，使企業(yè)獲得長足的發(fā)展。例如：RFID（Radio Frequency Identification），即無線射頻識別，是一項自動識別技術。一套完整的RFID系統(tǒng)由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體，主要原理是利用無線電波對標記媒體進行讀寫、識別。利用RFID技術可以實現(xiàn)非接觸式數據采集，方便隨時查找檔案名目，有助于實現(xiàn)動態(tài)實時管理。RFID讀寫器可以同時從多個標簽中讀取信息，比傳統(tǒng)掃描方式快100倍。此外，RFID標簽的數量存儲量也很大而且可重復使用，還可以設置密碼。RFID技術的應用可以大幅提高信息管理的效率。

（三）團隊建設

在互聯(lián)網科技技術的時代，檔案自動化、信息化、數字化的建設，是提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎和手段。需要加強檔案管理隊伍對互聯(lián)網技術的熟練掌握程度，提高處理、辨別、判斷能力，是檔案信息資源的本質需求。因此只有不斷的發(fā)展檔案管理隊伍業(yè)務水平，熟練的掌握專業(yè)知識，才能夠不斷的適應檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

1、多角度的培養(yǎng)建設檔案管理隊伍，確保檔案管理工作持續(xù)發(fā)展

建設檔案管理隊伍可以從規(guī)范化、制度化、持續(xù)化和信息化角度出發(fā)培養(yǎng)建設一支高素質的檔案隊伍。第一，制訂檔案人力資源規(guī)劃。優(yōu)化檔案管理隊伍的年齡結構和知識結構，吸收檔案專業(yè)學歷的人員，從企業(yè)層面出發(fā)，統(tǒng)籌考慮檔案人才資源的合理配置和結構優(yōu)化以及檔案人才資源管理綜合體系構建等事項;第二，健全管理機制，建立檔案人才評價方式?？茖W制訂崗位職責和目標責任制，實現(xiàn)工作目標和自身建設目標相一致。實行科學量化的嚴格考核，按照目標責任和崗位責任逐項考核。實施績效獎懲機制，對成績突出的先進人員予以獎勵，對未按制度辦理、不能按時完成任務和玩忽職守造成工作損失的給予必要的處分;第三，建立持續(xù)化的隊伍用人選人機制。即從考慮檔案工作人員相對穩(wěn)定的角度，嚴格從制度上控制不合理的人員流動，明確檔案管理人員進入標準，保證檔案隊伍的相對穩(wěn)定。

2、建立健全檔案隊伍培訓機制，提升管理者綜合素養(yǎng)

采用多種形式、有計劃有步驟地加強對現(xiàn)有檔案人員的培訓。主要從這幾方面體現(xiàn)：第一，抓好政治思想教育，筑牢思想。需要樹立正確的人生觀、價值觀、責任感、事業(yè)心，做到政治立場堅定，保證相關法律法規(guī)和政策的貫徹執(zhí)行;第二，抓好專業(yè)培訓提升，夯實業(yè)務。制訂檔案管理人員短期和中長期培訓計劃，通過舉辦業(yè)務培訓班、專題業(yè)務講座、業(yè)務研討會和學術交流會，并結合檔案現(xiàn)代化技術應用，不斷提升檔案管理的專業(yè)水平;第三，抓好綜合素質提升，優(yōu)化結構。在進行專業(yè)培訓的時候，可以考慮從自然科學、美學、社會學、心理學等方面對檔案人員進行培訓，拓寬檔案人員的視野，拓寬檔案工作的思路;第四，抓好經費保障，確保實施。每年撥出一定的經費對檔案管理人員進行培訓，確保各項培訓計劃能夠順利實施。當然，為了減少檔案人員培訓管理層面的人力物力以及時間投入，企業(yè)也可以在社會上聘用那些專業(yè)優(yōu)秀的檔案管理人才，以此來有效的提升企業(yè)檔案管理團隊實力，進而為企業(yè)的工程質量掌控與提升奠定良好的基礎。

3、加強作風建設，增強檔案隊伍的責任感和事業(yè)心

以檔案事業(yè)科學發(fā)展為目標，在檔案管理隊伍中提倡解放思想，更新觀念，勤于思考，勇于創(chuàng)新，創(chuàng)造性地開展工作，不為個人得失而驕傲、失落，具有優(yōu)秀的奉獻精神。

三、做好竣工、驗收工作，保障檔案的質量

充分發(fā)揮工程竣工驗收檔案的憑證作用，在工程竣工驗收階段，要根據《建筑工程檔案歸檔范圍》的要求，全面審核、檢查工程建設中的文件，以及時發(fā)現(xiàn)問題并查缺補漏，確保竣工材料的完整性、準確性、及時性。另外，制定工程竣工驗收備案制度和建設工程質量管理條例等條文，重視工程驗收工作，并確保檔案驗收和工程竣工驗收同步。

結語

在新形勢下，隨著經濟社會的持續(xù)發(fā)展，建筑工程建設事業(yè)的發(fā)展更加迅速，檔案管理作為建設建筑工程的重要部分之一，對建筑事業(yè)的進一步發(fā)展意義重大。因此，在實際工作中必須充分認識建筑工程檔案管理的重要性，做好資源配置和團隊建設，增強檔案管理人員的信息化意識，有效推進建筑工程檔案管理信息化建設。