朱元　沈婷

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和信息化的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)的設(shè)備和設(shè)施均得到了更加科學(xué)的發(fā)展。如今辦公自動(dòng)化逐漸應(yīng)用于各個(gè)企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)政府，成為工作效率較高、工作誤差較小的重要辦公方法。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);辦公自動(dòng)化;企事業(yè)單位;政府機(jī)關(guān);工作效率;工作積極性

1 信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的概念

1.1 信息技術(shù)的概念

信息的獲取、傳送、檢測(cè)、處理、分析和使用便形成了信息技術(shù)。管理和處理信息是信息技術(shù)的主要作用。它之所以被常稱為信息和通信技術(shù)或者是現(xiàn)代信息技術(shù)，是因?yàn)樗怯蓚鞲屑夹g(shù)、通信技術(shù)、微電子技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合而形成的。

1.2 辦公自動(dòng)化的概念

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及整個(gè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益發(fā)展，便有了辦公自動(dòng)化的概念，所以可以理解為辦公自動(dòng)化是計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。對(duì)于辦公自動(dòng)化而言，它是一個(gè)整體的系統(tǒng)，整體中可分為操作人員和計(jì)算機(jī)本身;在這個(gè)整體的系統(tǒng)中，操作人員和計(jì)算機(jī)是不可分割的。辦公時(shí)，計(jì)算機(jī)里的軟件與硬件設(shè)備都必須確保齊全，這為操作人員提供了方便。

企業(yè)基于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化提高員工工作效率、保證員工工作質(zhì)量的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)組織與管理機(jī)構(gòu)的優(yōu)化，并帶動(dòng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)，讓企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟。

2 計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)達(dá)到普及的情況，如今辦公自動(dòng)化逐漸實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公、低能低碳環(huán)保式辦公，因此計(jì)算機(jī)辦公更加具有優(yōu)勢(shì)，并且特點(diǎn)極為明顯。應(yīng)用計(jì)算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)為：

2.1 管理范圍廣：人員管理層面，對(duì)一個(gè)較大的機(jī)構(gòu)實(shí)施有效的管理較為重要，但對(duì)于一個(gè)良好的管理者不可能做到全面掌握每個(gè)員工的情況和資料，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理可對(duì)每個(gè)員工的資料進(jìn)行詳細(xì)全面的記錄，并且隨時(shí)調(diào)取，方便于人事管理。工作效率的層面：更加縮短工作時(shí)間，對(duì)于某個(gè)部門已經(jīng)完成的工作可進(jìn)行時(shí)時(shí)監(jiān)管，督促并且檢查已經(jīng)完成工作情況，爭(zhēng)取對(duì)每個(gè)員工的工作均能夠做到有效的監(jiān)管。物資層面：對(duì)于機(jī)構(gòu)內(nèi)部的物資進(jìn)行詳細(xì)的登記后，隨時(shí)隨地均能夠?qū)Ρ緳C(jī)構(gòu)的物資情況進(jìn)行良好的監(jiān)管，并且依據(jù)本機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行適宜工作的安排，提高機(jī)構(gòu)物資儲(chǔ)備情況的監(jiān)管。

2.2 操作時(shí)間短：對(duì)于機(jī)構(gòu)內(nèi)部的一切情況進(jìn)行時(shí)時(shí)的監(jiān)管，并且操作時(shí)間短，減少浪費(fèi)在命令傳達(dá)時(shí)間，例如進(jìn)行銀行匯款或是貨物的調(diào)配，傳統(tǒng)上需到銀行轉(zhuǎn)賬、或是去倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行貨物調(diào)配的通知，但進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理后可直接應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬匯款，操作時(shí)間僅僅3-5分鐘;網(wǎng)上下達(dá)貨物調(diào)配的命令，并且對(duì)庫(kù)存情況進(jìn)行修改，較少人力和物理，縮短貨物調(diào)配時(shí)間。

2.3 縮減成本：對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)普及到每個(gè)員工和公民，因此在辦公自動(dòng)化的實(shí)施中，基本每個(gè)人均能夠更好的進(jìn)行計(jì)算機(jī)的操作，并且減少人員的配備，縮減用人成本，例如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公，從前手工繪制的建筑圖紙?jiān)谶M(jìn)行可行性分析時(shí)，應(yīng)聯(lián)同多個(gè)專家和業(yè)內(nèi)人士進(jìn)行討論和分析，如今只需進(jìn)行計(jì)算機(jī)繪制后，進(jìn)行相關(guān)圖紙的檢測(cè)，對(duì)可行性進(jìn)行評(píng)估和分析[2]。相關(guān)統(tǒng)計(jì)學(xué)資料，傳統(tǒng)為多個(gè)工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總和分析，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輸入相關(guān)數(shù)據(jù)后自動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)分析，準(zhǔn)確度較高，更大限度的減少工作人員的因素導(dǎo)致誤差產(chǎn)生。

2.4 減少工作錯(cuò)誤率：實(shí)施計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化后對(duì)一些文件和同時(shí)，能夠最大程度的避免在抄寫和下達(dá)的過(guò)程中發(fā)生偏差，減少工作中重大錯(cuò)誤的發(fā)生比例，例如在工作匯總中工作軟件是依據(jù)正常邏輯和思維進(jìn)行設(shè)計(jì)的，較為嚴(yán)謹(jǐn)一點(diǎn)發(fā)生錯(cuò)誤則導(dǎo)致無(wú)法保存或是出現(xiàn)無(wú)法正常繼續(xù)統(tǒng)計(jì)分析的情況發(fā)生。能夠更加有效的降低在工作匯總發(fā)生低級(jí)錯(cuò)誤。

3 計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的重要性

目前計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為辦公自動(dòng)化主要使用的辦公設(shè)施，伴隨計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用的開展，辦公室內(nèi)大部分的工作均由計(jì)算機(jī)完成。較多的辦公文件的制作、整理和編輯均由計(jì)算機(jī)完成，同時(shí)伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高，大部分工作者對(duì)于計(jì)算機(jī)的依賴性越來(lái)越嚴(yán)重?，F(xiàn)在某個(gè)時(shí)間段，發(fā)生停電或是停止使用計(jì)算機(jī)辦公，較大部分的辦公機(jī)構(gòu)均會(huì)停止運(yùn)行，或是無(wú)法正常工作。例如：某物流公司采用計(jì)算機(jī)管理后，工作效益顯著增加，某天突然間計(jì)算機(jī)總機(jī)中毒，整個(gè)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管癱瘓、工作停滯、車輛的調(diào)配紊亂，無(wú)法正常工作，在計(jì)算機(jī)工程師恢復(fù)正常的系統(tǒng)后物流公司才恢復(fù)正常的工作和運(yùn)轉(zhuǎn)。影響工作效率的同時(shí)明顯降低物流公司的收益和信譽(yù)度，直接間接的影響物流公司的經(jīng)濟(jì)收益。現(xiàn)在無(wú)論在任何崗位和任何機(jī)構(gòu)部門，均不能離開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和管理，因此計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)辦公自動(dòng)化的實(shí)施具有重要的作用。

4 辦公自動(dòng)化未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

4.1 應(yīng)用視頻技術(shù)的廣泛使用

近年來(lái)，壓縮技術(shù)和視頻技術(shù)發(fā)展迅速，使用方面主要體現(xiàn)在聊天、工作會(huì)議上，通過(guò)攝像頭能夠清晰地看到對(duì)方，識(shí)別對(duì)方的表情，為溝通和交流提供了便利。在技術(shù)不斷的改進(jìn)下無(wú)線視頻技術(shù)必定能發(fā)揮重大作用。這種技術(shù)能在交流和溝通方面提供便利，同時(shí)也能節(jié)約時(shí)間、提高工作效率。

4.2 無(wú)線辦公環(huán)境

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展下，無(wú)線WIFI已經(jīng)企業(yè)中基本實(shí)現(xiàn)。但現(xiàn)在無(wú)線WIFI區(qū)域覆蓋不全面，未來(lái)隨著WIFI技術(shù)的不斷改進(jìn)，將實(shí)現(xiàn)無(wú)線辦公環(huán)境，覆蓋面積將越愈加大。例如：酒店、飯店、機(jī)場(chǎng)、家中等等。在安全方面，根據(jù)企業(yè)會(huì)設(shè)置相應(yīng)的應(yīng)用程序，確保用戶的擁有權(quán)。無(wú)疑，無(wú)線辦公環(huán)境的實(shí)現(xiàn)能讓辦公環(huán)境得到改善，并提高工作的效率。

4.3 靈活的工作程序

我們拿電子傳輸和紙質(zhì)文件傳輸作比較，可以得出結(jié)論電子傳輸?shù)乃俣仁欠浅＞哂懈咝缘?。不僅如此，電子傳輸還是集文字、音頻、視頻于一體的優(yōu)良傳輸技術(shù)。這種技術(shù)不僅豐富了文件傳輸?shù)男问?，也為?jì)算機(jī)節(jié)省了很大的空間。

4.4 辦公的非專業(yè)形式

隨著商務(wù)環(huán)境的發(fā)展，對(duì)于一些辦公軟件，一般的工作員工是都很容易掌握，如果辦公自動(dòng)化能夠得到完善，讓一般的工作員工通過(guò)數(shù)據(jù)和知識(shí)的輸入，然后制作出相應(yīng)的文件，上傳網(wǎng)絡(luò)，讓文件能夠得到快速的傳輸效果?；蛟S，質(zhì)量方面是我們所欠缺考量的，但在數(shù)量上，絕對(duì)是一個(gè)全新的破圖口。

5 結(jié)語(yǔ)

OA智能化即利用知識(shí)庫(kù)和各種專家系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)決策支持、電子秘書、預(yù)測(cè)和戰(zhàn)略規(guī)劃及自然語(yǔ)言理解等。它需要以大型知識(shí)庫(kù)為基礎(chǔ)，解決非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化方面的問(wèn)題。今后OA信息系統(tǒng)的發(fā)展將是把各種辦公服務(wù)集成于一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用環(huán)境中，自動(dòng)地、智能地向用戶提供綜合管理服務(wù)。目前OA系統(tǒng)的智能化程度還比較低，它的進(jìn)一步發(fā)展還取決于人工智能技術(shù)的突破[4]。

綜觀世界OA信息處理技術(shù)的整個(gè)發(fā)展過(guò)程，以及當(dāng)今各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)日益應(yīng)用于OA中之趨勢(shì)，可以想象，未來(lái)OA的發(fā)展將走向集成化、多媒體化、無(wú)紙化和智能化。

參考文獻(xiàn)

[1]趙軍，劉福春，基于Ofbiz與工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[J].吉林大學(xué)學(xué)報(bào)（信息科學(xué)版）.2004，22（6）：625-630.

[2]呂董惠文，李國(guó)喜，龔京忠，等.基于LotusDomino/Notes的企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用研究[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究.2002（19）：105-107.

[3]趙文.辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)教程[M].北京：北京大學(xué)出版社，2006.