周冰靈　朱小根

摘 要：檔案安全是檔案工作的重要內(nèi)容。本文結(jié)合城市建設(shè)檔案的特點(diǎn)，分析了城市建設(shè)檔案現(xiàn)階段在安全管理問題上存在的意識(shí)不強(qiáng)、信息安全存在隱患、管理不規(guī)范、保障不到位等問題，針對(duì)性的提出一些了加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，保障城市建設(shè)檔案安全等方面的對(duì)策與措施。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案;檔案安全管理;問題域?qū)Σ?/p>

城市建設(shè)檔案館是城市重要的工程檔案、城市建設(shè)檔案存放保管的重要基地，館內(nèi)存放的文獻(xiàn)資料豐富多樣，在保管檔案資料工作的同時(shí)，還承擔(dān)著為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門提供服務(wù)的工作職責(zé)，另外，還要向社會(huì)和公眾承擔(dān)提供信息利用服務(wù)的工作。隨著城市建設(shè)工作的快速發(fā)展，館藏檔案數(shù)量迅速增加，館藏檔案對(duì)外開放利用的程度越來越高，在此情況下，城市建設(shè)檔案的安全問題越來越突出，如何保障城建檔案的安全成為重要的研究課題。為了全方位的做到城市建設(shè)檔案的安全保障，需要綜合考慮城市建設(shè)檔案自身的特點(diǎn)，分析現(xiàn)階段城市建設(shè)檔案安全管理中遇到的問題，有針對(duì)性的建立城市建設(shè)檔案的安全保障體系，確保城市建設(shè)檔案的安全。

一、城市建設(shè)檔案的特點(diǎn)

（一）綜合性與專業(yè)性強(qiáng)。綜合性和專業(yè)性是城市建設(shè)檔案最大的特點(diǎn)。城市建設(shè)檔案包括各種工民建建筑工程和市政建設(shè)工程的工程檔案以及城市規(guī)劃建設(shè)管理等政府主管部門的業(yè)務(wù)檔案，還有城市測(cè)繪地理信息、水文與地質(zhì)條件信息、氣象與環(huán)境信息等基礎(chǔ)資料。

（二）形式、載體的多樣性。對(duì)于建筑工程竣工檔案來說，一套完整的建筑工程檔案包括前期中的可研性文件、審批文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理資料、節(jié)能資料（紙質(zhì)）、設(shè)計(jì)圖紙、竣工圖紙（有紙質(zhì)和電子兩種類型）、照片（底片、銀鹽、電子）、攝像等聲像資料。對(duì)于一個(gè)城市來說，還有航測(cè)形成的航拍膠片。

（三）檔案保管格式的多樣性。對(duì)于涉及各門類的檔案，又由于專業(yè)的不同，呈現(xiàn)不同的保管或表現(xiàn)形式。

二、城市建設(shè)檔案工作目前存在的安全問題

（一）建設(shè)工程檔案資料文件多，存在易遺漏的隱患，收集管理難度較大

部分大型工程建設(shè)工期比較長(zhǎng)，部分主體工程和一些配套工程是由不同的施工單位承擔(dān)施工建設(shè)任務(wù)，這樣一來，建設(shè)檔案相對(duì)分散，集中歸檔的難度較大耗時(shí)較長(zhǎng)，這就使得建設(shè)檔案存在著遺漏丟失的安全隱患。還有一些小的施工單位，對(duì)工程檔案工作重視不足，只看中工程建設(shè)進(jìn)度，甚至對(duì)專職的檔案管理人員都沒有配套，很少制定檔案匯編的計(jì)劃與制度，多采用滯后于工程的事后補(bǔ)充的工作方式，對(duì)檔案的真實(shí)性有不利的影響。還有一些施工單位，施工現(xiàn)場(chǎng)疏于管理，雜亂無序，往來人員復(fù)雜，檔案存在易丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）部分城市工作的建設(shè)單位對(duì)檔案工作重視不足

一是有些建設(shè)單位的檔案管理隊(duì)伍不健全，為應(yīng)付檢查，表面上專門設(shè)置了專職檔案管理人員，但這些人員的綜合素質(zhì)不高，沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，有些甚至只是兼職的檔案管理人員，這樣以來，檔案管理工作僅僅是將工程建設(shè)資料收集起來，并沒有按照規(guī)范要求歸檔整理，檔案安全得不到保障;二是有些政府相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的資金才入不足，檔案保管庫(kù)房建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)不專業(yè)不規(guī)范，安全設(shè)施比較落后，存在著安全漏洞;三是施工單位的相關(guān)檢查和管理工作往往對(duì)工程質(zhì)量和工程進(jìn)度比較看重，對(duì)工程資料收集、匯編忽視，不進(jìn)行檢查監(jiān)督，甚至一些單位沒有建立相應(yīng)檔案管理制度，沒有明確相關(guān)責(zé)任;四是檔案安全保障制度不完善不健全，對(duì)工程檔案管理權(quán)責(zé)不清，借閱管理不規(guī)范，檔案原件隨意外借，容易導(dǎo)致受損或者遺失。

（三）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息安全受到考驗(yàn)

信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案的提供利用發(fā)生新的變化。一是需求面的擴(kuò)大;二是利用的系統(tǒng)性要求提高，許多利用者要求系統(tǒng)查閱有關(guān)某一專題、地區(qū)的全部檔案;三是追求利用時(shí)效性;四是出現(xiàn)了遠(yuǎn)距離利用檔案信息的需要。如果要提供網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)的需要，則信息監(jiān)督控制能力和安全保障機(jī)制必將受到極大的挑戰(zhàn)。病毒侵襲、黑客攻擊等威脅著信息的安全。

三、改進(jìn)和加強(qiáng)城建檔案安全保障工作的建議

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

一要充分認(rèn)識(shí)到做好城建檔案工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)工程檔案的管理;二要充分認(rèn)識(shí)到城建檔案安全保障建設(shè)，是一項(xiàng)直接反映本單位（企業(yè)）管理水平和形象的基礎(chǔ)性工作;三要充分認(rèn)識(shí)到城建檔案安全保障沒有做好的嚴(yán)重后果。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，采取有效措施加強(qiáng)對(duì)城建檔案的安全管理。

（二）建設(shè)一支綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。一是要配齊人員，除了檔案室要有專職管理人員，與城建工程經(jīng)營(yíng)管理監(jiān)督有關(guān)的內(nèi)設(shè)部門都應(yīng)配備兼職檔案員，同時(shí)加強(qiáng)專兼職檔案人員的崗位培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)能力。二是城建工程主管單位要指導(dǎo)和督促施工單位與工程建設(shè)同步做好工程檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在檔案管理工作中，絕不能有“亡羊補(bǔ)牢”的思想，搞好庫(kù)房及其安防設(shè)施建設(shè)，這是確保檔案安全的重要基礎(chǔ)。首先要按照要求，配置標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案庫(kù)房。其次，針對(duì)本市溫濕度偏高的特點(diǎn)，庫(kù)房?jī)?nèi)要對(duì)溫濕度進(jìn)行控制，放置必要的化學(xué)藥物，做好防高溫、防潮、防霉、防蟲、防蛀工作。要安裝煙感探測(cè)器、紅外探測(cè)器、閉路視頻監(jiān)控等。

（四）加強(qiáng)城建檔案的信息化管理，確保數(shù)字化檔案的安全。一是要對(duì)照實(shí)體 檔案管理，對(duì)應(yīng)建立數(shù)字化檔案的歸檔分類、目錄和檢索體系。二是要規(guī)范數(shù)字化檔案存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)介質(zhì)。城建檔案有多種類型，建設(shè)主管部門應(yīng)事先規(guī)范數(shù)字化檔案技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)，明確要求各業(yè)務(wù)部門和有關(guān)承建單位必須按要求統(tǒng)一存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)介質(zhì)。三是要做好數(shù)字化檔案的安全備份。在進(jìn)行集中保存的基礎(chǔ)上，要采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行集中備份，同時(shí)，要采用另一種安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)數(shù)字化檔案再進(jìn)行集中備份，并實(shí)行異地保存。對(duì)所有永久保存的重要數(shù)字化文件，都要轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案或縮微膠卷保存。四是要加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全保護(hù)。做好對(duì)信息化系統(tǒng)各種硬件、軟件的安全檢測(cè)、保密與安全防護(hù)。按照要求定期升級(jí)軟件硬件、定期更新存儲(chǔ)介質(zhì)。五是要嚴(yán)格規(guī)范數(shù)字化檔案調(diào)閱利用審批程序，防止不對(duì)外公開檔案外泄。

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