劉行 王威威

摘要：隨著時代的不斷發(fā)展，我國檔案管理面臨的問題越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理效率低，管理體系不完善，很難完全保證檔案的質(zhì)量。在信息時代下，檔案管理人員要掌握先進的信息技術(shù)開展檔案管理，解決現(xiàn)階段存在的問題，方可提高檔案管理水平。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國檔案管理體系也需要得到進一步完善，本文主要就檔案管理中存在的問題進行探討，再提出相應(yīng)的改進對策。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策

隨著時代的不斷發(fā)展，我國檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)日益增多。一方面是因為檔案管理工作的內(nèi)容越來越復(fù)雜，另一方面是因為檔案管理方法已經(jīng)逐漸不再與時俱進，迫切需要更新和完善，這樣才能讓滿足新時代檔案管理工作的需求。在檔案管理中，要逐漸擺脫傳統(tǒng)的手工管理模式，積極采用先進的信息技術(shù)開展檔案管理。為完善檔案管理機構(gòu)的職能，提高檔案的價值，就需要加強檔案管理信息化建設(shè)，改進現(xiàn)階段存在的問題，使檔案管理工作更上一層樓。

一、信息時代檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理軟件不夠完善

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理開始逐漸邁向信息化建設(shè)，各種檔案管理軟件開始走進市場，也得到一部分檔案管理人員的認可。不過，盡管這些軟件能夠滿足檔案管理的基本要求，但卻不能將檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)有機結(jié)合。還有一些檔案管理軟件的種類不一，各自獨立，很難實現(xiàn)彼此協(xié)調(diào)，這樣就會導(dǎo)致信息不能在第一時間得到共享，影響檔案管理信息化建設(shè)。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

目前，檔案管理人員往往不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作可有可無，這樣就會影響其工作態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理工作難以順利進行。由于檔案管理工作沒有得到充分重視，因此，檔案管理工作時常處于一個比較混亂的狀態(tài)，不能充分發(fā)揮作用。檔案管理人員的專業(yè)水平不足，檔案管理工作通常是由其他部門員工兼職擔(dān)任，這些人員不僅缺乏專業(yè)的檔案管理知識，在開展檔案管理時還會由于缺乏經(jīng)驗而影響檔案管理工作效率與質(zhì)量提升。檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，這樣也會影響檔案管理工作水平提升。

（三）檔案管理手段單一且缺乏統(tǒng)一標準

目前，檔案管理的方法不夠多元化，盡管有信息技術(shù)的大力支持，但我國檔案管理工作體制比較落后，使得檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)無法真正落到實處，甚至?xí)饔谛问?，這樣就會影響檔案管理效率的提升，檔案管理的標準化與規(guī)范化不夠完善。由于檔案信息系統(tǒng)不能得到統(tǒng)一，加之網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢多種多樣，這就會影響檔案管理規(guī)范開展，甚至不能實現(xiàn)資源的有效共享。迄今為止，檔案管理始終缺乏統(tǒng)一的標準，這就會影響到檔案管理信息化建設(shè)的進程。

二、信息時代檔案管理工作的解決對策

（一）開展檔案信息化建設(shè)

在信息時代下，必須要高度重視信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案管理質(zhì)量，使檔案能夠得到充分利用，使資源得到共享。要利用信息技術(shù)對檔案信息進行自動化處理，確保不同類型的檔案得到統(tǒng)一管理，使相關(guān)人員能夠及時查詢所需檔案和信息。要對不同載體和形式的檔案進行數(shù)字化存儲，利用先進的多媒體技術(shù)和計算機技術(shù)整合資源，使檔案的表現(xiàn)形式更加豐富。要確保檔案能夠及時得到共享，不會受到空間和時間的阻礙。只有這樣才能確保檔案管理信息化建設(shè)落到實處，使各種檔案得到安全存儲。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

要保證檔案管理人員能夠充分認識到檔案管理工作的重要性和意義。要加大宣傳力度，使其能夠充分配合相關(guān)于要求開展檔案管理，確保檔案管理人員掌握先進單位計算機技術(shù)和檔案管理知識，具有豐富的檔案管理經(jīng)驗。要引進綜合能力強的人員擔(dān)任這項工作，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。提高檔案人員的安全保意識，使其能夠按照要求和制度進行操作，并嚴格對信息守口如瓶。針對紙質(zhì)檔案要進行備份，使檔案管理安全系數(shù)不斷提升。

（三）建立完善的數(shù)據(jù)庫并統(tǒng)一標準

要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，這樣才能確保檔案得到有效存儲。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，要確保其符合網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉藴?，滿足人們的在線閱讀需求。要考慮到檔案的發(fā)展，確保數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)得到及時更新和維護。當數(shù)據(jù)庫建設(shè)完畢后，相關(guān)人員必須要全面進行管理。建立完善的檔案管理制度，使檔案管理工作更加規(guī)范。要結(jié)合信息時代對檔案管理工作的要求對現(xiàn)有制度進行改進，確保各項操作符合要求。要將檔案的搜集工作作為重點，確保信息準確，具有很強的時效性。

（四）建立完善的安全管理體系

要將建立完善的檔案管理安全體系，全面保證檔案信息的安全。首先，要加強檔案信息存儲安全，確保檔案不會遭到泄露和丟失。第二，要保證檔案信息的使用安全，確保檔案信息完整，及時。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達，這給檔案管理帶來多元化的影響。檔案管理信息化建設(shè)可以提高檔案管理水平，但同時也對檔案安全形成較大的威脅。如果信息技術(shù)應(yīng)用不夠全面，就會導(dǎo)致系統(tǒng)存在一些安全漏洞，為轉(zhuǎn)變現(xiàn)狀，就必須要提高安全管理意識，采取有效的技術(shù)手段進行防范，避免病毒和黑客的攻擊。要提高用戶身份認證技術(shù)，使相關(guān)保密技術(shù)更加完善，加強密鑰管理。要利用最新版本的殺毒軟件實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控，及時更新數(shù)據(jù)庫，并加強對數(shù)據(jù)的備份。

三、結(jié)束語

綜上所述，為了有效提高檔案管理水平，就要積極結(jié)合信息時代的要求，采用先進的計算機技術(shù)對檔案開展管理，使檔案管理邁向科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化方向。由于我國檔案管理工作中還存在一些問題，因此，有必要仔細分析問題所在，方可采取有效的解決對策。由于信息技術(shù)影響范圍比較廣泛，因此，采用這一技術(shù)就可以使檔案管理工作擺脫傳統(tǒng)模式，相應(yīng)的問題也可以得到進一步改進。在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，要確保資源得到充分共享，采取有效的安全技術(shù)和措施保護檔案安全，才能為信息化時代下的檔案管理工作保駕護航。

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