徐麗麗

摘要：目前我國經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展迅速，煤化工企業(yè)為我國發(fā)展做出了很大貢獻。在科技不斷發(fā)展的背景下，煤化工企業(yè)在從事大型煤化工在建項目、生產(chǎn)公司改擴建項目及EPC項目的建設(shè)管理中，為了更好地適應大數(shù)據(jù)時代的要求，也越來越注重檔案的信息化管理與建設(shè)。在項目管理過程中，企業(yè)面臨著參建單位多、辦公環(huán)境惡劣、文件分散且數(shù)量巨大等問題，加之當下網(wǎng)絡(luò)科技及數(shù)字化工廠應運而生，如何管理并使用好基建項目檔案，并讓信息化成為基建項目檔案管理的關(guān)鍵發(fā)展方向，是一項值得探討的課題。本文即對煤化工基建項目檔案信息化管理與建設(shè)問題進行探討。

關(guān)鍵詞：煤化工;基建項目;檔案信息化;管理

在新形勢下的煤化工項目建設(shè)中，項目檔案必定還會出現(xiàn)一些新問題、新情況，隨之而來的檔案分類也會出現(xiàn)新的問題，這些都需要在今后的煤化工項目檔案分類和檔號編制過程中不斷探索解決問題的辦法。

一、煤化工項目檔案分類的意義

（一）科學的分類促進了煤化工項目檔案的整理

將煤化工項目檔案進行科學的分類，進一步促進了檔案整理的規(guī)范化與標準化。隨著檔案調(diào)用，轉(zhuǎn)移的日益頻繁，其分類問題就越加明顯。由于煤化工項目檔案關(guān)系到許多參建單位，且內(nèi)容復雜多樣，涉及眾多專業(yè)領(lǐng)域，若不進行合理的分類，就無法使其完整性和系統(tǒng)性得到保障，不利于查找翻閱，這樣企業(yè)的工作效率降低。因此煤化工項目檔案分類十分重要。

（二）科學的分類促進了煤化工項目檔案信息的合理利用

將煤化工項目檔案進行科學的分類，其電子文件按紙質(zhì)載體的分類檔號進行掃描掛接。這樣文件的排序與實體案卷保持一致。這樣大大縮小了查詢范圍，提高了查閱效率和準確性。使用者能夠第一時間獲取有效資料，實現(xiàn)遠程在線閱讀和下載，真正實現(xiàn)了資源共享。

二、基建項目檔案信息化管理與建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）電子文件歸檔不到位

由于計算機電子文件對技術(shù)環(huán)境的要求較為復雜，所以需要采用標準規(guī)范的管理辦法才能實現(xiàn)周全、細致和較高的操作性，但當前在基建項目檔案信息化管理中常常出現(xiàn)電子文件收集管理工作不到位的問題。

（二）檔號存在多種編碼系統(tǒng)，沒有統(tǒng)一的分類編號

有的項目單位在分到三級類目時，就沿用設(shè)計代碼做分類號，設(shè)計代碼復雜，只有專業(yè)工程師懂，其他人看不懂;一個項目檔案的檔號有多個專業(yè)代碼并存，檔號編制不統(tǒng)一，這樣極易造成檔號組成代碼太多、成分復雜、案卷封面難以寫全、別人看不懂等現(xiàn)象。

（三）檔案管理軟件兼容性低、平臺多樣化

基建項目檔案管理信息化建設(shè)與管理需要多個部門、不同單位的支持與配合，而差異化的辦公軟件之間存在文件形式不兼容的問題，影響了檔案資源傳輸?shù)母咝浴６?，在煤化工基建項目管理過程中，多家施工單位過程運用的軟件多樣化，不具有統(tǒng)一性，檔案資源之間無法互通整合，也成為制約基建項目檔案信息化管理與建設(shè)的一項因素。

三、優(yōu)化基建工程檔案信息化管理的策略

（一）調(diào)整檔案室布局結(jié)構(gòu)，實行分級保管

檔案的布局結(jié)構(gòu)是關(guān)系到檔案信息資源能否合理配置和最大限度開發(fā)利用的重要因素。因此，調(diào)整布局結(jié)構(gòu)事關(guān)重大。必須正確理解和分析“集中統(tǒng)一管理全部檔案”的含義，樹立檔案直接為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務的觀念，為檔案能夠充分發(fā)揮作用創(chuàng)造條件。加強政治理論和業(yè)務知識的學習，提高對政策的理解能力，準確把握煤化工公司不同時期檔案資料形成的作用和意義，做到準確、細致地鑒別各類檔案的歸檔范圍，確保管理規(guī)范細致、檢閱快捷方便。

（二）強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實現(xiàn)基建項目檔案信息化管理與建設(shè)的基本條件之一就是擁有齊全的軟硬件設(shè)施，而且要多方統(tǒng)一到一個平臺或引入接口，但這首先需要強調(diào)資金投入的合理性，以刨設(shè)優(yōu)質(zhì)的檔案信息化管理條件完善計算機設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)設(shè)施;其次要立足于基建項目行業(yè)當下發(fā)展的實際情況緊跟時代發(fā)展，及時更新計算機系統(tǒng)和有關(guān)管理軟件，不斷強化信息化管理功能;最后，圍繞實踐操作選聘專業(yè)的維護人員，以維護整個管理系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性對計算機設(shè)備、軟件以及網(wǎng)絡(luò)及時嚴格的管控。

（三）構(gòu)建基建電子化檔案

將現(xiàn)代化技術(shù)運用到基建工程檔案管理中可促進檔案事業(yè)的有效發(fā)展，有利于檔案事業(yè)與日俱進，同時有利于推動環(huán)保工作的開展。實際上基建工程檔案管理事業(yè)在一定程度上反映出社會的可持續(xù)發(fā)展水平，在檔案管理中應將先進技術(shù)運用其中，促進現(xiàn)代化管理工作的開展，促進檔案管理效率的提升。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，基建工程檔案管理逐漸朝無紙化時代發(fā)展，基于這種發(fā)展情況下電子檔案逐漸增多，由于電子檔案具有便于保存、存儲能力強等特點，符合時代的發(fā)展特點，對基建工程檔案事業(yè)的發(fā)展起到有效促進。企業(yè)部門在檔案管理中應將計算機技術(shù)運用其中，加大投入力度更新計算機設(shè)備，同時企業(yè)還應學習先進的應用軟件來實施檔案信息的編輯與存儲，掌握現(xiàn)代化管理手段，同時企業(yè)還應對必要硬件設(shè)施進行配備，例如：掃描儀、復印機、刻錄機、掃描儀等，在工程設(shè)計中應用CAD繪畫應用軟件可為數(shù)據(jù)的錄入節(jié)省更多的精力與時間。在檔案管理中企業(yè)要不斷分析和創(chuàng)新檔案的信息化管理方式，這就要求企業(yè)部門的檔案管理人員，充分利用檢索的手段不斷探尋出管理的新規(guī)律和新方法，有效提高檔案資料的利用效益。因此，企業(yè)部門必須要加強相關(guān)檔案信息的檢索工作，豐富各類存儲檔案的信息資源，深化檔案資料信息的內(nèi)容。如此一來，既可以打破傳統(tǒng)管理模式對檔案資料管理工作的限制，同時又可以充分滿足各類檔案資料的檢索需求，讓企業(yè)部門能夠根據(jù)自身的實際需求來編制相應的檔案資料信息，推進項目工程檔案管理的信息化發(fā)展進程。

四、結(jié)語

隨著社會的發(fā)展，煤化工基建項目檔案要充分利用研發(fā)的軟件系統(tǒng)功能來實現(xiàn)檔案管理效率的提升。針對施工過程中的管理創(chuàng)新和技術(shù)改革都需要進行相應的檔案編研，而通過軟件及網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺來提高檔案資料的利用價值，在實現(xiàn)基建項目檔案動態(tài)管理的同時大大地節(jié)省人力和物力，為實現(xiàn)數(shù)字化工廠交付奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]李霞，新時期基建工程檔案管理工作方法思路探究[J]建材與裝飾，2016 （37）