李海燕

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)改革的不斷深化，各項(xiàng)事業(yè)和工作對(duì)于檔案管理工作提出了更為嚴(yán)格的要求，同時(shí)檔案管理任務(wù)也越來(lái)越繁重，檔案的質(zhì)量會(huì)直接影響到實(shí)際利用當(dāng)中發(fā)揮的效用，因此，本文簡(jiǎn)要分析當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，然后主要探究做好檔案管理工作的有效策略，分析如何寫好檔案專業(yè)志。

關(guān)鍵詞：檔案管理;策略分析

眾所周知，檔案是人才信息的重要載體。隨著當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，人才資源比較優(yōu)勢(shì)也日益突出和明顯，做好檔案管理工作、續(xù)寫檔案專業(yè)志已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理部門的一項(xiàng)重要的工作任務(wù)。通常管理工作包含：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等方面，檔案管理工作繁瑣、復(fù)雜，因此，探尋有效管理檔案的方法和策略是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有效性的直接途徑。

一、檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

經(jīng)過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作的現(xiàn)狀分析可知，當(dāng)前檔案管理工作中存在許多不容忽視的問(wèn)題。一方面，相關(guān)管理人員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，同時(shí)重視程度也不夠。大部分檔案管理人員都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，往往采取應(yīng)付檢查的態(tài)度完成檔案管理工作，敷衍了事完成這種“沒(méi)有意義的簡(jiǎn)單勞動(dòng)”。正是由于這種思想的衍生和發(fā)展，有很多機(jī)關(guān)單位都沒(méi)有將管理工作納入到年度考評(píng)當(dāng)中，或者是充當(dāng)一些無(wú)足輕重的軟指標(biāo)，并沒(méi)有充分的發(fā)揮檔案管理的效果。

另一方面，部分檔案管理部門的硬件建設(shè)投入不足，同時(shí)檔案管理設(shè)施不完善。大部分機(jī)關(guān)單位都缺少自己獨(dú)立的檔案室，有些地方與儲(chǔ)物室和雜物室共用，這樣不僅不利于檔案的保存，還極有可能出現(xiàn)檔案缺失的現(xiàn)象。除此之外，有些檔案管理部門的檔案管理手段十分落后，同時(shí)現(xiàn)代化的水平較低。隨著我國(guó)新時(shí)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，各種新鮮事物也層出不窮，此時(shí)檔案管理形式應(yīng)該變得多樣化，但是大多數(shù)機(jī)關(guān)單位沒(méi)有跟隨現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)，并沒(méi)有在檔案管理工作中引入科技含量高的管理軟件或者先進(jìn)的管理模式，這樣不僅耗時(shí)耗力，檔案管理工作的效果也不明顯。由此可見(jiàn)，當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題還是比較明顯的。

二、提高檔案管理效率的有效策略

（一）加強(qiáng)宣傳，重視檔案管理工作

在檔案管理的過(guò)程中，管理人員要通過(guò)各種方式和途徑加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳工作，讓全體人員都能夠深入的了解檔案管理工作的實(shí)質(zhì)。管理人員可以利用報(bào)紙、電視或者網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等輿論性的工具廣泛的宣傳檔案工作，同時(shí)向大家介紹有關(guān)檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)以及特點(diǎn)等，積極的組織和開(kāi)展普法教育，使大家能夠了解到檔案工作是有法可依、有章可循的。與此同時(shí)，適當(dāng)?shù)拈_(kāi)展檔案培訓(xùn)或者組織檔案講座活動(dòng)也是有效強(qiáng)化檔案管理工作重要性的有效措施，工作人員通過(guò)身臨其境的參與活動(dòng)逐漸提高對(duì)于檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。

除此之外，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要將檔案管理工作納入到政府以及機(jī)關(guān)單位的日常工作行程當(dāng)中，同時(shí)建立起檔案工作責(zé)任制度，并且同時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)績(jī)考核以及崗位目標(biāo)相掛鉤，這樣就可以促使機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作引起高度重視。與此同時(shí)，還要重視起監(jiān)督分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)去定期的檢查檔案工作，并且及時(shí)的考核和驗(yàn)收基層檔案，組織管理人員學(xué)習(xí)但管理工作的方針和政策，積極的研究并解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。

（二）加強(qiáng)建設(shè)，改善檔案管理工作條件

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要充分重視檔案室、檔案庫(kù)等外部的環(huán)境和內(nèi)部的設(shè)施建設(shè)這兩個(gè)主要的指標(biāo)，通過(guò)不斷完善檔案庫(kù)房的設(shè)施、保障檔案保管的基礎(chǔ)條件以及加大檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入等方面，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位能夠依照法律和法規(guī)將檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)列入到經(jīng)費(fèi)預(yù)算當(dāng)中，并且隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展給予相應(yīng)的增加。

由于現(xiàn)階段檔案工作設(shè)備不完善、硬件設(shè)施差，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要切實(shí)的改變庫(kù)房設(shè)備，避免出現(xiàn)溫濕度不達(dá)標(biāo)等現(xiàn)象。與此同時(shí)，還要切實(shí)改善檔案館和檔案室的辦公環(huán)境以及辦公設(shè)施，不斷的優(yōu)化硬件設(shè)施配備，同時(shí)搭配專業(yè)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)以及空調(diào)機(jī)等必要的辦公設(shè)備，進(jìn)而不斷地強(qiáng)化檔案辦公的效率，提升現(xiàn)代化的管理水平，盡最大程度改變現(xiàn)有的檔案管理工作，同時(shí)解決臟、亂、差的工作環(huán)境的問(wèn)題。

（三）結(jié)合科技，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也為當(dāng)前的檔案管理工作提供了新型的技術(shù)支持，檔案管理工作人員要牢牢的把握這個(gè)契機(jī)，在緊隨時(shí)代發(fā)展潮流的背景下，積極的學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外的一些先進(jìn)的檔案管理方法，通過(guò)引入較高水平的設(shè)備和技術(shù)，使得當(dāng)前的檔案管理工作能夠跟隨并適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，使得現(xiàn)代化的電子檔案、音頻檔案以及視頻檔案的管理更加高效和完善，同時(shí)能夠順應(yīng)當(dāng)前新設(shè)備、音像技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速進(jìn)步，通過(guò)不斷的更新逐步的取代傳統(tǒng)的管理理念和檔案管理方法。

尤為重要的是，在檔案管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程當(dāng)中，管理人員要確切的搞清檔案管理轉(zhuǎn)變的實(shí)質(zhì)，不能夠簡(jiǎn)單的將手工勞動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X勞動(dòng)，或者是將傳統(tǒng)的管理生搬硬套在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理之中。而是要結(jié)合信息化的管理設(shè)備作為重要基礎(chǔ)，同時(shí)以檔案管理軟件作為基礎(chǔ)介質(zhì)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工具和信息化的技術(shù)引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和方法，從而有效的促進(jìn)檔案管理工作的改革與發(fā)展。

（四）檔案管理的工作流程具體如下

把收集的文件根據(jù)內(nèi)容分類整理，不需要存檔的文件逐一登記后銷毀，需要存檔的文件按照文件的性質(zhì)類別先后順序整理好，進(jìn)行排序。順序如下：正文在前，附件在后;復(fù)文在前，來(lái)文在后。編上頁(yè)碼，爭(zhēng)取不漏頁(yè)，不重頁(yè)，按文件順序標(biāo)題打好目錄，目錄每一個(gè)文件名后面標(biāo)明準(zhǔn)確的頁(yè)碼，整理完成后，進(jìn)行裝訂。

根據(jù)文件采購(gòu)適合的裝訂材料，能夠使文件不丟頁(yè)，能更好的保護(hù)紙張的材質(zhì)為裝訂材料，也便于歸檔后保管。裝訂前首先將原有的訂書(shū)釘、回形針、大頭針等對(duì)文件保存造成影響的金屬物品拆掉，將各頁(yè)對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用，也使文檔整齊規(guī)范。裝訂材料要做到統(tǒng)一材質(zhì)，一般采用不銹鋼訂書(shū)釘，然后把彩色封皮紙打上文件名和日期，粘貼到文件上。給歸檔的文件蓋上公章，編上序號(hào)，按文件類別時(shí)間順序排列。

總而言之，檔案部門要重視檔案管理工作的重要性，采取先進(jìn)的管理技術(shù)和管理模式完善和發(fā)展檔案管理工作，切實(shí)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，結(jié)合創(chuàng)新意識(shí)續(xù)寫檔案專業(yè)志，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效性。

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