周曉鳳

摘?要：現(xiàn)階段， 對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)流轉(zhuǎn)運(yùn)行過程來講，其包含的內(nèi)容比較廣泛，并且，不動(dòng)產(chǎn)登記的范圍也在隨之?dāng)U大，與此同時(shí)，由于多種不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)流轉(zhuǎn)而出現(xiàn)非常嚴(yán)重的糾紛問題。所以，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理力度是很有必要的，其是一項(xiàng)良好的解決方式，主要是為了規(guī)避不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)流轉(zhuǎn)問題的發(fā)生。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記;檔案;收集整理

不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案具有專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、完整性、價(jià)值性、法律性等特點(diǎn)，為不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬登記提供物權(quán)確認(rèn)依據(jù)，為維護(hù)所有權(quán)人的合法權(quán)益，為促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展，為加快城市發(fā)展提供健康服務(wù)功能，為維護(hù)正常的金融秩序和社會(huì)穩(wěn)定起到了不可替代的作用。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)

（一）種類繁多，數(shù)量巨大

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案范圍涉及非常廣泛，具體包括房產(chǎn)、林業(yè)、土地、礦產(chǎn)、農(nóng)業(yè)等業(yè)務(wù)檔案，尤其是在房地產(chǎn)登記發(fā)證方面，因?yàn)殛P(guān)系社會(huì)各階層的方方面面，關(guān)系千家萬戶的切身利益，因此涉及面非常廣泛，而且數(shù)量非常巨大，不僅涉及城鎮(zhèn)居民，還涉及農(nóng)村的每一家農(nóng)戶。這些材料經(jīng)過整理歸檔，在一個(gè)縣就有幾萬卷之多，更有甚者在人口眾多的縣市可達(dá)百萬卷之巨，而其載體又包括文字、圖像、表格、錄音、磁盤、錄像和信息數(shù)據(jù)等資料，可謂是多種多樣。

（二）周期性長，時(shí)間跨度大

在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中，有些項(xiàng)目周期很長，最典型的就是在一些土地管理中，一些土地業(yè)務(wù)活動(dòng)由于相關(guān)的法律法規(guī)不健全，相關(guān)的制度機(jī)制不完善，需要較長的時(shí)間延續(xù)進(jìn)行協(xié)調(diào)，因此這些項(xiàng)目往往需要跨年度才能完成。在這些工作中，往往需要對(duì)土地當(dāng)前的利用現(xiàn)狀做深入調(diào)查，還要做城鎮(zhèn)地籍調(diào)研，最后還要完成土地登記、發(fā)證工作，這些工作具體而瑣碎，往往需要1～2年甚至3～4年才能完成。

（三）規(guī)范性特點(diǎn)

其實(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)當(dāng)以手冊(cè)的形式為主，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的物權(quán)進(jìn)行登記管理，在登記管理過程中，遵循標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行登記，目的是體現(xiàn)出不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的規(guī)范性。在當(dāng)代社會(huì)不斷進(jìn)步的背景下，以往的登記檔案模式逐漸改變成了存儲(chǔ)性模式，然而不管是采取什么樣的方式，都要規(guī)范性進(jìn)行操作。當(dāng)然，還需要加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理內(nèi)容的準(zhǔn)確性，在這其中，內(nèi)容方式都需要根據(jù)不同種類進(jìn)行劃分，最后需要避免檔案進(jìn)行登記時(shí)出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，更要盡量降低由于遺漏而形成的權(quán)屬歸屬糾紛問題。

（四）公開性特點(diǎn)

在我國，通過對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記制度的大力設(shè)計(jì)和實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案逐漸得到了完善。從當(dāng)前階段出發(fā)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的目標(biāo)需要從兩項(xiàng)內(nèi)容入手，首先，需要在最大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的公正性，結(jié)合物權(quán)歸屬的公正性來維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)各種效益和他人的合法效益。其次，需要加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)各個(gè)方面的交易，并且要提供有效的保障。整體上來講，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案需要具有公開性和透明性，特別是在查找和結(jié)合方面上，需要做到公正，因?yàn)橹挥羞@樣，才能帶動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記管理內(nèi)部效益的作用。對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)各種數(shù)據(jù)來講，需要確保檔案內(nèi)部的數(shù)據(jù)能夠面向社會(huì)，更要保證當(dāng)事人或者是經(jīng)濟(jì)效益在后期能夠更好地查找檔案等多種活動(dòng)，最后實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的初期目標(biāo)。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集質(zhì)量要求

（一）登記材料內(nèi)容要完整

登記材料中各種要件應(yīng)具有成套性，要把圖表及賬冊(cè)收集齊全，使檔案材料內(nèi)容豐富、翔實(shí)、完整，使之成為有應(yīng)用價(jià)值和長久保存價(jià)值的檔案。

（二）登記材料內(nèi)容要真實(shí)準(zhǔn)確

應(yīng)與實(shí)際情況相符，不論是法律上起憑證作用，還是反映歷史情況的都要真實(shí)準(zhǔn)確。收集的材料不準(zhǔn)確的要退回，不要盲目收集造成錯(cuò)卷。

（三）登記材料形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

（1）歸檔用紙標(biāo)準(zhǔn)化，要用70g以上通用A4（297×210mm）打印紙打印，不能利用廢棄紙張的背面打印，造成誤導(dǎo)。窗口工作人員在受理業(yè)務(wù)時(shí)，附申請(qǐng)人的各種原始材料應(yīng)具有嚴(yán)格要求，包括各種原件的復(fù)印件都應(yīng)復(fù)印在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的A4紙上并絕對(duì)不能剪裁、拼接。（2）各種表格標(biāo)準(zhǔn)化。收集的材料應(yīng)是統(tǒng)一格式的合同文本、評(píng)估報(bào)告、認(rèn)證單、完稅證明。（3）文字書寫標(biāo)準(zhǔn)化。文件在書寫或打印時(shí)，應(yīng)留出天頭、地腳、翻口、訂口。要求申請(qǐng)人及各級(jí)審核人員手寫簽字、數(shù)據(jù)、日期、符號(hào)必須規(guī)范、工整、清晰，要用碳素筆或藍(lán)黑墨水筆書寫，蓋章時(shí)要用印泥。其中應(yīng)由申請(qǐng)人親筆簽署的約定書或筆錄一定要本人親自書寫不能由他人代替。

三、構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理新模式的思考

（一）完善管理機(jī)制，優(yōu)化操作流程

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的高效運(yùn)行，需要完善傳統(tǒng)的管理機(jī)制、優(yōu)化固定的操作流程。這就需要在具體的工作實(shí)踐中，我國要整合登記檔案管理機(jī)構(gòu)、整合檔案管理資源，構(gòu)建統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分工明確的管理機(jī)制，從而使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)制得到完善，為這項(xiàng)工作的順利開展打好基礎(chǔ)。同時(shí)，相關(guān)部門還要優(yōu)化檔案管理的操作流程，結(jié)合現(xiàn)有的工作經(jīng)驗(yàn)，借鑒國外先進(jìn)的管理理念和管理方法，從申請(qǐng)受理、調(diào)查審核、核對(duì)審批到最后的驗(yàn)證發(fā)證以及整理歸檔，建立一整套科學(xué)而有序的操作流程，使這方面的業(yè)務(wù)辦理和不動(dòng)產(chǎn)檔案歸檔環(huán)節(jié)形成有機(jī)結(jié)合，從而提高工作效率，體現(xiàn)工作的實(shí)效性和科學(xué)性。

（二）制定目標(biāo)，逐步實(shí)施

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，要根據(jù)上級(jí)相關(guān)部門的部署，制訂詳細(xì)而科學(xué)的工作計(jì)劃，在構(gòu)建新型管理模式、積極開展新型管理工作的過程中，要按照計(jì)劃把工作分為3個(gè)步驟來實(shí)施。第一步，要通過調(diào)查研究，具體摸清分散檔案的相關(guān)情況，理順?biāo)鼈冎g的關(guān)系，然后在此基礎(chǔ)上整理這些檔案資料，為這些分散檔案資料的整合歸檔打好基礎(chǔ)。第二步，要整合、完善現(xiàn)有的檔案形式，對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，以形成規(guī)范的電子檔案，建立一定規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)庫，然后對(duì)一些檔案做到逐步移交，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。第三步，要對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行全面的規(guī)范化管理，要構(gòu)建完備的數(shù)據(jù)庫，要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)以數(shù)據(jù)化管理為主、以傳統(tǒng)管理為輔的積極轉(zhuǎn)變，從而為開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作提供技術(shù)支持和資源保障，使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作邁上新的臺(tái)階，產(chǎn)生更好的社會(huì)效應(yīng)。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

不動(dòng)產(chǎn)檔案登記是不動(dòng)產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的基礎(chǔ)，而高效的檔案管理需要一支既熟練掌握登記業(yè)務(wù)，又具備檔案管理系統(tǒng)知識(shí)的專業(yè)人才隊(duì)伍?；诖?，檔案管理部門要在人才隊(duì)伍建設(shè)方面下大力氣。首先，要加強(qiáng)思想政治教育工作，以提高這些專業(yè)人才的理論思想水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次，檔案管理部門要積極開展各種學(xué)習(xí)活動(dòng)，為相關(guān)人員創(chuàng)設(shè)學(xué)習(xí)條件和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。通過各種培訓(xùn)、講座、觀摩學(xué)習(xí)等形式，培養(yǎng)這些人才掌握系統(tǒng)的理論知識(shí)，并以創(chuàng)新意識(shí)拓展工作路徑和工作方法，從而提高他們的專業(yè)能力和管理水平，以實(shí)現(xiàn)打造一支既具有豐富的專業(yè)知識(shí)和系統(tǒng)的理論知識(shí)，又具有較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)的高質(zhì)量人才隊(duì)伍的目標(biāo)。

四、結(jié)語

整合現(xiàn)有不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資源，進(jìn)行集約化、信息化管理，是當(dāng)前新時(shí)代背景下構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理新模式的主要途徑。檔案管理部門和相關(guān)人員要努力學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，要以創(chuàng)新意識(shí)積極拓展檔案管理工作的路徑與方法，從而構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理新模式，以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)更好的社會(huì)效益。

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