李莉

摘?要：房產(chǎn)檔案的保密工作是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，但是目前還存在一定的問(wèn)題，不僅容易引發(fā)房產(chǎn)信息的泄露，對(duì)利用信息也有很大的壞處。因此，必須要采取合理的對(duì)策，解決當(dāng)前存在的問(wèn)題。本文研究了房產(chǎn)檔案的保密和開(kāi)發(fā)，首先研究房產(chǎn)檔案具有哪些特點(diǎn)，然后分析目前房產(chǎn)檔案在保密和開(kāi)發(fā)上存在的問(wèn)題，最后研究如何做好相關(guān)工作。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案;保密;利用;問(wèn)題和對(duì)策

一、房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

（一）真實(shí)性

房產(chǎn)檔案最大的特點(diǎn)就是真實(shí)性，房產(chǎn)檔案是對(duì)房產(chǎn)登記過(guò)程中的記錄，有著一定的法律效益，所以在歸檔之后任何部門(mén)都是不能更改的。是這種真實(shí)性也保證了房產(chǎn)檔案的價(jià)值，尤其是在法律糾紛上有著重要的作用。

（二） 法律性

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)所有人的證明材料，并且是房產(chǎn)所有人在法律上的證明，這就讓房產(chǎn)檔案具有了法律性的特點(diǎn)[1]。并且，房產(chǎn)檔案的制作中，無(wú)論是格式還是保存方式都有法律上的明確規(guī)定，必須要根據(jù)法律的要求來(lái)登記。因此，房產(chǎn)檔案是對(duì)房屋的客觀物理狀況的記錄，法院也會(huì)使用房產(chǎn)檔案作為審理工作的證據(jù)。

（三） 動(dòng)態(tài)性

房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)狀態(tài)是在變化的，尤其是在目前房產(chǎn)交易比較發(fā)達(dá)的情況下。房產(chǎn)在完成初始登記之后，還需要對(duì)房屋在產(chǎn)權(quán)上的變更過(guò)進(jìn)行處理，這就導(dǎo)致房產(chǎn)檔案發(fā)生了變化，會(huì)有新資料加入進(jìn)去，體現(xiàn)了房產(chǎn)的動(dòng)態(tài)性[2]。

二、房產(chǎn)檔案在保密和利用方面的問(wèn)題

（一） 開(kāi)發(fā)方式單一

國(guó)內(nèi)對(duì)于房產(chǎn)檔案的利用是比較少的，知識(shí)在房屋產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)變更或者需要抵押、查封時(shí)會(huì)發(fā)揮作用，并沒(méi)有對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行充分的開(kāi)發(fā)。一定程度上而言，房產(chǎn)檔案在國(guó)內(nèi)的作用只是法律上的證明，或者說(shuō)僅僅在產(chǎn)權(quán)管理是工作中會(huì)發(fā)揮作用，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案的價(jià)值并沒(méi)有被完全的挖掘和發(fā)現(xiàn)，降低了房產(chǎn)檔案的利用率。

（二） 管理工作的規(guī)范化不足

房產(chǎn)檔案的管理工作需要符合法律上的需求，比如需要根據(jù)法律要求來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，在庫(kù)房等硬件設(shè)施上都是有明確規(guī)定的。但是由于目前很多房產(chǎn)在保存管理上并沒(méi)有符合要求，導(dǎo)致保密工作很難實(shí)現(xiàn)。比如由于辦公條件的限制，造成庫(kù)房和辦公的區(qū)域之間缺少明確的劃分，于是管理人員很難限制人流，造成難以對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行有效的控制[3]。并且，由于很多檔案儲(chǔ)存環(huán)境并沒(méi)有控制好濕度、溫度和酸堿度等等，于是檔案出現(xiàn)老化和損壞。一些檔案檔案架也出現(xiàn)了老化的情況，并不能滿足在檔案數(shù)量上的要求，難以保證檔案不會(huì)受到蟲(chóng)嗑等方面的破壞，在檔案受到破壞之后，檔案的保密工作就很難進(jìn)行了。

（三） 檔案的管理人員素質(zhì)不足

在帶花的檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理工作人員的要求很高，但是目前很多檔案管理人員并不能滿足實(shí)際需求。比如，目前要求檔案管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且在計(jì)算機(jī)被大量使用的背景下，檔案管理人員還需要能夠使用計(jì)算機(jī)知識(shí)，房產(chǎn)的檔案也是具備一定專業(yè)性的，房產(chǎn)檔案的管理人員也需要了解房產(chǎn)相面的知識(shí)。由于知識(shí)具有很大的綜合性，所以目前很多房產(chǎn)管理人員并不能滿足這方面的需求。很多管理人員只是根據(jù)單一的知識(shí)來(lái)進(jìn)行管理，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案的管理工作難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)也有很大的阻礙。目前，很多檔案管理人員對(duì)于學(xué)習(xí)新知識(shí)的渴望也很低，在知識(shí)結(jié)構(gòu)不斷更新的情況下，依然只是使用陳舊的思想開(kāi)展工作，并沒(méi)有提升他們的文化素質(zhì)，所以很難為現(xiàn)代化的房產(chǎn)檔案管理工作服務(wù)。

三、加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案的保密和開(kāi)發(fā)的對(duì)策

（一） 做好庫(kù)房的建設(shè)工作

為了能夠提升檔案的保密水平，就需要加強(qiáng)庫(kù)房的建設(shè)，讓檔案能夠得到更為妥善的保存。為此，要正確處理檔案的保密和利用之間的聯(lián)系，完善保密工作的職能，并且方便需要使用檔案的人員的查閱，讓檔案能夠得到合理的利用。為此，必須要根據(jù)法律的要求，房地產(chǎn)檔案修建專門(mén)的建筑進(jìn)行檔案管理工作，在建筑內(nèi)必須要有做好不同檔案的分類，分別儲(chǔ)存在不同的庫(kù)房當(dāng)中，完善庫(kù)房的技術(shù)設(shè)施，遵守相關(guān)的技術(shù)指標(biāo)規(guī)定來(lái)進(jìn)行庫(kù)房的建設(shè)[4]。利用控制好庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度，避免檔案受到破壞，以及做好除蟲(chóng)方面的工作。

（二） 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的管理工作

為了提升房產(chǎn)檔案的保密工作效果，方便房產(chǎn)檔案的利用，就需要以合理的方式進(jìn)行房產(chǎn)檔案的管理。在日常管理工作當(dāng)中，針對(duì)可能存在的檔案查閱、移出等等，必須要做好限制工作，明確檔案的使用要求，在滿足不同要求的情況下才允許進(jìn)行查閱。同時(shí)，要做好審批工作，對(duì)檔案的使用情況、使用人員做好記錄。而且要定期對(duì)檔案進(jìn)行排查，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)泄密的情況，需要及時(shí)處理問(wèn)題，并且做好補(bǔ)救。

（三） 提高管理人員的素質(zhì)

房產(chǎn)檔案的管理效果和管理人員的素質(zhì)水平有著密切的關(guān)系，為此必須要提升管理人員的整體素質(zhì)。在招聘管理人員時(shí)，必須要對(duì)人員的綜合水平進(jìn)行考核，同時(shí)衡量人員是否具有足夠的責(zé)任感。在管理人員入職之前，還需要專門(mén)針對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，讓管理人員能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)、檔案管理、保密、計(jì)算機(jī)等方面具備綜合性的了解。還需要通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和宣傳，提升管理人員的保密思想，不斷更新管理人員的知識(shí)，使其能夠更好地為房產(chǎn)檔案管理工作服務(wù)。

（四） 建立安全管理系統(tǒng)

在構(gòu)建房產(chǎn)檔案的安全管理系統(tǒng)時(shí)，需要根據(jù)國(guó)家在保密上的相關(guān)法律，構(gòu)建系統(tǒng)的管理系統(tǒng)方案。而且，管理工作必須要保證設(shè)施齊全，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，避免檔案信息出現(xiàn)泄露的問(wèn)題。隨著檔案信息的建設(shè)速度加快，還需要注重檔案管理系統(tǒng)在軟硬件上的配合，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)提高安全水平。系統(tǒng)需要定期殺毒，建立防火墻，避免檔案受到破壞和竊取。

四、結(jié)語(yǔ)

房產(chǎn)檔案對(duì)于我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展十分重要，為了保證房地產(chǎn)檔案的保密和應(yīng)用，就需要做好檔案的管理工作，通過(guò)提高管理人員水平、加強(qiáng)硬件方面的建設(shè)、監(jiān)理專門(mén)的安全系統(tǒng)，避免檔案的泄露，并且通過(guò)合理的管理制度，幫助房產(chǎn)檔案在利用上的開(kāi)發(fā)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮曉蕾.房產(chǎn)檔案保密和利用工作存在的問(wèn)題及具體對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：134.

[2]馮雪鴻.房產(chǎn)檔案保密和利用工作存在的問(wèn)題及具體對(duì)策[J].黑龍江史志，2014（15）：121.

[3]劉紅兵.房產(chǎn)檔案信息化管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案管理，2016（02）：89.

[4]鮑玲莉.房地產(chǎn)檔案開(kāi)發(fā)利用研究[D].安徽大學(xué)，2015.