孫大東　楊晴晴

摘要：《論“零庫存”檔案館》一文具有一定的啟發(fā)性和創(chuàng)新性，但也存在著認(rèn)識偏頗和理想化傾向。文章針對二位作者關(guān)于“零庫存”檔案館可行性的分析和“零庫存”檔案館模式的設(shè)計(jì)，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，從“零庫存”檔案館的設(shè)想不科學(xué)、“零庫存”檔案館的可行性依據(jù)不適用以及“零庫存”檔案館設(shè)計(jì)的不合理三個(gè)方面進(jìn)行商榷，認(rèn)為“零庫存”理念在檔案管理中不可行。

關(guān)鍵詞：零庫存;檔案館;職責(zé)

分類號：G270

《檔案與建設(shè)》雜志2019年第4期刊發(fā)了韓峰、管東成的《論“零庫存”檔案館》（以下簡稱“韓文”），文章分析了“零庫存”檔案館的可行性，并在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)了“零庫存”檔案館的運(yùn)行模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，該文引入了“零庫存”的理念，并對檔案館的運(yùn)行模式進(jìn)行了探索性和創(chuàng)新性研究，具有一定的啟發(fā)和借鑒意義。但是兩位作者對“零庫存”的內(nèi)涵、檔案館的功能、檔案工作者的職責(zé)等的認(rèn)知有失偏頗，導(dǎo)致其對“零庫存”檔案館的認(rèn)識和分析存在片面性和理想化傾向。本文擬從“零庫存”檔案館的設(shè)想不科學(xué)、“零庫存”檔案館的可行性依據(jù)不適用及“零庫存”檔案館設(shè)計(jì)的不合理等三個(gè)方面與之進(jìn)行商榷。

1“零庫存”檔案館的設(shè)想不科學(xué)

韓文認(rèn)為“零庫存”檔案館可行的主要原因在于檔案保管對象的增加和檔案館面臨多元職責(zé)的社會(huì)需求兩個(gè)方面。“零庫存”的理念來源于工商業(yè)領(lǐng)域，它適用于供應(yīng)鏈上的產(chǎn)品管理，目的在于實(shí)現(xiàn)倉儲管理的優(yōu)化，以減少資源浪費(fèi)和降低成本，而檔案與供應(yīng)鏈條上的產(chǎn)品有著本質(zhì)的區(qū)別。因此筆者認(rèn)為，將“零庫存”理念應(yīng)用到檔案管理中有失偏頗。

1.1“零庫存”的內(nèi)涵

“零庫存”是指物料（包括原材料、半成品和成品等）在采購、生產(chǎn)、銷售、配送等一個(gè)或幾個(gè)經(jīng)營環(huán)節(jié)中，不以倉庫存儲的形式存在，而是均處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。它是在物質(zhì)有充足社會(huì)儲備保障的前提下采用的一種特殊的供給形式?！傲銕齑妗惫芾硎瞧髽I(yè)物資管理的一種先進(jìn)理念，是庫存的一種特殊概念，其目的是減少倉儲資源占用和提高物資周轉(zhuǎn)的經(jīng)濟(jì)效益，縮短物資采購周期。從“零庫存”的內(nèi)涵來看，其管理對象分別是原材料、半成品和成品等物料，三者的屬性、形態(tài)和功能等均存在較大差別，而且相應(yīng)的管理者主要通過銷售相應(yīng)物料以獲取利潤。在經(jīng)營管理環(huán)節(jié)中，物料是非倉儲性的，它始終處于流轉(zhuǎn)的狀態(tài)，其狀態(tài)、性質(zhì)及存儲地是不斷變化的，所以“零庫存”本質(zhì)上是一種動(dòng)態(tài)性管理?！傲銕齑妗钡哪康氖菍?shí)現(xiàn)倉儲管理費(fèi)用的最小化，從而最大限度地降低成本，并最終實(shí)現(xiàn)效益的最大化。此外，“零庫存”是有條件的，它是一種特殊的供給形式，是在保證庫藏儲備即原材料、半成品和成品能夠充分滿足社會(huì)需求的前提下采用的。

1.2“零庫存”檔案館的構(gòu)想不合理

檔案館是否可以采用“零庫存”理念需要綜合考慮“零庫存”的內(nèi)涵和檔案管理的實(shí)際情況。首先，從管理對象上看：“零庫存”的管理對象是用于買賣的原材料、半成品和成品等物料，而《檔案法》第三章第十七條明確規(guī)定“禁止出賣屬于國家所有的檔案”。由此可以看出，檔案館的管理對象——檔案與工商業(yè)中“零庫存”的管理對象——物料在性質(zhì)上有很大的區(qū)別，即前者禁止出售，而后者允許買賣。此外，檔案管理中的“收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研和統(tǒng)計(jì)”八個(gè)環(huán)節(jié)的管理對象均是檔案，即檔案管理是對同一對象的管理，而“零庫存”管理中的采購、生產(chǎn)、銷售、配送等不同環(huán)節(jié)所管理的對象是不同的，即“零庫存”是對不同對象的管理。其次，從管理目的上看：“零庫存”管理的目的是盡量減少庫存從而降低成本，而檔案管理的目的是對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保護(hù)檔案的齊全完整與真實(shí)安全，以方便開發(fā)利用，為社會(huì)服務(wù)。由此可見，“零庫存”管理側(cè)重的是經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理側(cè)重的是社會(huì)效益，其目的是不同的。最后，從“零庫存”管理的實(shí)施條件上看：“零庫存”管理是一種特殊的供給形式，需保證倉儲能夠充分滿足社會(huì)需求才可以實(shí)施，而檔案館館藏的大部分檔案均是原件，只有少部分檔案有復(fù)印件，而且檔案是一種重要的稀缺資源，所以不存在庫藏儲備充裕的情況，因此不能通過減少庫存來實(shí)現(xiàn)提高效益的目的。綜合以上分析，筆者認(rèn)為，兩位作者提出的“零庫存”檔案館的構(gòu)想不符合檔案管理理念和工作實(shí)際。

1.3檔案工作者的職責(zé)不可分割

韓文認(rèn)為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作者的職責(zé)正朝著存儲職責(zé)和社會(huì)服務(wù)職責(zé)兩個(gè)不同的方向演進(jìn)，在此背景下，兩位作者提出了“零庫存”檔案館的構(gòu)想以解決兩者之間的分歧，實(shí)現(xiàn)兩者的剝離，從而形成物理空間上相互獨(dú)立的“檔案中心”和“檔案館”。2015年版的《職業(yè)分類大典》明確規(guī)定：“檔案工作人員的主要工作任務(wù)是接收或征集檔案資料;進(jìn)行檔案資料分類、編號和組卷;進(jìn)行檔案資料排架、入庫、移出及其登記、統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)、核對檔案資料;進(jìn)行檔案庫房日常管理和檔案資料的安全監(jiān)護(hù)，保護(hù)、修復(fù)檔案;編制檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫;提供檔案資料借閱和咨詢服務(wù);進(jìn)行檔案資料考證研究與編纂。”從上述規(guī)定可以看出，存儲職責(zé)和社會(huì)服務(wù)職責(zé)是檔案工作者的兩個(gè)基本職責(zé)，且二者是有機(jī)統(tǒng)一的。此外，檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研和統(tǒng)計(jì)等八個(gè)環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)之間環(huán)環(huán)相扣、相互影響，共同構(gòu)成了完整的檔案管理程序，不可隨意將某一環(huán)節(jié)從中剝離。

2“零庫存”檔案館的可行性依據(jù)不適用

韓文在“檔案館面臨多元職責(zé)的社會(huì)需求”部分引用了后保管模式理念和檔案文化休閑理念，以此論證檔案的保管功能與社會(huì)服務(wù)功能脫離了共屬關(guān)系，從而為“零庫存”檔案館的可行性提供依據(jù)。筆者認(rèn)為，這兩個(gè)依據(jù)的引用并不適用于“零庫存”檔案館的可行性分析。

2.1后保管模式理念

“后保管模式是一種以‘來源’為中心，以知識為中心的文件、檔案管理思想或管理理念，反映了檔案管理向知識管理方向發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢?！焙蟊９苣Ｊ揭氲男聛碓从^、宏觀鑒定等理念順應(yīng)了數(shù)字時(shí)代文檔一體化管理的要求，有利于電子檔案的管理與保存，并為檔案工作提供了新思路。在后保管模式有關(guān)未來檔案事業(yè)關(guān)注焦點(diǎn)轉(zhuǎn)變的認(rèn)知中，關(guān)于檔案館發(fā)展轉(zhuǎn)型的典型認(rèn)識為：“從檔案館建筑作為文件保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)便于利用數(shù)百個(gè)由形成者控制的系統(tǒng)內(nèi)各種文件的中央信息中心”，由此可見，在“后保管模式”理念下，傳統(tǒng)的檔案館正在由“保管基地”向“信息中心”轉(zhuǎn)變。但深入研究“后保管模式”的三個(gè)基本內(nèi)容即新來源觀、宏觀鑒定和知識服務(wù)，即可發(fā)現(xiàn)，這一轉(zhuǎn)變強(qiáng)調(diào)的是對檔案資源基礎(chǔ)性地位的重視，而非對保管工作本身的背離。其中的“后”是一種思維方式，它并不是對原有保管模式的否定，而是在原有基礎(chǔ)上對保管模式的繼承和發(fā)展。它是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文件的管理要求而產(chǎn)生和發(fā)展起來的，是管理模式由簡單向高級、由低水平向高水平發(fā)展的體現(xiàn)。所以，筆者認(rèn)為，韓文由后保管模式理念導(dǎo)出的“完全背離了保管工作本身，徑直向另一方向發(fā)展”的觀點(diǎn)有失偏頗。

2.2檔案文化休閑理念

隨著社會(huì)的發(fā)展和人們?nèi)找嬖黾拥亩嘣枨?，人們對檔案文化服務(wù)的需求愈發(fā)強(qiáng)烈，國內(nèi)外眾多學(xué)者也對檔案館的文化休閑功能進(jìn)行了一些探索和研究。但是檔案館不同于圖書館和博物館，因?yàn)槠涔芾韺ο蟆獧n案具有較強(qiáng)的政治性和機(jī)密性，而且很多檔案涉及到了個(gè)人隱私，因此在發(fā)揮檔案館文化休閑功能的過程中，必須充分考慮檔案的安全和保密。此外，不同國家檔案的內(nèi)涵和外延亦有不同。在我國，文件歸檔即轉(zhuǎn)化為檔案，機(jī)關(guān)檔案室保管的檔案大多開始于半現(xiàn)行期，有的甚至還處于現(xiàn)行期就歸檔了。而在英美等國家，文件進(jìn)入非現(xiàn)行期才可被稱為檔案。相對而言，非現(xiàn)行文件的保密要求較低，而半現(xiàn)行文件的保密性要求較高，一般不可用于文化休閑服務(wù)。再者，對檔案館而言，文化休閑功能只是其功能的次要方面，并不起主導(dǎo)作用，因此檔案館文化休閑服務(wù)的不可替代性也不能主導(dǎo)其發(fā)展成為提供利用服務(wù)與展覽休閑的基地。

3“零庫存”檔案館設(shè)計(jì)的不合理

韓文將檔案的保管和搶救工作與社會(huì)服務(wù)工作分開，分別對“檔案中心”和“檔案館”的運(yùn)行模式進(jìn)行了構(gòu)想和設(shè)計(jì)。筆者認(rèn)為，其設(shè)計(jì)不符合我國現(xiàn)行的檔案管理體制且存在資源浪費(fèi)之嫌。

3.1設(shè)計(jì)不符合檔案管理體制

其一，韓文認(rèn)為既往的以行政區(qū)劃為標(biāo)準(zhǔn)的國家綜合檔案館不利于檔案的集中統(tǒng)一管理和資源整合，而“檔案中心”存在的重要意義在于減少服務(wù)項(xiàng)目以利于集中保管檔案，兩位作者提出通過實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門檔案中心的合并可解決這一問題。在筆者看來，實(shí)行跨地區(qū)、跨部門檔案中心的合并可能會(huì)造成如下問題：首先，它會(huì)打亂原有的檔案管理體制?！稒n案法》規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理的原則……縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！蔽覈F(xiàn)行的檔案管理體制是由中央級、省級、市級、縣級等四級行政區(qū)劃為單位組成的一個(gè)完整的縱向管理體系，而韓文提出以省級行政區(qū)劃為單位整合省屬檔案資源實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)檔案中心的合并，其一方面會(huì)打亂這一管理體系，很容易在市級和縣級層面的管理中引發(fā)混亂，另一方面，這種做法相當(dāng)于將市級和縣級檔案行政機(jī)關(guān)的部分職責(zé)上移到省級檔案行政機(jī)關(guān)，而當(dāng)前我國實(shí)行的是“局館分離”的管理模式，分開之后的檔案局由于編制所限其工作人員相對較少，如河南省檔案局目前只有8位工作人員，若將韓文所謂的跨地區(qū)檔案中心再納入到省檔案局的管轄范圍之內(nèi)則會(huì)極大地增加他們的工作負(fù)擔(dān)，而與此同時(shí)也會(huì)部分削弱市、縣級檔案行政機(jī)構(gòu)的職責(zé)。其次，跨地區(qū)、跨部門檔案中心的合并容易造成管理上職責(zé)不清、責(zé)任不明或互相推諉等情況。因?yàn)闄n案中心的合并勢必會(huì)帶來檔案資源的整合與管理人員的重組，而新的領(lǐng)導(dǎo)班子和工作人員并非對每一個(gè)地區(qū)或部門的檔案和業(yè)務(wù)都有足夠的了解。比如各高校檔案館主要服務(wù)于其所在高校，而整合不同高校檔案館形成跨部門的檔案中心，其管理人員并不能對每一所高校的管理模式及利用需求有充分的了解，也就不能滿足各部門多樣化、個(gè)性化的要求，從而導(dǎo)致利用效率下降。并且，不同地區(qū)和部門的發(fā)展模式和管理理念存在差異，合并后的檔案中心很難確定一個(gè)單一的管理模式，管理過程也會(huì)比較復(fù)雜，在這種情況下，也很容易出現(xiàn)職責(zé)劃分不明及互相推諉的現(xiàn)象。最后，不同地區(qū)、不同部門檔案資源的整合會(huì)打破各地區(qū)或部門原有的管理機(jī)制和保密機(jī)制，再加上管理人員并不能全面地了解不同地區(qū)及部門的檔案管理要求及情況，泄密的風(fēng)險(xiǎn)較大。所以跨地區(qū)、跨部門的檔案中心合并有違“分級管理”的原則，不符合檔案管理體制，也不利于檔案的科學(xué)管理和有效利用。

其二，韓文提出將紙質(zhì)檔案中心與電子檔案中心、數(shù)據(jù)庫檔案中心分開以分別用來存儲不同載體的檔案。國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）要求：“歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系;應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用;應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理;應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一?！庇纱丝梢姡瑧?yīng)對紙質(zhì)檔案、電子檔案和數(shù)據(jù)庫檔案進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，而非分開保管，分別設(shè)置不同的存儲空間對其進(jìn)行保存有違檔案整理規(guī)則，尤其是不利于維護(hù)檔案的完整。此外，兩位作者引入了“二級空間概念”，但是在筆者看來，“二級空間”比較繁瑣，會(huì)加大檔案工作者的工作量。

其三，韓文在“檔案中心”的設(shè)計(jì)中提出了“參與檔案生成”的設(shè)想，筆者認(rèn)為這一說法存在理想化傾向。根據(jù)文件生命周期理論，文件形成階段是由文書人員負(fù)責(zé)，現(xiàn)行階段由業(yè)務(wù)人員管理，半現(xiàn)行階段由檔案室或文件中心人員管理，非現(xiàn)行階段由檔案館專門人員管理。由此可見，文件在不同階段的管理主體和場所是不同的。我國檔案館所接收的是處于文件生命周期后兩個(gè)階段即半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期的文件，前兩個(gè)階段主要由文書人員或業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)管理，并且當(dāng)前我國檔案館對檔案的管理主要是載體管理，對于現(xiàn)行文件的生成和運(yùn)用只能提供一些建議和指導(dǎo)，不可越俎代庖。此外，對文件從生成到歸檔保存的過程進(jìn)行全程管理和前端控制固然有利于維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性，但是，前端控制的主要任務(wù)并不是直接參與檔案的生成，尤其是對于內(nèi)容形成的干涉?！扒岸丝刂啤敝饕槍Φ氖请娮游募墓芾?，要求對文件從形成一直到歸檔整個(gè)過程給予通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。其核心是一種“整體規(guī)劃、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前、全過程監(jiān)控”的理念。前端控制強(qiáng)調(diào)的是把原來后端的某些行為移置前端，而非參與檔案的生成。

3.2設(shè)計(jì)存在浪費(fèi)資源之嫌

我國檔案館的資金支出范圍較為廣泛，涉及到方方面面，但是檔案館經(jīng)費(fèi)畢竟有限且須?？顚Ｓ?，而“零庫存”檔案館的設(shè)計(jì)是一個(gè)非常龐大的工程，它的實(shí)現(xiàn)需要大量的人力、物力和財(cái)力投入，實(shí)現(xiàn)難度大。此外，該設(shè)計(jì)存在資源浪費(fèi)之嫌，例如“零庫存”檔案館中“智慧檔案館聯(lián)動(dòng)利用模式”的設(shè)計(jì)，需要館際、館室、館社等的資源整合，無論是在技術(shù)上還是具體工作上，都將花費(fèi)很高的成本。再者，“檔案館”中“免費(fèi)班車”的設(shè)計(jì)也較為浪費(fèi)資源。為了便于提供利用，許多檔案館如上海浦東檔案館、廣東東莞市檔案館等均位于交通便利、人流量較大的城市中心地帶。在我國檔案館建設(shè)的選址中，交通因素是一個(gè)非常重要因素，由此一來，設(shè)置“免費(fèi)班車”就顯得多此一舉了。

綜合以上分析，筆者認(rèn)為，將工商業(yè)領(lǐng)域中的“零庫存”理念引入檔案管理領(lǐng)域不符合檔案管理理念和檔案管理體制，“零庫存”檔案館的設(shè)計(jì)存在一定的理想化傾向。筆者認(rèn)為，在檔案學(xué)跨學(xué)科研究中，相關(guān)學(xué)者應(yīng)對引用的理論、觀點(diǎn)和方法等進(jìn)行全面的把握，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)結(jié)合檔案事業(yè)的實(shí)際情況，深入分析所應(yīng)用理念、觀點(diǎn)和方法的適用性。韓文的兩位作者將“零庫存”理念強(qiáng)行引入檔案領(lǐng)域，且并未對其進(jìn)行深入分析，從而造成了“零庫存”檔案館設(shè)計(jì)的片面化和理想化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，雖然我國檔案事業(yè)應(yīng)該緊隨時(shí)代的發(fā)展、適應(yīng)時(shí)代的要求有所創(chuàng)新和改進(jìn)，但是我國檔案管理要求與工商業(yè)中“零庫存”的管理理念畢竟存在較大差異，所以應(yīng)用“零庫存”理念時(shí)需要慎重考慮。