姚珍

摘 要：在現(xiàn)代信息社會(huì)中，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，這給檔案管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，更多的是機(jī)遇。隨著社會(huì)檔案信息需求的增強(qiáng)，實(shí)際檔案查閱利用具體工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)查閱準(zhǔn)確度不高、效率低下等問題，所以提升檔案管理的工作水平，推行檔案工作的信息化建設(shè)，不僅意義重要，而且亟待解決。實(shí)施檔案信息化建設(shè)，可以有效提升檔案工作的自動(dòng)化水平，保護(hù)檔案實(shí)體的安全，提供便捷檔案的査詢，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。各單位必須結(jié)合實(shí)際工作情況，抓緊開展和有效推進(jìn)檔案工作的信息化建設(shè)，讓檔案管理在信息化條件下管理更加規(guī)范，查閱利用更加便捷高效。

關(guān)鍵詞：檔案信息;檔案管理工作

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

數(shù)字化時(shí)代，檔案作為重要的信息資源，社會(huì)需求度和關(guān)注度越來越高，檔案管理的工作任務(wù)也越來越重。在檔案管理工作中，只有不斷創(chuàng)新管理理念和工作方式，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能有效地提升工作水平和工作效率，這就需要開展檔案信息化建設(shè)工作。首先是通過開展檔案管理信息化建設(shè)工作，充分將單位工作中形成的各種資料、文件、相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)在線地收集起來，建立檔案數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，齊全完整地收集各種檔案信息資源，形成寶貴的數(shù)據(jù)資源庫。其次是在實(shí)施檔案信息化建設(shè)管理，可以大幅提升單位收錄、保管以及檢索、利用檔案信息的效率。檔案在其各項(xiàng)工作中是貫穿始終的，必須充分保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性。信息化形式的檔案更便于建立、査找。再次是改變傳統(tǒng)的檔案保管方式。隨著信息化水平得到提高，不僅可以更為便捷地錄入信息，而且可以有效保存檔案信息，不需要大量庫房空間，也不需要檔案裝具等設(shè)備，管理更加簡單高效，存儲(chǔ)空間更加廣泛。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）缺乏專業(yè)技術(shù)人員

由于檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，對信息化建設(shè)重要性和緊迫性認(rèn)識(shí)不足，在檔案管理人員配備方面，往往注重政治堅(jiān)定，有文字水平和檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人負(fù)責(zé)檔案管理工作，忽略了檔案信息技術(shù)人員的培養(yǎng)和配備。在檔案管理信息化建設(shè)方面，需要檔案管理崗位的工作人員要有更多的信息專業(yè)技能，但是從大部分基層單位的現(xiàn)狀來看，檔案管理工作人員不僅在專業(yè)知識(shí)方面有一定欠缺，而且在專業(yè)能力等方面的培訓(xùn)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣就影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，檔案信息化建設(shè)與檔案管理脫節(jié)的現(xiàn)象大量存在。

（二）檔案管理制度滯后

目前，各單位檔案室都懸掛或者張貼了一些檔案管理制度，比如：檔案收集、檔案保管、檔案利用、檔案保密等很多相關(guān)的管理制度，但是這些制度在一定程度上形同虛設(shè)，在實(shí)際工作中沒有真正貫徹執(zhí)行，與工作實(shí)際不相匹配，這些管理制度在一定程度上滯后于工作需要，存在一定欠缺。這樣由于制度方面的欠缺，造成檔案管理相關(guān)制度缺乏執(zhí)行力，工作隨意性較大，影響檔案管理工作的有效開展，檔案管理缺乏科學(xué)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（三）投入不足

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要投入大量的資金、設(shè)施設(shè)備和人才支撐。例如在檔案管理軟件方面，需要專業(yè)人員根據(jù)檔案工作實(shí)際，開發(fā)適應(yīng)管理要求的管理軟件，這樣就需要投入一定的研發(fā)經(jīng)費(fèi)，邀請專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)提供信息技術(shù)支持。另一方面也需要龐大的資金購買計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)器等數(shù)字化設(shè)施設(shè)備。因此，很多單位在檔案管理信息化建設(shè)緩慢，甚至停留在過去的僅僅將檔案目錄實(shí)施了數(shù)字化，簡單應(yīng)對目錄查閱，具體文字內(nèi)容還需要到庫房調(diào)閱實(shí)體紙質(zhì)檔案，本質(zhì)上查閱利用和管理還是停留在傳統(tǒng)手工階段。還有一些單位所做的檔案管理信息化工作，沒有專門的管理軟件，僅僅是對一些紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行簡單掃描，制成電子檔案掃描件，技術(shù)含量低下，不成體系。

三、檔案信息化建設(shè)的策略

（一）提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理是單位的基礎(chǔ)性保障工作，是其他各項(xiàng)工作的有力支撐，只有切實(shí)做好檔案管理工作，確保檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性，開發(fā)利用檔案信息進(jìn)行總結(jié)工作，研究解決實(shí)際問題，形成科學(xué)決策，才能提高工作效率。在這個(gè)意義上，提高單位全員檔案意識(shí)勢在必行，這是做好檔案管理各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)。只有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能更好地做好檔案管理信息化建設(shè)工作。要將檔案信息化建設(shè)納入單位工作議事日程。科學(xué)研究實(shí)施，不斷加大資金和人力投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、軟硬件建設(shè)，打造檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)用檔案資科數(shù)字化設(shè)備，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，最終打造檔案數(shù)字化館室，便捷高效地提供利用和搞好檔案信息資源開發(fā)，發(fā)揮好檔案的價(jià)值作用。

（二）抓好基礎(chǔ)，穩(wěn)步推進(jìn)

要把檔案信息化建設(shè)納入?yún)^(qū)域總體規(guī)劃，與地方政務(wù)建設(shè)和大數(shù)據(jù)建設(shè)同步規(guī)劃，共同實(shí)施。例如在智慧城市建設(shè)中，將檔案信息資源納入建設(shè)開發(fā)內(nèi)容，這樣借力搞好檔案數(shù)字信息化建設(shè)，也有利于與與各部門聯(lián)系溝通，獲得支持，形成合力，便于宏觀調(diào)控，從而打造更為統(tǒng)一、集中、高效、規(guī)范的檔案信息管理制度。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，沒有人才的支撐就等于“有米無巧婦”，致使檔案資源躺在館室“睡大覺”，致使資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。有規(guī)劃的加強(qiáng)人オ引進(jìn)、教育培訓(xùn)等方法，逐步建立起檔案信息化建設(shè)管理隊(duì)伍，為檔案管理長遠(yuǎn)健康發(fā)展打好關(guān)鍵基礎(chǔ)。在檔案信息資料的錄入、保存的過程中，應(yīng)該妥善開展檔案信息的綜合分類工作，讓各類檔案信息、資料的結(jié)構(gòu)充分優(yōu)化，從而更為有效地在部門間共享資源。通過編纂檔案信息目錄，對檔案資料進(jìn)行標(biāo)引以及分類，讓檔案信息的資料內(nèi)容更為科學(xué)有序，便于査詢，提升工作效率。另外要《電子文件管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求》，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面的建設(shè)，充分保證電子檔案信息內(nèi)容的安全和規(guī)范管理。

（四）確保檔案信息資源安全

由于檔案信息化后檔案信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，便于數(shù)字傳輸，容易不留痕跡的復(fù)制拷貝，特別是在互聯(lián)網(wǎng)條件下，檔案數(shù)據(jù)更容易失竊或者丟失，所以在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作中，應(yīng)該注重采取安全防范措施，比如實(shí)施物理隔離、異地備份、打造防火墻等安全技術(shù)，確保檔案信息資源的絕對安全，這是開展檔案管理信息化建設(shè)工作的前提。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，更是檔案管理工作的必然要求，需要高度重視，科學(xué)規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)，才能有效提高檔案信息化管理水平，充分發(fā)揮檔案資料所具有的重要價(jià)值。