何彩霞

[摘 要] 長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)在檔案管理工作方面雖然取得了一定的進(jìn)步，但這種進(jìn)步更多地體現(xiàn)在檔案的存放、調(diào)度、登記報(bào)備等方面，而對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)工作有所忽視。本文從檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的角度出發(fā)，認(rèn)真研究我國(guó)檔案資源管理的重要意義和遇到的問(wèn)題，并就創(chuàng)新檔案資源開(kāi)發(fā)的路徑進(jìn)行了探討，希望可以為各單位檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用提供有力支持。

[關(guān)鍵詞] 事業(yè)單位 新時(shí)代 檔案資源開(kāi)發(fā) 路徑創(chuàng)新探討

中圖分類(lèi)號(hào)：G271.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、檔案資源開(kāi)發(fā)是新時(shí)代的必然要求

（一）檔案資源開(kāi)發(fā)是人力資源管理的可靠保障

在各類(lèi)機(jī)關(guān)部門(mén)、企事業(yè)單位的檔案管理中，人力資源管理是其中的重要內(nèi)容。人力資源管理涉及人事檔案的調(diào)動(dòng)及管理工作，充分利用真實(shí)、詳盡的人事檔案資料進(jìn)行人員背景調(diào)查和資質(zhì)審查，充分了解各崗位、各部門(mén)人員的工作履歷、技能特長(zhǎng)，并將企業(yè)人力資源管理工作的各項(xiàng)舉措、信息變更情況詳細(xì)登記到人事檔案資料之中，這對(duì)于提高人力資源管理的成果有重要意義[1]。

（二）檔案資源開(kāi)發(fā)有利于各項(xiàng)事務(wù)的信息統(tǒng)計(jì)與分析研判

檔案不僅可以用于員工履歷、人事資料的登記報(bào)備，還可以用于各項(xiàng)事務(wù)的登記報(bào)備，比如機(jī)構(gòu)改革事業(yè)的檔案登記、重大工程項(xiàng)目建設(shè)的檔案登記等。在這些檔案資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源開(kāi)發(fā)，是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)科學(xué)的采集、分析、研判的過(guò)程。檔案可以為今后相關(guān)單位繼續(xù)開(kāi)展改革事業(yè)、狠抓生產(chǎn)管理任務(wù)、進(jìn)行重大工程項(xiàng)目建設(shè)，提供有效的資料參考和經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)[2]。相反，如果在各項(xiàng)重大事業(yè)上沒(méi)有妥善詳盡的檔案資料，或者相關(guān)檔案資料的分析研判工作不夠科學(xué)、全面、精準(zhǔn)，可能會(huì)給各項(xiàng)工作的開(kāi)展帶來(lái)阻力，甚至產(chǎn)生誤導(dǎo)。

（三）檔案資源開(kāi)發(fā)是服務(wù)生產(chǎn)、提高業(yè)務(wù)、降本增效的有力舉措

檔案資源的開(kāi)發(fā)過(guò)程，也是對(duì)檔案中發(fā)生的各類(lèi)事務(wù)、登記的各類(lèi)信息，進(jìn)行有效匯總分析、提煉、應(yīng)用的過(guò)程。比如，某地質(zhì)公司因水利工程建設(shè)的需要，曾經(jīng)對(duì)四川瀾滄江某分支水域及沿線(xiàn)地質(zhì)條件進(jìn)行過(guò)勘探調(diào)查，并進(jìn)行了完善的檔案登記。后來(lái)該地區(qū)政府著力于發(fā)展旅游經(jīng)濟(jì)，準(zhǔn)備對(duì)同一水域及沿線(xiàn)部分的自然資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，規(guī)劃旅游線(xiàn)路，也需要進(jìn)行相關(guān)的地質(zhì)勘察與評(píng)估工作。在政府部門(mén)的全力協(xié)調(diào)下，該地質(zhì)公司將相關(guān)資料共享給了承包此項(xiàng)業(yè)務(wù)的旅游開(kāi)發(fā)公司。如此一來(lái)，不僅為旅游開(kāi)發(fā)公司提供了詳盡的資料支持，更為當(dāng)?shù)卣?jié)省了大筆地質(zhì)考察勘探經(jīng)費(fèi)，這也是檔案資源開(kāi)發(fā)服務(wù)生產(chǎn)、提高業(yè)務(wù)、降本增效的有力證明。

二、新時(shí)代進(jìn)行檔案資源開(kāi)發(fā)的短板和難點(diǎn)

（一）檔案資源開(kāi)發(fā)的思路狹窄、方法單一

受到傳統(tǒng)思維的影響，很多單位在檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用方面態(tài)度保守，擔(dān)心造成檔案的遺失或是檔案資料存放的秩序錯(cuò)亂，擔(dān)心引起不必要的麻煩。這種情況拖慢了檔案資源開(kāi)發(fā)工作的進(jìn)度，同時(shí)也是目前各類(lèi)企事業(yè)單位、場(chǎng)館部門(mén)需要盡快解決的問(wèn)題。

（二）檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作任務(wù)量大、失誤率高

目前很多單位的檔案登記工作還處于紙質(zhì)辦公階段。紙質(zhì)檔案不僅在內(nèi)容登記報(bào)備方面耗費(fèi)時(shí)間精力，在檔案信息的提取匯總、分析利用方面同樣耗費(fèi)時(shí)間精力，而且還很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成檔案破損、遺失，不利于資源資源開(kāi)發(fā)工作的落實(shí)與推進(jìn)。

（三）檔案資源開(kāi)發(fā)的應(yīng)用范圍狹窄

檔案資源的開(kāi)發(fā)利用如果只是在一個(gè)企業(yè)、一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)單位內(nèi)進(jìn)行，其應(yīng)用范圍則會(huì)非常狹窄。因?yàn)閱为?dú)某個(gè)企事業(yè)單位的檔案資料信息量非常有限，對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研、教育、衛(wèi)生、體育等各個(gè)事業(yè)的貢獻(xiàn)力度不大。再加上各類(lèi)場(chǎng)館、企事業(yè)單位不公開(kāi)檔案資料儲(chǔ)備情況，也給相關(guān)單位調(diào)取信息、進(jìn)行利用造成了很大的麻煩。有時(shí)候?yàn)榱苏{(diào)取一份有用的檔案，可能需要連續(xù)跑幾個(gè)部門(mén)、幾個(gè)場(chǎng)館，耗費(fèi)大量的時(shí)間精力，這就體現(xiàn)了現(xiàn)階段檔案資源利用的局限性。

三、新時(shí)代檔案資源開(kāi)發(fā)的路徑探析

（一）轉(zhuǎn)變思想、認(rèn)真規(guī)劃，積極推動(dòng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用

檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是要建立在變革工作思路、創(chuàng)新管理理念的基礎(chǔ)之上。不過(guò)，對(duì)于檔案資源開(kāi)發(fā)工作只靠提高認(rèn)識(shí)是不夠的，更重要的是形成方案、積極推動(dòng)落實(shí)。因此，各單位、機(jī)構(gòu)部門(mén)應(yīng)該根據(jù)自己的工作實(shí)際，以及未來(lái)的工作計(jì)劃、發(fā)展方向去確定檔案資源開(kāi)發(fā)的具體方案。要明確檔案資源開(kāi)發(fā)的目標(biāo)，然后細(xì)化各個(gè)步驟，做到以結(jié)果為導(dǎo)向開(kāi)展工作，群策群力、共同攻關(guān)[3]，以解決檔案資源開(kāi)發(fā)過(guò)程中遇到的問(wèn)題。只有敦促檔案資源開(kāi)發(fā)工作落到實(shí)處，才能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破，促進(jìn)檔案資源得到有效的利用。

（二）接軌數(shù)字化檔案建設(shè)工程，突破紙質(zhì)辦公的時(shí)空阻隔

紙質(zhì)辦公時(shí)代，紙質(zhì)檔案的存放、更改、調(diào)閱、送還等各項(xiàng)工作都非常費(fèi)力，不但效率低下，還容易出現(xiàn)檔案遺失的情況。隨著現(xiàn)代信息科技的發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的日漸成熟，檔案管理工作者也應(yīng)當(dāng)積極行動(dòng)起來(lái)，做好檔案信息的數(shù)字化錄入以及檔案信息的調(diào)動(dòng)、開(kāi)發(fā)、利用。譬如，甘肅省檔案館倡導(dǎo)建立的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案館公共服務(wù)”模式，開(kāi)放官網(wǎng)信息檢索查詢(xún)權(quán)限，極大地方便了相關(guān)企事業(yè)單位以及廣大民眾進(jìn)行檔案信息的調(diào)取與利用。未來(lái)的檔案資源開(kāi)發(fā)，不僅要實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的線(xiàn)上檢索、資源共享，更要積極搭建上下級(jí)單位、同級(jí)單位、異業(yè)單位場(chǎng)館的檔案合作平臺(tái)，共同完成檔案信息的登記、審驗(yàn)、糾錯(cuò)、利用工作等[4]。

（三）做好檔案信息資源的安全權(quán)限設(shè)置與保密管理

既然談到檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，那就需要開(kāi)放檔案的管理機(jī)制，為更多需要的企業(yè)單位、機(jī)構(gòu)個(gè)人提供便利。但在這個(gè)過(guò)程中，要?jiǎng)?wù)必做好檔案的保密管理，設(shè)定保密權(quán)限。檔案管理人員要做好相關(guān)檔案的安全評(píng)級(jí)認(rèn)定，從檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、軍事價(jià)值等各方面去衡量。譬如，一些國(guó)家級(jí)重大工程項(xiàng)目、軍事基地建設(shè)項(xiàng)目的檔案信息，或者關(guān)于某大型油氣田的生產(chǎn)資料檔案，某種新型科研成果的實(shí)驗(yàn)信息檔案等，并不適合隨意公開(kāi)、任意調(diào)用。這就需要通過(guò)保密機(jī)制、資質(zhì)審核機(jī)制、責(zé)任追蹤機(jī)制等進(jìn)行檔案信息的安全管理，嚴(yán)防檔案信息的泄漏，避免因此造成的重大損失和安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）完善規(guī)章制度建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用是大勢(shì)所趨，需要相關(guān)單位部門(mén)當(dāng)作長(zhǎng)期工作去開(kāi)展。因此，在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用方面，建章立制、加強(qiáng)培訓(xùn)很有必要。相關(guān)部門(mén)要盡快行動(dòng)起來(lái)，結(jié)合實(shí)際，科學(xué)決策。在檔案數(shù)字化錄入、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理、檔案資料的分類(lèi)儲(chǔ)存、檔案資料的信息化檢索、檔案資料的外調(diào)與追回、檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)、檔案信息化設(shè)備、軟件平臺(tái)的操作技能培訓(xùn)以及國(guó)家法制法規(guī)的學(xué)習(xí)等方面加快動(dòng)作、積極推進(jìn)[5]。只有檔案管理人員的素質(zhì)跟得上，相關(guān)的規(guī)章制度跟得上，才能讓檔案資源開(kāi)發(fā)與利用工作在嚴(yán)謹(jǐn)有序的框架內(nèi)穩(wěn)步推進(jìn)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用對(duì)國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展都具有重要意義，需要各個(gè)部門(mén)、相關(guān)人員積極開(kāi)放思路、努力克服困難。相信隨著全國(guó)各地檔案資源開(kāi)發(fā)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)也將取得長(zhǎng)足進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙和選，華榕.新時(shí)代視角下檔案記憶觀(guān)在檔案資源建設(shè)中的創(chuàng)新與實(shí)踐[J].咸陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，33（06）：120- 122.

[2]韓磊.善用網(wǎng)站激活檔案推進(jìn)新時(shí)代檔案網(wǎng)站創(chuàng)新發(fā)展[J].山東檔案，2018（1）：79- 81.

[3]湖南省檔案局.改革開(kāi)放30周年檔案資源開(kāi)發(fā)利用與服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的回顧[J].檔案時(shí)空，2008（12）：4- 5.

[4]馮麗霞.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析與研究[J].人力資源管理，2018（9）：23- 24.

[5]劉陽(yáng)陽(yáng).對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作改革與創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2018，228（9）：83- 85.