吳春華

[摘 要] 在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)生著變化，企業(yè)文書檔案管理也一樣。所以，企業(yè)文書檔案管理應(yīng)充分利用信息化管理模式，革新技術(shù)，積極探索新的管理及利用模式，以提升企業(yè)的文書檔案管理水平，為企業(yè)的發(fā)展提供信息化資源。本文剖析了大數(shù)據(jù)背景對(duì)企業(yè)文書檔案管理的影響，同時(shí)為企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用指明方向，提出了相關(guān)對(duì)策。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù) 企業(yè) 文書檔案 信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志號(hào)：A

一個(gè)企業(yè)的文書檔案管理，就是要把企業(yè)在日常的生產(chǎn)、生活中所進(jìn)行的各項(xiàng)管理活動(dòng)整理歸檔，成為有價(jià)值的信息加以保存管理。隨著信息化進(jìn)程的加速，大數(shù)據(jù)的環(huán)境也逐漸加速了企業(yè)文書檔案信息化管理方式的轉(zhuǎn)變。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式來(lái)說(shuō)，信息化的管理方式有著速度快、存儲(chǔ)量大、資源瀏覽便捷、資源查詢方便等特點(diǎn)。本文就是對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理和利用進(jìn)行相應(yīng)的探究。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用

（一）企業(yè)文書檔案在企業(yè)中的作用

在企業(yè)的運(yùn)行與發(fā)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生各種對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)有價(jià)值、有意義的資料，如企業(yè)的策劃方案、內(nèi)部的文書往來(lái)、審計(jì)資料、合同文件等。這些資料由于內(nèi)容涉及比較寬泛，部分資料還具有一定的保密性質(zhì)，有的資料會(huì)對(duì)企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展提供必要的參考支撐。

（二）大數(shù)據(jù)環(huán)境下要轉(zhuǎn)變企業(yè)文書檔案的管理模式

過(guò)去，企業(yè)文書檔案是以紙質(zhì)檔案為主，這樣文書檔案管理就需要大量人力、物力、財(cái)力的投入，同時(shí)在進(jìn)行檔案查詢等方面還存在很大的難度。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，過(guò)去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子化的辦公系統(tǒng)所替代，過(guò)去存在的查詢困難、耗費(fèi)人力等問(wèn)題，隨著大數(shù)據(jù)在信息技術(shù)的發(fā)展中的應(yīng)用已經(jīng)不存在了。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案工作方式的轉(zhuǎn)變

（一）拋棄老舊傳統(tǒng)思想，引入信息化管理理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得信息化技術(shù)在不斷地更新?lián)Q代，隨之而來(lái)的是各種辦公信息化理念逐漸替代老舊傳統(tǒng)的思想觀念，信息化的工作理念已經(jīng)慢慢深入到企業(yè)文書檔案工作之中。信息化管理在文書檔案的管理中有著重要的作用，它不僅能夠提高文書檔案管理的工作效率，大大降低容錯(cuò)率，還增強(qiáng)了文書檔案工作的簡(jiǎn)便性與快捷性。因此，信息化的管理能夠全面提高文書檔案管理及利用的效率。

（二）改變傳統(tǒng)的管理方式，掌握主流的管理方法

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理方式已經(jīng)隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)而逐漸地被電子化、數(shù)字化的管理方式替代，企業(yè)的文書檔案管理也逐步地向數(shù)字化、系統(tǒng)化的管理方向發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提高，文書檔案管理工作也從過(guò)去的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用操作，這樣的主流管理方法使得檔案數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確，在資源共享的條件下極大地提高了工作效率。

（三）大數(shù)據(jù)環(huán)境下有效利用資源的共享性，提升文書檔案管理的效率

資源共享讓辦公更加輕松便捷，因而企業(yè)文書檔案管理也要在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下提供共享資源。通過(guò)資源共享能夠使企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行文書檔案的傳遞過(guò)程達(dá)到統(tǒng)一差異的目的，同時(shí)對(duì)于文書檔案權(quán)限的管理達(dá)到對(duì)不同部門進(jìn)行不同的資源共享的特征。這對(duì)于一些文書檔案會(huì)起到一定的保護(hù)作用與權(quán)限管理作用[1-2]。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境為企業(yè)文書檔案管理工作提供了方向

（一）信息化的管理模式為企業(yè)文書檔案管理工作帶來(lái)新的模式

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，大量的紙質(zhì)操作不僅復(fù)雜而且存在著極大的錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)，如要規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，就需要文書檔案管理工作人員付出大量的精力與時(shí)間。隨著時(shí)代的更迭，企業(yè)文書檔案管理的工作模式也逐漸發(fā)生了改變，紙質(zhì)數(shù)據(jù)被先進(jìn)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)所替代，依托計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)的資料整理。根據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（如下圖所示），這樣的工作模式大大提升了工作效率，同時(shí)也大大降低了錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)，保障了文書檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（二）信息化管理逐步成為文書檔案管理的重要方式

對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，信息化檔案具有非常明顯的優(yōu)點(diǎn)。首先，信息化檔案在時(shí)間上、空間上有優(yōu)越性，可以在不同時(shí)間段，不同的地點(diǎn)滿足不同類型、不同層次的用戶對(duì)檔案閱讀的需求。就覆蓋面來(lái)說(shuō)，信息化檔案具有信息共享性，可以為企業(yè)更多部門、更多員工快速提供檔案信息資源。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)的文書檔案已經(jīng)由紙質(zhì)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，成了文書檔案管理的重要方式。這種方式不但突破了原有的文書檔案管理模式，也對(duì)文書檔案人員提出了新的要求，需要其不斷地豐富知識(shí)，創(chuàng)新工作，發(fā)揮才能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的資源共享性，深度挖掘檔案的自身價(jià)值。

（三）強(qiáng)化企業(yè)文書檔案管理的安全性

目前在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，企業(yè)文書檔案管理已經(jīng)由紙質(zhì)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)資源共享。為此，企業(yè)首先要保障企業(yè)文書檔案的信息安全性、保密性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，升級(jí)網(wǎng)絡(luò)安全指數(shù)，避免泄密或者被網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊；其次，要及時(shí)解決網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問(wèn)題，減少網(wǎng)絡(luò)故障，建立強(qiáng)大的信息資源庫(kù)，避免多用戶訪問(wèn)時(shí)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)延遲或者訪問(wèn)故障；最后，要保障數(shù)字文書檔案的完整性，在信息化文書檔案的建設(shè)中避免原始檔案遭受破壞或者缺失[3]。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理及利用的對(duì)策

（一）整合企業(yè)文書檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)該借助數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，對(duì)文書檔案信息進(jìn)行匯總合科學(xué)分析，深度挖掘數(shù)據(jù)信息中的有效價(jià)值，重新建立數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)信息實(shí)現(xiàn)多元化的分析與統(tǒng)計(jì)，完成對(duì)信息的整合和利用，以滿足企業(yè)發(fā)展的信息化需求，同時(shí)要采用多種方式對(duì)文書檔案進(jìn)行補(bǔ)充，可利用多媒體（如圖片、視頻等）對(duì)文字材料進(jìn)行補(bǔ)充，讓文字檔案更加生動(dòng)化、直觀化，最后實(shí)現(xiàn)文書檔案的資源共享 [4]。

（二）應(yīng)用新技術(shù)手段，構(gòu)建電子化文書檔案管理的新機(jī)制

在信息化社會(huì)里，文書檔案管理也應(yīng)創(chuàng)建新的管理機(jī)制，采用新的技術(shù)手段，不斷采取檔案管理新措施。比如，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用云計(jì)算和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等構(gòu)建新的文書檔案管理機(jī)制，設(shè)計(jì)新的信息檢索方式，對(duì)信息進(jìn)行分類、匯總，最后讓企業(yè)的文書檔案向數(shù)字化信息資源共享方向發(fā)展[5]。

（三）企業(yè)文書檔案信息化管理要體現(xiàn)個(gè)性化

在信息化社會(huì)，大數(shù)據(jù)的作用就是實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析。為此，企業(yè)要立足自身特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際需求，深挖文書檔案信息的價(jià)值，對(duì)資料進(jìn)行整理、分類、匯總及科學(xué)分析，分析數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)性，提取企業(yè)需求的有效信息，讓企業(yè)能根據(jù)所提供的信息資料，做出有利于未來(lái)發(fā)展的明確判斷。同時(shí)，企業(yè)還可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)客戶的需求進(jìn)行分析，做出個(gè)性化的判斷，提供針對(duì)性的有效方案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)個(gè)性化、定制化發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)得到了迅猛的發(fā)展，影響著各個(gè)領(lǐng)域。企業(yè)文書檔案管理也應(yīng)以此為契機(jī)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，充分利用信息技術(shù)，整合企業(yè)文書檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，構(gòu)建全新的信息化文書檔案管理機(jī)制，在企業(yè)文書檔案信息化管理中體現(xiàn)個(gè)性化、定制化服務(wù)，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

參考文獻(xiàn)：

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