張瑾

摘 要：對于企業(yè)管理來說，檔案管理是其中非常重要的一部分，其直接關(guān)乎到企業(yè)的經(jīng)營效益?；诖耍疚闹饕槍毣芾碓谄髽I(yè)檔案管理中心的應用進行了詳細的分析，希望能夠更好的實現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)功能的最大化。

關(guān)鍵詞：精細化管理;企業(yè)檔案管理

引言

精細化管理不僅僅是一種理念，同時還是一種文化。其最早起源于日本企業(yè)的一種管理理念，屬于企業(yè)管理中非常重要的一部分，其服務(wù)的對象是檔案利用者，而管理對象是檔案，其管理實質(zhì)就是將生產(chǎn)經(jīng)營活動中各種文件資料，通過整理收集和統(tǒng)計等達到系統(tǒng)和集中，進而有效的實現(xiàn)標準化和有序化的管理要求，為企業(yè)提供更為高效和科學的利用服務(wù)。所以，在企業(yè)檔案管理中合理的應用精細化管理理念意義重大。

一、精細化管理概述

從某個角度上來說，精細管理屬于一種管理文化和理念，而在實際實施過程中，其必須得嚴格的遵循精、準、嚴以及細。其中的精主要就是指追求最優(yōu)和最佳，求精;而準主要就是說準時和準確;嚴是指嚴格的執(zhí)行，具體表現(xiàn)在對管理流程和制度的控制和執(zhí)行;細指的是將管理和流程盡可能的做細。精細化管理最為基本的特征就是重質(zhì)量、重落實和重細節(jié)，要求在每一個細節(jié)上做到最佳。

除此之外，精細化管理屬于一種管理技術(shù)，其主要就是通過規(guī)則的細化和系統(tǒng)化，然后通過各種手段使得組織管理更加的高效和精確。這也就是說將復雜的事情盡可能的簡單化，而簡單的事情則是盡可能的流程化。

二、當前企業(yè)檔案管理中主要存在的問題

1.檔案管理意識不足。很多企業(yè)對于檔案管理都普遍存在著認識不足的問題，知識簡單的將檔案管理當做是保管工作，進而沒能為其單獨設(shè)置檔案機構(gòu)。除此之外，還有部分企業(yè)對于檔案管理工作不夠重視，對于這方面的投入嚴重不足，例如經(jīng)費、設(shè)備設(shè)施等等，這些問題的存在嚴重的影響到檔案管理工作順利的開展。

2.檔案管理模式較為落后。很多企業(yè)在檔案管理的職責和制度上不夠完善，沒能全面的進行措施的檢查考核，同時還沒有將其納入到企業(yè)建設(shè)中。在當前新時期背景下，大多數(shù)企業(yè)在發(fā)展規(guī)劃中，一般都會將各個方面詳細的進行分析，例如企業(yè)規(guī)模以及人員結(jié)構(gòu)等方面，而在設(shè)備投入以及檔案管理方面則是比較忽視，從而使得很多檔案資源收集不完全。又或者是管理較為混亂，查找起來非常的困難，難以將檔案的作用充分的發(fā)揮出來。在這種情況下，企業(yè)管理水平很難得到有效的提升，發(fā)展也會嚴重受阻。

3.檔案管理制度不夠完善。在企業(yè)實際建設(shè)和發(fā)展中，對于質(zhì)量控制、科研以及人事管理等各個方面都會結(jié)合自身具體情況建立較為完善的管理職責和制度，不過有關(guān)于檔案管理的職責和制度卻較為忽視，使得一些應該歸檔的文件依舊存在著某個人或者是某個科室中，這一問題的存在嚴重的影響到企業(yè)檔案管理工作進一步的發(fā)展。除此之外，檔案載體非常的復雜，所以業(yè)務(wù)部門很難將其完善且長期的進行保存，并且對于檔案法律法規(guī)也存在著認識不足的問題。除此之外，還得很多部門一味的重視自身工作的特殊性，對于完整歸檔的長遠意義則就完全沒有考慮，進而影響到檔案形成之后的歸檔。

4.企業(yè)檔案管理人才隊伍培養(yǎng)力度差。就當前企業(yè)情況來看，檔案形成部門的各方面的意識非常的差，同時在管理方面也有著極大的不足，這些問題的存在嚴重的影響到企業(yè)檔案管理工作順利的開展。一直以來，因為企業(yè)的體制改革不斷的深入，檔案管理工作不斷的被邊緣化和弱化，這方面人才的培訓工作也得不到應有的重視。除此之愛，檔案管理人員忙于處理繁雜的工作，缺乏專門系統(tǒng)的培訓和學習，所以導致他們的專業(yè)能力和整體素質(zhì)很難使用企業(yè)不斷發(fā)展的需求。在實際工作開展過程中，時常出現(xiàn)檔案管理人員對接收材料認識不足，不能夠準確的判定和整理。導致這這些問題出現(xiàn)的原因主要就是檔案管理人員綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)水平不足，進而導致應該歸檔的檔案和實際嚴重不符，還有就是不能夠保證檔案排列的規(guī)范系統(tǒng)性。

三、精細化管理在企業(yè)檔案管理中應用的意義

1.為完善檔案管理體系的構(gòu)建創(chuàng)造有利的條件。在企業(yè)檔案管理過程中合理的實施精細化管理模式，可以使得檔案涉及人員之間相互尊重和信任，有效的化解傳統(tǒng)管理模式下的各種矛盾，為和諧檔案管理體系的構(gòu)建創(chuàng)造更為有利的條件，并且對于常態(tài)化和規(guī)范化檔案管理的實現(xiàn)也有著很大的促進作用。

2.使得檔案人員的責任更明確。要想更加高效的實施精細化管理，那首先就得積極的進行相關(guān)規(guī)范和制度的建設(shè)，同時還得明確檔案負責部門、檔案保管期限等。除此之外，還需要檔案形成單位指導怎樣去處理日常產(chǎn)生的各種資料文獻，這樣能夠為檔案管理體系的建立奠定扎實的基礎(chǔ)，使得檔案管理人員的責任更加的明確。

3.促使企業(yè)文化管理更好的形成。在精細化管理模式背景下，企業(yè)需要加強注重專兼職檔案人員精細化作業(yè)習慣的培養(yǎng)，并且還得使得他們能夠嚴格按照規(guī)范和標準主動的操作，將之前被動的行為轉(zhuǎn)變成為主動，進而有效的提升檔案管理水平。同時，這樣還可以在很大程度上促使企業(yè)檔案管理逐漸朝著制度化管理的方向發(fā)展。

四、精細化管理在企業(yè)檔案管理中的應用措施

1.注重領(lǐng)導作用的充分發(fā)揮，建立完善的管理制度。對于企業(yè)來說，檔案管理工作是其中非常重要的基礎(chǔ)性工作，并且還是衡量自身管理水平的標準和尺度。所以，各級領(lǐng)導必須得給予檔案管理工作高度的重視，注重自身領(lǐng)導作用的充分發(fā)揮。同時還得結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展具體情況，從各個方面將其合理的納入到企業(yè)的統(tǒng)一規(guī)劃中，并且還得加入各個單位的崗位指責中，同時進行全面綜合性的考核。

完善的規(guī)章制度的建立是精細化管理實施的必要前提，并且這還是各項工作穩(wěn)定順利開展的重要保證。要想更加高效的開展企業(yè)檔案管理工作，相關(guān)人員需要深入的分析《檔案法》，并且還得結(jié)合其他方面的規(guī)定以及自身情況來合理的建立管理制度。除此之外，還需要從多個方面明確檔案分類規(guī)范，制定一系列的規(guī)章制度，這樣不僅僅能夠有效的提升檔案管理的規(guī)范化程度，同時還能夠從制度上保障檔案管理工作更加高效的運行。

2.明確管理標準，注重工作流程的細化。企業(yè)檔案管理工作的主要目標就是收集、整理以及加工生產(chǎn)經(jīng)營活動中所產(chǎn)生的各種文件材料，然后為相關(guān)人員提供更好的服務(wù)。所以積極的建立一套完善的管理標準當做精細化管理的標桿非常的有必要，具體需要根據(jù)系統(tǒng)化、量化等方面的要求來科學的制定管理工作必須得達成的目標。在這之中，企業(yè)管理人員必須得清楚的認識到量化管理是精細化管理的重要核心，可以量化的環(huán)節(jié)必須得盡可能的進行數(shù)據(jù)標準的制度，以供其更好的進行考量。此外，我們還需要不斷的細化各個環(huán)節(jié)的工作流程，強化監(jiān)督檢查的力度，只有這樣才能夠更好的保證各個環(huán)節(jié)都可以達標。

3.建立嚴謹科學的檔案考核監(jiān)督機制。就當前情況來看，有部分企業(yè)在檔案管理方面制定了一些制度，不過卻沒能切實落實，這也就導致這些制度流于形式。在之前很長一段實踐中，很多企業(yè)都沒有意識到考核機制的重要性，進而沒能建立，即使有的企業(yè)建立了，也是較為粗放化的，量化程度嚴重不足，進而嚴重的影響到檔案收集、管理以及利用等環(huán)節(jié)。例如該上交的沒有上交，應該換的卻沒有換，進而使得檔案資源不夠完善，與精細化管理理念極為不符。在這種背景下，我們應該以崗位職責為基礎(chǔ)，建立公平、科學的檔案考核監(jiān)督機制非常的有必要，這樣不僅僅能夠使得精細化管理理念更好的落實，并且還能夠全面的檢驗精細化管理實施的效果，促使企業(yè)檔案管理工作更加順利穩(wěn)定的開展。

4.增強服務(wù)意識，加大業(yè)務(wù)培訓。精細化管理屬于一種全新的現(xiàn)代化管理理論，所以對于很多企業(yè)檔案管理人員來說較為陌生。因此要想在企業(yè)檔案管理中更好的實施精細化管理，那首先就得針對檔案管理人員進行專門的崗前培訓。在實際培訓過程中，企業(yè)需要注重理論和實踐的有效結(jié)合，并且加強精細化管理的指導，以此來使得所有檔案管理工作人員的心中都能夠牢固的樹立這一理念。除此之外，還應該定期的組織業(yè)務(wù)培訓，充分的考慮到企業(yè)檔案管理具體情況，以此來有效的提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，增強他們的創(chuàng)新意識和理論研究能力，只有這樣才能夠更好的保證精細化管理可以切實落實。最后就是科學的建立激勵機制，通過各種方法將精細化管理逐漸的轉(zhuǎn)變成為員工的自覺行為，這樣必定能夠極大的提升企業(yè)檔案管理的水平，并且對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標的實現(xiàn)也有著很大的促進作用。

5.積極的拓展檔案收集途徑。企業(yè)檔案是在企業(yè)各種經(jīng)驗管理活動中產(chǎn)生的，其對于任何一家企業(yè)而言都是十分寶貴且不能夠再生的資源。在精細化管理背景下，需要將檔案管理從之前的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動，深入現(xiàn)場和一線，積極的進行檔案收集途徑的拓展，有效的豐富檔案資源，以便更好的滿足企業(yè)發(fā)展需求。

五、結(jié)語

綜上所述，對于企業(yè)整體管理來說，檔案管理有著非常重要的作用。在實際管理過程中，相關(guān)人員需要充分的認識到其中的效能和價值，并且通過精細化的管理不斷的挖掘出其中的潛能，樹立正確的精細化工程檔案管理意識，不斷的進行管理制度的完善。除此之外，還需要加強各個部門之間的交流溝通，注重檔案精細化管理人員整體素質(zhì)的培養(yǎng)和提升，確保企業(yè)檔案精細化管理的科學化、制度化以及規(guī)范化。

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