李銘

摘 要：信息技術已經強力滲透到各行各業(yè)，事業(yè)單位的檔案管理工作就勢也開始了信息化的改革，這樣的變化畢竟能夠極大降低人力物力的管理成本，又顯著的提高了規(guī)范性，使得事業(yè)單位在檔案管理中受益匪淺。但是信息化技術畢竟還是處于不斷發(fā)展中，這就使得事業(yè)單位的檔案管理在信息化過程中必然出現(xiàn)這樣那樣的問題，所以，認清并解決好相關的發(fā)展問題，才是促使事業(yè)單位檔案管理工作向著更穩(wěn)定、高效的高度信息化改進的必然過程。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

一、事業(yè)單位檔案管理在信息化上的突出優(yōu)勢

1.存儲的突出優(yōu)勢。檔案在信息化管理過程中，由以往的人工逐項錄入，轉變?yōu)楦碌碾娮踊浫?，改變了檔案的載體，增大了電子檔案的占比，標示著電子化和無紙化的發(fā)展趨勢。這樣的新趨勢讓檔案信息的保管和存儲獲得革命性的變化，其在耗費的存儲空間和數(shù)據安全穩(wěn)定、不易丟失和損壞等方面簡直是優(yōu)勢巨大。

2.提取和利用上的突出優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案的紛繁復雜不言而喻，想要快速進行檔案信息的提取和利用，是一件讓人撓頭的事，這就阻礙了檔案管理的使用效率，遏制了檔案功能的發(fā)揮。但是信息化卻可以完美的解決這一問題，其在海量的檔案中可以智能化的對信息進行排列和歸類，，讓檔案信息的提取和利用盡在鼠標移動和食指的點擊中輕易實現(xiàn)。

二、事業(yè)單位檔案信息化中面臨的問題

1.檔案信息化的意識不到位。一些與單位的檔案管理相關的領導和相關人員對于檔案信息化認識不足，認為檔案只是一個簡單的收集檔案信息，需要時提取信息的工作，沒什么技術含量和專業(yè)性，沒必要進行耗費人力和物力的信息化建設。

2.管理檔案人員的個人素養(yǎng)需要提升。檔案管理工作人員可能具有較為豐富的檔案管理經驗，但是卻沒有進行足夠的信息化的專業(yè)學習，只局限于簡單的信息錄入和保管等，缺乏對檔案信息化管理的認知和管理的技術、方法。

3.信息化的基礎不足。事業(yè)單位的檔案管理的物質條件就是信息化的軟硬件支撐。事實上，由于各種因素的限制，各個事業(yè)單位的檔案信息化還或多或少的存在著軟硬件的缺失或是不足。

4.標準不規(guī)范，未實現(xiàn)統(tǒng)一。事業(yè)單位的檔案管理信息化建設整體上還是處于一個各自為戰(zhàn)的境地，在整體范圍內還沒有形成一套規(guī)范統(tǒng)一的管理標準。這就對信息化的整體提升起到了消極影響，不能完全發(fā)揮出信息化應有的效能。

三、事業(yè)單位在檔案管理信息化建設上的改進策略

1.加大事業(yè)單位對檔案信息化建設的重視。要讓事業(yè)單位領導和相關工作人員切實重視起來，要認識到信息化趨勢的不可阻擋和巨大優(yōu)勢，將檔案信息化作為一項長期的工作來抓。要保障資金的充足，用以添置適宜檔案信息化管理所需的計算機、掃描儀、存儲設備等;要在人力上給予保障，選派一些專業(yè)的檔案管理人員和專業(yè)的信息技術人員充實到檔案管理的隊伍中來;要做好檔案信息化的安全保密工作，畢竟這是一個黑客層出不窮，信息技術很容易被盜取和篡改的信息時代，所以切實保障檔案信息的安全和完整，是信息化建設中最為重要的課題。

2.提升管理人員素養(yǎng)。事業(yè)單位檔案管理是一項需要謹慎的工作精神，系統(tǒng)而長期的一項工作，必然要求事業(yè)單位檔案管理人員要有很高的業(yè)務素養(yǎng)和標準。因此，事業(yè)單位要抓好對檔案管理人員的培訓工作，使其實現(xiàn)定期、專業(yè)、先進的培訓機制，并側重于對服務意識的培養(yǎng)，同時經常進行一些考核或競賽等及時檢驗培訓和學習成果。當然，引入單位外部專業(yè)的檔案管理人才，也是提升隊伍整體素質和專業(yè)性的不錯選擇。

3.讓基礎設施更完善。檔案管理基礎設施的完善是檔案管理信息化的基礎保障。對此，要保障資金投入，用全新的軟硬件設施替代老舊的設備，完成設備的改造和更新，同時制定制度做好檔案設施的定期保養(yǎng)和及時維護，確保檔案信息化管理的快速、順利的開展。

4.檔案信息化要建立規(guī)范統(tǒng)一的管理標準。事業(yè)單位的檔案信息化管理，一定要有完善和規(guī)范統(tǒng)一的一套管理標準，這可以對該工作進行有效約束，同時該標準中的獎懲措施和績效激勵等也可以激發(fā)相關工作人員的熱情和積極性。標準中嚴密的監(jiān)管制度，也可以為檔案信息提供安全科學的保護。

5.讓紙質檔案逐步數(shù)字化。檔案管理的信息化最重要的部分就是對現(xiàn)存的紙質檔案中需長期保存的，通過掃描等方式，進行數(shù)字化的存檔和管理，實現(xiàn)了檔案從紙質向數(shù)字化的轉變，達到了輕量化的長期存儲目的，讓事業(yè)單位的檔案更為完整和科學。

四、結語

事業(yè)單位的檔案管理工作一定要認清形勢，給予重視，逐漸建立專業(yè)化的高素質檔案信息化管理隊伍，在科學、規(guī)范的管理標準的要求下，開展好事業(yè)單位檔案信息化這項長期而富有意義的工作，實現(xiàn)事業(yè)單位在檔案信息化管理水平的不斷邁進。

參考文獻：

[1]柯曉燕.基于提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業(yè)務，2019（03）：70.