王薇

摘要：自建國以來，檔案管理工作一直是各個領(lǐng)域中的重要工作，其對經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著一定的引導(dǎo)作用。同時隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作也得到了有效的提升，并且其重要性也越發(fā)明顯，得到社會各界重視。如今，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合時代的發(fā)展，信息化的方式在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用，然而，在構(gòu)建信息化檔案管理時，存在些許問題，其中值得研究的是信息化檔案管理工作的安全問題。因此為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢得到全面的發(fā)揮，必須加強(qiáng)管理工作安全性的建設(shè)。本文圍繞檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全進(jìn)行探討，并提出檔案信息化管理中存在的安全問題，同時對其優(yōu)勢進(jìn)行簡單的描述，根據(jù)對其優(yōu)勢及安全問題的分析，提出解決檔案信息化管理安全問題的有效措施。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;安全;優(yōu)勢

一、檔案信息化管理中的安全問題

1.電子檔案的真實(shí)性難以保證

就傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，其需要工作人員對所有的檔案資料進(jìn)行全面的整理和總結(jié)，且這項(xiàng)工作需要耗費(fèi)大量的時間與精力，同時在整理完成后需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)，之后才能夠?qū)ζ溥M(jìn)行儲存，這種檔案管理的工作，有一定的好處，就是能夠確保所管理的檔案信息具有一定的真實(shí)性。近幾年，檔案管理工作都采取了信息化的管理方式，檔案也由原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，這種管理方式較為輕松，并省略了許多中間環(huán)節(jié)，且無需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，同時信息化管理的方式存在一定規(guī)定弊端，其主要體現(xiàn)在檔案的真實(shí)性方面。另外，電子檔案能夠被復(fù)制，從而導(dǎo)致了許多不法分子，為了能夠通過檔案獲取一定的利益，對電子檔案進(jìn)行復(fù)制及修改，從而導(dǎo)致檔案信息的合法性難以保障，而且對于電子檔案的真實(shí)性，很難對其進(jìn)行明確的堅(jiān)定。因此，檔案信息化管理中的安全性難以得到保障。

2.在進(jìn)行電子檔案的保存時存在安全隱患

電子檔案在保存方面具有一定的優(yōu)勢，其有著存儲方便和保存時間長等特點(diǎn)，但是在進(jìn)行檔案保存時，會出現(xiàn)一些特殊情況。比如，檔案管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)不夠熟悉，在進(jìn)行檔案保存時，由于操作失誤，導(dǎo)致檔案內(nèi)容丟失，或者在保存時計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題導(dǎo)致所有檔案文件消失。這些都是影響電子檔案安全性的隱患，想要使檔案信息化的管理更加完善，必須對其安全性的問題深入研究。

二、檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.有利于社會資源的節(jié)約

相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，信息化的檔案管理工作具有明顯的優(yōu)勢，其主要體現(xiàn)在管理工作效率的提高、節(jié)約勞動力、減少人為損失等方面。如今信息化的使用越來越全面，其對檔案管理工作技術(shù)的要求較高，在進(jìn)行檔案管理工作時，需要工作人員熟悉掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，這也是檔案管理工作質(zhì)量提高和工作效率提高的有效途徑。同時，信息化檔案管理能夠節(jié)約檔案的保存空間，并有效的提升檔案信息的存儲量，從而減少了相關(guān)社會資源的浪費(fèi)。

2.有利于遠(yuǎn)程服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)

就傳統(tǒng)檔案的管理模式而言，其檔案管理工作主要是靠人工完成，且管理的對象都是實(shí)體信息，需要通過人工對其進(jìn)行保管、整理和總結(jié)，從傳統(tǒng)檔案管理模式的特點(diǎn)來說，其不利于遠(yuǎn)程服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作，缺乏一定的技術(shù)含量，非專業(yè)人員也能在短時間內(nèi)熟練掌握檔案管理的技巧，因此傳統(tǒng)檔案管理工作中，對信息資源的利用率有一定的限制，并且其不具備信息的轉(zhuǎn)移能力，對遠(yuǎn)程服務(wù)功能造成了直接的影響。然而，近幾年信息化的檔案管理較為流行，其主要依靠通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)，并且在檔案存儲庫內(nèi)可以利用計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)對相關(guān)信息資源進(jìn)行檢索，同時通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)信息檢索的遠(yuǎn)程操作，在對檔案信息資源的空間轉(zhuǎn)移奠定了基礎(chǔ)。由此可見，信息化的檔案管理工作對遠(yuǎn)程服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)有著重要的意義。

三、檔案信息化管理安全問題的有效解決措施

1.提高相關(guān)工作人員的綜合能力及安全意識

為了能夠有效的解決檔案信息化管理的安全問題時，應(yīng)該加強(qiáng)人為因素的重視。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)該對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，其主要培訓(xùn)的內(nèi)容首先要以檔案信息的保密性為主，可通過學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，提高管理人員對保密性的認(rèn)識。另外，檔案管理人員的要時刻注意行業(yè)內(nèi)發(fā)展的動向，并對其進(jìn)行有效的監(jiān)督，同時通過自身管理問題和行業(yè)動向的對比，從中找出自身管理的缺陷，以此提升自身的安全意識，相關(guān)人員還要對檔案信息盜竊、復(fù)制、惡意修改等行為進(jìn)行預(yù)防。通過以上手段來提高檔案管理的信息化的健康。此外，提高檔案管理人員對信息化檔案管理的重視，并建立健全的管理制度，要求管理人員要嚴(yán)格遵守檔案管理工作的制度，保證電子檔案信息的真實(shí)性。除此之外，還要對管理人員樹立正確的思想觀念，使其能夠真正意識到檔案管理工作的重要性，以此提高管理人員的安全意識。

2.檔案信息安全保障系統(tǒng)的構(gòu)建要完善

為了能夠保證檔案信息化管理的安全性，相關(guān)部門應(yīng)該全面構(gòu)建檔案信息的安全保障系統(tǒng)，這也是提升檔案信息安全性的主要途徑之一。要以法律的武器，對檔案信息資源及原始檔案進(jìn)行武裝，使其具有一定的安全性，并以此為基礎(chǔ)促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。另外，就安全保障系統(tǒng)的構(gòu)建而言，要信息化管理的制度內(nèi)容及安全制度內(nèi)容貫徹落實(shí)到實(shí)際工作中，促進(jìn)責(zé)任體系的完善，且在責(zé)任體系中要明確出各個環(huán)節(jié)及個人的責(zé)任與義務(wù)，以免檔案管理的安全出現(xiàn)問題，各責(zé)任體之間互相推脫的現(xiàn)象發(fā)生。此外，為信息化檔案管理的系統(tǒng)選擇合適正規(guī)的殺毒軟件及殺毒工具，以免電子檔案受到電腦病毒的威脅。同時工作人員要對檔案管理工作進(jìn)行全面優(yōu)化，以人才作為安全保障系統(tǒng)構(gòu)建的基礎(chǔ)保障，為該系統(tǒng)的建設(shè)提供專業(yè)的技術(shù)支持，在其系統(tǒng)編程時要提高安全程序的編制。以此來提高檔案信息化管理的安全性、可靠性。

結(jié)語

通過以上內(nèi)容，可以看出，檔案信息化管理存在最為嚴(yán)峻的問題就是其安全性的問題，保證其安全性才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的合理利用及體現(xiàn)出檔案管理工作遠(yuǎn)程服務(wù)的功能。因此在實(shí)際工作中要加強(qiáng)檔案信息化管理安全保障的建設(shè)。