蔣建峰 金懌

[摘要]智慧檔案館建設(shè)成為一種趨勢，文章從實踐者的角度闡述了對智慧檔案館建設(shè)的認(rèn)識，介紹了張家港智慧檔案館建設(shè)實踐中取得的成效以及建設(shè)的總體架構(gòu)，然后重點(diǎn)介紹了智慧檔案館的一些關(guān)鍵功能的技術(shù)實現(xiàn)，最后介紹了項目實踐的困難與阻力，以期為今后的理論與實踐者提供實踐層面上的參考。

[關(guān)鍵詞]智慧檔案館物聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)建設(shè)實踐

近幾年，關(guān)于“智慧檔案館建設(shè)”的討論越來越多，在全國范圍內(nèi)，著手智慧檔案館建設(shè)的實踐也日益趨多，這些建設(shè)單位主要集中在我國東南沿海和華中部分地區(qū)，有些已經(jīng)初步建成并投入使用。筆者親身參與了張家港智慧檔案館的建設(shè)，現(xiàn)從親身實踐的角度介紹張家港智慧檔案館項目建設(shè)中獲得的成果，同時也闡述項目建設(shè)中遇到的困難和阻力，以期對后來的理論研究者與實踐探索者提供一些有價值的參考。

一、對智慧檔案館的認(rèn)識

智慧檔案館是數(shù)字檔案館的發(fā)展與提升，是基于智慧管理技術(shù)的新型信息化形態(tài)檔案館[1]，這一論點(diǎn)已被越來越多的人接受。智慧檔案館這一提法是在物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)等技術(shù)發(fā)展到一定程度才出現(xiàn)的，總體來說，智慧檔案館的建設(shè)是把各項新技術(shù)運(yùn)用到檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，從而使檔案工作中的各項需求得到智慧化的響應(yīng)和支持。具體地說，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的發(fā)展，使得物與物、人與物、人與人的互聯(lián)、互通、互動得以實現(xiàn)，這為檔案管理提供了基礎(chǔ)條件，檔案的各項業(yè)務(wù)開展及運(yùn)行可以更加智能化、更加智慧化，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造了更美好的前景。

智慧檔案館是一個虛擬的檔案館，筆者認(rèn)為分狹義和廣義兩種。狹義的智慧檔案館特指各級檔案館實體的智慧化，管理的重點(diǎn)對象是館藏的檔案，關(guān)注的重點(diǎn)是館藏檔案信息資源的管控利用。而廣義的智慧檔案館，則是包含了檔案局的一些行政管理職能，管理的范圍除了本身館藏，還包含了其行政區(qū)域的檔案的收、管、存、用、監(jiān)督、培訓(xùn)等。筆者所討論的智慧檔案館側(cè)重于狹義的智慧檔案館建設(shè)。

二、智慧檔案館建設(shè)實踐成效

張家港智慧檔案館的建設(shè)是在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)之上開展的，結(jié)合目前比較前沿的一些技術(shù)，比如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，進(jìn)一步探索檔案現(xiàn)代化管理的一個創(chuàng)新實踐。在實體檔案館內(nèi)，通過有線、無線數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，建立統(tǒng)一的物聯(lián)網(wǎng)平臺，把檔案館內(nèi)的人與人、人與物、物與物之間進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)互連，做到能隨時隨地采集檔案實體所在的空間信息、動態(tài)信息，在集成原有數(shù)字檔案館功能的基礎(chǔ)上，感知、分析、整合檔案資源信息和檔案館運(yùn)行的信息，力求達(dá)到對檔案館信息的智慧獲取、智慧分析、智慧反饋，最終提高檔案館智能化服務(wù)的能力。筆者認(rèn)為，張家港“智慧檔案館”相比于“數(shù)字檔案館”而言，有以下特點(diǎn)：

實現(xiàn)了檔案實體的定位功能。所謂“檔案定位”是指利用無線射頻（RFID）定位技術(shù)對檔案實體進(jìn)行定位。這里運(yùn)用了RFID的“多級標(biāo)簽管理法”，檔案卷件貼有RFID標(biāo)簽，標(biāo)簽與檔案實體唯一對應(yīng)，在檔案實體可能達(dá)到的地點(diǎn)安裝RFID的傳感器，包括樓道、庫房、密集架、柜格等都安裝RFID的定位傳感器，實現(xiàn)逐級標(biāo)記登記，這樣檔案進(jìn)出都會有跡可循。在檔案庫房里利用自跟隨盤庫車（搭載盤庫上架系統(tǒng)軟件）實現(xiàn)檔案“精確定位到盒卷”，避免檔案的“錯亂架”情況，及時發(fā)現(xiàn)檔案缺件情況。

實現(xiàn)了檔案實體的安全保管。一是檔案實體進(jìn)出實時反饋。利用RFID定位功能，檔案進(jìn)出庫房、進(jìn)出樓道、重要區(qū)域的路徑都有跡可循，對未經(jīng)授權(quán)的檔案非正常出入會自動報警到管理平臺，管理平臺通過短信或微信提醒管理員作出相應(yīng)處理。二是檔案實體的保管環(huán)境的安全。檔案庫房安裝了水浸、煙霧、溫濕度、安防監(jiān)控等傳感設(shè)備，溫濕度實現(xiàn)自動檢測調(diào)控，對出現(xiàn)漏水、火災(zāi)、盜竊等情況可作出及時反饋。三是對涉及檔案的出入人員進(jìn)行監(jiān)控。通過門禁、人臉識別、安防監(jiān)控等設(shè)備對相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，可按事件、時間、場景等分類監(jiān)控，并實時傳送到管理平臺，實現(xiàn)預(yù)判、預(yù)警功能。

實現(xiàn)了檔案實體“生命體征”的表現(xiàn)。這里的生命體征分兩層意思，一是打破了人們對檔案原有的冷冰冰的固有思維。檔案實體不再是一動不動的卷宗或電子文件，它可以通過傳感器對周圍環(huán)境有感覺，通過自己的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)——物聯(lián)網(wǎng)，把自己的感覺、舒適程度不斷地告訴管理平臺，管理平臺判斷是否需要對環(huán)境進(jìn)行調(diào)控，從而一定程度上實現(xiàn)自我調(diào)節(jié)。二是檔案實體內(nèi)容變得鮮活，通過數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，可提醒甚至推送檔案內(nèi)容給用戶。對檔案實體的利用頻率、出入庫情況、保管情況實時主動推送至管理者，這在一定程度上打破了檔案在管理、利用上的被動承受的局面，體現(xiàn)了檔案的生命體征。

實現(xiàn)了檔案館的綠色節(jié)能。檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、節(jié)能微排技術(shù)對傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行了系統(tǒng)改造、優(yōu)化，重塑了接收、保管、利用等業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，不僅提高了檔案館的安全管理水平，也實現(xiàn)了檔案館綠色節(jié)能，使得檔案館經(jīng)費(fèi)在投入產(chǎn)出方面達(dá)到效能最大化。

三、智慧檔案館的總體架構(gòu)

張家港智慧檔案館的建設(shè)是基于物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的體系架構(gòu)，其功能架構(gòu)共分四層，可概括為“用”“知”“傳”“感”，從底層開始分別是感知層、通訊層、分析處置層、服務(wù)層。

1.感知層

主要負(fù)責(zé)感應(yīng)外界環(huán)境、觸發(fā)事件的變化，把模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號，向通訊層發(fā)送感知信息數(shù)據(jù)。由一些感知終端組成，感知終端可以是傳感器和一些輸入終端。感知環(huán)境的傳感器有溫濕度傳感器、空氣質(zhì)量傳感器（pm2.5、二氧化硫、二氧化氮、苯等）、水浸傳感器、煙霧傳感器、火焰?zhèn)鞲衅鳌⒓t外人體感應(yīng)器。輸入終端包括人臉識別、指紋識別等設(shè)備。

2.通訊層

主要負(fù)責(zé)把底層（感知層）獲取的數(shù)據(jù)發(fā)送到上層（分析處置層）。筆者歸納了目前主流的可應(yīng)用在智慧檔案館的通訊技術(shù)，具體可分為四類，分別為有線傳輸、近距離無線傳輸、傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)、移動空中網(wǎng)。

根據(jù)張家港的實際情況，我們采用了以上四種結(jié)合的方式，在不同的應(yīng)用環(huán)境下，運(yùn)用適合的數(shù)據(jù)通訊方式，分別組網(wǎng)，通過異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸交互，以達(dá)到較好的數(shù)據(jù)交互效果。

3.分析處置層

主要負(fù)責(zé)根據(jù)接收的信息作出合適的判斷并發(fā)出動作指令。根據(jù)已經(jīng)建成的業(yè)務(wù)模型、事件模型對通訊層發(fā)出的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析判斷，作出合理的響應(yīng)。分析處置層是智慧檔案館的大腦，通過各類規(guī)則定制可實現(xiàn)對檔案實體的風(fēng)險預(yù)警。

例如，通過工作流軟件定制各業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的過程控制；通過定制各類事件觸發(fā)模型（如非正常時間的出入庫），實現(xiàn)各類事件的預(yù)案管控；通過數(shù)據(jù)挖掘模型實現(xiàn)內(nèi)容主動推送，也可對決策參考進(jìn)行支持。

4.服務(wù)層

接收服務(wù)請求，按需求提供服務(wù)。需求可以是檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理需求、到館檔案利用服務(wù)需求，也可以是館外的各類檢索、咨詢等需求。接收服務(wù)請求后，把請求信息發(fā)送給分析處置層，分析處置層結(jié)合具體需求從數(shù)據(jù)庫或物聯(lián)平臺提取相關(guān)內(nèi)容或信息返回給服務(wù)層，也可以是數(shù)據(jù)挖掘模型的內(nèi)容主動推送給服務(wù)層。

四、關(guān)鍵技術(shù)實現(xiàn)

張家港智慧檔案館建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，包括對檔案館空間環(huán)境的管理智慧化和對館藏檔案及資料管理智慧化兩方面。

1.庫房溫濕度控制

檔案館庫房是各類檔案集中保存的地方，庫房溫濕度必須控制在合理范圍，《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》對我國各類檔案庫房的溫濕度提出了明確的規(guī)定，紙質(zhì)檔案的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)為溫度14～24℃，相對濕度45%～60%之間[2]。庫房的溫濕度控制與調(diào)節(jié)設(shè)備一般為精密空調(diào)，也可為普通空調(diào)配合濕度調(diào)控設(shè)備如加濕器、除濕器等，庫房在密閉條件下溫濕度的控制效果較為理想。張家港市檔案館建館時配置的庫房空調(diào)是艾默生精密空調(diào)，此精密空調(diào)有RS232/RS485通訊接口，通過數(shù)據(jù)采集器與精密空調(diào)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)對精密空調(diào)的回風(fēng)溫度、出風(fēng)溫度、濕度、空調(diào)運(yùn)行狀態(tài)、風(fēng)機(jī)運(yùn)行狀態(tài)、壓縮機(jī)運(yùn)行狀態(tài)等參數(shù)進(jìn)行動態(tài)監(jiān)測，實現(xiàn)空調(diào)的遠(yuǎn)程開關(guān)機(jī)。當(dāng)空調(diào)發(fā)生異?；虺^系統(tǒng)預(yù)設(shè)閾值時，系統(tǒng)也可通過Web端、APP、短信等方式及時告知管理員。

2.燈光控制

對庫房內(nèi)燈光狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)測，實現(xiàn)來人即開、無人即關(guān)。通過紅外人體感應(yīng)傳感器對燈光進(jìn)行控制，并上傳至物聯(lián)平臺，也可通過移動端或其他終端發(fā)送指令控制開關(guān)燈。

3.漏水監(jiān)測

庫房的精密空調(diào)的冷凝水管有可能出現(xiàn)漏水，或者夏季雷暴雨天氣庫房墻壁也可能滲水，這些都將威脅著庫房內(nèi)檔案的安全保管。在庫房墻壁下沿靠地面一圈及一些容易造成漏水的地點(diǎn)安裝定位式漏水監(jiān)測設(shè)備，一旦有水觸碰到漏水監(jiān)測繩，監(jiān)測繩通過數(shù)據(jù)采集器將信號傳輸?shù)轿锫?lián)網(wǎng)網(wǎng)關(guān)后上報物聯(lián)平臺，同時聯(lián)動視頻監(jiān)控設(shè)備準(zhǔn)確地反映漏水的具體位置，產(chǎn)生相關(guān)報警信息，及時通知有關(guān)人員排除險情。

4.檔案定位與盤點(diǎn)

RFID（無線射頻識別）是一項比較成熟的無線通訊技術(shù)，早在二次世界大戰(zhàn)時就有應(yīng)用。其原理是通過無線電信號識別特定目標(biāo)，一般由查詢器、應(yīng)答器和軟件系統(tǒng)三部分組成。查詢器一般可以固定，也可以設(shè)計成手持，應(yīng)答器一般就是RFID標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)存有唯一編碼特征的信息內(nèi)容，查詢器發(fā)出無線電波，標(biāo)簽被電波驅(qū)動發(fā)送出信息反饋，查詢器接收解讀并傳輸給軟件系統(tǒng)。

RFID標(biāo)簽技術(shù)有眾多優(yōu)勢，比如可批量識別，標(biāo)簽信息存儲空間較大，安全性、保密性也較好，所以此項技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)，尤其適合檔案、圖書、物流等行業(yè)。張家港市檔案館對約23萬卷件檔案粘貼了RFID標(biāo)簽，每個標(biāo)簽有唯一編碼，標(biāo)簽存儲了檔號、卷件目錄信息、保管特征信息，以供讀取識別。標(biāo)簽還存儲了防偽加密信息，提高了安全性能，在5米范圍內(nèi)能準(zhǔn)確批量識別。這樣在檔案出入庫環(huán)節(jié)、檔案庫房盤架、檔案清點(diǎn)時無需一卷卷檔案掃描，可通過RFID的查詢器直接得到檔案是否在庫或在架的信息。

圖4是應(yīng)用到電子標(biāo)簽的軟件結(jié)構(gòu)圖。中間件的軟件訪問接口功能包括信息讀取、信息寫入、信息清除。通過電子標(biāo)簽中間件，實現(xiàn)對粘貼電子標(biāo)簽館藏檔案的信息讀寫、出入庫管理等功能。

RFID的“多級標(biāo)簽管理法”可實現(xiàn)檔案的定位功能[3]。其基本的思想是按照檔案庫房、檔案密集架、密集架正反面、密集架層、密級架格、檔案盒、檔案卷件進(jìn)行RFID標(biāo)簽的分級標(biāo)識，按照標(biāo)簽層級順序，可以實現(xiàn)檔案卷件的精確定位。此方法也可推廣至檔案庫房盤架、檔案清點(diǎn)、檔案追溯等各類檔案庫房管理工作中。

對于批量盤點(diǎn)檔案的功能，張家港智慧檔案館是采用多級標(biāo)簽管理與自動盤庫系統(tǒng)配合的方式解決。盤點(diǎn)時，采用自跟隨盤庫車進(jìn)行庫房自動盤點(diǎn)，自跟隨車上機(jī)械手按程序設(shè)定路徑進(jìn)行來回掃描識別，發(fā)現(xiàn)位置錯亂的情況后記錄發(fā)送至管理平臺，并同時提示管理人員進(jìn)行糾錯調(diào)整。自動盤庫車搭載盤庫系統(tǒng)后全程自動盤庫，自動記錄，自動提醒。自動盤庫車結(jié)合相關(guān)人工智能技術(shù)、機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，下一步將更加完善。

5.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案館的應(yīng)用目前來說還不是特別廣泛，張家港智慧檔案館項目在文本數(shù)據(jù)挖掘方面做了一些探索。前期的數(shù)字檔案館建設(shè)實現(xiàn)了檔案資料的數(shù)字化，檔案實體的目錄基本以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形式保存在數(shù)據(jù)庫中，檔案全文信息目前基本以文件附件的形式放在數(shù)據(jù)庫外。張家港市檔案館對部分重要、使用頻繁的檔案全文附件進(jìn)行了OCR文字識別，文字信息存放在數(shù)據(jù)庫中，檔案館采用全文檢索技術(shù)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速檢索，也便于對數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容挖掘和整合處理。同時，在檔案館內(nèi)也存在大量的各類文件、統(tǒng)計報表、多媒體文件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，依靠單一的全文檢索技術(shù)已不能完全滿足要求。在智慧檔案館建設(shè)過程中，我們利用文本及多維化挖掘技術(shù)進(jìn)行了補(bǔ)充完善，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定條件自動對檔案進(jìn)行篩選和分類，并對篩選出來的檔案自動進(jìn)行摘要和相似度分析，將用戶感興趣的信息主動推送給利用者，從而達(dá)到知識發(fā)現(xiàn)的目的。圖7是張家港市檔案館利用第三方軟件對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘的應(yīng)用架構(gòu)。

文本及多維化挖掘軟件通過數(shù)據(jù)挖掘軟件的運(yùn)用，可在檔案庫中篩選、提取、整合出各類具有潛在價值利用的數(shù)據(jù)，提供給服務(wù)平臺進(jìn)行利用。

五、智慧檔案館建設(shè)實踐探索中的困難與阻力

張家港智慧檔案館建設(shè)目前已基本完成，在建設(shè)過程中也遇到思想、資金、技術(shù)、人才、業(yè)務(wù)習(xí)慣等各種困難和阻力。首先，智慧檔案館是新生事物，人們在思想上有時還不太接受，在資金落實、項目實施運(yùn)行過程中遇到的阻力較大。管理、決策層的領(lǐng)導(dǎo)可能認(rèn)為建設(shè)項目不迫切，不批建設(shè)資金。其次，局館操作人員認(rèn)為只要維持好日常工作，搞這些嘗試沒有必要，在項目執(zhí)行過程中有時存在不配合、不主動、敷衍的情況。再次，智慧檔案館建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，涉及的技術(shù)都比較前沿，各項技術(shù)緊密結(jié)合，互相協(xié)作，而檔案館在這方面人才不多，對第三方的依賴性較強(qiáng)。另外，項目完成后，需要對涉及的軟硬件進(jìn)行日常維護(hù)，如不維護(hù)的話，傳感器件、通訊網(wǎng)絡(luò)經(jīng)常會出問題，這方面，檔案局館人員的技術(shù)、精力明顯力不從心。

筆者認(rèn)為，要破解上述的困難和阻力。在思想上，檔案人必須改變傳統(tǒng)保守的舊習(xí)，主動融入智慧城市建設(shè)中去，加大資金爭取力度，拒絕檔案部門被邊緣化；執(zhí)行層面上，建設(shè)智慧檔案館需要建立一套完整的組織體系，局館主要領(lǐng)導(dǎo)任負(fù)責(zé)人，強(qiáng)化項目的實施、管理力度，鼓勵和要求業(yè)務(wù)人員參與建設(shè)，將日常業(yè)務(wù)工作放在智慧檔案平臺上進(jìn)行，多提改進(jìn)意見，不斷對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化完善；加大信息化人員的培訓(xùn)力度，延展技術(shù)人員知識的廣度和深度，建立起一支業(yè)務(wù)水平高、運(yùn)作能力強(qiáng)的隊伍；另外還需配備專項資金支持設(shè)備日常管理維護(hù)，建立管理維護(hù)制度，不折不扣地按照管理制度執(zhí)行，對出現(xiàn)的軟硬件故障及時進(jìn)行報修維護(hù)，保障智慧檔案管理平臺的正常運(yùn)行。

過去未去，未來已來。面對飛速發(fā)展的技術(shù)，政府和社會對檔案部門已提出了更高的要求，智慧檔案館建設(shè)是滿足各方需求的必經(jīng)之路，也是檔案館現(xiàn)代化建設(shè)的趨勢，檔案人必須主動作為，努力提高自己的思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)水平，跟上時代步伐，開創(chuàng)一個檔案管理現(xiàn)代化、智慧化的全新局面。

*本文為國家檔案局科技項目“基于智慧云的檔案館管理體系研究”（項目編號：2017-3-21）的研究成果之一。

參考文獻(xiàn)

[1]楊來青，李大鵬.智慧檔案館功能及體系結(jié)構(gòu)[J].中國檔案，2015（7）：59-61.

[2]國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所.JGJ 25-2010檔案館建筑設(shè)計規(guī)范[S].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2010.

[3]劉镕暢，劉永，邱義芝.多級標(biāo)簽管理法[P].發(fā)明專利權(quán)利申請書.