邢世明

隨著社會(huì)發(fā)展，城市建設(shè)力度不斷加大，城市大規(guī)模的改建擴(kuò)增，從而產(chǎn)生了大量的城建檔案。城建檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到城市的運(yùn)行與發(fā)展。目前城建檔案管理成為保障城市建設(shè)的基礎(chǔ)，如何更好的加強(qiáng)城建檔案管理，更好地為新型城鎮(zhèn)化建設(shè)做貢獻(xiàn)，現(xiàn)已成為城建工程建設(shè)和管理單位高度關(guān)注的問(wèn)題。此外，城建建設(shè)管理者也對(duì)如何進(jìn)行合理、科學(xué)、全方位的城市建設(shè)，努力提高城市的城建功能，發(fā)揮城市在空間使用的最大功能，做出了一系列的規(guī)劃設(shè)計(jì)。

一、存在的問(wèn)題

（一）檔案硬件設(shè)施不先進(jìn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理的很多方面都應(yīng)用于此，但是僅僅只有一小部分部門(mén)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案的歸類與整理，絕大部分城建部門(mén)還是采用傳統(tǒng)的手工整理，這樣一來(lái)，檔案整理的進(jìn)度慢，信息量小，保密工作差，搜索內(nèi)容方面也比較困難繁瑣，從而對(duì)檔案管理產(chǎn)生不利影響。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理工作就是與大量的文件打交道，工作單一，略顯枯燥乏味，這樣一來(lái)會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員沒(méi)有興趣，工作疲倦，進(jìn)而會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生厭煩的心理，導(dǎo)致工作效率急劇下降，整理檔案出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤。檔案管理工作本身需要檔案管理人員認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度及工作方式，但是大部分管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門(mén)的訓(xùn)練，對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作缺乏了解，再加上對(duì)檔案管理不夠重視，忽視這項(xiàng)工作，致使現(xiàn)在的工作狀態(tài)已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

二、檔案管理對(duì)城建建設(shè)的作用

（一）城建管理科學(xué)化，明細(xì)化

城市建設(shè)有其自身的特性，檔案管理工作也如此。從文件的搜集、形成、整理與審核到最后歸檔與移交，整個(gè)環(huán)節(jié)都需要設(shè)計(jì)、監(jiān)理、采購(gòu)部門(mén)等單位之間密切協(xié)作配合。因此，明確各部門(mén)之間的職責(zé)，保持各環(huán)節(jié)的有效銜接，是做好城建檔案工作的基本保障。每個(gè)工程項(xiàng)目管理部門(mén)都設(shè)有專職檔案員，負(fù)責(zé)該項(xiàng)工程的檔案工作，檔案室則負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目管理部門(mén)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促和檢查。檔案管理工作的加強(qiáng)，使得城建建設(shè)更加科學(xué)化，明細(xì)化，解決了城建工程檔案編制工作不到位的問(wèn)題。

（二）促進(jìn)城市化的發(fā)展

加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，進(jìn)而對(duì)檔案管理情況充分了解，及時(shí)做好文件的收集和相關(guān)文檔的修改工作，以保證檔案管理文檔能夠與城建管理實(shí)際狀況相符。同時(shí)，良好的檔案管理能夠保持城建工程檔案的完整化、系統(tǒng)化、信息化，在促進(jìn)檔案完整化的同時(shí)，能更好的比較并作出修改，進(jìn)而更好地促進(jìn)了城市建設(shè)，推動(dòng)了城市化的發(fā)展。

三、改善城建檔案管理的措施

（一）提高城建檔案管理人員素質(zhì)

重新審視現(xiàn)有的管理模式，取其精華棄其糟粕，完善相應(yīng)的管理體系，進(jìn)行合理的規(guī)劃，加強(qiáng)管理與改善，減少因管理不善導(dǎo)致的問(wèn)題。首先提高管理人員素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能、法律意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)等，開(kāi)展專項(xiàng)教育課程，每周定時(shí)定點(diǎn)的培訓(xùn)，用于提高管理人員能力，培養(yǎng)管理人員的意識(shí)和作風(fēng)，確保所整理文檔的合格性，同時(shí)管理人員也應(yīng)學(xué)習(xí)文檔的分類與處理，進(jìn)行文檔管理，從而明確各管理人員的分工，以便完善城建檔案管理體系。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制，提高檔案管理水平

無(wú)規(guī)矩不成方圓，體制與機(jī)制是建設(shè)一個(gè)國(guó)家的基礎(chǔ)與保障，同樣在城建管理水平方面發(fā)揮著極其重要的作用，因此加強(qiáng)管理的首要前提是要建立良好的體制與機(jī)制，正所謂“團(tuán)結(jié)就是力量”，一個(gè)項(xiàng)目的完成不可能是一個(gè)人努力的結(jié)果，它需要參與人員的共同努力，當(dāng)然城建檔案管理工作也不例外。整個(gè)項(xiàng)目中文件復(fù)雜繁瑣難懂，所以對(duì)于文件收集、整理、審核與歸檔等諸多環(huán)節(jié)的工作都需要各單位與各管理人員的相互配合才能完成，文檔管理中缺少任何一個(gè)環(huán)節(jié)的工作都會(huì)影響文檔的完整性。因此，為了提高檔案的管理水平需要各個(gè)部門(mén)和單位的相互了解，相互信任并且能夠在工作中完美配合，才能使檔案管理的機(jī)制和體制不斷完善，不斷提高檔案管理水平。為此，要設(shè)立專門(mén)的檔案管理人員負(fù)責(zé)該管理部門(mén)的工作，監(jiān)督各項(xiàng)工作認(rèn)真落實(shí)到各個(gè)單位，這樣才能使檔案整理管理工作成為可能，而且通過(guò)這種管理模式，獲得了非常準(zhǔn)確的檔案資料。可見(jiàn)，建立健全檔案管理機(jī)制利于檔案管理工作效率的提高。

（三）促進(jìn)城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

提高城建檔案管理水平的重要前提是建立標(biāo)準(zhǔn)化的城建檔案，這同樣也是國(guó)家對(duì)城建檔案提出的標(biāo)準(zhǔn)要求?？梢?jiàn)，保證城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是城建建設(shè)過(guò)程中所必須的。所以為了使城建檔案的作用發(fā)揮到極致，城建檔案管理人員應(yīng)該在對(duì)檔案整理的過(guò)程中嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件檔案管理規(guī)范》中的具體規(guī)定執(zhí)行，從而確保城建檔案的管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，成為城建建設(shè)的保障。

（四）實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化，自動(dòng)化

隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，辦公條件不斷改善，對(duì)于城建檔案的管理工作也應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)。如果可以將重要的文件信息，以及紙張上的文字信息輸入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，這樣可以減少紙張的使用，降低紙質(zhì)檔案的經(jīng)濟(jì)成本。另一方面，可以從網(wǎng)上快速查詢到所要查詢的的檔案文件，節(jié)約了時(shí)間。因此，城建檔案管理的信息化，可以使檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單，更加精確，使檔案人員的工作效率和水平成為自然，從而促進(jìn)城建建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，城市化大幅度的出現(xiàn)，城建檔案管理工作在城市建設(shè)中的作用越來(lái)越明顯。因此，我們?cè)诓粩嗉訌?qiáng)檔案管理工作的過(guò)程中，要堅(jiān)持走可持續(xù)發(fā)展道路，踐行科學(xué)發(fā)展觀，建立并積極落實(shí)符合我國(guó)國(guó)情并適合城建檔案管理體系的管理制度，在大環(huán)境下對(duì)城建檔案管理保持足夠的信心和強(qiáng)烈的責(zé)任感，保證檔案管理工作的快速發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理，為城市建設(shè)更好地發(fā)展做好服務(wù)。

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