白玉方

摘 ?要：本文針對人事檔案管理中存在的檔案管理方法較為落后、人事檔案管理制度不靈活的問題進行分析，針對這些問題闡述采用先進的檔案管理方法、建立靈活的人事檔案管理體系、嚴格管理人事檔案，提高人員綜合素養(yǎng)的方法。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;人事檔案管理

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會經(jīng)濟化進程的加快，人力資源管理容易受到社會各種因素的影響。同時，人事檔案管理對于人力資源管理有很重要的影響，二者相互影響，相互關(guān)聯(lián)，人力資源管理的質(zhì)量影響著人事檔案管理的工作進程，人事檔案要隨著人力資源的不斷變動而進行隨時的調(diào)整。在信息技術(shù)發(fā)達的當今社會，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的潮流，對于人事檔案管理的創(chuàng)新研究是時代發(fā)展的必然趨勢。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問題

1、.檔案管理方法較為落后

隨著時代的發(fā)展，大部分的企業(yè)并沒有先進的人事檔案管理辦法，其工作效率低，并且不能適應(yīng)時代發(fā)展的潮流。大部分的企事業(yè)單位對于人事檔案管理的作用并沒有足夠的認識，造成人事檔案管理具有一定的問題，而且沒有先進的檔案管理技術(shù)，同時檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后且不完善，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理方法。另外，小部分企事業(yè)單位甚至都沒有設(shè)置人事檔案管理部門，由他人進行兼職人事工作，嚴重降低了人事檔案管理的工作效率。因此，造假人事檔案的現(xiàn)象時常發(fā)生，人事檔案不具有真實性，并且工作效率不高，也降低了企事業(yè)單位的經(jīng)濟效益。

2.人事檔案管理制度不靈活

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，企事業(yè)單位對于用人的要求隨之增高，同樣薪資也隨之增加，因此，傳統(tǒng)的人事檔案記錄方式已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的需求。企事業(yè)單位在選取人才時，特別注重其實踐能力和個人品質(zhì)，對于員工之前的工作經(jīng)驗并不是特別的注重，制約企事業(yè)單位與員工關(guān)系的是勞動合同而并非人事檔案。在合同生效的過程中，員工履行了合同的每項義務(wù)，在員工離職時，企事業(yè)單位也需要履行其合同內(nèi)的各項義務(wù)，由員工自主選擇留下或者離開。隨著中小型企業(yè)的不斷增多，社會對于人才的需求競爭也逐漸激烈，很多員工為了發(fā)展，會在別的公司拋來橄榔枝的同時選擇跳槽，但是其原本公司在對待人才離職時，大部分企業(yè)會選擇不配合，因此，就會產(chǎn)生檔案造假、或放棄檔案的情況發(fā)生。同時，中小型企業(yè)的人才流動較為頻繁，并不能充分發(fā)揮出人事檔案管理制度體系的最大作用。

3.人事檔案信息具有一定的片面性

現(xiàn)如今，部分企業(yè)內(nèi)的人事檔案資料都較為程序化，企業(yè)員工的人事檔案信息大都顯示為優(yōu)勢的內(nèi)容，沒有關(guān)于錯誤、失誤的內(nèi)容，因此，人事檔案信息具有一定的片面性，導(dǎo)致企業(yè)對于員工的理解也較為片面。此外，部分企業(yè)中的人事檔案管理因為沒有專門的管理部門，就會導(dǎo)致員工個人信息的重復(fù)或缺失的情況，人事檔案信息缺乏相對準確性。此種情況在當前大部分企業(yè)普遍存在，嚴重阻礙了人力資源管理工作的進展。

二、人力資源管理對人事檔案管理創(chuàng)新的方法

1.采用先進的檔案管理方法

由于時代的不斷進步，人才崗位也出現(xiàn)了多元化，企事業(yè)單位對于用人的要求也隨之提升。人力資源在對于企事業(yè)單位的人才進行管理過程中，要注意將不同種類的員工進行區(qū)分管理，明確不同崗位員工的工作職能，根據(jù)崗位的實際工作職能，制定完善的員工培養(yǎng)制度體系，從而激發(fā)員工的工作積極性，進而吸引更為優(yōu)秀的員工加入企業(yè)。企業(yè)在完善人事檔案管理制度后，也要注意對人力資源員工進行培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。同時，企事業(yè)單位根據(jù)自身的發(fā)展情況融入先進的信息技術(shù)，建立適合自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案管理具有真實性，便于日后的檔案查找與統(tǒng)計、充分發(fā)揮人事檔案管理對于人力資源管理的重要作用。2.建立靈活的人事檔案管理體系

為了能夠使人力資源管理工作更好地開展，就要建立健全靈活的人事檔案管理體系，充分發(fā)揮出人事檔案管理對于人力資源管理的重要作用。因此，就需要人事檔案管理人員具備一定的專業(yè)性，定期對人事檔案管理人員進行專業(yè)職能的考核，還可以實行根據(jù)考核結(jié)果來決定管理人員的工資情況，充分調(diào)動人事檔案管理人員的工作積極性，建立完善的獎懲制度。同時，人事檔案管理人員要注意收集員工對于企業(yè)的貢獻。并且，還需要注意員工檔案的真實性，防止造假檔案情況的產(chǎn)生，定期的對檔案進行篩選管理，將過期信息進行刪除，減少管理人員的工作量，從而提高工作效率。除此之外，人事檔案管理方法還需要注意與時俱進，進而更好的促進企事業(yè)單位的發(fā)展。

3.嚴格管理人事檔案，提高人員綜合素養(yǎng)

人事檔案管理不僅僅只是管理員工信息與查閱員工信息，還要注意對于員工的信息進行保密，避免出現(xiàn)售賣人事檔案現(xiàn)象的發(fā)生，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用，從而增加員工對于企事業(yè)單位的信任，激發(fā)員工的工作積極性，促進企事業(yè)單位在市場競爭激烈的潮流中，能夠更好的發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，企事業(yè)單位對于人力資源管理也逐漸重視，人力檔案管理人員因此也需要具備一定的專業(yè)職能。、

4.細化人事檔案管理工作

在企業(yè)發(fā)展的過程中，應(yīng)該重視人事檔案管理工作的進行，將人力資源管理同人事檔案管理二者相結(jié)合，相輔相成，將人事檔案管理的發(fā)展趨向全面性、客觀性，豐富企業(yè)員工的人事檔案信息，使人事檔案充分體現(xiàn)出企業(yè)員工工作發(fā)展的真實情況，能夠使企業(yè)對員工做出更全面的評價，進而分析出企業(yè)對于人力資源的需求。同時，還應(yīng)該注意對人事檔案的分類管理，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的情況，科學(xué)合理的進行劃分種類，摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理方法。

結(jié)束語

企事業(yè)單位為了更好地發(fā)展，要不斷地對人事檔案進行創(chuàng)新和研究，制定適合自身發(fā)展的人事檔案管理制度體系，最大程度的發(fā)揮出人事檔案管理的作用。