山其君，周力

中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)院 器材處，北京 100730

引言

醫(yī)院資源規(guī)劃（Hospital Resource Planning，HRP）系統(tǒng)是醫(yī)院融合現(xiàn)代化管理理念和流程，支持整體運(yùn)營(yíng)管理功能的統(tǒng)一高效、信息共享的醫(yī)院資源管理系統(tǒng)平臺(tái)，是實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、科學(xué)化績(jī)效評(píng)價(jià)和決策支持的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)[1-2]。

我院依托HRP 系統(tǒng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院固定資產(chǎn)的全生命周期管理，是構(gòu)建固定資產(chǎn)精細(xì)化管理的核心，是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理的基礎(chǔ)，有助于推進(jìn)醫(yī)院接軌國(guó)際管理水平，推動(dòng)固定資產(chǎn)管理進(jìn)一步發(fā)展[3-8]。其規(guī)劃架構(gòu)總結(jié)管理成效，提出問(wèn)題和解決方法，融合了醫(yī)院相關(guān)管理制度和流程，在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)全生命周期各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)采集和記錄，順應(yīng)醫(yī)院精細(xì)化、科學(xué)化管理目標(biāo)[9-13]。醫(yī)院固定資產(chǎn)管理范圍主要包括房屋及建筑物、專用設(shè)備、通用設(shè)備和其他固定資產(chǎn)，其中專用設(shè)備是本文論著的主體，包括能夠單獨(dú)使用的醫(yī)療設(shè)備，通用設(shè)備包括信息設(shè)備、家具家電、后勤、保衛(wèi)設(shè)備等。

1 研究?jī)?nèi)容

1.1 管理目標(biāo)

管理目標(biāo)主要有三個(gè)方面：① 實(shí)現(xiàn)全流程管理，醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理包括申請(qǐng)、合同、采購(gòu)、驗(yàn)收、上賬、維護(hù)、維修、維保、盤(pán)點(diǎn)、計(jì)量、報(bào)廢等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理流程規(guī)范化[14-15]；② 建立唯一編碼管理體系，設(shè)備上賬后生成唯一編碼，按編碼索引全生命周期管理信息[16]；③ 完善風(fēng)險(xiǎn)追溯管理，消除設(shè)備全生命周期管理記錄不完整和資質(zhì)證件管理的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 流程再造

原有醫(yī)療設(shè)備管理信息系統(tǒng)，僅能支持設(shè)備申請(qǐng)、維修、報(bào)廢管理功能，不能記錄設(shè)備全生命周期信息，并且不支持在同一界面查看設(shè)備維修、報(bào)廢信息數(shù)據(jù)，因此不能滿足現(xiàn)有全生命周期管理目標(biāo)。在梳理管理要求和業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，HRP 系統(tǒng)的規(guī)劃進(jìn)行了管理流程再造，構(gòu)建了數(shù)據(jù)完整、運(yùn)行穩(wěn)定、規(guī)范管理的醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)。

（1）醫(yī)療設(shè)備的申請(qǐng)、采購(gòu)、驗(yàn)收、上賬在HRP 院內(nèi)采購(gòu)管理（HRP-USC）系統(tǒng)完成，合同簽署在合同管理系統(tǒng)中完成，采購(gòu)環(huán)節(jié)在院內(nèi)采購(gòu)管理系統(tǒng)和供應(yīng)商平臺(tái)（HRP-PM）由采購(gòu)員和供應(yīng)商共同完成。固定資產(chǎn)上賬后的環(huán)節(jié)在HRP-PM 系統(tǒng)中完成，按照唯一院內(nèi)設(shè)備編碼進(jìn)行索引和管理，選中任意一條固定資產(chǎn)，不僅能夠查詢到其臺(tái)賬信息，而且能夠查詢到其在使用過(guò)程中歷次維護(hù)、維修、維保、計(jì)量直至報(bào)廢的信息。醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理在信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)示意圖，見(jiàn)圖1。

圖1 醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理在信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)示意圖

（2）醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理數(shù)據(jù)具有準(zhǔn)確性、完整性、一致性、唯一性的特點(diǎn)。準(zhǔn)確性是指每一個(gè)環(huán)節(jié)均由至少兩人審核確認(rèn)，有效保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；完整性通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置的必填選項(xiàng)進(jìn)行校驗(yàn)，如有字段沒(méi)有填寫(xiě)，不能提交通過(guò)；醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)在各個(gè)環(huán)節(jié)中進(jìn)行補(bǔ)充完善，字段內(nèi)容不斷增加，沒(méi)有修改過(guò)程，因而確保一致性；醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)通過(guò)唯一編碼進(jìn)行查詢，是醫(yī)療設(shè)備在系統(tǒng)中的唯一身份識(shí)別碼。

（3）數(shù)據(jù)多元化。原有醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)臺(tái)賬信息包括15 個(gè)基礎(chǔ)字段，僅能記錄結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)?；贖RP 系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備管理，醫(yī)療設(shè)備臺(tái)賬包括52 個(gè)字段信息，記錄結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，能夠承載融合多媒體數(shù)據(jù)，例如不同格式文檔、圖片等。原有醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)與基于HRP 系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)對(duì)比表，見(jiàn)表1。HRP 系統(tǒng)在驗(yàn)收環(huán)節(jié)需要核對(duì)使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證，在上賬環(huán)節(jié)需要核對(duì)醫(yī)療設(shè)備注冊(cè)證信息和附件、大型設(shè)備配置證信息和附件，以及首檢計(jì)量證書(shū)附件。系統(tǒng)支持在表中基本信息的基礎(chǔ)上，記錄使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證、注冊(cè)證、配置證和計(jì)量證書(shū)等附件的數(shù)據(jù)信息。

（4）原有醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)在不同功能模塊界面，僅能查詢?cè)摴δ芟碌臉I(yè)務(wù)記錄，不支持其他功能業(yè)務(wù)記錄查詢。基于HRP 系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠通過(guò)資產(chǎn)臺(tái)賬查詢?cè)撡Y產(chǎn)的基礎(chǔ)購(gòu)置信息、維修記錄、預(yù)防性維護(hù)記錄等，方便使用者查詢，提高系統(tǒng)操作效率，實(shí)現(xiàn)多層次、智能化的數(shù)據(jù)查詢方法。

（5）設(shè)備租賃管理模式有效提高設(shè)備利用率，是被廣泛采用的設(shè)備管理模式。租賃實(shí)際工作中遇到的場(chǎng)景也在HRP 系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)充分考慮，例如設(shè)備租賃期內(nèi)發(fā)送設(shè)備損壞需更換備件，備件成本由租賃科室承擔(dān)，如科室無(wú)相同設(shè)備則無(wú)法發(fā)起維修流程。HRP 系統(tǒng)設(shè)備發(fā)生租賃時(shí)，該設(shè)備在租賃期內(nèi)作為租賃科室的設(shè)備，可以發(fā)起維修業(yè)務(wù)，也方便租賃科室查詢?cè)O(shè)備相關(guān)信息。HRP 系統(tǒng)能夠生成選取時(shí)間段內(nèi)，不同種類設(shè)備的利用率統(tǒng)計(jì)報(bào)表，方便查詢和調(diào)配。

1.3 醫(yī)療設(shè)備主數(shù)據(jù)管理設(shè)計(jì)

（1）供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。供應(yīng)商信息以主數(shù)據(jù)形式在系統(tǒng)中進(jìn)行管理，供應(yīng)商接收授權(quán)碼進(jìn)行注冊(cè)，在供應(yīng)商平臺(tái)系統(tǒng)維護(hù)信息。供應(yīng)商需維護(hù)資質(zhì)信息，包括公司名稱、供應(yīng)商業(yè)務(wù)類型、地址、聯(lián)系人等基礎(chǔ)信息，稅號(hào)、開(kāi)戶行和賬號(hào)等銀行信息，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品注冊(cè)證、授權(quán)證書(shū)等資質(zhì)信息，審批通過(guò)后才能正式進(jìn)行操作[10]。供應(yīng)商參與采購(gòu)環(huán)節(jié)，在供應(yīng)商平臺(tái)系統(tǒng)在處理采購(gòu)訂單。在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，供應(yīng)商維護(hù)其供貨的固定資產(chǎn)的序列號(hào)、制造年份、制造月份、保修聯(lián)系人、保修聯(lián)系方式、設(shè)備功率等信息，并與產(chǎn)品注冊(cè)證進(jìn)行關(guān)聯(lián)，上傳使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證、計(jì)量證書(shū)等附件。供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品注冊(cè)證的資質(zhì)效期由系統(tǒng)進(jìn)行校驗(yàn)和效期管理。

（2）醫(yī)療設(shè)備名稱字典主數(shù)據(jù)。為方便查詢同類設(shè)備，應(yīng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行使用功能分類，醫(yī)療設(shè)備名稱采用主數(shù)據(jù)管理形式，對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行功能分類。每項(xiàng)醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)均按照財(cái)務(wù)要求以國(guó)標(biāo)10 碼進(jìn)行分類，實(shí)際工作中醫(yī)療設(shè)備名稱因采購(gòu)名稱而異，而設(shè)備分類名稱更加寬泛，以這兩個(gè)名稱難以快速篩選到一類醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備名稱字典主數(shù)據(jù)由設(shè)備資產(chǎn)管理員進(jìn)行管理和維護(hù)，在上賬環(huán)節(jié)進(jìn)行分類選擇。名稱字典主數(shù)據(jù)還包括醫(yī)療設(shè)備是否預(yù)防性維護(hù)、是否計(jì)量、是否租賃的字段信息，方便在醫(yī)療設(shè)備在維修環(huán)節(jié)中，報(bào)修信息在系統(tǒng)中自動(dòng)流轉(zhuǎn)到相應(yīng)維修工程師。

表1 原有系統(tǒng)和HRP系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備對(duì)比表

1.4 管理閉環(huán)

醫(yī)療設(shè)備臺(tái)賬字段的選取，充分考慮醫(yī)療設(shè)備在使用過(guò)程中可能使用到的信息，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與維護(hù)工作管理閉環(huán)聯(lián)動(dòng)。實(shí)際工作中，醫(yī)療設(shè)備的維修相關(guān)信息在紙質(zhì)檔案中記錄，查詢過(guò)程繁瑣復(fù)雜，工作效率低。在HRP 系統(tǒng)規(guī)劃過(guò)程中，充分考慮實(shí)際工作需要，在臺(tái)賬信息中增加保修聯(lián)系人和聯(lián)系方式字段，方便維修環(huán)節(jié)工作。此外，食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)的檢查通常按照產(chǎn)品注冊(cè)信息進(jìn)行索引，在醫(yī)療設(shè)備臺(tái)賬信息中增加產(chǎn)品注冊(cè)證名稱和產(chǎn)品注冊(cè)證號(hào)字段，方便檢查和產(chǎn)品召回。

2 效果與展望

基于HRP 系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上大大提升了管理的精細(xì)度，采用主數(shù)據(jù)管理模式實(shí)施科學(xué)管理?；贖RP 系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備全流程管理完整記錄了醫(yī)療設(shè)備在各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)了管理重心前移的目標(biāo)，并貫徹了閉環(huán)管理理念，提升了管理效果。原有系統(tǒng)和HRP 系統(tǒng)管理效果對(duì)比，見(jiàn)表2。

醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理實(shí)踐中，梳理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程遇到的問(wèn)題，進(jìn)行分析并提出可行的解決建議。

（1）流程再造與制度修訂的相互補(bǔ)充。制度化、科學(xué)化、規(guī)范化的流程是精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。HRP 系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施是將管理理念與業(yè)務(wù)流程信息化的過(guò)程，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備精細(xì)化管理的技術(shù)工具。流程再造過(guò)程中出現(xiàn)的新崗位、新流程，需要制度逐步完善，確保系統(tǒng)管理效能。

表2 原有系統(tǒng)和HRP系統(tǒng)管理效果對(duì)比表

（2）在設(shè)備全流程管理實(shí)踐中，部分崗位工作量不僅沒(méi)有減少反而增加了。更加精細(xì)的管理顆粒度、完整細(xì)致的審核要求導(dǎo)致信息錄入工作量增加。合理調(diào)整崗位人力資源配置可緩解工作壓力。

（3）員工和供應(yīng)商固化的工作模式和思維習(xí)慣為新系統(tǒng)的實(shí)施帶來(lái)阻力。原有操作系統(tǒng)、工作內(nèi)容發(fā)生改變，部分系統(tǒng)使用者產(chǎn)生消極情緒。建議在新系統(tǒng)測(cè)試時(shí)，發(fā)動(dòng)使用者提出改進(jìn)意見(jiàn)，調(diào)動(dòng)其積極性；在系統(tǒng)上線使用前進(jìn)行操作培訓(xùn)，幫助其提高適應(yīng)性。

HRP 系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備管理功能的逐步完善和功能發(fā)展，需要與管理模型結(jié)合進(jìn)行分析計(jì)算，從大量數(shù)據(jù)的采集存儲(chǔ)到有用的設(shè)備管理數(shù)據(jù)，最終用于數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)。分析運(yùn)用系統(tǒng)中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，使其發(fā)揮更大作用，是現(xiàn)有管理思路的落地，也進(jìn)一步拓展精細(xì)化管理的縱深，探索成本效益為基礎(chǔ)的運(yùn)營(yíng)管理與預(yù)測(cè)模型下的決策制定。

3 總結(jié)

基于HRP 系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理模式，建立唯一編碼管理體系，支持全生命周期管理信息管理與查詢。HRP 系統(tǒng)在原有醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行流程再造，實(shí)施閉環(huán)管理，記錄設(shè)備從采購(gòu)至報(bào)廢各個(gè)環(huán)節(jié)的管理信息，為保障醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行安全提供可靠數(shù)據(jù)。HRP 系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備全生命周期信息化管理，提升管理精細(xì)程度，為設(shè)備運(yùn)營(yíng)與決策制定提供數(shù)據(jù)支持。