摘 要：推進城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險的檔案管理是為了更好的使得業(yè)務與檔案的和諧發(fā)展，這是辦公的基礎環(huán)節(jié)之一，也是為了提高管理水平得必經之路。就現(xiàn)在而言，現(xiàn)在的養(yǎng)老保險檔案還不夠完好，但隨著時間的推移，我們也面臨著一些檔案管理方面還未解決的問題與困惑。

關鍵詞：養(yǎng)老保險;檔案管理;服務水平

現(xiàn)階段我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務正在不斷的擴大，工作量也開始不斷的增多，這就使得各基層單位的養(yǎng)老保險檔案的管理內容擴大，給其工作形成了一定的難度。需要對這些問題進行研究，做好養(yǎng)老保險檔案的管理工作，對整體養(yǎng)老保險參保人員的權益進行保護，以此來提高我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險建設水平。

一、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理特點

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理有其自身的屬性，這種特性可以從以下幾個方面體現(xiàn)：第一，數(shù)量龐大。在養(yǎng)老保險制度不斷深入和改革的過程中，每年參加城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險之中的人數(shù)都在增加，導致養(yǎng)老保險檔案數(shù)量呈現(xiàn)出幾何式增長態(tài)勢;第二，變化動態(tài)。在事業(yè)單位內部，職員的個人職位、薪金水平和工作崗位是動態(tài)調整和變化的，伴隨而來的是養(yǎng)老保險檔案的變動和調整;第三，以人為本。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案在收集、整理和歸檔的過程中都是以人為對象來辦理的，因此在檔案管理過程中必須遵循人本原則，使得養(yǎng)老保險檔案管理最終能夠惠及到機關事業(yè)單位內部的每一個人。

二、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)存問題分析

目前來看，我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理還沒有從傳統(tǒng)管理模式之中解脫出來，呈現(xiàn)出較多的問題和弊端。

1.管理人員對于檔案的整理比較隨性

一般來說，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案都屬于比較機密的信息，所以，相關工作人員在對其進行整理時應該嚴格依照我國的法律條例。但是在實際的養(yǎng)老保險檔案的管理中，工作人員并沒有認真嚴格的去整理檔案，在整理檔案的過程中，缺乏一定的規(guī)范科學性。由于相關工作人員在整理過程中的疏忽，使得檔案沒有做好輕重的分類，這樣很不容易進行后續(xù)的管理工作，不僅容易造成養(yǎng)老保險檔案的丟失甚至還會阻礙其工作內容的開展。相關的工作人員要對檔案進行科學合理的整理，對其進行具有科學根據(jù)的編排，方便后續(xù)工作的進行，可以及時查找到所需的相關資料，不會使文件丟失，對于檔案的歸類描述也要盡可能的清晰，降低查找資料的難度。

2.管理人員素質低下，綜合素質有待提升

大多數(shù)的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的管理人員會覺得自身的這份工作比較輕松，所以不會對其投入更多的精力，形成一種懶散的工作作風，這種工作作風直接影響了我國社保的建設質量。養(yǎng)老保險檔案管理人員綜合素質有待提升，一方面，一些領導人往往將工作重點放在了本職任務和工作上，認為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作不甚重要，養(yǎng)老保險檔案管理水平自然比較低，另一方面，檔案管理人員工作態(tài)度存在不嚴謹之處，檔案管理專業(yè)素養(yǎng)也存在較大提升空間，在歸檔和整理養(yǎng)老保險檔案資料時時常發(fā)生漏洞和疏忽。

3.相關檔案室的管理工作不夠細致

養(yǎng)老保險檔案管理標準性差，各個機關事業(yè)單位內部均按照自身工作需要制定養(yǎng)老保險檔案管理制度和要求，導致各單位的養(yǎng)老保險檔案管理一直缺乏統(tǒng)一的工作標準，出現(xiàn)各行其是、各自為政的工作局面。另外，受到近年來機關事業(yè)單位人員流動性增強的影響，養(yǎng)老保險檔案丟失的情況時有發(fā)生。

4.檔案管理電子信息化建設不足

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的海量與信息化建立是因為在當前檔案還沒有進行完整的立卷，組卷，檔案號的完成，電子信息化沒有廣泛利用，錯誤多。導致管理流程復雜而利用率不高的問題，安全性不高等其他多數(shù)問題。

5.利用率低

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作往往采取突擊整理模式，致使檔案管理分類混亂，檔案價值得不到充分挖掘。

三、改善城市居民養(yǎng)老保險的業(yè)務檔案管理的辦法

完善城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作，引導其逐步走上規(guī)范化和制度化道路是當前緊迫的任務。

1.健全檔案管理制度，進行檔案管理規(guī)范化建設

為了提升城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理整體的規(guī)范性和制度性，我們需要以檔案管理相關法律法規(guī)為基礎、以機關事業(yè)單位整體實際狀況為依據(jù)進行養(yǎng)老保險檔案管理制度的建設，通過制定規(guī)范化檔案管理流程和檔案管理辦法，將養(yǎng)老保險檔案的歸檔范圍、歸檔期限進行制度化規(guī)定，讓一些具有實用性的檔案能夠及時歸檔、存檔、利用和考察，使得養(yǎng)老保險檔案工作在整個機關事業(yè)單位內部規(guī)范開展。同時，機關事業(yè)單位內部還要注重檔案保密制度、檔案存檔制度、檔案分類制度的完善，使得養(yǎng)老保險檔案管理之中的每一個環(huán)節(jié)都處在安全、穩(wěn)定的環(huán)境之中，并有相應的管理制度作為保障。

2.提升檔案管理意識，加強檔案的業(yè)務規(guī)范

檔案管理水平的提升離不開檔案建設規(guī)范化：各司其職的原則，采取檔案工作的日常由經辦人員來進行整理規(guī)范;做好檔案的分工統(tǒng)計與統(tǒng)籌工作;采取相應的評分制度，對業(yè)務的檔案進行分類整理歸檔評分制度;落實工作人員的專業(yè)化培訓，提升專業(yè)化程度，增強專業(yè)技能;最重要的是要完善一系列的檔案管理制度，做到落實檔案的移交、查閱、利用、銷毀等一系列問題的完善與改革。

3.加強檔案管理人員培訓，提升檔案管理人員專業(yè)化水平

在所有檔案進行分類管理的同時最重要的的參與者就是我們人的參與管理。所以，只有增強檔案管理人員的專業(yè)化，按照季度或者月度對檔案管理人員進行定期提升專業(yè)化的技能，參加相關的職業(yè)技術資格考試，取得相應的技能證書，并嚴格的按照要求去進行相關繼續(xù)培訓的功能，更重要的是要學會與所有檔案室之間的人員多進行交流與互動。首先，聘請高校在檔案管理上具有深厚理論基礎的教授和具有豐富檔案管理經驗的專家進行課程培訓和講授，引導檔案管理人員掌握先進的檔案管理工具和深厚的、前沿的檔案管理理論知識;其次，為檔案管理人員爭取去省、市檔案局進行專業(yè)培訓的機會，讓檔案管理人員的工作理念和知識體系得到及時更新;再次，要結合機關事業(yè)單位自身情況進行檔案培訓計劃的制定，組織養(yǎng)老保險檔案管理人員進行知識學習、軟件操作學習。

4.創(chuàng)新檔案管理方式，加強信息化檔案的建設與管理

（1）按照流水線將工作的每個組成部分分工明確，流程規(guī)范，每個組成部分相互關聯(lián)，密不可分，只有在工作中相互磨合與規(guī)范的操作才能使得工作的效率得到提高。

（2）紙質檔案通過數(shù)據(jù)庫技術、高速掃描技術等，把紙質檔案進行數(shù)字化管理。將檔案分別歸類編號，用PDF或者其他格式存儲到電子設備中，利用先進的電子技術，建立檔案數(shù)據(jù)庫并加以電子數(shù)據(jù)備份和電子數(shù)據(jù)的維護。

（3）在將電子數(shù)據(jù)進行儲存是可以采用電子化編碼技術，在將檔案歸類之后，能自動生成檔案號等其他相關數(shù)據(jù)之后將這些數(shù)據(jù)打印粘貼至案卷封面，并生成電子檔案進行儲存。

5.提高城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的利用率

我們做的檔案工作的所有目的都是為了提高檔案的利用率，檔案的利用率是為了能夠可持續(xù)的將檔案工作進行管理。一般采用以下幾種方法來提高檔案的利用率：一檔案是記錄人一生的重要跟蹤依據(jù)，其目的是為了能夠更好的服務人類，保障人類一生的合法權益，所以我們應當讓所有參加申報的人員都知道，檔案是能夠通過查詢來對自身的權益進行維護的存在，比如當我們參保人員的個人信息輸入有誤的時候，可以通過查詢檔案對錯誤的個人信息進行修改。從而達到提高檔案利用率的效果。二是在建立規(guī)范的檔案管理之后，要落實借閱和移交的登記手續(xù)辦理，檔案查閱利用都應該對檔案進行備份，這些都應該由工作人員進行辦理，并對來歸還檔案的人員負責填寫《業(yè)務檔案利用登記單》。

總之，隨著我國經濟不斷發(fā)展和人民生活水平不斷提高，人口老齡化問題已經日益嚴重。因此城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案信息的管理也要及時跟進，確保不落后于時代發(fā)展，不對人民利益造成損害。

作者簡介：

韋克艷（1976--）女，廣西省來賓市興賓區(qū)人，來賓市興賓區(qū)陶鄧鎮(zhèn)社會保障服務中心干部。