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中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）6-106-02

摘 要 隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，政府單位需要將檔案不斷轉(zhuǎn)變?yōu)檎畣挝恢R(shí)，以更好地促進(jìn)知識(shí)共享與傳播，進(jìn)而提高組織知識(shí)創(chuàng)新能力與核心競(jìng)爭(zhēng)力。本文以排水管理所檔案管理為例，闡述了以知識(shí)管理為導(dǎo)向的政府單位電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的一些思考，希望對(duì)排水管理所檔案信息化建設(shè)方面提供一些有益的建議和參考。

關(guān)鍵詞 電子檔案管理系統(tǒng) 知識(shí)管理 系統(tǒng)集成 知識(shí)共享

檔案，實(shí)際上就是指人們通過各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)所直接、間接形成的，不同形式的且具有保存價(jià)值的記錄，其具有原始性的特征，簡(jiǎn)單來說就是第一手資料。通過檔案管理，能夠?qū)Σ煌问降馁Y料進(jìn)行分類、管理，并在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)ζ渲械男畔⑦M(jìn)行利用，發(fā)揮檔案的作用。由此能夠發(fā)現(xiàn)，檔案管理具有非常重要的地位，必須采用合理的、恰當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行管理。

一、檔案管理的重要地位

（一）反映單位發(fā)展實(shí)際

依據(jù)檔案的定義可以發(fā)現(xiàn)，信息是檔案管理的重點(diǎn)，檔案信息具有明顯的動(dòng)態(tài)性特征。就企事業(yè)單位來說，其要想得到穩(wěn)定的發(fā)展，并不斷提高自身的綜合能力，就需要重視檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。在企事業(yè)單位的檔案中，檔案可以將其自身的發(fā)展實(shí)際彰顯出來，如開業(yè)時(shí)間、經(jīng)營發(fā)展、策略調(diào)整、階段目標(biāo)、會(huì)議記錄、體系制定、人力資源等。由此能夠看出檔案管理與單位的發(fā)展有著密切的關(guān)系，無論是什么樣的工作內(nèi)容，都可以在檔案中獲得依據(jù)或者答案。因此，企事業(yè)可記錄檔案信息并從中反映單位的發(fā)展實(shí)際。

（二）幫助人員作出決策

檔案管理確實(shí)能夠反映單位的發(fā)展實(shí)際，其信息具有重要的作用，可以為決策人提供有價(jià)值的參考。例如：在單位的經(jīng)營發(fā)展中，決策人為了適應(yīng)市場(chǎng)的變化趨勢(shì)，想要對(duì)當(dāng)前的經(jīng)營戰(zhàn)略進(jìn)行合理的調(diào)整，在這一環(huán)節(jié)中，不能盲目作出決定，而是應(yīng)該對(duì)檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的分析，掌握以往戰(zhàn)略調(diào)整的內(nèi)容、意義，并總結(jié)當(dāng)前單位的現(xiàn)狀，從而作出更加合理的決策。實(shí)際上，合理的檔案管理可以保證信息的完整性，便于決策人隨時(shí)利用檔案信息，以此來保證決策的科學(xué)性、完善性，推動(dòng)政府單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。

二、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)工作

收集和整理是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，主要還是靠傳統(tǒng)的手工操作模式。收集要全面，整理要到位。首先，檔案收集工作是檔案管理工作的前提，決定文書檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮檔案作用的保證。歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整、精練準(zhǔn)確才能夠?yàn)閱挝坏母黜?xiàng)事務(wù)提供具有參考價(jià)值的材料。在一個(gè)單位的日常工作中，如會(huì)議紀(jì)要、通知告示和存檔記錄等都需要一一收集與歸檔。但實(shí)際中，檔案收集往往只注重一些領(lǐng)導(dǎo)的批示和重要的文件，而對(duì)于一般性文件和資料都不夠重視，造成了遺漏、損毀的現(xiàn)象。由此出現(xiàn)檔案資料收集不全面的問題，影響了單位正常工作的開展。檔案收集這項(xiàng)工作既繁瑣又常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度方可達(dá)到目的。檔案整理是指將工作活動(dòng)中形成的具有查考保存價(jià)值的文件材料進(jìn)一步條理化，進(jìn)行基本的分類、編排、制訂目錄、建立全宗等組成有序體系的過程。檔案整理要注重保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系；細(xì)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限。文件鑒定、分類、區(qū)分保管期限、檔案整理（拆釘、折疊、蓋歸檔章、編件號(hào)）、裝盒、打印目錄、排架。傳統(tǒng)的檔案文本裝訂準(zhǔn)確度不高，導(dǎo)致其利用率較低。檔案的鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等工作也是檔案的基礎(chǔ)工作，屬于檔案的實(shí)體管理層次。

三、政府單位電子檔案系統(tǒng)建設(shè)思路

排水管理所檔案作為政府單位重要信息資源的收集和匯總，是政府單位知識(shí)的歸納和凝練，政府單位需要借助新的信息化技術(shù)措施、新的管理模式，不斷拓展排水管理所檔案的整合范圍、加強(qiáng)政府單位知識(shí)的分析和整理，深化政府單位知識(shí)的共享和利用，使排水管理所檔案伴隨著政府單位知識(shí)管理層次的加深而呈現(xiàn)出新的價(jià)值。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，擴(kuò)展整合范圍

政府單位電子檔案系統(tǒng)是對(duì)政府單位經(jīng)營、黨政管理等文件材料進(jìn)行收集、保管和利用等，隨著政府單位信息化工作的不斷深入，政府單位各類應(yīng)用系統(tǒng)，如：ERP、OA等逐步投入使用，政府單位所產(chǎn)生的大量電子化、數(shù)字化文件是政府單位經(jīng)營活動(dòng)中重要的知識(shí)資源，需要通過電子檔案管理系統(tǒng)予以妥善保管和合理利用。同時(shí)，政府單位相關(guān)信息資源和知識(shí)資源在系統(tǒng)中大量存儲(chǔ)和應(yīng)用，又為排水管理所檔案管理提供了很好的轉(zhuǎn)型機(jī)遇，促使政府單位電子檔案管理系統(tǒng)具有很好的開放性，可與現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成、平滑數(shù)據(jù)共享和交換，以便對(duì)排水管理所檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，真正挖掘檔案中所蘊(yùn)涵的知識(shí)價(jià)值。以知識(shí)管理為導(dǎo)向的政府單位電子檔案管理系統(tǒng)，需要在建設(shè)之初進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使其不僅可以通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的方式有效整合政府單位內(nèi)部各方面信息資源，而且還可以對(duì)政府單位外部相關(guān)信息資源進(jìn)行整合，如各類政策法規(guī)、市場(chǎng)數(shù)據(jù)分析、業(yè)界動(dòng)態(tài)等，通過政府單位電子檔案系統(tǒng)對(duì)其真正有保存價(jià)值的信息進(jìn)行整理和歸檔保存，以便為政府單位生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策提供支撐服務(wù)。

（二）遵循標(biāo)準(zhǔn)，完善分類體系

政府單位電子檔案管理系統(tǒng)中關(guān)于信息資源的分類，一方面要遵循國家及行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照檔案的來源進(jìn)行分類。另一方面，政府單位電子檔案分類還要以知識(shí)單元為基礎(chǔ)，在原有按來源分類的基礎(chǔ)上，補(bǔ)充建立知識(shí)分類體系，以便用戶能夠高效地檢索到相應(yīng)的信息。因此，系統(tǒng)在建立之初就需要充分調(diào)研和評(píng)估公司（用戶）在知識(shí)檢索方面的需求，優(yōu)先建立常用知識(shí)模塊，在知識(shí)模塊中設(shè)置豐富的、且具有一定共性的關(guān)鍵知識(shí)點(diǎn)。例如，在貿(mào)易合同中，除可能設(shè)置合同的基本信息（如：檔號(hào)、合同名稱、金額、合同相對(duì)方、簽訂時(shí)間等關(guān)鍵信息）外，還可以設(shè)置合同內(nèi)關(guān)鍵條款、簽訂依據(jù)、支付方式，甚至合同背景知識(shí)等信息模塊，這些信息可通過人為的方式予以標(biāo)注，也可以通過一些智能算法進(jìn)行提取和學(xué)習(xí)。建立語義豐富的分類體系，將有助于用戶快速精準(zhǔn)地定位知識(shí)范圍，有利于知識(shí)的共享和利用。

（三）變被動(dòng)為主動(dòng)，提高共享服務(wù)能力

由于政府單位電子檔案在收集過程中要求完整性，往往導(dǎo)致知識(shí)的包裹性太強(qiáng)，不容易精準(zhǔn)獲取所需的內(nèi)容。以“知識(shí)服務(wù)”的方式來開發(fā)檔案資源，需要將包裹性強(qiáng)的知識(shí)打散，并利用類似標(biāo)簽或關(guān)鍵字的形式予以標(biāo)注，通過知識(shí)導(dǎo)航，知識(shí)咨詢、知識(shí)檢索等方式，主動(dòng)并精確地為用戶提供關(guān)鍵內(nèi)容，而不是提供給用戶一整本資料或一大段文字。當(dāng)然被打散的知識(shí)并不是完全的“碎片化”，而是要做到散而有型，即這些被打散的信息相互之間還是有關(guān)聯(lián)的。排水管理所檔案來源于政府單位實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營過程中，特別是政府單位中一些重要應(yīng)用系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、生產(chǎn)制造系統(tǒng)等，在獲取、整理這些應(yīng)用系統(tǒng)的電子資料的同時(shí)，也要以“知識(shí)服務(wù)”的方式來“反哺”各應(yīng)用系統(tǒng)的用戶，類似政府單位電子檔案知識(shí)的主動(dòng)服務(wù)方式，也可以應(yīng)用于其他應(yīng)用系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案知識(shí)的共享，而且為用戶提供了優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)。

（四）注重人才管理，提升工作者素質(zhì)

政府單位電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)是由多個(gè)部門、不同人員協(xié)同實(shí)現(xiàn)的過程，僅依靠信息化人員，或檔案工作人員是無法使系統(tǒng)發(fā)揮其真正的價(jià)值。首先，信息化建設(shè)人員必須對(duì)檔案工作，以及公司（對(duì)）業(yè)務(wù)非常熟悉，才有效組織電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施工作，同時(shí)運(yùn)維人員也要全程參與到系統(tǒng)建設(shè)過程中，了解其建設(shè)思路、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、使用規(guī)范等，以便在系統(tǒng)投入使用后，分析并處理電子檔案管理系統(tǒng)日常運(yùn)行過程中的基本問題。其次，檔案工作是一個(gè)專業(yè)性較強(qiáng)的工作崗位，檔案管理人員需接受專業(yè)化、先進(jìn)化的培訓(xùn)，往往檔案管理人員的能力與素質(zhì)直接決定著檔案系統(tǒng)的應(yīng)用效果。同時(shí)，檔案工作者應(yīng)能接受、理解為政府單位提供知識(shí)服務(wù)的模式，并主動(dòng)開展與知識(shí)管理相關(guān)的實(shí)踐活動(dòng)，不斷將自己從“保管員”向“知識(shí)提供者”進(jìn)行過渡，切實(shí)將知識(shí)管理這種全新的管理模式融入檔案管理中。

四、結(jié)語

檔案知識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)化、綜合化、知識(shí)化的過程，僅依靠應(yīng)用系統(tǒng)是無法完成這個(gè)復(fù)雜過程的，基于知識(shí)管理的政府單位電子檔案管理系統(tǒng)需要政府單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，需要檔案管理人員的專業(yè)能力、需要信息化人員的技術(shù)能力、需要政府單位員工的全體參與，更需要建立相應(yīng)的制度規(guī)范，才能使政府單位電子檔案管理系統(tǒng)邁向知識(shí)管理的臺(tái)階。將政府單位電子檔案管理系統(tǒng)以知識(shí)管理的方式進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)和運(yùn)行，是對(duì)傳統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新應(yīng)用，基于知識(shí)管理的政府單位電子檔案管理系統(tǒng)將有利于政府單位知識(shí)的收集、匯總和提煉，有利于政府單位知識(shí)的傳承和利用，有利于政府單位創(chuàng)新能力和核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

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