杜春黎
摘 要:新時(shí)期對(duì)職業(yè)院校的檔案管理工作提出了更高的要求,既要保證管理工作的質(zhì)量還要?jiǎng)?chuàng)新工作方式?,F(xiàn)階段職業(yè)院校檔案管理工作還存在著一些問(wèn)題,如工作人員管理意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)人員缺乏、檔案信息化不完善等,要想提高新時(shí)期職業(yè)院校的檔案管理工作,必須要與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新管理方式,本文通過(guò)分析存在的問(wèn)題,提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新建議希望對(duì)今后的檔案管理工作提供參考價(jià)值。
關(guān)鍵詞:新時(shí)期;職業(yè)院校;檔案管理
職業(yè)教育是我國(guó)教育體系中重要的一部分,隨著社會(huì)的發(fā)展對(duì)職業(yè)型人才的需求日益增加,職業(yè)教育越來(lái)越受社會(huì)認(rèn)可,而在職業(yè)院校中,對(duì)學(xué)生的檔案管理也是重中之重,新時(shí)期下做好職業(yè)院校的檔案管理工作,可以幫助學(xué)生記錄下成長(zhǎng)歷程,從學(xué)生入學(xué)開(kāi)始到畢業(yè)所有的檔案信息都會(huì)記錄在案,由于學(xué)生多每個(gè)人的情況都不一樣,檔案內(nèi)容也存在差異,所以新時(shí)期對(duì)職業(yè)院校的檔案管理工作提出了更高的要求。
1 高職院校檔案管理存在的問(wèn)題
1.1 檔案管理缺乏創(chuàng)新性
信息技術(shù)的普及已經(jīng)運(yùn)用到各行各業(yè),對(duì)于檔案管理工作來(lái)講只有與時(shí)俱進(jìn),運(yùn)行信息技術(shù)才能保證工作更加順利的進(jìn)行,省時(shí)省力省心,信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用可以方便信息建檔查閱更加快捷。職業(yè)院校檔案管理工作應(yīng)該全面進(jìn)行升級(jí)數(shù)字化,積極創(chuàng)新,完善檔案管理制度,工作人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),運(yùn)用信息技術(shù)不斷創(chuàng)新。
1.2 實(shí)用性較差
在職業(yè)院校檔案管理工作中,由于學(xué)校對(duì)其不重視,資金投入也相對(duì)較少,造成了設(shè)施更新慢,影響檔案工作的實(shí)用性。對(duì)于建校更早的職業(yè)院校,還有的在采用傳統(tǒng)的管理模式,如果管理人員不主動(dòng)創(chuàng)新,積極的進(jìn)行檔案數(shù)字化運(yùn)用,管理松散都會(huì)降低檔案管理的實(shí)用性。
2 新時(shí)期職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新舉措
2.1 積極引進(jìn)數(shù)字信息化檔案管理技術(shù)
傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適用與現(xiàn)在的職業(yè)院校檔案管理工作,傳統(tǒng)管理方法無(wú)可避免的會(huì)耗費(fèi)更大的物理及人力,還容易發(fā)生工作上的失誤,不僅影響工作效率還會(huì)降低質(zhì)量。引進(jìn)數(shù)字信息化進(jìn)行檔案管理工作,可以更好的提升檔案管理的效率,在收集信息方面更加方便快捷,便于記錄、查閱、檢索。檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)就是要跟隨社會(huì)的發(fā)展,部分學(xué)校雖然采用了信息化管理,但是在環(huán)節(jié)上還是存在不合理問(wèn)題,這就需要工作人員對(duì)工作方式進(jìn)行創(chuàng)新,例如:可以設(shè)置二維碼,在學(xué)生的檔案或者畢業(yè)證書(shū)上設(shè)置二維碼,安全性上采用手機(jī)短信驗(yàn)證方式,學(xué)生如果需要查閱檔案信息,只要掃碼就可以查詢,既提高了工作效率還增加的保密性。
2.2 創(chuàng)新與改進(jìn)檔案管理模式
在管理模式上也要進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn),信技術(shù)的運(yùn)用雖然建立了交流平臺(tái),在檔案查詢和共享上提供了方便,但是安全性也是不容忽視的環(huán)節(jié),權(quán)限的設(shè)置是必要的,不同的人就要設(shè)置不同的權(quán)限,這樣可以最大化的保證信息的安全性,尤其是對(duì)查閱檔案的人,權(quán)限的設(shè)置可以保證信息不會(huì)被別有用心的人利用。權(quán)限設(shè)置的群體因人而異,在學(xué)生入學(xué)時(shí)需要建檔的情況下,教師可以開(kāi)放權(quán)限給學(xué)生,這樣便于學(xué)生進(jìn)行檔案填寫(xiě),避免收集檔案過(guò)程中出現(xiàn)失誤,保證學(xué)生信息正確完整的錄入,提高精準(zhǔn)性。檔案收集完后,工作人員進(jìn)行審核確認(rèn),生成真實(shí)有效的檔案信息,權(quán)限給了學(xué)生不僅避免了檔案信息在填寫(xiě)時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)誤,還提高了工作效率,減輕了工作人員的壓力,還保證了工作質(zhì)量。
2.3 不斷完善職業(yè)院校檔案管理制度
完善的檔案管理制度可以保證檔案管理工作的順利進(jìn)行,不斷的完善管理制度可以應(yīng)對(duì)各種變化,信息數(shù)字化的管理工作更要注重制度的完善,從根本上保證職業(yè)院校檔案管理工作的順利開(kāi)展,對(duì)檔案的歸檔時(shí)間、換檔時(shí)間都要進(jìn)行明確規(guī)定,明確責(zé)任對(duì)于超時(shí)歸檔的人員要給予一定行的處罰警告,這樣就能嚴(yán)格保證工作人員及使用人員都能遵守管理制度,保證了檔案的保密性已經(jīng)完整性。
2.4 創(chuàng)新管理服務(wù)模式
隨著人們服務(wù)意識(shí)的真強(qiáng),好的服務(wù)方式才能更好的為人們進(jìn)行服務(wù),檔案管理工作也要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式,多元化發(fā)展。在服務(wù)模式上要先從方案入手,對(duì)方案進(jìn)行優(yōu)化,開(kāi)展多種多樣的文化活動(dòng),對(duì)一些珍貴的檔案可以進(jìn)行展覽活動(dòng),要求專家進(jìn)行講座,使檔案管理透明公開(kāi)化,讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生都能了解檔案管理的流程,提高檔案管理的關(guān)注程度。合理利用新媒體平臺(tái),利用微信、QQ、微博建立交流平臺(tái),讓更多的人參與進(jìn)來(lái),集思廣益、解疑答惑,要隨時(shí)更新管理信息,保證信息的及時(shí)有效性,讓使用的人能及時(shí)了解信息的動(dòng)態(tài),更加了解檔案管理工作。還可以和其他學(xué)校進(jìn)行合作,積極溝通交流檔案管理的心得及體會(huì),加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè),建立完善的電子檔案系統(tǒng),促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展,為查詢?nèi)藛T、使用人員提供更加高效、快捷、方便的查詢方式,創(chuàng)新了服務(wù)模式,節(jié)省了人力減輕了工作人員的負(fù)擔(dān),提供了更好的服務(wù)。
2.5 加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)
檔案管理工作的人才培養(yǎng)也必不可少的,專業(yè)的人才才能更好的進(jìn)行工作,所以要加強(qiáng)人才的引進(jìn),對(duì)在職人員加強(qiáng)培訓(xùn),提高工作人員的工作素養(yǎng)及法律意識(shí),可以邀請(qǐng)專家講座,定期組織培訓(xùn)。讓工作人員的工作水平及綜合素質(zhì)得到全面提高,制定獎(jiǎng)懲制定,激發(fā)工作人員的積極性及責(zé)任。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述,新時(shí)期對(duì)檔案管理提出了新的邀請(qǐng),只有緊跟時(shí)代發(fā)展,創(chuàng)新管理模式完善管理制度,才能提高職業(yè)院校檔案管理工作的質(zhì)量,提升工作人員的品質(zhì),工作人員要積極創(chuàng)新、大膽創(chuàng)新,只有這樣才能為檔案管理的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量,從根本上促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。
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