摘 要:高校教學(xué)秘書作為二級(jí)學(xué)院的教學(xué)與教務(wù)管理崗位,是連接學(xué)校教務(wù)部門與二級(jí)學(xué)院的橋梁。目前,各個(gè)高校正在堅(jiān)持不懈的推進(jìn)教學(xué)改革,而教學(xué)秘書正是教學(xué)改革最基礎(chǔ)的執(zhí)行者,在教學(xué)改革中發(fā)揮的作用不容忽視,其承擔(dān)的工作越來越多,工作中存在的問題也隨之爆發(fā)出來,為了提高工作效率,不斷完善教學(xué)秘書的工作,并使得教學(xué)秘書的工作有規(guī)律可循,解決這些問題就顯得尤為重要。文章在淺析教學(xué)秘書工作中存在的問題的基礎(chǔ)上,結(jié)合實(shí)際,提出解決方案,為規(guī)范教學(xué)秘書的工作提供一定的依據(jù)。
關(guān)鍵詞:教學(xué)秘書;教學(xué)管理工作;問題;解決方案
教學(xué)秘書在學(xué)校和二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用,在日常工作中,由于教務(wù)系統(tǒng)的欠缺,溝通不暢,培訓(xùn)缺失,職責(zé)界定不明確,激勵(lì)機(jī)制不完善,長(zhǎng)期被忽視等等問題,導(dǎo)致了教學(xué)秘書工作積極性低,成就感低,工作倦怠和崗位流動(dòng)性大等很多問題,這些問題嚴(yán)重影響了教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行。
第一,教務(wù)系統(tǒng)的欠缺:教務(wù)系統(tǒng)作為教學(xué)秘書工作的重要工具,其完善程度,操作的方便程度,契合實(shí)際工作需要的程度等等就顯得尤為重要。甚至可以說,教學(xué)秘書工作的效率很大程度上依賴于教務(wù)系統(tǒng)的完善程度。目前,很多教務(wù)系統(tǒng)在教務(wù)人員端口的排課、考務(wù)安排,畢業(yè)生學(xué)分清查、學(xué)生學(xué)籍信息查詢,學(xué)生端口的成績(jī)查詢,課表查詢等功能越來越完善,也在不斷的改進(jìn)當(dāng)中,但是,還是存在很多的問題,很多功能看似完善,但是缺乏可操作性;有些功能是固定的,缺乏針對(duì)性,無法針對(duì)具體學(xué)校的特殊需求進(jìn)行設(shè)置等等,這些不完善使得原本可以由系統(tǒng)操作完成的工作需要教學(xué)秘書的人工統(tǒng)計(jì)完成,直接導(dǎo)致了教學(xué)秘書工作效率的低下,也大大增加了教學(xué)秘書的工作量。
第二,各個(gè)部門,各個(gè)角色之間存在溝通不暢的問題:學(xué)校教務(wù)部門與教學(xué)秘書之間,學(xué)生與教學(xué)秘書之間,教師與學(xué)校教務(wù)部門之間的溝通問題,也給教學(xué)秘書的工作帶來了很多的困難。由于學(xué)生與二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書一般不直接接觸,學(xué)生的問題大多都是通過輔導(dǎo)員反應(yīng)給教學(xué)秘書,教學(xué)秘書再根據(jù)輔導(dǎo)員的反應(yīng)處理問題,那么在這個(gè)過程中就會(huì)出現(xiàn)信息失真,信息不對(duì)稱的問題,直接影響最后問題處理的效果;相同的,二各級(jí)學(xué)院教師與學(xué)校教務(wù)部門之間也不直接接觸,教師的多數(shù)問題是通過教學(xué)秘書向?qū)W校教務(wù)部門反映的,這樣,也存在信息在傳遞過程中的誤差。
第三,崗前培訓(xùn)和相應(yīng)技能培訓(xùn)的缺失:為了降低辦學(xué)成本,很多學(xué)校會(huì)省去教學(xué)秘書的崗前培訓(xùn)這一環(huán)節(jié)。但是,眾所周知,教學(xué)秘書的工作內(nèi)容繁瑣且具有一定的專業(yè)性,涉及到排課、重修安排、學(xué)分清查、畢業(yè)設(shè)計(jì)的安排等等多項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)且重要的工作,而且很多教學(xué)秘書所學(xué)的專業(yè)知識(shí)與崗位并不匹配,如果不進(jìn)行專門的崗前培訓(xùn),直接進(jìn)入崗位工作,會(huì)讓新人在剛上崗時(shí)無從下手,問題百出。可以說,崗前培訓(xùn)和相應(yīng)技能培訓(xùn)的缺失是導(dǎo)致教學(xué)秘書業(yè)務(wù)能力偏低的重要原因。而且,很多學(xué)校在上一任教學(xué)秘書辭職與新教學(xué)秘書到崗前這段時(shí)間,會(huì)選擇找一個(gè)從事其它不相干工作的人員來臨時(shí)頂崗的做法,但是這種做法會(huì)增加工作交接過程中的問題,使得工作得不到一個(gè)很好的銜接。
第四,教學(xué)秘書崗位職責(zé)界定不明確:在很多高校的二級(jí)學(xué)院,并沒有設(shè)立行政秘書一職,學(xué)院教學(xué)秘書除了要承擔(dān)教學(xué)管理的相應(yīng)職責(zé)外,還要處理學(xué)院人事、財(cái)務(wù)、工會(huì)甚至黨務(wù)等等的相應(yīng)事宜,如果二級(jí)學(xué)院的規(guī)模較小,教學(xué)秘書可以作為綜合秘書,處理學(xué)院各種性質(zhì)的事務(wù),且不會(huì)影響工作的進(jìn)程和效率;但是,很多二級(jí)學(xué)院的規(guī)模相對(duì)較大,學(xué)生數(shù)目和教師數(shù)目較多,那么,學(xué)院所有性質(zhì)的事宜都由教學(xué)秘書一人承擔(dān),或者設(shè)立了行政秘書等相關(guān)的崗位,但是各個(gè)崗位的職責(zé)劃分不清晰,很多情況下,教學(xué)秘書還需承擔(dān)本職以外的工作,這就影響了教學(xué)秘書完成本職工作的及時(shí)性和質(zhì)量。同時(shí),相關(guān)規(guī)章制度不健全的高校不在少數(shù),很多高校即便有相應(yīng)的規(guī)定,但是在執(zhí)行的過程中,依然會(huì)出現(xiàn)背離規(guī)章制度,不切實(shí)際地一味給教學(xué)秘書增加不相關(guān)的臨時(shí)工作的現(xiàn)象。
第五,對(duì)教學(xué)秘書的激勵(lì)機(jī)制不完善:普遍來講,各個(gè)高校的教學(xué)秘書都有研究生的學(xué)歷,大多數(shù)教學(xué)秘書都希望能夠有更高層次的發(fā)展,能有更為多元化的選擇,而不僅僅止于教學(xué)秘書的工作。但是很多高校忽視了教學(xué)秘書真正的需求,對(duì)教學(xué)秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃不夠重視,很多高校對(duì)教學(xué)秘書缺乏評(píng)價(jià)機(jī)制,激勵(lì)機(jī)制也不夠完善,無法激發(fā)教學(xué)秘書工作的積極性和主動(dòng)性,容易滋生工作倦怠的習(xí)性。對(duì)教學(xué)秘書的激勵(lì)機(jī)制不完善也是導(dǎo)致教學(xué)秘書流動(dòng)性大的主要原因,人員流動(dòng)性大又進(jìn)一步影響了工作銜接的流暢性。
各個(gè)高等院校應(yīng)該引起重視,在分析出問題的基礎(chǔ)上,有針對(duì)性地采取措施,提高教學(xué)秘書工作的熱情,提高工作效率,保證教學(xué)秘書工作的質(zhì)量,以保證學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。針對(duì)以上問題,結(jié)合自身實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn),文章制定出相應(yīng)的解決方案,希望對(duì)教學(xué)秘書工作中問題的改進(jìn)有所幫助:
第一,與教務(wù)系統(tǒng)開發(fā)商緊密聯(lián)系,在實(shí)踐工作中不斷完善教務(wù)系統(tǒng),以便使教務(wù)系統(tǒng)更加契合學(xué)校的實(shí)際使用。在購買了相關(guān)的教務(wù)系統(tǒng)以后,不能就此終止與系統(tǒng)開發(fā)公司的聯(lián)系,在使用過程中,一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的不足之處,應(yīng)立刻與系統(tǒng)開發(fā)公司聯(lián)系,及時(shí)彌補(bǔ)系統(tǒng)的不足;同時(shí),在系統(tǒng)初始功能的基礎(chǔ)上,在工作當(dāng)中如果有新的功能需要開發(fā),但是系統(tǒng)尚未具備該項(xiàng)功能時(shí),應(yīng)與系統(tǒng)開發(fā)公司商議協(xié)調(diào)開發(fā)新的功能,使系統(tǒng)功能越來越完善,越來越貼近實(shí)際需求。這樣,可以使得很多原本需要人工完成的簡(jiǎn)單而繁瑣的工作由系統(tǒng)來完成,在保證工作的效率和質(zhì)量的同時(shí),減輕了教學(xué)秘書的工作壓力。
第二,針對(duì)溝通障礙的問題,可以減少溝通過程中的中間環(huán)節(jié),讓反應(yīng)問題一方直接與解決問題一方聯(lián)系,以便減少溝通中存在的問題。學(xué)生普遍存在的教學(xué)教務(wù)問題,可以由輔導(dǎo)員統(tǒng)計(jì),再向教學(xué)秘書反應(yīng)來統(tǒng)一解決,這樣可以批量來解決問題,降低工作的重復(fù)性,提高工作效率;但是個(gè)別學(xué)生的具體問題,應(yīng)該由學(xué)生自己向教學(xué)秘書反應(yīng),不必再通過輔導(dǎo)員,因?yàn)槿绻皇菍W(xué)生個(gè)體存在的問題,學(xué)生可以根據(jù)自己的時(shí)間和問題的緊迫性,有選擇地跟教學(xué)秘書聯(lián)系來解決問題,這樣,就避免了由輔導(dǎo)員傳話的信息失真的問題,減少了中間環(huán)節(jié),也提高的解決問題的效率。同樣的,二級(jí)學(xué)院教師遇到的普遍性的問題可由教學(xué)秘書統(tǒng)一向教務(wù)處反應(yīng),個(gè)別教師的特殊問題則應(yīng)該由教師個(gè)人向教務(wù)處反應(yīng),這樣,既可以保證教師的普遍問題得到批量處理,避免了教務(wù)處反復(fù)處理相同問題的情況,也可以使特殊問題得到及時(shí)解決。
第三,無論是公立院校,民辦院校還是獨(dú)立院校,對(duì)于教學(xué)秘書的崗前培訓(xùn)是必不可少的。即使沒有必要進(jìn)行統(tǒng)一的崗前培訓(xùn),那么在教學(xué)秘書上崗之前,也應(yīng)該有專人對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn),包括教務(wù)系統(tǒng)的使用、排課的程序、學(xué)分的核查、實(shí)踐教學(xué)的安排、教學(xué)工作量的核算等等。如果遇到教學(xué)秘書臨時(shí)辭職的情況,來不及進(jìn)行崗前培訓(xùn),也必須有相關(guān)人員帶領(lǐng)新教學(xué)秘書一邊熟悉工作一邊進(jìn)入工作狀態(tài),以減少工作的失誤。
第四,建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度,使教學(xué)秘書的工作有章法可依。明確規(guī)定教學(xué)秘書的工作職責(zé),工作內(nèi)容和相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰機(jī)制,明確劃分出教學(xué)管理工作與行政工作之間的界限,減少教學(xué)秘書工作沒有主次,不分輕重的現(xiàn)象。制定了規(guī)章制度之后,就一定要嚴(yán)格執(zhí)行,在出現(xiàn)臨時(shí)任務(wù)時(shí)也應(yīng)該綜合考慮各個(gè)崗位的工作量再進(jìn)行任務(wù)分配,不可出現(xiàn)一味分配給教學(xué)秘書臨時(shí)工作的情況。
第五,增加對(duì)教學(xué)秘書的激勵(lì)方式。例如,相關(guān)專業(yè)的職稱評(píng)定、提供轉(zhuǎn)為專職教師崗的機(jī)會(huì)、升職、加薪、培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)等等;尤其是職稱的評(píng)定和轉(zhuǎn)為專職教師崗的機(jī)會(huì)對(duì)提高教學(xué)秘書的工作熱情有極為關(guān)鍵的作用。甚至可以讓教學(xué)秘書與其他相應(yīng)的崗位進(jìn)行輪崗,增加工作的多樣性,調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書工作的積極性和成就感,減少人員流動(dòng),由此可以減少由于新舊人員銜接過程中的工作斷層。
總之,教學(xué)秘書的工作具有一定的專業(yè)性,工作量大且工作繁瑣,對(duì)保證學(xué)校教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行起到至關(guān)重要的作用。學(xué)校應(yīng)該對(duì)教學(xué)秘書的工作和其自身的發(fā)展給予足夠的重視,幫助教學(xué)秘書不斷改進(jìn)工作,提高教學(xué)秘書的成就感和滿意度的同時(shí),關(guān)注教學(xué)秘書職業(yè)生涯的發(fā)展,使教學(xué)秘書與學(xué)校共同進(jìn)步,共同發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1] 顏培玉.淺析高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀及改進(jìn)策略[J].輕工科技,2019(35).
作者簡(jiǎn)介:李竹梅,女,云南大理人,2015年研究生畢業(yè)于延邊大學(xué),昆明理工大學(xué)津橋?qū)W院,研究方向:企業(yè)管理。