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        探究新時(shí)期國有企業(yè)職工檔案管理工作存在的問題及解決對策

        2019-08-26 06:44:53蒙奎玲
        商情 2019年31期
        關(guān)鍵詞:對策研究國有企業(yè)檔案管理

        蒙奎玲

        【摘要】在現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理工作中,由于企業(yè)管理人員對檔案管理工作重要性的忽視,導(dǎo)致了部分企業(yè)存在檔案管理工作效果不顯著、人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低,專業(yè)能力差的情況,因此本文從當(dāng)前國有企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題出發(fā),探究相應(yīng)問題的解決對策。

        【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);檔案管理;對策研究

        一、引言

        在現(xiàn)代國有企業(yè)人事管理中,檔案管理作為人力資源工作的重要組成部分,除了對企業(yè)能否建立合格的人才隊(duì)伍建設(shè)有著重要的影響外,也影響著著國有企業(yè)文化的發(fā)展水平。但是近些年由于信息化建設(shè)的加快推進(jìn),導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部部分工作存在著與發(fā)展不符的情況,并且國有企業(yè)的國有屬性,又使得企業(yè)在管理過程容易忽視對檔案的管理。綜合上述情況來看人事管理工作過程中出現(xiàn)了較多問題,并迫切需要解決。

        二、當(dāng)前國有企業(yè)人事檔案管理工作存在問題

        在我國大多數(shù)的企業(yè),尤其是民營和私營企業(yè)中,沒有設(shè)立專門的人事管理部門,也沒有負(fù)責(zé)人事管理管理相關(guān)檔案工作人員,因此在企業(yè)多數(shù)人的了解中,不存在人事檔案的概念。這樣也就導(dǎo)致了企業(yè)在進(jìn)行人事變動的時(shí)候可能存在一些隱患。而在國有企業(yè)中,人事檔案管理工作除了不具備一個(gè)好的平臺外,同時(shí)又會受到領(lǐng)導(dǎo)對于“經(jīng)費(fèi)支出”重視程度的影響。所以,企業(yè)在進(jìn)行人事變動的時(shí)候,很容易致使檔案信息無法及時(shí)更替,檔案內(nèi)容存在斷檔,丟檔的情況,這些情況的出現(xiàn)嚴(yán)重影響企業(yè)的長期發(fā)展。

        而造成以上情況發(fā)生的主要原因就是國有企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的不重視態(tài)度,錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理屬于淺顯工作,不需要具備較為專業(yè)的知識,一味的認(rèn)為只要檔案不丟失不泄密就好。其次,某些檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低,很多檔案管理人員都是由兼職人員擔(dān)任,同時(shí)隨著管理員的職務(wù)變遷和崗位的調(diào)動,很多情況下前任和后任間的交接也沒有得到很好的處理,這進(jìn)一步導(dǎo)致了檔案管理的混亂。而且在現(xiàn)在很多人事檔案還是單純紙質(zhì)的管理模式,沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理,甚至在企業(yè)人事檔案管理的過程中也有相當(dāng)一部分的國有企業(yè)沒有建立電子檔案庫,這也就使得企業(yè)想要查詢員工答案就只能一本一本的翻閱。紙質(zhì)翻閱除了可能會造成檔案的損壞外,也會降低人事檔案的查詢效率。因此要想改變現(xiàn)有國有企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題,就要從以上三方面入手進(jìn)行策略的制定。

        三、規(guī)范現(xiàn)有檔案政策,提高關(guān)注度

        檔案管理工作問題的改善首先要從領(lǐng)導(dǎo)的重視程度開始,保證領(lǐng)導(dǎo)自身能夠認(rèn)識到人事檔案工作是人事信息,人才信息的重要載體,是現(xiàn)代企業(yè)建立一個(gè)完整的人才信息庫的主要參考資料,管理好人事檔案就相當(dāng)于對人力資源的有效開發(fā)與利用,而國有企業(yè),更要全面的落實(shí)黨的十九大精神,要從嚴(yán)治黨。其次,企業(yè)管理人員也應(yīng)當(dāng)在管理中堅(jiān)持以黨管干部,以黨管人才,擺正自己對于人才的態(tài)度,定期的對檔案工作進(jìn)行檢查和巡視,以保證人事檔案管理的有效性。同時(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員也應(yīng)當(dāng)努力平衡檔案工作與其他部門之間的關(guān)系,重視檔案崗位,招聘相關(guān)專業(yè)的人才。除此以外也需要保障檔案工作的經(jīng)費(fèi),對一些老舊及價(jià)值較高的檔案要進(jìn)行維護(hù)保護(hù)。而要想在企業(yè)發(fā)展中全心全意的做好檔案管理工作,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也需要在公司內(nèi)部開展檔案管理理念培訓(xùn),從上至下,領(lǐng)導(dǎo)到員工,每一個(gè)崗位都要進(jìn)行檔案管理的管理理念培訓(xùn),讓企業(yè)內(nèi)部所有人員到檔案管理的復(fù)雜性及重要性,同時(shí)要加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。只有擺正了企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展理念,才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)外部發(fā)展。

        四、提高專業(yè)技能。培養(yǎng)前瞻意識

        同時(shí)在從領(lǐng)導(dǎo)層端正了國有企業(yè)對檔案管理工作的認(rèn)識后,企業(yè)就要著手開始準(zhǔn)備相關(guān)的專業(yè)人員技能培訓(xùn),企業(yè)實(shí)施技術(shù)人員培訓(xùn)首要的任務(wù)就是要擺脫以往檔案工作的兼職形式,為檔案管理單獨(dú)開辟崗位,不斷引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的檔案管理人才。其次對于企業(yè)內(nèi)一些老舊檔案要進(jìn)行分類處理,對一些素質(zhì)較低的檔案管理者要進(jìn)行專業(yè)技能強(qiáng)化,保證管理者的專業(yè)技能能夠跟上崗位需求。此外企業(yè)也應(yīng)該在內(nèi)部開展檢查活動,對于一些渾水摸魚,也不愿意提高自己專業(yè)能力的檔案管理人員,進(jìn)行及時(shí)的清退處理。而且企業(yè)在提高檔案管理工作者的專業(yè)技能時(shí),也要培養(yǎng)員工的前瞻意識,引進(jìn)國際先進(jìn)的檔案管理工作理念,把工作的內(nèi)容細(xì)致化,明確化。企業(yè)在檔案管理人員培訓(xùn)時(shí)也要為檔案管理工作制定一份完善的監(jiān)督機(jī)制,及時(shí)組織人員進(jìn)行定期的巡查,確保檔案工作的權(quán)威性和準(zhǔn)確性

        五、建立信息化管理機(jī)制完善相關(guān)制度

        國有企業(yè)應(yīng)該發(fā)揮自身實(shí)力優(yōu)勢,在現(xiàn)代的檔案管理工作中引入信息化,智能化技術(shù),建立一套完善的智能化平臺,這主要是因?yàn)橐惶仔畔⒒悄芑钠脚_可以有效提高現(xiàn)代檔案管理的工作效率。比如傳統(tǒng)的檔案查詢是從檔案錄等紙質(zhì)文本翻閱,按照目錄進(jìn)行一定的查找,而在信息化平臺中只需要一個(gè)搜索欄搜索就可以找到相應(yīng)的檔案資料。同時(shí)信息化管理相比傳統(tǒng)檔案信息化檔案管理具備著更好的保存性,不會因?yàn)榉喌拇螖?shù)過多而產(chǎn)生損壞。

        其次企業(yè)也需要在檔案管理工作過程中建立相應(yīng)的責(zé)任制度。對工作要求進(jìn)行責(zé)任細(xì)分,避免出現(xiàn)檔案損壞及丟失的情況后管理人員互相推責(zé)。如若出現(xiàn)問題,各部門也要進(jìn)行協(xié)商處理。等事情解決后企業(yè)管理人員也要全面的總結(jié)為什么會出現(xiàn)這種問題以及現(xiàn)代檔案管理工作中還存在哪些不足,從而建立更為有效的檔案管理機(jī)制

        六、總結(jié)

        在現(xiàn)代檔案管理中,企業(yè)首先要做的就是提高領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的認(rèn)識,培養(yǎng)正確的檔案管理工作理念,同時(shí)企業(yè)也要提高相關(guān)管理者的專業(yè)素養(yǎng)。最后就是要建立起一套信息化智能化的管理體系,建立健全檔案管理的長效機(jī)制,要充分的利用答案管理失誤案例,對各部門形成警示作用,從而形成檔案管理工作的嚴(yán)肅性,確保整個(gè)檔案管理工作的真實(shí)有效性。

        參考文獻(xiàn):

        [1]王賀芳.企業(yè)職工檔案管理[A].中國管理科學(xué)文獻(xiàn)[C].2015.

        [2]盧峰.以人為本 做好企業(yè)職工檔案管理工作[A].新情況·新熱點(diǎn)·新方法,2015.

        [3]姚貴云.以社區(qū)檔案建設(shè)為契機(jī)——談加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理[A].貴州省檔案學(xué)會第五次檔案學(xué)術(shù)研討會論文集[C].2015.

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