崔紅霞 張新

摘 要：文書(shū)檔案作為一種信息資源，是檔案工作的重要組成部分，是對(duì)單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，是能夠維持單位發(fā)展的重要憑證，它的質(zhì)量影響到單位管理的各個(gè)方面。嚴(yán)守檔案的政治性，完善制度機(jī)制建設(shè)，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)，可大大提高文書(shū)檔案的前期質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；前期質(zhì)量；公文處理

檔案工作是黨委、政府和企事業(yè)單位工作的重要組成部分，其中，文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，是由通用文書(shū)（公文）轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。當(dāng)前，通用文書(shū)（公文）常見(jiàn)的類(lèi)型包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知等。如何做好文書(shū)檔案的質(zhì)量管理工作。筆者總結(jié)，應(yīng)從提升文書(shū)檔案前期的質(zhì)量著手。

1 嚴(yán)守政治性是保證文書(shū)檔案前期質(zhì)量的核心

檔案工作姓“黨”，承擔(dān)著為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的重要職責(zé)，發(fā)揮著存憑、留史、資政、育人的重要作用。通用文書(shū)（公文）檔案同樣姓“公”，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)求和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況的重要載體。必須牢記通用文書(shū)（公文）檔案的政治屬性，把政策審核擺在更加突出位置，自覺(jué)從講政治的高度，把好起草、審核的政治關(guān)、政策關(guān)。嚴(yán)格落實(shí)“五個(gè)不能”審核標(biāo)準(zhǔn)，即不能與黨章和黨的方針政策相抵觸，不能與黨中央最新精神和決策部署不一致，不能與憲法、法律相抵觸，不能與黨內(nèi)法規(guī)和規(guī)范性文件相抵觸，不能在權(quán)限和程序上違反規(guī)定。努力使檔案成為落實(shí)國(guó)家方針政策的有力抓手，提供可追溯的可記憶的原始憑證。通用文書(shū)（公文）的質(zhì)量影響著黨和政府重要決策信息的傳達(dá)與部署落實(shí)，任何小的差錯(cuò)都可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果，馬虎不得，必須牢記通用其具有嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和精準(zhǔn)這樣一個(gè)政治性定位，更要學(xué)習(xí)習(xí)近平總書(shū)記的文風(fēng)，講政治高度、思想深度、思維廣度，秉持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度，真正使立卷存檔的公文經(jīng)得起推敲，經(jīng)得住歷史和實(shí)踐的檢驗(yàn)，充分發(fā)揮其以檔資政作用。

2 健全制度機(jī)制是提升文書(shū)檔案前期質(zhì)量的保障

“不以六律，不能正五音”。務(wù)實(shí)管用的制度機(jī)制既是提升工作水平的“助推器”，又是堵塞工作漏洞的“防火墻”。要注重發(fā)揮制度的規(guī)范、引領(lǐng)和保障作用，切實(shí)扎牢制度的“籠子”，為提升通用文書(shū)（公文）檔案前期質(zhì)量工作保駕護(hù)航。一要抓制度制定。將通用文書(shū)（公文）要求嵌入各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，服務(wù)于中心工作，主要從文件擬制、審核、流轉(zhuǎn)、管理、歸檔等方面作出明確要求和規(guī)定，逐步建立審核制度、溝通制度、通用制度、直接退回、限時(shí)結(jié)辦、責(zé)任追究等制度，形成文檔部門(mén)歸口管理負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)部門(mén)共同參與的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。同時(shí)，規(guī)范公文流轉(zhuǎn)，建設(shè)并推廣OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，公文的承辦、督辦、反饋全過(guò)程在線管理，整個(gè)系統(tǒng)任務(wù)鏈上的發(fā)起方、接受方、執(zhí)行者，可隨時(shí)了解任務(wù)動(dòng)態(tài)信息、跟蹤督辦，為通用文書(shū)檔案（公文）前期質(zhì)量提供制度遵循和科學(xué)引導(dǎo)。二要抓制度宣傳。采取制發(fā)專(zhuān)門(mén)文件、制作宣傳展板、發(fā)放宣傳材料、開(kāi)展培訓(xùn)督查等形式，多渠道、多維度、多頻次解釋、宣傳和強(qiáng)調(diào)制度，大力宣貫依規(guī)治文、依法治檔，讓通用文書(shū)（公文）的起草、審核、歸檔工作固化為自覺(jué)行動(dòng)和日常工作。同時(shí)，宣傳要覆蓋非檔案崗位工作人員，不少非檔案崗位的工作人員保存著應(yīng)該歸檔的重要文件、聲像資料、證書(shū)、實(shí)物、照片等，強(qiáng)化這部分人員的檔案意識(shí)，保證及時(shí)上交各類(lèi)文件資料，有完整齊全的文件才能有完整齊全的檔案。三要抓制度落實(shí)。將通用文書(shū)（公文）工作作為單位重要的基礎(chǔ)工作納入績(jī)效考核，通過(guò)實(shí)施制度規(guī)范、突出過(guò)程管控、結(jié)合考核評(píng)價(jià)這一“組合拳”，在源頭環(huán)節(jié)為制度落實(shí)奠定基礎(chǔ)。在行文中更多體現(xiàn)從嚴(yán)落實(shí)的理念，強(qiáng)化督查問(wèn)責(zé)在抓落實(shí)中的壓力傳遞和工作導(dǎo)向作用，從黨組層面加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，細(xì)化分工，層層落實(shí)責(zé)任，促使歸口部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)形成推動(dòng)制度落實(shí)的合力。

3 增強(qiáng)“三種意識(shí)”是提升文書(shū)檔案前期質(zhì)量的基礎(chǔ)

檔案來(lái)源于文書(shū)，文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的歸宿。文書(shū)檔案是由文書(shū)有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文書(shū)是在機(jī)關(guān)工作中形成和處理的。從這個(gè)意義上說(shuō)，文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)。在這個(gè)最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)是否做到位，對(duì)文書(shū)檔案的形成質(zhì)量具有直接的影響。首先，要有責(zé)任意識(shí)。公文的起草和審核人員是檔案管理工作程序里邊的“初級(jí)工”，面對(duì)的往往是一些細(xì)微問(wèn)題，還有一些深藏不露的細(xì)節(jié)問(wèn)題，如果沒(méi)有高度的責(zé)任心，敷衍了事、應(yīng)付差事，很難產(chǎn)生高質(zhì)量的文件。必須從“心”上用力，需有如履薄冰、慎之又慎的態(tài)度，在公文產(chǎn)生的全過(guò)程、各環(huán)節(jié)，始終繃著責(zé)任擔(dān)當(dāng)這根弦，堅(jiān)持以高度的政治責(zé)任感和使命感，嚴(yán)肅公文制發(fā)依規(guī)依章，每份公文多追問(wèn)自己還有哪里“心”沒(méi)用到，確保文書(shū)檔案在公文審核的初級(jí)階段無(wú)差錯(cuò)、無(wú)閃失。二要有精品意識(shí)。文書(shū)檔案的質(zhì)量問(wèn)題不是歸檔后出現(xiàn)的，而是在文件制作過(guò)程中產(chǎn)生的，這一先天不足在后天是難以彌補(bǔ)的?！耙蛔秩牍模排０尾怀觥?。必須在“精”字上下功夫，嚴(yán)把政策關(guān)、邏輯關(guān)、文字關(guān)。胸有工匠精神，從主題到結(jié)構(gòu)，反復(fù)推敲打磨，讓每份文件在謀篇立意上緊扣中央精神、工作實(shí)際和領(lǐng)導(dǎo)意圖，讓文書(shū)檔案成為了解情況、科學(xué)決策、指導(dǎo)工作最可靠最權(quán)威的渠道，充分發(fā)揮其以文輔政目的。三要有服務(wù)意識(shí)。沒(méi)有高質(zhì)量的公文就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案. 做好檔案工作，必須首先從公文處理這一基礎(chǔ)性工作抓起，

審核人員如果沒(méi)有過(guò)硬的綜合素質(zhì)，存在服務(wù)意識(shí)、服務(wù)能力的短板，對(duì)工作情況了解不清、文件內(nèi)容把握不準(zhǔn)、認(rèn)識(shí)不全，缺乏透過(guò)文字看本質(zhì)的“火眼金睛”，就當(dāng)不好“服務(wù)員”。必須強(qiáng)化人才培養(yǎng)，將文檔人才建設(shè)納入單位培訓(xùn)計(jì)劃，創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)條件，培養(yǎng)政治素質(zhì)好、工作能力強(qiáng)、文字功底深的高素質(zhì)工作者隊(duì)伍，為持續(xù)提升通用文書(shū)（公文）檔案前期質(zhì)量提供堅(jiān)強(qiáng)保障。并優(yōu)化簽批和歸檔程序，通用文書(shū)（公文）的審核、報(bào)送、立卷歸檔由辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在一定程度上避免人為因素造成的執(zhí)行走樣，逐步提升服務(wù)主動(dòng)性和管理現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)[2000]23號(hào)）

[2]《文書(shū)與檔案管理基礎(chǔ)》2006年電子科技大學(xué)出版社

[3]《文書(shū)與檔案管理》2010年電子工業(yè)出版社出版

[4]《辦公室業(yè)務(wù)》2014第7期

[5]《山東檔案》2004第6期