王賓芳

摘 要：檔案是一個單位發(fā)展變化的歷史載體，能夠為單位發(fā)展提供重要的依據(jù)和參考。文章主要闡述了做好檔案管理的重要意義；列舉了現(xiàn)階段單位檔案管理中經(jīng)常性出現(xiàn)的問題，在此基礎(chǔ)上，分析認(rèn)為，事業(yè)單位要提升對檔案管理的重要性認(rèn)識，要厘清制約檔案科學(xué)管理的因素，采取切實有效的措施做好檔案管理，從而確保事業(yè)單位長期可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

社會主義建設(shè)新時期，國家加快了對事業(yè)單位的改革力度，強調(diào)事業(yè)單位要為民著想，要服務(wù)于人民群眾，要做好各項民生工作，讓人民群眾全面感受到改革開放的成就感和獲得感。在此情形下，各級事業(yè)單位順應(yīng)時代發(fā)展潮流，加快自身改革步伐，特別是高度重視檔案管理創(chuàng)新，使其更好地服務(wù)于人民群眾。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

在加速事業(yè)單位改革創(chuàng)新的歷史背景下，基層單位檔案管理工作創(chuàng)新最首要的意義就是對傳統(tǒng)管理思想和模式的超越與突破。通過構(gòu)建更加現(xiàn)代、科學(xué)的檔案管理架構(gòu)，基層單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統(tǒng)的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發(fā)揮出檔案潛在的價值再創(chuàng)造能力，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進(jìn)而提高勞動生產(chǎn)率和管理工作整體水平。其次，基層單位創(chuàng)新檔案管理工作另一重要意義在于營造單位內(nèi)部全面創(chuàng)新的良好氛圍。創(chuàng)新檔案管理工作有助于改變過去的陳舊觀念，使每個職能崗位人員認(rèn)識到檔案管理人人有責(zé)，而不只是檔案管理員個體的工作內(nèi)容。只有建立起“全員都對檔案管理履職盡責(zé)”的環(huán)境，才更有利于管理創(chuàng)新意識滲透到所有作業(yè)環(huán)節(jié)，幫助所有工作人員從過去只關(guān)注自身工作內(nèi)容創(chuàng)新的微觀層面提高到更加全面的宏觀創(chuàng)新整體。當(dāng)創(chuàng)新的視角從局促轉(zhuǎn)向開闊，則基層單位才更有可能加快創(chuàng)新速度、提升創(chuàng)新效能。

2 制約檔案管理創(chuàng)新的因素

應(yīng)當(dāng)看到，不少單位檔案管理長期以來被簡單理解為歷史資料的收集、整理和保管。由于管理思想陳舊落后，檔案管理工作形式刻板、效率低下，很難發(fā)揮出檔案作為珍稀信息應(yīng)有的價值再創(chuàng)造功能。因此，不僅高層管理者對檔案管理較少重視與關(guān)注，甚至一些檔案管理工作人員本身也比較輕視管理實踐，更無法積極主動地創(chuàng)新管理意識和手段。因此，許多基層單位檔案管理工作幾十年如一日少有變化，不僅在查詢、瀏覽檔案過程中低質(zhì)低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息錯漏或遺失。這不僅使檔案管理工作本身無法滿足時代飛速變化的客觀要求，而且也拖累了基層單位管理工作全局水平的提升。

3 科學(xué)創(chuàng)新檔案管理工作

3.1 創(chuàng)新管理理念

常言道，意識決定行動。檔案管理工作創(chuàng)新需起始于管理理念的創(chuàng)新。即，要加強對全員的宣傳教育，幫助每個職能崗位作業(yè)人員認(rèn)識到檔案管理是所有人的份內(nèi)事，而絕非只是檔案管理員的個人責(zé)任?；鶎訂挝粦?yīng)當(dāng)在包括績效管理、職能考核等各管理環(huán)節(jié)納入檔案管理的考核細(xì)節(jié)，制定出足夠細(xì)致、準(zhǔn)確乃至可量化的檔案管理規(guī)范。要使全員認(rèn)識到每個作業(yè)動作都會影響到最終檔案結(jié)果的品質(zhì)，因此無論生產(chǎn)還是管理作業(yè)都必須嚴(yán)格遵守檔案管理的各項指標(biāo)要求。最重要的是，應(yīng)當(dāng)確保落實管理責(zé)任制，即，每個崗位產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)與量都需要和生產(chǎn)績效間建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，并且要結(jié)合品質(zhì)、效率等因素予以獎懲的處置。只有當(dāng)客觀的物質(zhì)利益產(chǎn)生變化，人的主觀觀念才能得以觸動，才能使檔案管理人人有責(zé)的創(chuàng)新理念逐漸內(nèi)化、固化。在此基礎(chǔ)上，基層單位才有可能最終形成檔案管理全面創(chuàng)新的良好工作氛圍，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化。

3.2 創(chuàng)新管理系統(tǒng)

改變傳統(tǒng)管理模式僅僅依靠人工操作的陳舊落后狀態(tài)，要建立起基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案管理平臺系統(tǒng)。即，要充分借助技術(shù)的先進(jìn)性規(guī)避人工作業(yè)無法避免的不足之處，利用機器操作提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)的前提之一是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作，也就是建立起統(tǒng)一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門內(nèi)部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存貯系統(tǒng)，再實現(xiàn)各職能部門之間的彼此聯(lián)通，形成內(nèi)部局域網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺。最后，視管理工作的實際需要打通與外網(wǎng)的連接。重點在于，既要實現(xiàn)檔案管理平臺化操作的優(yōu)質(zhì)與高效，又在同時提高網(wǎng)絡(luò)化管理的安全性與可靠性。要實現(xiàn)這樣的管理目標(biāo)，一方面需要建立起足夠頻率和體量的安全管理考核制度，另一方面則要利用包括分級授權(quán)在內(nèi)的各類信息化管理手段。隨著技術(shù)的進(jìn)步，還要積極采納諸如大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術(shù)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案是一個單位發(fā)展變化的歷史載體，能夠為單位發(fā)展提供重要的依據(jù)和參考。文為此，事業(yè)單位要提升對檔案管理的重要性認(rèn)識，要厘清制約檔案科學(xué)管理的因素，采取切實有效的措施做好檔案管理，從而確保事業(yè)單位長期可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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