李海燕

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，越來越多的公司開始意識(shí)到使用信息的重要性，但是對于檔案工作的重視度依舊相對較低，導(dǎo)致這項(xiàng)工作的實(shí)際作用難以得到最大化地發(fā)揮?；诖?，本文首先將分析目前檔案管理工作開展過程中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上闡述解決這些問題的對應(yīng)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；策略

在任何一個(gè)公司中，檔案管理工作的有效開展都是至關(guān)重要的，它可以對公司的發(fā)展過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，并給公司領(lǐng)導(dǎo)層的決策以及公司的發(fā)展制定有效的參考。通常情況下，檔案管理工作所包含的內(nèi)容都是非常復(fù)雜的，在具體的管理過程中，它需要把各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類，并通過各種不同的方式進(jìn)行整合，以此來促使這些數(shù)據(jù)信息的實(shí)際作用能夠得到最大化發(fā)揮，從而也就可以促使公司實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。因此，對于自來水公司來說，也應(yīng)該要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并制定合理有效的策略進(jìn)行應(yīng)對和解決。

1 目前檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案室硬件設(shè)施配備不齊全

據(jù)相關(guān)的調(diào)查了解，目前很多公司檔案室建設(shè)都不夠規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，其中普遍存在著檔案室硬件設(shè)施陳舊老化或者是設(shè)備配置不足的問題，相應(yīng)的保管環(huán)境也比較簡陋，防護(hù)力度也存在明顯不足，從而導(dǎo)致這些硬件設(shè)施的實(shí)際作用得不到最大化發(fā)揮，然后就可能會(huì)造成檔案材料的丟失、損壞，這對于后期的使用是非常不利的。[1]因此，所有的公司都應(yīng)該要意識(shí)到這方面的問題。

1.2 尚未意識(shí)到檔案管理工作的重要性

隨著信息化時(shí)代的到來，信息的傳播速度越來越快、使用范圍也越來越廣。雖然很多人已經(jīng)意識(shí)到這方面的變化，但是卻并不能對檔案管理工作的實(shí)際含義與作用有深入的理解，在很多公司的檔案管理人員看來，這項(xiàng)工作主要的任務(wù)就是抄抄寫寫，然后對一些相關(guān)的資料進(jìn)行存儲(chǔ)就行，并沒有太多的技術(shù)要求和專業(yè)要求。也正是因?yàn)檫@些不正確認(rèn)識(shí)的存在，導(dǎo)致很多公司的管理者對檔案管理工作的重視度都很低，甚至有些公司直接安排其他部門的工作人員兼任檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案管理工作的專業(yè)性、標(biāo)準(zhǔn)性、合理性的水平都很低。此外，還有很多檔案管理工作人員對自己的本職工作不夠重視，經(jīng)常應(yīng)付了事，使得檔案管理工作的實(shí)效性大大降低。

1.3 檔案管理制度不夠健全與完善

目前，在很多公司的檔案管理工作開展過程中，對于檔案的利用率都是很低的。在進(jìn)行檔案資料的搜集與整理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)使用一些不恰當(dāng)?shù)姆椒?，從而?dǎo)致檔案管理工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性大大降低。此外，在使用檔案管理的過程中，經(jīng)常存在收集片面、管理不嚴(yán)格、相應(yīng)的借閱記錄不全面等問題，然后就非常容易導(dǎo)致檔案資料的丟失和損壞。導(dǎo)致這一系列問題的主要原因都是這些公司的檔案管理制度不夠健全與完善，或者是部分公司雖然設(shè)置了相關(guān)的制度，但是卻沒有落到實(shí)處，導(dǎo)致這項(xiàng)制度的實(shí)際作用難以發(fā)揮，檔案管理工作的實(shí)際效果也就總是不盡人意。另外，因?yàn)闆]有完善的制度保證，使得檔案管理工作在開展過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人員的不合理分配、職責(zé)的不明確、工作效率不高等問題，檔案資源本身所蘊(yùn)含的價(jià)值也就難以得到有效發(fā)揮。[2]

1.4 檔案管理人員素質(zhì)不夠，管理水平偏低

任何一項(xiàng)工作的開展都與相關(guān)工作人員的專業(yè)水平、工作能力等密切相關(guān)，檔案管理工作也不例外。從目前的實(shí)際情況來看，很多公司的檔案管理工作人員都存在專業(yè)水平低或者是不專業(yè)、職業(yè)素養(yǎng)低、管理經(jīng)驗(yàn)不足等問題，導(dǎo)致檔案管理工作的各項(xiàng)工作內(nèi)容難以得到有效落實(shí)，最終取得的效果也總是不盡人意。所以，相關(guān)的公司管理者必須要提高對這方面問題的重視度。

2 解決檔案管理工作問題的策略

2.1 改進(jìn)和完善檔案功能

要想確保檔案資料的價(jià)值得到最大化發(fā)揮，并能夠更好地為公司的發(fā)展服務(wù)，就必須要對檔案的功能進(jìn)行合理有效的改進(jìn)與完善。具體來說，應(yīng)該要按照國家所制定出臺(tái)的法律，使用一些先進(jìn)的技術(shù)來建立檔案信息管理的安全保密防護(hù)系統(tǒng)，以此來促使其能夠?qū)n案收集記錄的內(nèi)容進(jìn)行全面的、客觀的、及時(shí)的更新、整理、保存。

2.2 提高對檔案管理的重視度

對于公司的管理者來說，必須要提高對檔案管理工作的重視度，轉(zhuǎn)變自身的管理理念，以此來給檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，公司管理者也應(yīng)該把檔案管理工作列入公司的年度考核計(jì)劃里。對于檔案管理工作人員來說，必須要主動(dòng)地給公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)講解相關(guān)內(nèi)容，以此來提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度，并能夠意識(shí)到這項(xiàng)工作對于公司發(fā)展的重要意義，然后也就可以在后續(xù)工作的開展過程中重視對人力、物力、財(cái)力等資源的合理配置，并努力為檔案管理工作人員營造一個(gè)良好的工作環(huán)境。

2.3 健全檔案管理制度

要想標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化地落實(shí)檔案管理工作中包含的各項(xiàng)工作內(nèi)容，就必須要建立起科學(xué)、合理、完善的檔案管理制度，以此來對檔案管理工作進(jìn)行有效約束，促使其更加符合公司的實(shí)際情況，并能夠更好地落實(shí)。因此，對于所有的公司來說，必須要加強(qiáng)對檔案管理制度的健全力度，具體來說，公司的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該要積極和主動(dòng)地去學(xué)習(xí)一些檔案管理相關(guān)的知識(shí)與法律，通過這種方式了解檔案管理工作的實(shí)際作用，并組織一些優(yōu)秀的檔案管理人員來共同組成公司的檔案管理部門。此外，公司的管理者也應(yīng)該要深入了解內(nèi)部檔案管理工作的實(shí)際情況與具體需求，并以此來完善檔案管理章程、注意事項(xiàng)、檔案管理工作人員的行為規(guī)范等多個(gè)方面的內(nèi)容，以此來保證檔案管理的約束性、規(guī)范性作用能夠得到有效發(fā)揮。總之，對于任何一個(gè)公司來說，制定健全完善的檔案管理制度都是至關(guān)重要的，它可以有效提升檔案管理工作的質(zhì)量與實(shí)效性。[3]

2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)將直接會(huì)對檔案管理工作的開展與推進(jìn)產(chǎn)生影響，所以，相關(guān)的公司管理者必須要認(rèn)識(shí)到培訓(xùn)工作的重要性，通過各種類型的培訓(xùn)活動(dòng)來提高檔案管理工作的質(zhì)量。具體來說，公司可以定期舉辦一些相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，特別是關(guān)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)以及檔案管理操作基本技能方面的培訓(xùn)，以此來幫助檔案管理工作人員了解和掌握相關(guān)的軟件，并能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決其中存在的問題。此外，通過使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以對檔案信息資料進(jìn)行及時(shí)整合、分類、儲(chǔ)存，從而也就可以為后續(xù)的讀取與利用提供諸多便利，檔案管理工作的實(shí)效性也就隨之提高。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作本身具有系統(tǒng)性、長期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，它在公司的發(fā)展過程中起著至關(guān)重要的作用。但是，從目前來看，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐挠绊?，在很多公司的檔案管理工作中都存在很多問題，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)際作用難以有效發(fā)揮。因此，相關(guān)的檔案管理工作人員必須要及時(shí)認(rèn)識(shí)到這方面的問題，并按照自身的實(shí)際發(fā)展情況，從改進(jìn)和完善檔案功能、提高對檔案管理的重視度、健全檔案管理制度、提高檔案管理人員的素質(zhì)等多個(gè)方面來解決這些問題，以此來提高檔案管理工作的實(shí)效性，促使其更好地為公司的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]田冬梅，李日，郝曉梅，等.互聯(lián)網(wǎng) + 時(shí)代醫(yī)院檔案管理流程研究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，15（1）：121-122.

[2]李海兵，董俊英.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017，8（02）：201-203.

[3]劉美蓮.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].科教導(dǎo)刊：電子版，2014（5中旬）：20.