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        事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略探討

        2019-08-22 09:53:52范賢武
        卷宗 2019年19期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息

        范賢武

        摘 要:對(duì)于企事業(yè)單位而言,檔案是極為重要的內(nèi)容,必須對(duì)其進(jìn)行妥善管理。檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中不可獲取的一部分。隨著時(shí)代發(fā)展,電子檔案逐漸興起。所以,本文從電子的方案的角度出發(fā),分析了事業(yè)單位檔案管理之中電子檔案的管理策略,希望可以為相關(guān)工作人員提供參考。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案;管理策略

        檔案管理工作的有效性,對(duì)事業(yè)單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)具有極為重要的意義。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下,事業(yè)單位工作的信息化水平在逐步提高,檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展,電子檔案已經(jīng)成為了事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。為了保證檔案管理工作質(zhì)量,相關(guān)管理人員需要根據(jù)事業(yè)單位需求,合理應(yīng)用電子檔案。

        1 電子檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)

        1.1 電子檔案的特點(diǎn)

        電子檔案是信息化時(shí)代檔案儲(chǔ)存方式變革后的產(chǎn)物。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同,電子檔案通過計(jì)算機(jī)等磁盤設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存,以案卷為單位,其儲(chǔ)存內(nèi)容包括各種電子圖像文件。電子檔案被儲(chǔ)存于電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)之中,可以為用戶帶來更為便捷的使用體驗(yàn)。

        1.2 電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

        如今,電子檔案的應(yīng)用范圍十分之廣,受到了企事業(yè)單位檔案管理人員的青睞?;诖?,筆者對(duì)電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了分析。首先,電子檔案的應(yīng)用可以有效提高檔案管理工作效率。電子檔案的應(yīng)用使得檔案管理工作的主戰(zhàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)移到了計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備之上。相關(guān)管理人員只需要借助于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī),就可以完成檔案信息的錄入、保存、查閱以及傳遞,其工作效率可以得到大大的提升。同時(shí),電子檔案應(yīng)用時(shí)可以借助于計(jì)算機(jī)的文字或圖片識(shí)別功能,迅速地完成檔案信息查找工作,為工作人員節(jié)省了大部分時(shí)間,也促進(jìn)了其工作效率的提升。此外,電子檔案的應(yīng)用,使得檔案信息的補(bǔ)錄工作變得更為方便,員工只需要通過關(guān)鍵詞搜索就可以迅速鎖定待補(bǔ)錄的信息條目,進(jìn)而完成補(bǔ)錄工作[1]。其次,電子檔案的應(yīng)用提升了檔案儲(chǔ)存的便捷性。在管理紙質(zhì)檔案時(shí),需要為其開辟出專門的儲(chǔ)存空間。但是電子檔案卻沒有這方面的需要,只需要將其儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤或網(wǎng)絡(luò)云空間之中即可。而且電子檔案在保存過程中,也不容易受到外界的影響,在儲(chǔ)存方面極具便捷性。最后,電子檔案的應(yīng)用可以提高檔案信息的利用率。應(yīng)用電子檔案時(shí),無論是在信息抽取、分析還是傳遞方面都極具便捷性。而且在對(duì)檔案信息進(jìn)行查找時(shí),相關(guān)工作人員只需要進(jìn)行檢索即可,而不需要像應(yīng)用紙質(zhì)檔案一樣耗費(fèi)大量時(shí)間查找和復(fù)原。同時(shí),借助于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作,這也使得檔案信息的應(yīng)用打破了時(shí)間和空間限制,有效提升了檔案信息的利用效率。

        2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理策略

        由于電子檔案極具便捷性,所以在事業(yè)單位的檔案管理工作中應(yīng)用的極為廣泛。相關(guān)管理人員都在不斷深化電子檔案的應(yīng)用。雖然,電子檔案具有極多優(yōu)勢(shì),但其應(yīng)用過程中也存在一些不足,需要檔案管理人員在工作開展中不但完善。相比于紙質(zhì)檔案的保存不易,電子檔案所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)更大,檔案信息被竊取的可能性更高,所以相關(guān)工作人員需要提高警惕,保證電子檔案信息的安全。

        2.1 健全電子檔案管理制度

        電子檔案管理方法與紙質(zhì)檔案并不完全相同。所以,事業(yè)單位在開展檔案管理的過程中,必須建立健全電子檔案管理制度,為相關(guān)工作開展提供制度保障。目前,我國(guó)大部分的事業(yè)單位在電子檔案管理過程中,仍然沿用紙質(zhì)檔案管理辦法,使得電子檔案管理工作的有效性遲遲得不到提升。

        因此,事業(yè)單位的檔案管理工作人員必須及時(shí)地轉(zhuǎn)換觀念,認(rèn)識(shí)到電子檔案管理方法與紙質(zhì)檔案管理方法之間的異同,并建立起嚴(yán)格的電子檔案管理制度,才可以滿足當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作需要。以某機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子檔案管理工作開展為例。該單位規(guī)定,所以電子檔案信息在錄入前,必須經(jīng)過相關(guān)部門以及檔案管理部門的核查,確定檔案信息準(zhǔn)確完整后才可以被錄入到單位的電子檔案信息庫(kù)中。同時(shí),該單位對(duì)電子檔案信息進(jìn)行了分級(jí),并確立了電子檔案信息的查閱層級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)該定期地對(duì)檔案庫(kù)中的電子檔案信息進(jìn)行檢查,保證信息的完整性和安全性。在檔案信息應(yīng)用方面,如果事業(yè)單位員工向查閱電子檔案信息,必須經(jīng)過檔案管理人員的許可,并做好相關(guān)記錄;員工在查詢信息時(shí),只可以查閱自身級(jí)別許可范圍內(nèi)的信息,如果需要越級(jí)查詢則需要部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理部門負(fù)責(zé)人特批。該單位通過制定嚴(yán)格的電子檔案信息錄入和使用標(biāo)準(zhǔn),健全電子檔案信息管理制度,保證了電子檔案在事業(yè)單位中的有效應(yīng)用。

        2.2 提高安全管理水平

        事業(yè)單位需要加強(qiáng)電子檔案信息庫(kù)的安全管理水平,確保檔案信息不外泄。事業(yè)單位的檔案信息內(nèi)容極為豐富,對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要影響,一旦出現(xiàn)了信息外泄則后果不堪設(shè)想。所以,相關(guān)工作人員必須加強(qiáng)安全管理,確保電子檔案信息的儲(chǔ)存和使用安全。事業(yè)單位應(yīng)該從加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的角度著手,提高電子檔案信息庫(kù)的防御能力,使其免受網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的侵襲[2]。

        比如,事業(yè)單位可以通過加強(qiáng)電子檔案信息庫(kù)防火墻配置來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的管理。通過設(shè)置多重防火墻,將可能危害檔案信息安全的因素都阻擋在外,使得事業(yè)單位的電子檔案信息處于較為安全的儲(chǔ)存和使用環(huán)境之中,為檔案管理工作的有效開展奠定基礎(chǔ)。同時(shí),相關(guān)工作人員還需要設(shè)置信息傳遞追蹤管理機(jī)制。電子檔案信息庫(kù)的每一次訪問、查閱、調(diào)用和傳遞記錄,都應(yīng)該被妥善保存,一旦出現(xiàn)檔案信息丟失或泄露則可以根據(jù)這些記錄進(jìn)行追責(zé),將損失降至最低。相關(guān)工作人員需要定期地對(duì)檔案信息進(jìn)行篩查,并更新檔案信息管理系統(tǒng),讓其是始終處于最佳狀態(tài),可以為電子檔案信息提供最優(yōu)質(zhì)的保護(hù)。

        2.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)和管理

        雖然電子檔案的應(yīng)用使得事業(yè)單位的檔案管理工作信息化水平大幅提升。但是,檔案管理工作的開展仍然離不開專業(yè)人才的支持。事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和管理,為電子檔案的有效應(yīng)用和檔案管理工作的高效開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        事業(yè)單位檔案管理工作負(fù)責(zé)人應(yīng)該制定嚴(yán)格的人員管理方案,對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人才進(jìn)行考核,剔除工作態(tài)度不端正、工作能力不達(dá)標(biāo)的人員,保留優(yōu)質(zhì)人才。同時(shí),應(yīng)該以講座、培訓(xùn)等方式,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平、責(zé)任意識(shí)、檔案管理專業(yè)能力培養(yǎng),提高他們的綜合發(fā)展使其滿足事業(yè)單位電子檔案管理工作的需要。

        3 結(jié)論

        綜上所述,電子檔案在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用,可以滿足其工作開展的信息化、網(wǎng)絡(luò)化需求。比之傳統(tǒng)檔案,電子檔案在管理安全性和便捷性方面獨(dú)具優(yōu)勢(shì);而為了進(jìn)一步發(fā)揮其作用,相關(guān)工作人員需要制定合理地電子檔案管理制度和模式,并加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng),實(shí)現(xiàn)有效應(yīng)用。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉茂品.試論事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略[J].農(nóng)家參謀,2018(01):213.

        [2]劉婧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(09):61.

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