吳長付 付廣青 杜平

摘要：隨著科研項目數(shù)量的增加，科研管理工作的難度越來越大，管理部門、項目負(fù)責(zé)人面臨著項目全流程管理繁瑣、科技信息關(guān)聯(lián)度低、數(shù)據(jù)利用價值低等困惑，制約著科研項目管理的質(zhì)量。筆者對科研項目管理中的問題進(jìn)行梳理和分析，從項目立項、經(jīng)費(fèi)管理、費(fèi)用提取、驗(yàn)收登記、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等方面對科研項目的管理進(jìn)行規(guī)范化設(shè)計，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科研項目全過程精細(xì)化管理，為科研數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性、及時性與實(shí)時掌握全院的科研狀況提供了保障。

關(guān)鍵詞：科研項目;信息化;管理系統(tǒng);系統(tǒng)設(shè)計

中圖分類號： G311 ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A ?文章編號：1002-1302（2019）12-0338-05

科研工作是科研院所最重要的職能，科研管理水平代表著單位的形象。近年來，隨著科技的進(jìn)步，很多研究機(jī)構(gòu)都建立了信息化系統(tǒng)，用以管理數(shù)據(jù)和展示單位形象[1]。科研管理信息化有助于實(shí)現(xiàn)決策依據(jù)科學(xué)化、資源配置最優(yōu)化、管理工作協(xié)同化、工作流程規(guī)范化、信息資源共享化，是傳統(tǒng)管理方式向新型管理方式轉(zhuǎn)變的重大創(chuàng)新，是信息技術(shù)普及和發(fā)展的必然趨勢[2]。如何加強(qiáng)科研項目全流程信息化管理，擺脫“數(shù)據(jù)豐富，信息匱乏”的窘境[3]，體現(xiàn)現(xiàn)代科研院所的科研管理水平，成為亟待解決的問題。

1 管理系統(tǒng)設(shè)計背景

1.1 項目數(shù)量增加制約管理質(zhì)量

江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研項目數(shù)量從“十一五”時期的 1 959 項躍升至“十二五”時期的4 942項，2016、2017年穩(wěn)定在每年1 060項左右。隨著科研項目數(shù)量的增加，科研管理工作的難度越來越大，管理部門、項目負(fù)責(zé)人面臨著項目全流程管理繁瑣、科技信息關(guān)聯(lián)度低、數(shù)據(jù)利用價值低等困惑，制約著科研項目管理的質(zhì)量[4-6]。

1.2 原有管理方式不適應(yīng)新的管理需求

目前，江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院使用的科研項目管理系統(tǒng)建于2011年，屬于封閉式的管理系統(tǒng)，缺少開放性，難以實(shí)現(xiàn)信息交換[7]。項目立項時科技人員進(jìn)入積分制考核系統(tǒng)錄入項目基本信息，科研處審核后進(jìn)入該系統(tǒng)進(jìn)行編號，再將院編號填入積分考核系統(tǒng)反饋給科研人員，過程繁瑣。另一方面，2015年國家科技體制改革之后，原有的編號規(guī)則已不適用，新的科技計劃無對應(yīng)的編碼。此外，年底項目統(tǒng)計不但工作量大，花費(fèi)時間多，還非常容易遺漏，很難保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。

1.3 高質(zhì)量發(fā)展需要管理的信息化

2018年，江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院將高效管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為年度主題，加快打造新學(xué)科、構(gòu)建新平臺、建立新機(jī)制，全面提升工作效能，高質(zhì)量推進(jìn)我院新時代高水平國際化現(xiàn)代院所建設(shè)邁上新臺階。如何高效管理，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓科技人員更加快捷便利地完成程序性工作，把更加充裕的時間還給科研，科研項目全流程信息化管理尤為重要，同時，科研項目管理的信息化也是現(xiàn)代院所建設(shè)的必由之路。

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 需求分析

科研項目全流程信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)是使科研項目管理工作數(shù)字化、流程化、信息化，提高流程化管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部科研項目的規(guī)范化和精細(xì)化管理。對項目全流程各環(huán)節(jié)和現(xiàn)行管理中存在的問題進(jìn)行梳理和分析，制定出項目管理流程圖和項目院內(nèi)編號規(guī)則，進(jìn)而設(shè)計開發(fā)出管理系統(tǒng)（圖1）。

2.2 系統(tǒng)功能

（1）系統(tǒng)信息管理 包括項目基本信息管理、用戶和管理員及權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份及導(dǎo)出等;（2）科研項目管理 包括從項目立項到驗(yàn)收全流程的管理等;（3）經(jīng)費(fèi)管理 包括項目預(yù)算、經(jīng)費(fèi)調(diào)整和合并、管理費(fèi)和績效提取等;（4）統(tǒng)計報表 包括在研項目和新上項目、合同經(jīng)費(fèi)和到賬經(jīng)費(fèi)等分類統(tǒng)計。

2.3 功能模塊設(shè)計

2.3.1 立項流程模塊 在“江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院信息化云平臺”分配專業(yè)所、農(nóng)區(qū)所用戶賬號，登錄江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院信息化云平臺，進(jìn)入項目管理菜單后，創(chuàng)建項目并填寫對應(yīng)項目字段數(shù)據(jù)，提交給研究所科管進(jìn)行審核，填寫項目必須選擇項目對應(yīng)的分類，研究所科管審核不通過的必須填寫理由，方便填報人員查閱。

2.3.2 經(jīng)費(fèi)預(yù)算流程模塊 由研究所科管審核單位用戶上報的經(jīng)費(fèi)預(yù)算信息，預(yù)算字段由江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研處提供，并進(jìn)行自動合計與累計預(yù)算值計算，由各研究所科管審核，不通過的需要填寫退回理由，由科研處審核并導(dǎo)出備案，由財務(wù)處審核與備案，最后由會計中心具體辦理。

2.3.3 項目實(shí)施流程模塊 項目實(shí)施對于重點(diǎn)項目要求按期進(jìn)行上報，一般項目按照常規(guī)進(jìn)行上報，在系統(tǒng)中要能明確區(qū)別一般項目和重點(diǎn)項目，設(shè)立標(biāo)記，便于查閱。研究所科管審核后，上報到江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研處進(jìn)行最終審核，對項目進(jìn)行評估。項目變更需要填寫變更內(nèi)容，提供給研究所科管審核，填寫變更意見，指導(dǎo)項目后續(xù)變更工作。

2.3.4 管理費(fèi)績效提取流程模塊 申請管理費(fèi)、績效提取按照表格內(nèi)容如實(shí)填寫，按照比例計算百分比，提交審核后，自動導(dǎo)出當(dāng)前單位和年度下項目績效提取審批表，并自動計算每個項目的合計值。按管理費(fèi)規(guī)定一次生成，可按到賬經(jīng)費(fèi)多次提取，管理費(fèi)預(yù)算不足的，用自有資金補(bǔ)足。

2.3.5 匯總統(tǒng)計模塊 此模塊是對系統(tǒng)內(nèi)所有項目進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計，主要的輸出形式為管理費(fèi)年度提取清單、績效年度提取清單、新上項目年度統(tǒng)計表、在研項目年度統(tǒng)計表、項目分類年度統(tǒng)計表、個人項目檔案等表格。

2.3.6 電子簽名與審核提示 以上模塊在涉及經(jīng)費(fèi)環(huán)節(jié)審批流程中，都需要電子簽名以確保審核的有效性，審核人員的電子簽名，必須在系統(tǒng)建立之初存入系統(tǒng)的人員信息中，便于本系統(tǒng)動態(tài)提取和識別。審核是本系統(tǒng)較為頻繁操作的功能，系統(tǒng)需要有準(zhǔn)確的提示消息，用戶登陸后，立即提示審核信息。

2.3.7 生成編號模塊 項目上報在江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研處審核通過后，按照計劃級別、計劃來源（分類）、合同級別、項目年度、數(shù)字序號生成項目編號、之后作為每個項目的標(biāo)準(zhǔn)代號，統(tǒng)一管理歸檔。

3 科研管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

3.1 項目立項

科研人員申請的項目獲批準(zhǔn)立項后，在科研管理系統(tǒng)中的項目管理中選擇創(chuàng)建，將立項項目的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)。選擇計劃級別、計劃來源、計劃類別、合同級別，審核通過后自動生成院編號。此界面需錄入項目經(jīng)費(fèi)、合同書中約定的管理費(fèi)和績效支出，方便后期經(jīng)費(fèi)管理和提取，同時提供附件上傳功能，方便管理員審核。立項項目填報界面見圖2。

項目立項管理可以查看所有填報的項目以及目前填報項目的狀態(tài)，方便管理，在審核頁面提供了項目信息查看、編輯、提交和回退功能，極大地方便了項目管理人員的使用。項目立項信息界面見圖3，項目立項信息審核界面見圖4。

3.2 經(jīng)費(fèi)管理

點(diǎn)擊“經(jīng)費(fèi)管理”欄目，可實(shí)現(xiàn)預(yù)算申報、預(yù)算調(diào)整、墊支申請、項目經(jīng)費(fèi)合并執(zhí)行申請、后續(xù)到賬經(jīng)費(fèi)錄入、外撥經(jīng)費(fèi)備案，項目經(jīng)費(fèi)管理界面見圖5。在預(yù)算調(diào)整界面，根據(jù)調(diào)整前預(yù)算和調(diào)整后預(yù)算，系統(tǒng)自動計算調(diào)整差額和調(diào)整比例，是否符合調(diào)整比例一目了然，項目預(yù)算調(diào)整界面見圖6。

3.3 費(fèi)用提取

點(diǎn)擊“績效提取”欄目，可以根據(jù)項目的名稱、狀態(tài)查詢以往填寫的績效和管理費(fèi)提取記錄?？蒲腥藛T進(jìn)入績效提取填寫界面，填寫提取績效數(shù)額、提取時間以及管理費(fèi)數(shù)額，提交后由管理員賬號審核，項目績效提取界面見圖7。

3.4 驗(yàn)收登記

點(diǎn)擊“驗(yàn)收登記”欄目，可根據(jù)項目的項目名稱、驗(yàn)收狀態(tài)查詢以往填寫的驗(yàn)收登記?？蒲腥藛T點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建驗(yàn)收登記表，填寫驗(yàn)收時間和驗(yàn)收地點(diǎn)，審核通過后項目全部流程結(jié)束，進(jìn)入結(jié)題項目狀態(tài)，項目驗(yàn)收登記界面見圖8。

3.5 數(shù)據(jù)統(tǒng)計

管理員進(jìn)入數(shù)據(jù)統(tǒng)計界面，可查看不同年份以及年份間、不同單位各類在研項目數(shù)量和經(jīng)費(fèi)、新上項目數(shù)量和經(jīng)費(fèi)、結(jié)題項目數(shù)量和經(jīng)費(fèi)，項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計界面見圖9。

4 結(jié)語

科研項目全流程信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，有助于科研人員與管理部門實(shí)時了解和掌握項目信息，規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)管理，提高科研項目管理效率。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科研項目全過程精細(xì)化管理，為科研數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性、及時性與實(shí)時掌握全院的科研狀況提供了保障，同時也是江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院“管理服務(wù)年”科研管理方式信息化的具體實(shí)踐。當(dāng)然，未來還有許多待完善之處，在試運(yùn)行過程中，秉承“高效、便捷”的宗旨，不斷優(yōu)化，推動高效管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)再上新臺階。

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