劉亞杰，范品榮，王曉燕，黃俊濤，姚瑞晗，周杰，柳安雨，洪千人，張興強，鄭艷珠

1. 昆明醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院（云南省腫瘤醫(yī)院） 資產(chǎn)管理部，云南 昆明 650118；2. 昆明醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院 藥學(xué)部，云南 昆明 650032

引言

根據(jù)會議記錄加工整理而形成的公務(wù)文書稱為會議紀(jì)要[1]。醫(yī)院資產(chǎn)采購會議紀(jì)要是醫(yī)院采購管理部門在舉行院內(nèi)招標(biāo)、談判、論證等業(yè)務(wù)活動中形成的一種公務(wù)文書，具有及時性、準(zhǔn)確性、概括性、條理性、指導(dǎo)性、紀(jì)實性等特點[2]。采購談判會議紀(jì)要形成后，院內(nèi)擬購置科室本著客觀、公正和節(jié)約的原則選擇所需產(chǎn)品，經(jīng)參會人員簽字確認(rèn)及分管院領(lǐng)導(dǎo)批示同意后形成正式的會議紀(jì)要[3-4]。正式的資產(chǎn)采購會議紀(jì)要是醫(yī)院采購部門簽訂商品供貨協(xié)議、合同的主要依據(jù)，是監(jiān)察審計部門審查的重點內(nèi)容，是醫(yī)院黨委和行政做出有關(guān)決策的參考依據(jù)，也是相關(guān)部門執(zhí)行資產(chǎn)信息變動的指導(dǎo)性文書。

傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院采購談判會議紀(jì)要往往以會議記錄的形式由相關(guān)科室參與人員各自記錄和保存，多采用手工書寫，無統(tǒng)一模板，不利于存檔和查閱。信息化辦公推行后，醫(yī)院采購談判會議紀(jì)要多由專人使用辦公軟件記錄，確認(rèn)無誤后執(zhí)行會簽和存檔，參與人員需仔細逐一核對記錄信息，導(dǎo)致會簽流轉(zhuǎn)效率低、時效性差。同時，使用紙質(zhì)資料存檔方式易導(dǎo)致查閱不便，即便后期使用掃描件存檔也不利于快速檢索[5]。更為關(guān)鍵之處在于，紙質(zhì)存檔資料存在較大的信息篡改、丟失等風(fēng)險，無法最大限度保障信息記錄的安全性和有效性[6]。

隨著醫(yī)院規(guī)模的逐步擴大，資產(chǎn)管理部門采購量劇增，院內(nèi)招標(biāo)、談判、論證等業(yè)務(wù)工作成倍增加[7]。同時，等級醫(yī)院評審工作的持續(xù)推進[8-9]，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的逐步推行[10-11]，使得監(jiān)察審計工作進一步細化[12]，醫(yī)院內(nèi)部控制進一步加強[13]，采購信息查閱和檢索量劇增，信息安全也被提升到一個較高層級[14-15]。醫(yī)院現(xiàn)有的采購談判會議紀(jì)要管理模式已難以適應(yīng)醫(yī)院的高速發(fā)展和監(jiān)管需求，因此，迫切需要借助信息化手段建立一種新的管理模式及平臺，以提高采購談判信息的安全性、時效性以及存檔和查閱的便捷性，進一步簡化工作流程、提高效率，提升采購質(zhì)量[16]。

1 需求分析

為解決以上問題，提高采購和監(jiān)察審計工作效率，做到“合規(guī)采購、程序優(yōu)化、統(tǒng)一格式、方便查詢、科學(xué)管理”，醫(yī)院資產(chǎn)管理部門開展了細致的需求分析，梳理資產(chǎn)管理部門各業(yè)務(wù)模塊，調(diào)研監(jiān)察、審計、財務(wù)以及各臨床醫(yī)技科室需求，充分聽取意見建議。在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度推行和醫(yī)院信息化建設(shè)的大趨勢下，根據(jù)醫(yī)院資產(chǎn)管理制度，醫(yī)院資產(chǎn)購置會議紀(jì)要管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋以下業(yè)務(wù)需求和功能模塊。

（1）會議類型。根據(jù)醫(yī)院資產(chǎn)管理部門現(xiàn)有工作要求，可分為招標(biāo)談判和論證商議兩種，招標(biāo)談判涉及醫(yī)療設(shè)備、通用設(shè)備、醫(yī)用耗材、通用耗材、維修及維修配件等，論證商議包括新品介紹、擬購產(chǎn)品論證和其他一般性事務(wù)會議。招標(biāo)談判會議紀(jì)要應(yīng)包括明確的采購建議和批示，論證商議會議紀(jì)要則以會議記錄為主。

（2）基本功能。便于資產(chǎn)管理部門使用，操作性強，基于B/S 構(gòu)架，可在醫(yī)院所有內(nèi)網(wǎng)電腦使用；便于日常檢索查詢，查詢條件包括日期、申請科室、會議名稱等；便于電子存檔，可上傳簽字確認(rèn)后的掃描件；便于會簽流轉(zhuǎn)，可按照工作流程實現(xiàn)會簽審核；便于安全管理，可根據(jù)不同人事崗位設(shè)置使用人員的信息錄入、修改和查詢權(quán)限，杜絕信息篡改；便于信息共享，與醫(yī)院資產(chǎn)購置申報及合同管理等子模塊實現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)共享和無縫銜接，避免供應(yīng)商及產(chǎn)品信息重復(fù)錄入。

（3）報表模板。采購談判會議紀(jì)要模板應(yīng)包括基本信息（主題、時間、地點、參會人員等）、購置理由及要求、供應(yīng)商資質(zhì)審核情況、供應(yīng)商基本信息、產(chǎn)品信息（品名、規(guī)格型號、單價、售后服務(wù)等）、使用科室意見（需明確建議購置的產(chǎn)品及規(guī)格型號）、談判小組意見和分管院領(lǐng)導(dǎo)意見簽署欄以及參會人員簽名欄等；論證商議會議紀(jì)要模板應(yīng)包括基本信息（主題、時間、地點、參會人員等）、會議內(nèi)容以及參會人員簽名欄等。

2 系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)設(shè)計是信息系統(tǒng)開發(fā)最為關(guān)鍵的一部分，其優(yōu)劣直接關(guān)系到系統(tǒng)的實現(xiàn)及后續(xù)測試的成敗。開發(fā)人員亦能夠更好地把握系統(tǒng)需求，了解各功能模塊。

2.1 架構(gòu)設(shè)計

根據(jù)需求分析及實踐經(jīng)驗，規(guī)劃整理出了一套符合現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的醫(yī)院資產(chǎn)購置會議紀(jì)要管理系統(tǒng)，以滿足數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)、人員關(guān)聯(lián)、部門關(guān)聯(lián)等“四個關(guān)聯(lián)”為核心，如圖1 所示，有效打通各環(huán)節(jié)，實現(xiàn)采購程序的合理合規(guī)及工作效率的有效提高，做到監(jiān)管和效率的統(tǒng)一。

圖1 醫(yī)院資產(chǎn)購置管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)圖

2.2 系統(tǒng)模塊

系統(tǒng)分為兩個模塊，即招標(biāo)談判會議紀(jì)要模塊和論證商議會議紀(jì)要模塊，每個模塊下又包含各自子模塊，如圖2 所示。

圖2 醫(yī)院資產(chǎn)購置會議紀(jì)要管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架

采購談判會議紀(jì)要模塊包括會議基本信息管理和會議內(nèi)容管理。會議基本信息包括會議紀(jì)要編號、會議主題、時間、地點、參會人員、資格審核人、申請科室、供應(yīng)商基本信息等。會議內(nèi)容管理包括供應(yīng)商及產(chǎn)品詳細信息，使用科室、談判小組和分管院領(lǐng)導(dǎo)意見簽署欄以及參會人員簽名欄。

論證商議會議紀(jì)要模塊包括會議基本信息和會議內(nèi)容管理。會議基本信息包括會議紀(jì)要編號、會議主題、時間、地點、參會人員等，會議內(nèi)容包括會議議程、會議內(nèi)容、會議決議以及參會人員簽名欄等。

2.3 系統(tǒng)功能

如圖3 所示，為有效實現(xiàn)“四個關(guān)聯(lián)”，醫(yī)院資產(chǎn)購置會議紀(jì)要管理系統(tǒng)功能模塊包括信息錄入、修改、刪除等基本操作以及各資產(chǎn)管理模塊數(shù)據(jù)共享、按權(quán)限流轉(zhuǎn)審核、按權(quán)限檢索查詢、報表模板打印和紙質(zhì)掃描件上傳等六部分。數(shù)據(jù)共享擬首先實現(xiàn)與合同管理系統(tǒng)的有效關(guān)聯(lián)，進一步實現(xiàn)與資產(chǎn)申報管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，最終打通申報、審批、論證、招標(biāo)談判及合同簽訂等環(huán)節(jié)。按權(quán)限流轉(zhuǎn)審核需各業(yè)務(wù)部門通力配合，完善業(yè)務(wù)流程。

圖3 醫(yī)院資產(chǎn)購置會議紀(jì)要管理系統(tǒng)功能框圖

2.4 數(shù)據(jù)流

采購談判會議紀(jì)要包括會前基本信息、會議談判記錄和會后意見簽署等三部分內(nèi)容。原有工作模式，會前基本信息、會中談判記錄均包括需重復(fù)錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，信息流按串聯(lián)順序走向，資產(chǎn)管理部門會議紀(jì)要管理員依次向各部門及參會人員提交，按順序查看及會簽，會議紀(jì)要處理周期較長、效率低。而改進后的信息化管理模式屬于并行模式，如圖4 所示，資產(chǎn)管理部門會議紀(jì)要管理員完成信息記錄后，各有關(guān)部門工作人員根據(jù)權(quán)限可實現(xiàn)同步查看、同步會簽、同步查閱、檢索，甚至在會議現(xiàn)場完成核對和會簽工作，極大縮短會議紀(jì)要處理周期，有效避免翻閱會議記錄、核實會議內(nèi)容帶來的時間和精力損耗。同時，也有效打通了資產(chǎn)購置申報平臺及合同管理平臺，實現(xiàn)各信息系統(tǒng)模塊數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

圖4 醫(yī)院資產(chǎn)購置會議紀(jì)要管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流框架圖

3 系統(tǒng)實現(xiàn)

根據(jù)系統(tǒng)架構(gòu)、模塊及功能，基于醫(yī)院現(xiàn)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)了醫(yī)院資產(chǎn)購置會議紀(jì)要管理信息系統(tǒng)，按照優(yōu)化后的資產(chǎn)購置談判流程，可將操作流程主要劃分為會前、會中、會后等三個部分，如圖5 所示。

圖5 業(yè)務(wù)流程圖

3.1 信息錄入

為提高工作效率，會前可做部分準(zhǔn)備工作，一般由資產(chǎn)管理部會議紀(jì)要撰寫人將供應(yīng)商和產(chǎn)品基本信息預(yù)先錄入系統(tǒng)。會議過程中，資產(chǎn)管理部工作人員需準(zhǔn)確錄入供應(yīng)商、產(chǎn)品信息等會議內(nèi)容，根據(jù)會議類型的不同，主要分為招標(biāo)談判會議紀(jì)要錄入和論證商議會議紀(jì)要錄入，如圖6 所示，招標(biāo)談判需詳細記錄產(chǎn)品信息，論證商議則以文字記錄為主。

圖6 會議紀(jì)要信息錄入界面

3.2 報表模板打印

會議或項目談判結(jié)束前工作人員打印報表模板，使用科室和談判小組成員現(xiàn)場依次簽署意見（特殊情況可會后簽署），參會人員簽名確認(rèn)，報表打印模板如圖7a 和7b所示。

3.3 檢索查詢

會議結(jié)束后，資產(chǎn)管理部工作人員應(yīng)將原件掃描上傳并提交，嚴(yán)格杜絕記錄信息的變動，招標(biāo)談判會議紀(jì)要須附分管院領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見及簽名。資產(chǎn)管理部及相關(guān)科室工作人員可以按權(quán)限進行條件檢索，檢索條件包括會議召開日期、擬購置產(chǎn)品科室以及會議名稱，如圖8 所示。

圖7 報表打印模板

圖8 醫(yī)院資產(chǎn)購置會議紀(jì)要管理系統(tǒng)主界面

4 應(yīng)用效果

資產(chǎn)采購會議紀(jì)要管理系統(tǒng)上線運行后，各項工作效率均得到大幅提升，會前資格審核、議程制作因涉及基本信息錄入未有較大改進，但會議紀(jì)要寫作時間、會簽周期均成倍縮短，查詢檢索和信息統(tǒng)計工作效率也大幅提升，因采用電子存檔+紙質(zhì)存檔模式，更重要之處在于信息安全性得到有效保障，見表1。

表1 資產(chǎn)采購會議紀(jì)要管理系統(tǒng)應(yīng)用效果對比表

5 討論

醫(yī)院資產(chǎn)采購會議紀(jì)要管理系統(tǒng)上線運行后，會議紀(jì)要撰寫者及檔案管理人員工作效率得以大幅提升，資產(chǎn)管理及相關(guān)部門工作效率也得到較大提升。

會議紀(jì)要格式更加清晰規(guī)范，寫作者不再因格式問題而產(chǎn)生煩惱，可更專注會議記錄的準(zhǔn)確性。信息錄入效率也得以大幅提升，采購申報、會議紀(jì)要和合同管理系統(tǒng)全部打通后，可實現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)一次錄入、各模塊通用的管理模式。信息安全管理也得以深入落實，有效杜絕了紙質(zhì)存檔資料丟失或年久損耗導(dǎo)致的關(guān)鍵采購數(shù)據(jù)缺失等問題。

資產(chǎn)采購周期得以有效縮短，原有管理模式中，撰寫會議紀(jì)要、與參會人員逐一核對、會簽流轉(zhuǎn)等工作占用較多時間，現(xiàn)可在會議當(dāng)場完成。檢索查詢的效率也得到較大提升，改變了此前審計、醫(yī)院檢查、評審工作開展后，資產(chǎn)管理部門忙于查找資料疲于應(yīng)付的工作困境。采購等相關(guān)崗位的工作可替代性得以增強，工作人員簡單培訓(xùn)后即可使用該信息系統(tǒng)。

資產(chǎn)管理部門各業(yè)務(wù)模塊銜接更趨緊密，資產(chǎn)購置、耗材購置、維修維保談判等業(yè)務(wù)工作更加協(xié)調(diào)，人員配合更加順暢。各相關(guān)部門的工作銜接更趨流暢，按權(quán)限管理的系統(tǒng)運行模式，相關(guān)崗位工作人員可自行調(diào)取查閱采購數(shù)據(jù)，減少了此前全手工模式導(dǎo)致的等候時間過長及繁瑣復(fù)雜的程序，談判人員亦有更高積極性參與到招標(biāo)談判及論證工作中。

通過細致觀察，還需進一步優(yōu)化工作流程及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，如因產(chǎn)品信息量和參與廠商數(shù)量不同導(dǎo)致會議紀(jì)要報表差異較大，為保障紙張的有效利用，每次均需調(diào)整報表模板。另外，因供應(yīng)商和產(chǎn)品名稱不準(zhǔn)確導(dǎo)致各子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享存在一定的困難，特別是產(chǎn)品的常用名與醫(yī)療器械注冊證名稱差異導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不統(tǒng)一問題。其次，會議紀(jì)要系統(tǒng)上線后工作效率明顯提升，每次會議均增加談判品種而壓縮會議時間，無法保證談判后可及時完成會簽確認(rèn)。下一步工作中，將逐步改進以上存在問題并優(yōu)化升級。

醫(yī)院資產(chǎn)購置會議紀(jì)要管理系統(tǒng)的開發(fā)及上線運行，僅是醫(yī)院信息化建設(shè)大潮中的一項，在當(dāng)前推行現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的大背景下，醫(yī)院紀(jì)監(jiān)審工作持續(xù)推進，醫(yī)院資產(chǎn)購置程序標(biāo)準(zhǔn)化持續(xù)加強，資產(chǎn)管理部門唯有不斷適應(yīng)新形勢、不斷創(chuàng)新管理模式、不斷提高信息化管理水平才能更好地服務(wù)臨床、醫(yī)技及醫(yī)院各部門。