陳匯

近年來，隨著大數據的快速發(fā)展，人工智能技術已經被廣泛應用于人們的生活生產中，其應用也為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發(fā)展。人工智能技術應用于檔案管理中可以實現(xiàn)智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。

人工智能正在有效融入檔案管理

檔案管理是一項重復繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯的工作。但在人工智能時代，這種局面可能會有較大的改觀：人工智能在檔案管理領域的應用將推動檔案資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務的影響會是革命性的，呈現(xiàn)一種完全不同的情景。

人工智能是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及應用系統(tǒng)的一門新的技術科學。自誕生以來，人工智能的理論和技術日益成熟，應用領域也不斷擴大，基于技術革命的大膽預測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰(zhàn)。

上世紀80年代，我國檔案行業(yè)初涉計算機電子輔助功能，目前各領域的檔案管理工作都依托于計算機和互聯(lián)網工具，但距離深入應用人工智能手段融入檔案管理工作，還有很大的前進空間。實現(xiàn)檔案管理人工智能，從管理概念到軟件工具等方面都需要進一步研究和提升。

互聯(lián)網+時代，人工智能對各行各業(yè)都造成了深遠的影響，檔案行業(yè)也不例外。在日常工作中，檔案工作被認為是額外的付出，不被重視;檔案管理系統(tǒng)在使用上對用戶的友好度較低，導致檔案管理中存在大量被遺漏的數據信息;當檔案管理員面對大規(guī)模、非結構化的數據信息進行分類整理的時候，檔案鑒定工作變得復雜。所以，檔案工作自動化，是檔案管理實踐中一個必要的進程。

在檔案工作中，人工智能的有效融入應用主要包括：網絡檔案信息資源智能收集、數字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定、智能化檔案安全管理、智能化檔案提供利用服務、信息資源智能收集等等。

人工智能時代，檔案管理會是一種怎樣的情景？

存儲數字化，檔案柜架消失;無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化。機器鑒定檔案會具有鑒定標準統(tǒng)一、效率高、無須相關專業(yè)知識即可鑒定的優(yōu)點。簡單說，人工智能將使檔案管理生產力大幅度提升;檔案管理關系將被重新定義，呈現(xiàn)的是全時空機器關系。傳統(tǒng)的檔案提供利用服務方式一般包括閱覽服務、展覽服務和咨詢服務等被動方式實現(xiàn)，而新型的檔案提供利用服務方式主要是網站服務、新媒體服務、精準推送服務等主動方式實現(xiàn)。人工智能可以應用大數據人工智能對使用者的需求進行深度挖掘，及時準確地掌握使用者的個性化需求，真正地實現(xiàn)“以用戶為中心”的現(xiàn)代檔案服務，包括“萬物互聯(lián)”“萬物智能”“無時不在”“無處不聯(lián)” “無所不有”的等智能服務特點。

人工智能賦能檔案管理成效顯著

人工智能在檔案領域的創(chuàng)新與探索，這項顛覆性變革已經開始在不同行業(yè)和領域的檔案工作中不斷發(fā)生。

2019年4月11日，由浙江省檔案館與國家檔案局檔案科學技術研究所和科大訊飛聯(lián)合成立的國家級AI+檔案聯(lián)合實驗室共同簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，雙方團隊在檔案數字化、管理智慧化、使用便捷化等方向上開展聯(lián)合攻關。目前實驗室成功利用智能語音識別和實時轉寫技術實現(xiàn)口述征集，實現(xiàn)了智能語音檔案著錄，音、視頻數字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大提升了檔案工作的效率。

人工智能和大數據在其他檔案管理領域，諸如：電子文件中心、數字檔案室系統(tǒng)、數字檔案館應用系統(tǒng)、檔案數字化加工系統(tǒng)、數字檔案信息資源平臺系統(tǒng)、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、檔案庫房管理系統(tǒng)、高校檔案管理系統(tǒng)、數碼照片檔案管理系統(tǒng)、公安數字檔案信息資源平臺、車管所電子檔案影像化系統(tǒng)等方面，都正在快速融合。

隨著這些先進成果和技術應用，為檔案管理與人工智能的創(chuàng)新合作奠定了堅實的基礎。而人工智能全面融入各類檔案管理，將告別傳統(tǒng)意義上的紙質資源搜集，轉向互聯(lián)網海量搜集有價值信息，擴大信息內存，節(jié)省時間成本，提高工作效率。人工智能帶給檔案管理的創(chuàng)新與探索可大致歸類如下：

數字檔案信息資源智能檢索與分類?；ヂ?lián)網時代的信息浩如煙海，如何從廣闊海洋中準確獲取正確的信息加以利用，成為信息檢索與分類的首要目標。

智能化檔案價值鑒定。通過智能掃描設定信息范圍和關鍵詞，搜尋有價值信息，并對搜集到的信息資源進行進一步的分析和應用。

智能化檔案安全管理。智能應用中對外開放的網絡安全設定、信息資源管理中的安全防護、信息利用過程中的安全保障。

智能化檔案提供利用服務。多元化檔案利用模式和途徑，擴大信息對外傳導路徑，在可控范圍內無限放大信息界面，為各種需求和命令提供精準信息資源的利用與服務。

檔案管理在人工智能時代面臨的挑戰(zhàn)

在智能化帶來無數便利的同時，我們也應該看到網絡安全和風險與之并存。如何恰當應對網絡安全風險，是實施全面智能化之前需要做好的重點準備工作。

探索大數據時代檔案管理模式創(chuàng)新、科學的策略，必須加強對檔案資源收集力度和范圍，提高專業(yè)指導水平，加強社會合作，加強檔案管理機構的行政能力、行政執(zhí)法水平，建立實用高效的人民檔案管理制度。加快開放檔案資源、創(chuàng)新服務理念、拓展檔案服務方式等服務內容的創(chuàng)新，完善方便公眾的檔案利用服務體系。在人工智能時代帶來的變革中，由于檔案部門對大數據和人工智能環(huán)境下的檔案管理工作仍然處于探索階段，檔案資源收集困難、電子檔案保護技術不成熟、檔案行政法能力薄弱等問題依然存在。這些都要求黨和政府、各級企事業(yè)單位加強檔案管理工作，同樣也要求檔案工作者不斷進行理論探索和實踐創(chuàng)新。

此外，應對人工智能時代的檔案工作的措施還應該包括，要對檔案自動化系統(tǒng)進行“培訓”，測量精度，調整算法，確保檔案自動化系統(tǒng)算法透明，堅持算法問責制;作為檔案工作者，要培養(yǎng)自身參與檔案自動化工作的技能，掌握專業(yè)知識，加強“檔案倫理觀”，避免過分依賴系統(tǒng)，及時糾正偏差，控制風險。

人工智能和機器學習對檔案管理的影響包括很多方面，而未來還有相關問題需要繼續(xù)討論。如果政府利用人工智能進行決策，那么對于倫理與人情如何解決的問題。在利用人工智能過程中必然會涉及大量的公眾數據，在數據公開的過程中檔案工作人員是否需要參與算法的開發(fā)，這對于檔案人員自身的技能與能力無疑又是一個新的挑戰(zhàn)。

歸根溯源，科技改變模式。伴隨“互聯(lián)網+”、大數據和人工智能時代的呼嘯而至，它對檔案工作的利與弊，以互聯(lián)網為核心的現(xiàn)代信息技術對檔案工作產生的變革性影響，都將在新時代面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。

（作者單位：平山縣政府辦公室 ）