《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

五、企業(yè)檔案整理工作要求

7.5.6 檔號(hào)可采用“[全宗號(hào)——]分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）——案卷號(hào)（或件號(hào)或盤、盒、張?zhí)枺保╗ ]表示可選）結(jié)構(gòu)。

企業(yè)檔案號(hào)的編寫應(yīng)采用“[全宗號(hào)]——類別號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）——案卷號(hào)（或件號(hào)或盤、盒、張?zhí)枺苯Y(jié)構(gòu)。檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時(shí)上、下位代碼之間用“——”（短橫）相隔。其中：

全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。如，河北省檔案館藏中原熱河省第12號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“R012”。企業(yè)自行編制全宗號(hào)時(shí)，其全宗屬性可以確定為法人單位的代字。全宗編號(hào)一般有幾種：1.按全宗進(jìn)館先后順序編號(hào);2.按全宗的分類編號(hào);3.按全宗的重要程度編號(hào)（這種方法慎用）。全宗編了代號(hào)以后類別號(hào)——是庫藏檔案類別的代碼，應(yīng)根據(jù)企業(yè)分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。類別號(hào)可包括項(xiàng)目號(hào)，項(xiàng)目號(hào)也是產(chǎn)品、課題、工程、設(shè)備等檔案的代字或代號(hào)。

目錄號(hào)是全宗內(nèi)若干本案卷目錄的順序號(hào)。

案卷（件、盤、盒、張）號(hào)是案卷（件）或光盤、磁帶、照片等排列的順序（流水）號(hào)，案卷號(hào)大都采取一個(gè)組織機(jī)構(gòu)（一個(gè)部門）的案卷每年編一個(gè)順序號(hào)的辦法，或者是整個(gè)企業(yè)一個(gè)年度全部案卷編一個(gè)順序號(hào)。

頁（張）號(hào)是案卷或以件為保管單位的文件內(nèi)每頁（張）的順序號(hào)。不應(yīng)有空號(hào)。

7.5.7 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號(hào)。

互見號(hào)是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號(hào)。

所謂互見號(hào)是指反映同一內(nèi)容但另行保管的其他載體檔案的檔號(hào)。設(shè)立互見號(hào)的目的，是為了能夠便捷地查找到反映同一內(nèi)容的其他載體形式的檔案。

互見號(hào)應(yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置。

7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

企業(yè)檔案案卷編目就是案卷整理歸檔后，在上架排列之前，依據(jù)排列好的案卷順序?qū)Π妇硐到y(tǒng)登記的過程。檔案目錄是由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。

檔案目錄分為卷內(nèi)目錄和案卷目錄，按全宗、類別、保管期限編制的是案卷目錄。一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，經(jīng)過分類后，需要在每個(gè)類內(nèi)將檔案保管單位按相互之間的聯(lián)系，確定前后次序，進(jìn)行系統(tǒng)化排列。將系統(tǒng)排列的檔案保管單位逐一編號(hào)登記，就形成了案卷目錄。案卷目錄實(shí)際上就是案卷的名冊(cè)。

檔案目錄的作用：一是固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和檔案保管單位的排列順序，最后完成檔案整理工作：二是概括地介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)：三是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。

1.企業(yè)檔案目錄的種類

企業(yè)常用的檔案目錄有：企業(yè)檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄等。

（1）企業(yè)檔案總目錄

企業(yè)檔案總目錄是按照立檔單位內(nèi)全部歸檔文件材料接收歸檔的先后順序，以檔案保管單位為對(duì)象進(jìn)行登記著錄而成的一種檔案目錄。其著錄項(xiàng)目主要有：總登記號(hào)、年度順序號(hào)、歸檔日期、檔號(hào)、題名、歸檔部門、數(shù)量、保管期限、密級(jí)、備注等。企業(yè)檔案總目錄亦可稱為企業(yè)檔案總登記賬，其作用是記錄保存的企業(yè)檔案數(shù)量，揭示不同檔案的成分，以便于企業(yè)檔案的日常管理。

（此部分未完待續(xù)）