李麗環(huán)

一、干部人事檔案管理的內(nèi)涵

人事檔案是具有中國特色人事管理制度的一個重要特征，學(xué)者孫振嘉這樣定義人事檔案：人事檔案是在組織人事管理活動中形成，并經(jīng)組織審查或者認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案。人事檔案通常包括三類，即學(xué)生檔案、工人檔案和干部人事檔案，其中以干部人事檔案最為復(fù)雜。因?yàn)樗粌H記載著個人在專業(yè)技術(shù)職稱評定、學(xué)習(xí)、工作、政治經(jīng)歷等過程中形成的一些重要材料的信息，也是關(guān)系到一個人身份證明、落實(shí)工資待遇、印證組織關(guān)系等的重要憑據(jù)，應(yīng)該說，與個人的切身利益密切相關(guān)。通過干部人事檔案，組織部門也可以歷史地、全面地考察和了解干部相關(guān)信息，并據(jù)此作為該干部是否可以選拔、提拔的重要依據(jù)。

干部人事檔案一般包括以下內(nèi)容：干部履歷表即近期履歷材料，自傳材料即干部本人在入黨或其它重要時期撰寫的自傳類和思想類材料，考察材料即組織考核、鑒定干部過程中形成的材料，學(xué)歷材料即學(xué)歷學(xué)位、在校學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)等材料，政審材料即甄別、復(fù)查黨籍、參加工作時間等問題的依據(jù)材料和審查材料，黨團(tuán)材料即加入中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及其它民主黨派過程中形成的材料，獎懲材料即科研和業(yè)務(wù)獎勵、先進(jìn)事跡材料和甄別、復(fù)查、免于處分的材料，定級表單、工資待遇、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料以及其它可供組織參考的材料。由于干部人事檔案在我國的特殊性能，長期以來一直是“猶抱琵琶半遮面”的狀態(tài)，蒙著一層神秘的“面紗”，牢牢處于組織的“掌控”之中，本人在材料形成之后很難再次得見，更不知道自己完整的人事檔案里都涵蓋了哪些材料。

2018年中共中央辦公廳新發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》規(guī)定：“干部本人及其親屬辦理公證、訴訟取證等有關(guān)干部個人合法權(quán)益保障的事項(xiàng)，可以按照有關(guān)規(guī)定提請相應(yīng)的組織人事等部門查閱檔案?！笨梢?，干部本人仍然不允許接觸個人干部人事檔案。這就將普通大眾拒于人事檔案的大門之外，同時也對干部人事檔案的管理人員提出了很高的要求。在收集、整理、鑒定、保管、利用的過程中，干部人事檔案管理人員必須以良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德操守，嚴(yán)守人事檔案材料里面各種信息的秘密，不能將其作為談資或聊天的話題。

二、干部人事檔案管理面臨的道德危機(jī)

倫理道德是一種規(guī)范，人生活于社會之中，既有自己的自我要求，又會受到社會政治、法律和倫理的支配和限制。唯有自覺遵守社會道德規(guī)范，人才能成為真正的人，社會才能成為真正的理性社會。倫理和法律條文作為社會控制制度的兩種重要手段，共同構(gòu)成了人們行為的內(nèi)容。

對于干部人事檔案管理人員來說，倫理道德就是在職業(yè)活動范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)遵守的與其職業(yè)活動相適應(yīng)的行為規(guī)范的總和。通常來說，干部人事檔案管理人員需要遵守的道德規(guī)范包括：忠于職守，愛崗敬業(yè);守護(hù)記憶，維護(hù)史實(shí);鉆研業(yè)務(wù)，提高技能;團(tuán)結(jié)協(xié)作，開拓進(jìn)取。特別是由于干部人事檔案的特殊性質(zhì)，檔案管理人員在借閱時必須嚴(yán)格遵循《干部人事檔案工作條例》“方便利用、安全保密?！钡脑瓌t，嚴(yán)格管理，規(guī)范程序。盡管干部檔案管理人員在工作伊始都會經(jīng)過系列培訓(xùn)，樹立職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，但是在具體工作過程中，仍不可避免的遇到職業(yè)道德松懈的情況，面臨以下幾個方面的倫理道德危機(jī)：

1.私自涂改、刪添、攜帶和復(fù)制干部人事檔案

檔案的根本屬性是原始記錄性，它反映的是最真實(shí)的原始記錄，干部作為機(jī)構(gòu)的管理服務(wù)層級，其選拔的過程需要經(jīng)過層層嚴(yán)格的篩選和考察，作為反應(yīng)其思想道德、學(xué)歷、經(jīng)歷等情況的人事檔案，更要確保其內(nèi)容和形式的原始、真實(shí)和完整。但是，在實(shí)際的管理過程中，檔案管理人員的工作性質(zhì)決定了他們可以很自由、方便地接觸到干部人事檔案，這就意味著他們有機(jī)會去涂改、刪減、攜帶和復(fù)制別人的檔案，無論是受主觀因素還是各種其它外在因素的影響，都會給干部人事檔案的原始記錄性帶來潛在威脅。

當(dāng)然，檔案管理人員在從事干部人事檔案管理工作之前都會事先簽寫保密協(xié)定，以防檔案管理人員泄露人事檔案內(nèi)容，但是實(shí)際工作過程中，要嚴(yán)格做到保密協(xié)議的要求，還是存在難度的。首先從主觀因素來講，干部人事檔案管理人員也是普通人，而作為普通人難免都會有一定的好奇心理，比如在整理干部人事檔案的過程中，看到五六十年代的文件會對文件的內(nèi)容或是當(dāng)時的文件格式和用詞造句感到好奇，忍不住與人議論一番;看到熟悉的領(lǐng)導(dǎo)干部或同事年輕時的照片也可能會無意識地拍下來發(fā)給對方看，調(diào)侃一番。特別是遇到親朋好友更會放松警惕，可能會在交談過程中有意無意地透露自己工作的過程和工作內(nèi)容，造成無意識地泄露干部人事檔案內(nèi)容。其次，人事檔案管理人員作為普通的管理人員，在工作過程中還要聽從上級干部的領(lǐng)導(dǎo)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。如果領(lǐng)導(dǎo)向人事檔案管理人員打聽某些干部的人事檔案內(nèi)容，人事檔案管理人員很難判斷領(lǐng)導(dǎo)是處于工作需要還是滿足其私人目的，很可能會根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求把相關(guān)信息提供給其查看。此外，不可否認(rèn)的是，在干部人事檔案管理人員隊(duì)伍中確實(shí)曾經(jīng)出現(xiàn)過一些主觀認(rèn)識錯誤，為個人私利或是受各種誘惑而違反原則，泄露甚至是涂改人事檔案內(nèi)容的人員。

2.干部人事檔案監(jiān)管工作不到位

在我國，干部提拔之前都要先審查其干部人事檔案，這種任前審查是避免干部“帶病提拔”的重要手段，然而在幾年前的實(shí)際工作中，干部人事檔案的審查工作大多屬于走個過場，履行一道程序。一般僅僅是從形式上入手，主要是單純檢查干部人事檔案材料是否完整、齊全、有無損壞等等，很少有意識去逐一核實(shí)干部人事檔案材料的詳細(xì)內(nèi)容。因此，一些干部人事檔案材料內(nèi)容中存在的不合邏輯甚至邏輯不通、有違常識等問題并不能及時被發(fā)現(xiàn)。特別是在基層部門，人事檔案管理工作人員或者是組織部門相關(guān)人員因?yàn)椤岸嘁皇虏蝗缟僖皇隆?，或者是迫于上級領(lǐng)導(dǎo)壓力，亦或者接受利益補(bǔ)償和錢權(quán)交易等等原因，即使發(fā)現(xiàn)問題也往往是睜一只眼閉一只眼，給人事檔案材料的真實(shí)性帶來隱患和問題。

此外，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，人事檔案管理部門“應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度。每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決?！钡窃趯?shí)際工作過程中，人事檔案管理部門年底的核查也往往都是簡單查看借閱情況是否明晰，借出材料是否都已歸還，等等，而不對干部人事檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行檢查核對。事實(shí)上，人事檔案管理部門的人力也無法達(dá)到該條規(guī)定的要求。新發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》雖然新增了對干部人事檔案監(jiān)督檢查的內(nèi)容，但是普通干部、群眾接觸不到干部人事檔案，如何監(jiān)督仍是問題，因此，有必要從管理體制或流程上進(jìn)一步完善。

3.干部人事檔案數(shù)字化過程中潛在的信息泄露危機(jī)

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化是時代發(fā)展的必然趨勢。干部人事檔案數(shù)字化就是在將干部人事檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對干部人事檔案工作中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲加工，檢索傳輸，實(shí)現(xiàn)其管理過程網(wǎng)絡(luò)化，為干部人事檔案利用提供高效服務(wù)的工作。2017年7月1日，中組部發(fā)布《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（GB/T 33870-2017）》之后，干部人事檔案的數(shù)字化工作也隨之緊鑼密鼓地開展起來。

然而，受到干部人事檔案管理部門的人員、設(shè)備、技術(shù)等條件的限制，干部人事檔案的數(shù)字化工作不得不借助具有專業(yè)設(shè)備和技術(shù)人員的外包公司等來實(shí)現(xiàn)，在這一過程中，就有可能面臨各種信息泄密和攜帶、傳播的倫理道德危機(jī)。比如由于外來（下轉(zhuǎn)35頁）（上接47頁）人員介入帶來的干部人事檔案信息泄密，以及數(shù)字化后的干部人事檔案脫離了檔案實(shí)體，更容易被更改、復(fù)制、遷移，攜帶和網(wǎng)絡(luò)傳播，并且很難留下痕跡，如果干部人事檔案管理人員素質(zhì)低下或者道德不凈，還有可能發(fā)生盜取干部人事檔案的情況發(fā)生，造成不良社會影響。

三、應(yīng)對干部人事檔案管理道德風(fēng)險(xiǎn)的措施

1.加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

干部人事檔案主要以人管理為主，其特殊性又決定了不會有太多的人參與其管理過程，因此，通過培訓(xùn)教育，提升干部人事檔案管理人員的素質(zhì)水平是提高干部人事檔案管理質(zhì)量，保證干部人事檔案安全性的關(guān)鍵因素。通過培訓(xùn)，使干部人事檔案管理人員對干部人事檔案管理工作業(yè)務(wù)要求更加熟悉。通過培訓(xùn)，有效地提高了干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和檔案工作水平。

2.完善規(guī)章制度，規(guī)范干部人事檔案管理工作流程

通過制定完善的規(guī)章制度，可以規(guī)范干部人事檔案管理人員的工作要求，嚴(yán)格其執(zhí)行相關(guān)工作的流程，并時刻注意自己的言行。比如，在相關(guān)人員從事干部人事檔案管理工作之前必須簽訂干部人事檔案保密協(xié)議，保證不會向工作無關(guān)的人特別是身邊親近的人泄露相關(guān)工作內(nèi)容;其次，要制定詳細(xì)的干部人事檔案管理細(xì)則，使干部人事檔案管理工作過程中的整理、審查、移交等各個環(huán)節(jié)有章可循、有矩可依。此外，還要制定違章違規(guī)的處罰細(xì)則，對于違反相關(guān)規(guī)定，泄露相關(guān)干部人事檔案信息相關(guān)人員的處罰做出明確規(guī)定，以對干部人事檔案管理人員或是別有用心的人員起到警示、制約的作用。最后，還要嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定，探討有效的監(jiān)督檢查機(jī)制，實(shí)現(xiàn)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、巡視巡察機(jī)構(gòu)、干部、群眾對干部人事檔案工作的監(jiān)督職能。

3.嚴(yán)格管控檔案數(shù)字化工程，避免數(shù)字化外包過程中潛在的泄密風(fēng)險(xiǎn)

在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)或者外包過程中，要規(guī)范工作流程，并嚴(yán)格執(zhí)行，采取監(jiān)督和全程控制的手段，防止干部人事檔案信息泄密事件的發(fā)生。2017年，通渭縣在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，為保證該項(xiàng)工作的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，通過“三嚴(yán)”措施穩(wěn)步推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)。嚴(yán)格簽訂合同，與外包公司及具體負(fù)責(zé)數(shù)字化工作的人員分別簽訂保密協(xié)議;嚴(yán)格工作管理，并監(jiān)督數(shù)字化加工各流程的進(jìn)度，定期不定期抽檢數(shù)字化加工各流程的質(zhì)量;在辦公區(qū)域安裝高清監(jiān)控?cái)z像頭，實(shí)現(xiàn)辦公區(qū)域全天候全方位無死角監(jiān)控，防止工作人員在工作過程中涂改、泄露信息等情況的發(fā)生。同時為確保干部人事檔案數(shù)字化工作能夠保質(zhì)保量完成，需要安排專人負(fù)責(zé)，全程做好檔案的出入庫交接簽字制度，實(shí)時監(jiān)督檔案數(shù)字化公司工作人員，做好檔案整理、編碼、掃描、處理、高清、錄入、裝訂等一系列工作，切實(shí)做到專人專職專責(zé)，抓好工作落實(shí);嚴(yán)控檔案質(zhì)量。

（作者單位：燕山大學(xué)檔案館）