馮忠豪

社保檔案管理作為社會保險業(yè)務的一項基礎性工作，其工作范圍涉及到社會保險業(yè)務的各個環(huán)節(jié)，是保證社保業(yè)務有效運行、不斷發(fā)展的重要工作。社保檔案管理工作涉及到社保工作業(yè)務的全過程，規(guī)范化、標準化的檔案管理工作，可為保障受保單位及受保個人的正當利益提供重要依據(jù)。在推動社會保險業(yè)務的發(fā)展，充分保障參保單位及參保個人的基本權益等各項工作中，社保檔案管理正不斷發(fā)揮著應有的作用。本文針對社保檔案管理的作用與發(fā)展進行論述。

1、社保檔案管理工作的作用

①社保檔案管理可為參保單位及個人的正當權益提供切實保障

按照國家有關部門頒布的“社保檔案管理規(guī)定”的要求，社保檔案管理工作要保障對參保單位及個人記錄一生、管理一生、保障一生和服務一生。按照這個規(guī)定和要求，社保檔案管理工作的成效，將直接關系到參保者的利益是否得到切實保障。

②社保檔案管理是推動社會保險業(yè)務持續(xù)健康發(fā)展的重要基礎

作為一項基礎性的工作，社保檔案管理有利于促進社保工作的規(guī)范化運行。社會保險工作是一項繁雜的系統(tǒng)工程，社保檔案可完整準確地記錄參保單位和個人的相關資料，為社保局各項工作的開展提供參考與依據(jù)。如果沒有社保檔案作為基礎，社保局的工作有可能會陷入困境，影響社保事業(yè)的健康發(fā)展。

③社保檔案管理是社保業(yè)務發(fā)展的必然要求

參保單位和個人從辦理參保手續(xù)開始直到退休，其中涉及很多工作環(huán)節(jié)，重要的手續(xù)及個人的詳細資料將被存入檔案。由于隨著單位和個人持續(xù)繳費、利息需重新計算，繳費比例和基數(shù)也要進行調整。如果人員進行流動時，保險業(yè)務要隨之轉移。如果保險人失業(yè)，也要享受社會保險和各項待遇等。以上這些資料都要通過檔案來記錄和反映，社保檔案可為參保人切身利益的保障。因此，社保業(yè)務的發(fā)展，必須要求社保檔案管理工作跟上社保發(fā)展的步伐，不斷為社保工作打下良好基礎。

④社保檔案管理可以促進社保局工作質量和辦事效率的提高

在檔案管理工作中，收集和整理相關資料是一項重要工作。通過資料的收集和整理，可實現(xiàn)對社保業(yè)務工作的歸納和梳理，對已處理完畢的保險業(yè)務工作進行總結和回顧，在此過程中，找出社保工作的規(guī)律、得失和應總結的經(jīng)驗、汲取的教訓，可為當前和未來的工作提供參考和借鑒，以便更好地推動社保業(yè)務的開展。社保檔案還可以為領導的決策提供依據(jù)，使領導的決策更準確和及時，促進社保辦事效率的進一步提高。

2、社保檔案管理的發(fā)展途徑

①將社保檔案管理納入重要工作日程

社保機構的各級領導應加強對社保檔案管理工作的領導，將此項與其它工作放在同等重要的位置來抓。日常工作中要經(jīng)常對社保檔案管理工作進行指導和檢查，加大對社保檔案管理工作在經(jīng)費、人員待遇、軟硬件建設等方面支持力度。從事社保檔案管理工作的人員要熱愛自己的工作崗位，增強作為檔案管理人員的榮譽感、責任感和使命感，兢兢業(yè)業(yè)地將檔案管理工作做好。

②實現(xiàn)社保檔案管理工作的規(guī)范化和制度化

制度化管理是現(xiàn)代管理制度的體現(xiàn)，也是檔案管理工作規(guī)范化、標準化的的要求。要根據(jù)社保檔案管理的實際，不斷建立和完善社保檔案管理的各項制度。通過制度的建立和完善，明確檔案管理工作的相關責任，在進行檔案材料收集時形成制度性約束，使各部門提高整理歸檔文件資料的自覺性，主動按制度要求收集上交檔案材料。還要建立起對檔案材料的查閱制度，明確查閱的程序、要求，要有完備的檔案材料借出手續(xù)，明確檔案材料的用途，用法，批準程序，歸還時限，并做好記錄，由批準領導、部門負責人、當事人和檔案管理人員簽字確認。要完善檔案存放保管制度，定期對失去價值的陳舊檔案進行清理銷毀，在管理中要做到檔案不缺頁、不丟失，完好無損，全面完整。

③積極引進信息化檔案管理技術

隨著時代的發(fā)展和社會的進步，信息化技術已經(jīng)在各個領域蓬勃發(fā)展。就檔案管理面言，傳統(tǒng)的以手工為主的管理手段已經(jīng)無法適應信息時代的發(fā)展和檔案管理的發(fā)展要求。在醫(yī)院檔案管理中充分利用信息化技術，進行檔案信息的錄入、分類、歸檔、查閱等管理，可以有效提高檔案管理工作的效率，使檔案管理實現(xiàn)科學化和規(guī)范化。利用信息手段，可以通過對信息的加密技術和共享數(shù)據(jù)庫的建立，可以更方便、快捷、高效地查詢和利用檔案信息，而且保密性強。

④社保檔案管理工作要樹立為社會服務的理念

社保檔案管理部門和人員，要密切關注社保局各項工作的開展，根據(jù)需要積極主動地提供檔案資料，以供領導和活動組織者借鑒和參考。為領導的工作決策提供依據(jù)，更好地指導社保局各項工作的開展。同時，社保檔案管理人員要盡量滿足參保人和參保單位對社保檔案內容的查尋要求，并提供講解、復印等幫助。利用信息化網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)對檔案資料的共享，提高檔案材料的利用率，使檔案材料的查閱和利用更便捷、更準確、更安全。

綜上所述，社保檔案管理工作在社會保險業(yè)務中占有重要地位，其作用越來越明顯。為使參保人員和單位的權益得到切實保障，促進社保檔案管理工作水平的提高，應加大重視力度，強化制度化管理，充分發(fā)揮管理人員的工作積極性，更好地實現(xiàn)社保檔案管理為社會提供優(yōu)質服務的目標。

（作者單位：153223黑龍江省嘉蔭農(nóng)場社會保險事業(yè)管理局）