蘭瑛

[摘? ? 要] 公司或者集團公司辦公室管理效能的高低，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動是否能夠正常運轉(zhuǎn)有著重要的影響，代表著組織管理層的形象因此也決定著企業(yè)文化和組織的整體管理水平。新形勢下，企業(yè)辦公室管理工作面臨著更加嚴峻的挑戰(zhàn)，必須對辦公室管理模式進行創(chuàng)新，才能實現(xiàn)辦公室管理水平的提升，協(xié)同各部門資源達成組織目標，從而為促進企業(yè)的進一步發(fā)展與提高奠定良好的基礎。文章主要對新形勢下企業(yè)辦公室管理工作的實際情況及提升企業(yè)辦公室管理效能的措施進行了分析。

[關鍵詞] 企業(yè);辦公室;協(xié)同;管理效能

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 038

[中圖分類號] F272.9? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）13- 0088- 02

0? ? ? 引? ? 言

隨著市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，行業(yè)轉(zhuǎn)型、產(chǎn)業(yè)升級進程不斷加快，同時競爭日趨激烈，這樣的背景下，企業(yè)若想獲得更好的生存與長遠的發(fā)展，必須加快改革進程。同時，公司尤其是集團公司辦公室管理具有較強的綜合性管理職能，辦公室管理的職責范圍也相對豐富，需要對公司重大決策事項和重要工作進行部署、檢查、跟進、協(xié)調(diào)和落實，對內(nèi)、對外代表企業(yè)形象，影響企業(yè)文化和組織的整體管理水平，必須給予充分重視。新形勢下，應根據(jù)企業(yè)實際情況，合理開展辦公室管理工作，并充分發(fā)揮辦公室管理工作的作用，促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

1? ? ? 辦公室管理的作用

1.1? ?“協(xié)同左右”

辦公室主要圍繞高層的決策部署，負責企業(yè)內(nèi)部部門、外部單位、政府機構(gòu)等之間的溝通與協(xié)調(diào)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營工作得以有序、高效開展的協(xié)調(diào)者。協(xié)同多個部門資源，團結(jié)統(tǒng)一完成組織目標。具體來說，對企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的關系進行協(xié)調(diào)，為促進企業(yè)的健康發(fā)展建立良好內(nèi)部環(huán)境;對平級單位、上級單位、政府機構(gòu)等與企業(yè)有關的外單位進行協(xié)調(diào)，構(gòu)建有效合作關系、良性競爭關系，為推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展建立良好的內(nèi)外部環(huán)境。

1.2? ?“溝通內(nèi)外”

現(xiàn)代社會中，企業(yè)每天都要接收大量的信息，這些信息可以幫助企業(yè)更好地制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，有利于使企業(yè)在競爭日趨激烈的市場競爭環(huán)境中獲取更好的生存與發(fā)展。辦公室負責重大公務和商務接待、協(xié)調(diào)政府機構(gòu)的關系等，建立有效的溝通機制，確保信息傳達的暢通性、及時性、準確性，從而為企業(yè)決策及其運行提供有效的指導，是確保企業(yè)各項工作得以順利開展的前提與基礎。企業(yè)辦公室管理過程中，應創(chuàng)建良好的溝通環(huán)境，建立完善的溝通機制，構(gòu)建科學化、現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡，確保信息的順利、有效傳達。信息溝通過程中，應加強對現(xiàn)代科學技術的應用，力求客觀、真實地反映信息，從而保障信息的暢通性、安全性、準確性，使得企業(yè)及時掌握動態(tài)的內(nèi)外部環(huán)境因素變化，準確調(diào)整企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營策略。

1.3? ?“承上啟下”

辦公室既要完成企業(yè)管理者下達的各項計劃工作任務，又要保障與各部門建立和諧的工作關系，在管理的同時應加強有效溝通，避免空白管理和重復管理造成時間、人力成本的浪費，以進一步提升管理效率[1]。在企業(yè)中，可以將辦公室當作一個信息范圍大、接觸面廣的綜合管理機構(gòu)，上傳下達是其一項重要職責。通過搜集相關的信息，并制定多種備用方案，提出建設性的、合理的參考意見，為企業(yè)管理層提供有效、全面的決策依據(jù)，做企業(yè)管理者的參謀和助手，為實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的提高奠定良好的基礎。同時，及時向下傳達各級領導的指示，以保障企業(yè)各項工作的正常運轉(zhuǎn)，完成企業(yè)預期目標。

1.4? ?“破墻補位”

對于企業(yè)來說，只有辦公室管理者準確地把握自身管理職責，才能確保辦公室管理效能得到充分的發(fā)揮。辦公室管理工作中，不僅要完成企業(yè)管理者下達的任務，還要確保內(nèi)部各部門之間的工作關系和諧。在實施管理的同時加強內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系，打破“部門墻”的阻礙，合理有效部署工作，避免重復管理、空白管理而導致的人力、時間浪費，從而實現(xiàn)組織管理效率的提高。

2? ? ? 新形勢下企業(yè)辦公室管理的優(yōu)化思路

2.1? ?創(chuàng)新辦公室管理觀念

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理中也納入了諸多新思想與新方法，這就給辦公室管理工作提出了更高的要求。因此，必須創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理的觀念，充分考慮企業(yè)實際情況，確保辦公室管理的預見性、計劃性、全面性，建立健全管理機制，才能在競爭日趨激勵的市場環(huán)境中得到更好的生存與發(fā)展。不斷創(chuàng)新辦公室管理工作的思路，優(yōu)化辦公室管理工作的方法，深入挖掘崗位的潛在價值，充分調(diào)動并有效利用員工的創(chuàng)造性、積極性，并通過制度的約束作用，確保辦公室管理工作的切實落實。只有對辦公室管理理念進行創(chuàng)新，對企業(yè)制度規(guī)范、企業(yè)文化進行優(yōu)化調(diào)整，才能為企業(yè)生產(chǎn)、運營及其發(fā)展提供新的生機和活力。

2.2? ?完善辦公室管理制度

企業(yè)應建立健全長效管理制度，以規(guī)范約束內(nèi)部行為，實現(xiàn)辦公室管理效能的提高。通過應用健全的辦公室管理制度，來對實際辦公室管理工作進行規(guī)范，有利于調(diào)動員工的主動性與積極性，從而為企業(yè)的進一步發(fā)展奠定良好基礎。除了辦公室內(nèi)部管理制度外，還應圍繞黨委、董事會、經(jīng)理層在公司的功能定位和運行情況，制訂一個頂層文件《公司章程》以及黨委會、董事會、總經(jīng)理三個《工作規(guī)程》，針對這四個文件細化現(xiàn)代企業(yè)制度“1+3”權(quán)責關系表，明確各自在決策、執(zhí)行、監(jiān)督環(huán)節(jié)中的權(quán)責和工作方式，制定完善公司各治理主體的責權(quán)清單和工作機制。

2.3? ?改善辦公室管理作風

對企業(yè)辦公室管理工作來說，工作作風的優(yōu)良與否，直接影響著辦公室管理效能。良好的工作作風，可以增強團隊凝聚力、提高工作效率。基于這樣的原因，員工應不斷加強學習，以實現(xiàn)自身能力的提高，包括協(xié)調(diào)辦事能力、綜合分析能力、組織管理能力等，只有這樣，才能確保辦公室管理的效能。除此之外，辦公室工作人員、管理人員，均要加強對本職工作的研究，具備創(chuàng)新精神，從而在實際工作中，能夠勇于開拓辦公室管理新局面，建立并不斷完善優(yōu)質(zhì)高效、信息靈敏、標準規(guī)范的辦公室管理機制和工作作風，不僅能促進辦公室管理效能的進一步提高，還能促進企業(yè)文化的傳播。

2.4? ?提高辦公室管理水平

企業(yè)辦公室管理是一項復雜的、系統(tǒng)型的工作，涉及企業(yè)內(nèi)部的全部資源及各種活動。正確處理管理決策、管理機制、管理對象、管理規(guī)范、“以人為本”管理理念之間的關系，是提高信息收集處理、日常接待、公文收發(fā)、管理層會前準備及會后部署等日常管理工作效率的重要前提，也是提高管理效能、辦公室管理效益、促進企業(yè)進一步發(fā)展的基礎。以企業(yè)實際情況為根據(jù)，充分挖掘辦公室人員的內(nèi)在潛能，充分發(fā)揮其積極性，創(chuàng)新管理方法，高效完成管理者布置的任務，是提高辦公室管理效能的有效手段。

3? ? ? 新形勢下企業(yè)辦公室管理效能的提高策略

3.1? ?提高辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)

提高辦公室工作人員、管理人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力，是確保辦公室管理效能的重要前提與基礎。同時，只有這樣，才能更好地協(xié)助企業(yè)管理者開展辦公室管理的相關工作。不斷提高辦公室人員的整體素質(zhì)，實現(xiàn)辦公室管理效能的不斷提高。為了提高辦公室人員的整體素質(zhì)，可以綜合應用自學、再教育、崗位培訓等方式，調(diào)動員工的參與性、積極性，并要引導員工根據(jù)自己的崗位，建立良好的職業(yè)規(guī)劃，實現(xiàn)企業(yè)價值、自我價值的完美統(tǒng)一，實現(xiàn)個人與企業(yè)的共同發(fā)展。

3.2? ?有機結(jié)合企業(yè)業(yè)務與辦公室管理

在企業(yè)中，為實現(xiàn)辦公室管理效能的提高，應將其與企業(yè)業(yè)務有機結(jié)合起來，將企業(yè)發(fā)展目標作為根據(jù)，以實現(xiàn)利益最大化為目標，促進企業(yè)業(yè)務與辦公室管理的協(xié)同發(fā)展。為了實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范管理，管理者應全面掌握本行業(yè)的相關法律法規(guī)、規(guī)章制度以及行業(yè)行規(guī)，同時還要實時分析市場動向以及市場發(fā)展趨勢，深入研究行業(yè)辦公室管理模式，致力于業(yè)務知識、技能的不斷提高。有機結(jié)合企業(yè)業(yè)務與辦公室管理，可以促進企業(yè)業(yè)務工作的進一步發(fā)展，同時也有利于辦公室管理機制的完善，從而可以為推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎。

3.3? ?建立學習型辦公室

建立學習型辦公室是順應信息時代、知識經(jīng)濟時代的與時俱進的必然要求，是企業(yè)建立學習型組織的重要組成部分，也是提高辦公室管理效能、創(chuàng)新能力的主要手段。以企業(yè)辦公室實際情況及其特征為根據(jù)，并與崗位職責有機結(jié)合起來，定期組織學習活動，將各種知識、崗位要求、行為規(guī)范以及企業(yè)價值觀轉(zhuǎn)變?yōu)閸徫荒芰Α⒐餐妇凹白杂X行動。建立學習型辦公室，通過學習，達到信息的交流、反饋與共享，從而為企業(yè)及個人的發(fā)展提供有力的保障。此外，經(jīng)過學習之后，也可以采取考核，并適當給予獎懲，以確保員工的積極性，并在辦公室內(nèi)部建立良性的競爭環(huán)境。例如，企業(yè)可以運用一些業(yè)務考試、業(yè)務評測、業(yè)績考核等方式，來讓那些敢于創(chuàng)新、了解業(yè)務、掌握技術、有效管理的企業(yè)員工得到他們需求的崗位和待遇，從而實現(xiàn)企業(yè)崗位的公平競爭[2]。

3.4? ?加強辦公室的監(jiān)督職能

企業(yè)辦公室管理工作開展過程中，首先是建立規(guī)范的辦公室管理工作秩序，確保政令暢通、有效指揮、科學決策。其次，辦公室管理具有監(jiān)督的重要職責。辦公室對組織內(nèi)部的部門尤其是對管理職能部門有督察、督辦的職責，組織通過這種授權(quán)與檢查、局部與整體之間的督察、督辦，使得各部門能有機結(jié)合、有效運行，這是確保企業(yè)戰(zhàn)略目標、重點任務、經(jīng)營計劃得以充分落實的關鍵所在?；诖耍k公室管理應以企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、工作重心為核心，建立高效、合理的監(jiān)督機制。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

綜上所述，辦公室管理是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，在企業(yè)中，辦公室具有協(xié)同左右、溝通內(nèi)外、承上啟下、破墻補位的重要作用，直接影響著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動是否能夠正常運轉(zhuǎn)。因此，應通過創(chuàng)新辦公室管理觀念、完善辦公室管理制度、改善辦公室管理作風、提高辦公室管理水平的措施，實現(xiàn)辦公室管理工作的優(yōu)化，并要采取提高辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)、有機結(jié)合企業(yè)業(yè)務與辦公室管理、建立學習型辦公室、加強辦公室的監(jiān)督職能等策略，提高組織的管理效能，進而促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻

[1]何春燕.關于企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的思考[J].辦公室業(yè)務，2016（8）：18，20.

[2]單瑩，王璨，葉柳.新形勢下企業(yè)辦公室管理效能的研究[J].辦公室業(yè)務，2017（22）：11.