蘇敏

婦幼保健院檔案管理的重要意義

婦幼保健院是為婦女、兒童提供醫(yī)療保健服務(wù)的公益性機(jī)構(gòu)，其在不斷地發(fā)展中形成大量具有重要價(jià)值的檔案資料，對這些檔案進(jìn)行高效地利用，有助于促進(jìn)婦幼保健院的發(fā)展。為使檔案的作用和價(jià)值得到最大限度地發(fā)揮，就必須做好檔案管理工作。通過對檔案進(jìn)行科學(xué)、有效地管理，能夠使檔案管理工作得到進(jìn)一步優(yōu)化，對于婦幼保健院參與市場競爭具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。從婦幼保健的工作性質(zhì)上看，有著較強(qiáng)的實(shí)踐性特點(diǎn)，由此使其對信息的準(zhǔn)確性提出較高的要求，為滿足這一要求，需要對檔案管理工作進(jìn)行逐步完善，對管理方式和方法進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，提高檔案管理的整體水平，確保檔案價(jià)值的全面發(fā)揮。

婦幼保健院檔案管理現(xiàn)狀

近年來，國內(nèi)的婦幼保健院對檔案管理工作給予高度重視，由此使得檔案管理水平較之以往大幅度提升。但是，由于檔案管理工作涵蓋的內(nèi)容較多，不可避免會受到各類因素的影響，具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

檔案管理理念略顯滯后。婦幼保健院歸屬于公益性醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)的范疇，主要是為婦女、兒童提供保健服務(wù)，由于受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，使得很多地區(qū)的婦幼保健院，將工作的重點(diǎn)放在服務(wù)方面，引入的管理理念基本上都與服務(wù)相關(guān)。因?qū)n案管理工作的重視程度不足，致使檔案的作用沒有得到充分發(fā)揮，加之與檔案管理有關(guān)的理念嚴(yán)重缺失，從而制約了檔案管理效率和水平的提升，檔案的價(jià)值大打折扣。檔案管理理念的滯后，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的開展要求。

檔案管理制度落實(shí)不到位。現(xiàn)階段，國內(nèi)很多婦幼保健院都逐步認(rèn)識到檔案的重要性，建立了大量與檔案管理工作有關(guān)的規(guī)章制度。但從總體情況上看，這些制度的落實(shí)卻并不到位，并且很多制度缺乏可操作性，無法對檔案管理人員的日常工作起到規(guī)范和指導(dǎo)作用，致使管理制度形同虛設(shè)，其作用未能得到全面發(fā)揮，這在一定程度上影響了婦幼保健院檔案管理水平的提升。

檔案管理技術(shù)的先進(jìn)性不足。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的正式開啟，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到快速發(fā)展，并在檔案管理領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。而國內(nèi)很多婦幼保健院在開展檔案管理工作時(shí)，仍然采用傳統(tǒng)的手工方式，導(dǎo)致檔案管理工作效率偏低，并且還經(jīng)常會出現(xiàn)差錯(cuò)。

婦幼保健院檔案管理實(shí)踐新思路

在當(dāng)前的新形勢下，婦幼保健院在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)立足于當(dāng)下，放眼未來，積極探索一條全新的管理路徑，提高檔案管理效率和水平，最大限度地發(fā)揮出檔案的價(jià)值，促進(jìn)婦幼保健院的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

創(chuàng)新檔案管理理念。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代到來的今天，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一種必然的發(fā)展趨勢，在這一背景下，婦幼保健院在開展檔案管理工作時(shí)，如果仍然沿用傳統(tǒng)的管理理念，則會對檔案管理水平的提高產(chǎn)生一定的制約。因此，對管理理念進(jìn)行創(chuàng)新顯得尤為必要。首先，本院的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立起大數(shù)據(jù)意識，明確檔案管理目標(biāo)，做好相關(guān)檔案資料的收集與整理工作，并對重要的檔案資料進(jìn)行及時(shí)歸檔、妥善保存，以免損壞或是丟失。其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立起服務(wù)至上的理念，逐步推進(jìn)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。要不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，對服務(wù)機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，并在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善服務(wù)手段，促使本院的檔案服務(wù)從被動(dòng)式向主動(dòng)式轉(zhuǎn)變，從單一式向多元化轉(zhuǎn)變，從淺層向深層轉(zhuǎn)變，拓寬檔案服務(wù)的深度和廣度。再次，檔案管理人員要認(rèn)清當(dāng)前的形勢，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，全面分析新時(shí)期對檔案管理工作的要求，找出檔案管理工作中存在的不足，據(jù)此進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，最大限度地發(fā)揮出檔案的價(jià)值。一方面，要把握好檔案工作的“四個(gè)基本”，即規(guī)律、任務(wù)、職能和機(jī)制；另一方面可在檔案管理工作中，引入精細(xì)化管理的理念和方法，提高本院的檔案管理效率和水平。

落實(shí)檔案管理制度。婦幼保健院在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善和落實(shí)，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化和科學(xué)化的目標(biāo)。

落實(shí)檔案室管理制度。婦幼保健院的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、使用價(jià)值，對檔案進(jìn)行分類排列。在平時(shí)的工作中，要對檔案室的檔案資料加以熟悉，從而最大限度地縮短檔案卷宗的調(diào)取時(shí)間，提高工作效率。要始終保持檔案室的清潔，做好通風(fēng)、除塵，避免環(huán)境問題導(dǎo)致重要檔案損壞。建立健全檔案室檢查制度，定期對檔案庫進(jìn)行清查，新增及借出的檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加工整理、清點(diǎn)核對，及時(shí)進(jìn)行存檔，所有檔案資料應(yīng)進(jìn)行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)破損及時(shí)處理。

落實(shí)檔案安全防護(hù)與保密制度。婦幼保健院應(yīng)當(dāng)對國家下發(fā)的與檔案管理有關(guān)的規(guī)定要求進(jìn)行嚴(yán)格遵守，保障檔案的安全性，避免重要檔案信息外泄。在非工作需要的情況下，檔案管理人員不得擅自將檔案帶出檔案室，確需帶出時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)玫奖驹侯I(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。具有保密要求的檔案資料，不得復(fù)制或是抄錄，離開檔案室前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全面檢查，看門窗是否關(guān)好，電源是否切斷。

落實(shí)檔案借閱制度。婦幼保健院的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好本院的檔案借閱利用工作，如果其他單位到本院查閱檔案時(shí)，必須按照相應(yīng)流程辦理，若是需要對檔案進(jìn)行抄錄或復(fù)印，應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。任何人員必須在檔案室對檔案進(jìn)行查閱，且不得在原始檔案上進(jìn)行涂改；本院的檔案資料原則上不外借，當(dāng)有特殊情況，需要借出時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

引入檔案管理新技術(shù)。檔案管理是一項(xiàng)看似簡單實(shí)則復(fù)雜的工作，為進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和水平，婦幼保健院應(yīng)當(dāng)積極引入各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。

溫濕度自動(dòng)控制技術(shù)。檔案室的環(huán)境對檔案的完好性具有一定的影響，尤其是紙質(zhì)檔案，若是溫濕度超過一定的限值，可能會導(dǎo)致檔案發(fā)生霉變，并且各類細(xì)菌的繁殖速度也會隨之加快，不利于檔案的保存。如果由檔案管理人員對檔案室的溫濕度進(jìn)行調(diào)控，會導(dǎo)致日常工作量增大。鑒于此，婦幼保健院可以引入先進(jìn)的自動(dòng)化溫濕度調(diào)控系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以根據(jù)室內(nèi)的實(shí)際情況，對溫濕度進(jìn)行自動(dòng)調(diào)節(jié)，從而使室內(nèi)環(huán)境始終保持在有利于檔案保存的范圍。

射頻技術(shù)。婦幼保健院的檔案管理人員在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要按照檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類之后，完成裝訂，再以手工的方式抄寫目錄，這個(gè)過程非常耗時(shí)，工作效率較低，而且還很容易出錯(cuò)。對此，婦幼保健院可以引入先進(jìn)的射頻技術(shù)，這是一種能夠進(jìn)行自動(dòng)識別的技術(shù)。該技術(shù)能夠同時(shí)對多個(gè)目標(biāo)進(jìn)行識別，并對其中的信息進(jìn)行快速讀取，適用于檔案管理。通過射頻技術(shù)的合理應(yīng)用，可為婦幼保健院檔案管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供保障。

備份與存儲技術(shù)。在信息化建設(shè)的背景下，國內(nèi)的婦幼保健院紛紛引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，由此使得電子類型的檔案資料數(shù)量逐步增多。由于電子檔案全部都是保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，一旦系統(tǒng)癱瘓，則可能導(dǎo)致重要的檔案資源丟失。為避免此類情況的發(fā)生，可在檔案管理中采用異質(zhì)備份技術(shù)，具體做法是將本院的電子檔案轉(zhuǎn)化為易于識別與讀取的載體，對檔案的原始文件進(jìn)行保護(hù)，借助Copy工具，用復(fù)制件對原始檔案進(jìn)行替代，從而保證原始檔案不會損壞。在對電子檔案進(jìn)行存儲時(shí)，婦幼保健院可以采用異地存儲的方式，這樣能夠在檔案受損時(shí)，快速恢復(fù)。

綜上所述，檔案管理是一項(xiàng)看似簡單、實(shí)則復(fù)雜的工作，為進(jìn)一步提升檔案管理水平，婦幼保健院應(yīng)當(dāng)對檔案管理理念進(jìn)行更新，并對相關(guān)的管理制度加以落實(shí)，引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以此來確保檔案管理工作的有序開展，從而最大限度地發(fā)揮出檔案的價(jià)值，促進(jìn)婦幼保健院穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：河源市婦幼保健院）