林麗君

摘要：圖書流通管理系統(tǒng)功能必須按照圖書館流通工作的實際需要進(jìn)行設(shè)計。設(shè)計時，必須對手工流通工作進(jìn)行優(yōu)化，不僅完成手工管理上的主要工作，而且應(yīng)發(fā)揮計算機的特點，使傳統(tǒng)的圖書流通工作更完善。

關(guān)鍵詞：圖書流通管理系統(tǒng);功能

中圖分類號：G250.71;TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-5312（2019）17-0283-01

圖書館的流通管理方式一般有兩種工作方式，一種是開架流通，一種是閉架流通。兩種流通方式的共同點都是完成圖書的借還等工作，不同點是第一種方式中省去了讀者查目的手續(xù)，讓讀者直接在書架上找適合的書。后一種方式是以目錄為查書的依據(jù)，書的有無，只有當(dāng)圖書館人員在書庫里查找以后，才能得到準(zhǔn)確的信息等。這些不同的方式都直接涉及流通管理系統(tǒng)功能的選擇和確定。

一、讀者管理

這里的讀者，是指持有圖書館借書證的個人或團(tuán)體。流通系統(tǒng)必須為每個讀者建立借閱檔案，使系統(tǒng)能隨時掌握每個讀者的借閱情況。讀者管理功能主要有以下內(nèi)容：（1）系統(tǒng)能增加新的讀者記錄，滿足讀者人數(shù)不斷增長的需要。（2）系統(tǒng)能刪除撤消借閱資格的讀者記錄，滿足讀者更新的需要。（3）系統(tǒng)能對丟失借閱證的讀者掛失，以保護(hù)讀者的利益。（4）系統(tǒng)能對無借閱資格者予以判別，審查讀者的合法性，以保護(hù)館藏不受損失。（5）系統(tǒng)能隨時統(tǒng)計不同類型的讀者到館人數(shù)，對讀者進(jìn)行控制。（6）系統(tǒng)能從姓名、性別、職業(yè)等途徑查詢讀者的有關(guān)情況。

對于不持有借書證而需要借閱的讀者的管理，在人數(shù)少的情況下，一般不建立讀者檔案，可用手工作好記錄備查。如果這些讀者需要較長時間多次使用圖書館的藏書，可考慮將其轉(zhuǎn)成持有借書證的讀者，轉(zhuǎn)換時要和圖書館的借閱制度和有關(guān)規(guī)定結(jié)合起來考慮。

二、書目查詢

在圖書閉架流通中，書的查找必須依靠目錄，自動化流通系統(tǒng)中為讀者提供了查尋書目的功能。查詢的途徑一般有書名、分類、主題、作者等。書目查詢功能主要有以下內(nèi)容：（1）系統(tǒng)能增加新的書目記錄，將新書盡快地向讀者通報。（2）系統(tǒng)能刪除不需要的書目記錄，保持目錄和館藏一致。（3）系統(tǒng)具有多種書目查找途徑，并縮短了讀者的查找時間。

在開架流通中，由于讀者直接選擇圖書，查目這一功能可以不設(shè)計，以節(jié)約計算機內(nèi)存和輸入書目數(shù)據(jù)的時間。如果需要對全部開架圖書進(jìn)行有效地控制，也可以設(shè)計流通書目查詢功能，以加強對流通圖書的管理。

在開架情況下，系統(tǒng)必須隨時注意所有開架書籍的變化。開架中如有被剔除以及丟失的書，應(yīng)迅速對其書目記錄作出處理。例如，對被剔除以及丟失的圖書的記錄作上記號，標(biāo)明這些圖書目前所處的流通狀態(tài)，從而較好地管理開架圖書。

三、辦理借、還書手續(xù)

辦理借、還書手續(xù)是流通系統(tǒng)中主要的功能之一。包括借書、續(xù)借書、預(yù)約借書、罰款、還書等部分。

1.借書。當(dāng)讀者拿到需要借閱的書時，通過計算機辦理借書手續(xù)。管理人員輸入借書證號，由計算機檢查借書人的借書記錄，判斷可借、不可借、過期未還以及超期罰款等事項，并將這些情況顯示或打印，為讀者和圖書館工作人員作出是否借閱的決定提供參考。對于可以借閱的讀者，系統(tǒng)即辦理借書手續(xù)，將所借書的書號等有關(guān)信息記入借書人的記錄中，存入文檔，完成借書處理。

2.續(xù)借書。所借之書超過了借書時限，還需要使用時，在一定條件允許下，即可辦理續(xù)借手續(xù)、輸入借書證號、更新借書人記錄、更新借書日期等。續(xù)借的前提條件應(yīng)根據(jù)圖書館的借閱制度設(shè)計。一般流通系統(tǒng)對于續(xù)借應(yīng)有以下判斷功能：對于借書證掛失的讀者不續(xù)借;所借書中有過期書未還的讀者不續(xù)借;要求續(xù)借的書已被另外的讀者預(yù)約的不續(xù)借等，屬于以上情況中的任何一種，系統(tǒng)都應(yīng)顯示不能續(xù)借的文字說明，告訴讀者不能續(xù)借的原因。

3.預(yù)約借書。預(yù)約借書是在未借到書之后登記下次有書即借的一種借閱方式。手工預(yù)約借書，在預(yù)約讀者量少時還可以滿足預(yù)約的需要，當(dāng)預(yù)約讀者量大時，如超過百種、千種，就很難滿足預(yù)約者的要求，使預(yù)約工作難以開展。流通系統(tǒng)中設(shè)計了預(yù)約借書功能，可以滿足每一位預(yù)約者的預(yù)約要求。預(yù)約借書節(jié)約了讀者借書的時間，提高了借書的命中率，也可起到急用先借的作用，具有明顯的社會效益。當(dāng)讀者預(yù)約借書時，即辦理預(yù)約手續(xù)，預(yù)約者必須是持有借書證的讀者。預(yù)約時，輸入借書證號，為預(yù)約人建立預(yù)約借書記錄，記錄中包括預(yù)約人姓名、借書證號、預(yù)約書名、預(yù)約日期等項目。預(yù)約借書時，系統(tǒng)應(yīng)有以下判斷功能：預(yù)約人借書證是否已掛失;被預(yù)約的書有多少預(yù)約人;能對所有預(yù)約人查詢，幫助圖書館工作人員或讀者了解圖書的預(yù)約情況，并為讀者提供更多的借書途徑。當(dāng)預(yù)約書到館后，系統(tǒng)能即刻打印出預(yù)約通知單，由圖書館通知預(yù)約者。當(dāng)預(yù)約人超過一定數(shù)量時，系統(tǒng)能打印出預(yù)約人及書目，為圖書采訪部門提供采訪參考數(shù)據(jù)。此外，在一定條件下，系統(tǒng)能滿足讀者電話預(yù)約及其他預(yù)約借書的要求。

4.還書。還書是流通系統(tǒng)的重要功能。系統(tǒng)辦理還書手續(xù)，迅捷簡便。還書時，系統(tǒng)能判斷該書是否為該讀者所借，所歸還的書是不是錯還。執(zhí)行還書功能時，首先輸入讀者借書證號，在讀者借閱文檔中刪除該書的記錄即完成還書手續(xù)。

總之，為了加速圖書的周轉(zhuǎn)，提高圖書的利用率，對所借的書超期不歸還的讀者予以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)制裁，可以設(shè)計違章罰款這一功能。