黃錦陽，易姣

淺談實驗室電子原始記錄設計與實現(xiàn)

黃錦陽，易姣

（1.福建省纖維檢驗局，福建 福州 350026；2.福建省紡織產品檢測技術重點實驗室，福建 福州 350026）

原始記錄主要是為預防、糾錯溯源提供依據(jù)，也是為檢測工作的質量效用提供客觀證據(jù)。電子原始記錄快檢索、定位、準確性、安全性控制、版本控制等文件管理尤其重要。針對實驗室電子原始記錄管理的設計與應用進行闡述，方便管理員更新文檔，同時實驗人員直接、確準、高效調用相應的記錄及樣品信息，減少錯誤、提高工作效率、消除丟失、自動化冗余流程等，有效提升了實驗室原始記錄的自動化和信息化水平。

原始記錄管理；文檔管理；記錄管理軟件；記錄紙

1 引言

隨著信息化進程加快，文檔管理越來越受到企事業(yè)的重視，但是在進行文檔管理的過程中，常見的問題如下：大量文檔存儲，管理尤為困難；查詢很慢，工作效率低下；管理文檔版本混亂；文檔安全性不能得到保障；文檔的共享性無法得到有效協(xié)作；知識管理舉步維艱等，因此文檔管理逐漸成為國內外業(yè)界研究的熱點。

目前大部分的實驗室的記錄紙都是一個Excel文件，里面有幾百上千個工作薄，放至共享區(qū)供檢索打印，時常因管理員更新部分記錄，而實驗員未及時同步更新，導致記錄紙內部格式、內容不一致。另一方面記錄無法與樣品信息關聯(lián)，存在信息孤島，必須手抄記錄，效率低下，且易出錯。文檔權限未管控導致內容被誤改等，同時原始記錄是質檢機構產品檢測質量的重要記錄依據(jù)，更是出具檢驗報告的原始依據(jù)。原始記錄的質量往往直接或間接影響所出具檢驗報告的質量好壞。所以檢測原始記錄的質量是檢測工作質量的基礎和基本保證，也是質檢機構檢測工作質量、檢測水平、綜合實力的重要體現(xiàn)。鑒于其重要性及各種問題與弊端，因此開發(fā)記錄管理軟件，來解決問題。

2 兩個對應庫的功能

2.1 記錄模板庫的建立

建立記錄模板庫，需包含記錄紙名稱及關聯(lián)的標準名稱，方便檢索打印，單元格對應字段內容，便于把關聯(lián)樣品信息或指標調入到相應的位置，如信息系統(tǒng)錄入的款號、號型、檢驗依據(jù)、部位自動調入，減少人工抄寫。管理員根據(jù)以上規(guī)則上傳自制電子原始記錄模板。

2.2 標準指標庫的建立

記錄紙上的指標隨著樣品標準方法的變化而動態(tài)變化，無法在記錄紙上固定其指標，屬于多條件指標值，因此需建立指標庫便于與記錄紙關聯(lián)。內容包括記錄紙名稱、標準號、部位名稱、部位對應的指標值。由于標準方法考核的名稱、指標不盡相同，需自定義常用實驗用語，便于記錄紙上輸出。以外觀指標設置為例，建立本身尺寸差異庫，部位名稱存在門襟不一、側縫不一、袖長不一、袖闊不一、掛肩不一、單肩寬窄不一、領尖不一、褲長不一、退闊不一等問題。指標有單個數(shù)值也有多個可選數(shù)值，多個可選錄值在設置時用換行區(qū)別。

2.3 記錄自動計算及判定

填寫原始數(shù)據(jù)后實現(xiàn)結果自動計算并根據(jù)計算結果自動結論判定，檢驗人員只需填寫部分原始數(shù)據(jù)，方便快捷，由系統(tǒng)自動生成相關數(shù)據(jù)可保證填寫數(shù)據(jù)及計算結果的準確性，減少人工失誤引起的偏差。常用的記錄計算有纖維成分含量、蒸發(fā)速率、脹破強力、羽絨、透濕性、透氣性、縮水、線密度等。

2.4 拍照功能

部分記錄需要以圖片為依據(jù)。但有些圖片本身比較少，如成衣的吊牌字體小，內容需清楚被查看，因此必須選擇一款適合近拍的圖像采集設備。拍照時，引入自動識別吊牌、洗水嘜，識別其有效部分去除冗余，保證圖片的美觀，且在打印時不會節(jié)約耗材。打印吊牌、永久性標簽時常遇到大小不一致，或一張吊牌跨頁等問題。本系統(tǒng)在打印記錄時對吊牌的寬度、高度進行計算按照一定的算法排列，達到最優(yōu)排版方案，無需人工干預。

圖片額外增加編輯功能：①設置旋轉任意角度。圖片按照所需旋轉角度自由變換。②尺寸大小裁剪。實驗員可以選擇圓形、方形等任意幾何圖形進行裁剪，也可用全選或反選等操作。③圖片自由縮放。按照一定縮放比例進行放大或縮小。實現(xiàn)方式可用鼠標滾輪或是設置縮放百分比值。

2.5 自動打印記錄紙

打印時，只需錄入報告號或刷條碼系統(tǒng)自動調用項目對應記錄模板，與樣品信息、考核指標自動有機關聯(lián)，打印完整的實驗記錄。部分特殊記錄紙，用戶也可單獨打印。

2.6 電子簽名的控制

記錄上的檢測、校核人的簽名采用電子簽名技術。每一個電子簽名代表簽名人的行動或意志，是唯一對應一個人并且不能再被分配其他任何人或再次被使用。電子簽名的安全性得到了保護，電子簽名能確保只被真正所有者使用，電子簽名能夠被驗證其真實性。電子記錄上簽署的電子簽名鏈接著各自的電子記錄，以保證電子簽名不被刪去、拷貝或其他方面的轉移。

2.7 全程操作留痕管理

國家強烈推行通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)監(jiān)管全過程留痕，做到“操作留痕、人過留影、雁過留聲”。留痕化管理，在日常工作過程中，主要考核的是管理及時間，即不留空白、死角、間隙的一種縝密的工作記錄。其中工作記錄保存的形式有文字、圖片、實物、電子檔案等，留痕化管理最大的優(yōu)點是通過查詢保留下的工作記錄，可以有效復原已經發(fā)生了的各種生產經營活動。企業(yè)事業(yè)采用的痕跡化管理是讓所有的工作中留下印跡，可供日后查證。本系統(tǒng)也引入對使用人員增刪改等操作過程進行電子記錄，全程留痕，使實驗原始記錄更具有可溯源性。

2.8 用戶權限設置

支持用戶權限控制，系統(tǒng)管理員可根據(jù)實驗人員所在部門、所屬崗位設置不同的文檔使用權限，普通用戶僅可在其權限范圍內執(zhí)行相關的操作。權限分配根據(jù)角色的需要，靈活設置。保證記錄紙的準確、安全性。

2.9 數(shù)據(jù)庫設計

數(shù)據(jù)庫設計如表1～表4所示。

表1 記錄紙表信息

序號字段名類型（長度）允許空備注說明 1RecordIDNumeric（18，0）否 2NameVarchar（100）否記錄紙名稱 3StandardNameVarchar （100）否標準名稱

表2 記錄關聯(lián)信息表

序號字段名類型（長度）允許空備注說明 1ContentIDNumeric（18，0）否 2RecordIDNumeric（18，0）否記錄紙ID 3CellNameVarchar （100）否單元格位置 4SampleInfoVarchar （100）否對應樣品信息內容

表3 圖片信息表

序號字段名類型（長度）允許空備注說明 1ReportIDNumeric（18，0）否報告編號 2PictureNameVarchar（100）否名稱

表4 技術指標信息表

序號字段名類型（長度）允許空備注說明 1ParameterIDNumeric（18，0）否 2StandardNameVarchar（100）否標準名稱 3SampleClassVarchar（50）否樣品等級 4ParameterNameVarchar （50）否指標名稱 5ParameterValueVarchar（50）否指標值

3 結束語

引入原始記錄管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檢驗數(shù)據(jù)的原始信息、數(shù)值的計算及處理、結果的判定等過程自動化，避免了人為因素產生差錯的現(xiàn)象，對數(shù)據(jù)使用所有環(huán)節(jié)可進行溯源，保證了數(shù)據(jù)的可靠性。提高了記錄各項流程的能效和質量，更科學、更準確、更高效。

質檢機構為了保證檢驗報告質量, 提高檢測水平，最基礎從原始記錄工作質量抓起。原始記錄作為判斷產品質量的第一手材料，對原始記錄進行制度化、規(guī)范化管理，成為衡量、考核質檢機構人員素質及工作質量的重要標準，也是質檢機構業(yè)務建設的重要內容，因此引入本系統(tǒng)實有必要。

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F203

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.14.057

2095－6835（2019）14－0126－02

〔編輯：嚴麗琴〕