胡可韶

摘 要：辦公自動化系統(tǒng)讓醫(yī)院人員通過網(wǎng)絡互聯(lián)方式進行協(xié)同辦公，使信息的傳遞更為快速，極大的提高辦公效率。本文主要闡述了醫(yī)院應用辦公自動化系統(tǒng)的必要性，系統(tǒng)的主要功能模塊及其在醫(yī)院信息化管理的應用及效果。

關鍵詞：醫(yī)院；信息化；辦公自動化

隨著信息技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設也在不斷加強。所以建立一個高質(zhì)量、高效率的辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院辦公管理的規(guī)范化、網(wǎng)絡化和自動化，對于完善醫(yī)院信息化建設和提高醫(yī)院的整體管理水平起著非常重要的作用。

一、醫(yī)院應用辦公自動化系統(tǒng)的必要性

隨著醫(yī)院業(yè)務和規(guī)模不斷發(fā)展擴大，傳統(tǒng)手工的辦公模式存在手工流程審核程序繁瑣，效率低下，難以掌控進度，知識共享不便，浪費紙張，紙張表單難以查詢等等的問題，已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的辦公管理需求，為提高工作效率，節(jié)省資源，實現(xiàn)無紙化辦公，引入辦公自動化系統(tǒng)勢在必行。

二、辦公自動化系統(tǒng)主要功能模塊

1.門戶中心

門戶中心是一個可自定義門戶的模塊，門戶是登錄系統(tǒng)后的首頁，可顯示信息、提醒、辦公等內(nèi)容。不同的部門或人員關心的內(nèi)容都不同，每個部門可根據(jù)自己所需要的、所關注的內(nèi)容定制自己的門戶，比如醫(yī)務部可定制一個跟醫(yī)務方面相關的內(nèi)容的門戶，護理部可定制一個跟護理方面相關的內(nèi)容的門戶。一個用戶可以有多個門戶，門戶間可以自由切換，設置一個默認門戶，當用戶登錄系統(tǒng)后可直接顯示自己關注的內(nèi)容，這樣對提高工作效率有很大的幫助。

2.信息管理

信息管理是醫(yī)院各類信息發(fā)布的平臺，通過平臺工作人員可發(fā)布通知公告、院內(nèi)動態(tài)、規(guī)章制度等內(nèi)容，并且可根據(jù)不同內(nèi)容設定不同的專欄，方便閱覽者瀏覽。信息管理還能提供通知下達、知識共享，使員工及時了解醫(yī)院的發(fā)展動態(tài)，從中擴充知識。

3.流程管理

流程管理是辦公自動化系統(tǒng)核心功能之一，使用系統(tǒng)流程管理中利用可自定義的表單、可自定義的流轉(zhuǎn)方式，根據(jù)實際的業(yè)務流程靈活地制定工作流程。通過流程管理中的電子表單填寫，審批辦理，傳閱，催辦，轉(zhuǎn)交等電子化的流轉(zhuǎn)，規(guī)范了流程，提高部門、職工之間協(xié)同辦公的效率。

4.公文管理

公文管理是辦公自動化系統(tǒng)中的重要功能，包括收文管理、發(fā)文管理兩大模塊，其中收文管理可自定義收文流程和表單，通過設定的流程對收文進行簽發(fā)、分發(fā)傳閱和下達任務，同時可以對下達的任務進行督辦；而發(fā)文管理通過可自定義的發(fā)文流程方式實現(xiàn)擬稿、核稿、批示、會簽、簽發(fā)、編號、用印、分發(fā)等操作，其中正文可以在線按公文標準格式編輯。

5.會議室管理：

會議室管理功能統(tǒng)籌管理院內(nèi)會議室資源和管理所有會議室信息，包括會議室位置、容納人員、會議室里的設備等信息，詳細顯示會議室的使用情況。使用人根據(jù)會議室信息和使用情況，可以更好的選擇會議室和會議時間，申請會議室后，與會人員及時收到會議通知。

6.溝通交流模塊

溝通交流可通過郵件和論壇等方式進行。電子郵箱對很多人來說比較熟悉，OA里的郵件功能與一般郵件系統(tǒng)的功能和操作類似，因此OA郵件是一個常用的一對一、一對多的溝通交流、文件共享功能；論壇是一個供公開討論的地方，可以發(fā)表文章，分享經(jīng)驗觀點，討論互動，交流學習。

7.個人辦公

個人辦公模塊將個人的日常辦公實現(xiàn)電子化管理。職工可以管理自己的人際關系信息，管理自己的個人工作，進行日常工作日程安排和工作匯報，管理自己及下屬的任務安排和工作匯報，還有上傳共享文檔、筆記本等常用功能。

8.手機移動辦公

隨著技術的發(fā)展、智能手機的普及，辦公自動化系統(tǒng)手機版也應運而生。手機版集成了多個常用功能，包括工作流程、信息、郵件、會議助手、公文等。通過手機OA，實現(xiàn)了隨時隨地、不受限制的辦公，只要有手機有網(wǎng)絡就可辦公，而手機端的提醒功能，使郵件接收、會議通知、文件辦理等處理得更加及時，縮短了大量等待的時間，極大的提高了辦公效率。

三、辦公自動化系統(tǒng)的應用效果及分析

（1）從醫(yī)院使用人的角度來看

1、醫(yī)院領導能協(xié)調(diào)各種醫(yī)院資源，分析醫(yī)院運營狀況，進行相關流程審批，隨時查閱資料，使用日程管理規(guī)劃日程，快速準確的規(guī)劃自己的工作安排，查看下屬的工作計劃和工作匯報，通過多種方式與員工一起討論和交流，通過問卷調(diào)查、網(wǎng)上調(diào)查等了解員工的意見和建議。

2、科室主管能快速準確的規(guī)劃自己的工作安排，能給下屬安排任務，查看下屬員工的工作計劃和工作匯報，并監(jiān)控任務進度，能審批相關事務流程。

3、普通員工能通過多種搜索方式快捷得查找信息資料，能收到領導給自己下達的任務或工作安排，填寫自己的工作日志和向領導匯報工作，能通過論壇交流學習，增長自己知識面，能實時監(jiān)控到自己的申請的文件流程情況和狀態(tài)，能存儲文檔并共享給他人，能進行常見的日常辦公，如會議申請、問卷調(diào)查等。

4、新員工都可以通過系統(tǒng)了解醫(yī)院的概況，能查閱醫(yī)院規(guī)章制度、科室規(guī)章制度和自己的崗位職責，通過系統(tǒng)快速認識醫(yī)院和科室的領導跟同事，讓新員工能夠快速適應融入醫(yī)院的工作環(huán)境。

（2）從管理作用的角度來看

1、規(guī)范醫(yī)院管理

辦公自動化系統(tǒng)的推行，規(guī)范了辦公流程，對表單的填寫進行權限控制，減少填寫表單時人為的錯誤，規(guī)范的電子表單及工作流程，使流程走得快捷順暢和清晰；對醫(yī)院資源，如會議室，車輛等資源的分配管理進行了規(guī)范，讓資源分配者和資源使用者對資源的情況都充分了解，在申請資源時避免了資源使用的沖突，更加合理的安排資源和資源使用時間。

2、節(jié)約成本，實現(xiàn)“無紙化辦公”

在辦公自動化系統(tǒng)上線之前，醫(yī)院職工在進行請假、申領辦公用品等時都需要走紙質(zhì)流程，耗費了大量的紙張，增加了醫(yī)院的運營成本，如今通過辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了辦公文檔電子化，摒棄了傳統(tǒng)紙質(zhì)走流程方式，減少大量紙張的消耗，而通過實時快捷安全的信息傳遞方式，也減少其他通訊方式所帶來的費用，節(jié)約了辦公成本。

3、提高工作效率

通過辦公自動化系統(tǒng)的工作流引擎，發(fā)起人填報表單內(nèi)容后自動遞交給下一個辦理人，審批人實時接收到辦公系統(tǒng)推送過來需要辦理的文件的消息，快速辦理審批這些文件，系統(tǒng)還支持對流程走向和進度情況進行實時的監(jiān)控和跟蹤，進而可以對職工工作辦理進度進行有效的監(jiān)督。辦公自動化系統(tǒng)很好的避免了申請人尋找相關人員審批的繁瑣步驟，優(yōu)化了審批流程，同時工作流引擎還支持多人并行的文件辦理，更節(jié)省了時間，極大的提高了協(xié)同辦公的效率。

4、加快信息流通，提高溝通實時性。

在辦公自動化系統(tǒng)中，有多種信息傳遞和溝通交流的功能，如常用的郵件、信息發(fā)布等，通過辦公自動化系統(tǒng)下達的文件、通知、任務可以及時接收和處理，可以有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，使信息流通速度的大大提高，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。

5、知識共享

辦公自動化系統(tǒng)中的信息管理、文庫管理、個人辦公、郵件、論壇等功能都提供了對文檔和信息的管理和分享功能，通過對信息的發(fā)布，對文檔進行上傳、下載以及轉(zhuǎn)發(fā)共享，實現(xiàn)知識的共享，提升了醫(yī)院職工的相關知識水平。

結語

在應用辦公自動化系統(tǒng)后，提高了工作效率，提高了溝通和信息共享的便捷實時性，整合了醫(yī)院資源，加強了醫(yī)院內(nèi)部事務的安排和管理，使醫(yī)院管理更規(guī)范，便利，合理，同時降低醫(yī)院的運營成本，實現(xiàn)無紙化辦公。辦公自動化系統(tǒng)切實的保障了醫(yī)院的高效便捷的辦公，提高醫(yī)院的整體管理水平。

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