何云璐

摘要：大數(shù)據(jù)時代，檔案信息化建設是未來檔案管理的重要發(fā)展方向。在現(xiàn)代信息化時代，檔案的管理要改革創(chuàng)新，就要充分運用信息化手段，有效提高檔案管理的規(guī)范性和使用效率。本論文通過分析信息化技術對檔案建設和管理的效用，分析檔案管理在信息化建設方面存在的問題，并提出相應的解決措施，為新時期加快檔案信息化管理進程提供參考。

關鍵詞：檔案信息化;檔案管理

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）016-0164-01

檔案信息化可以充分運用大數(shù)據(jù)對檔案資源進行整合和統(tǒng)計，利用信息技術相互整合各類檔案資源，方便查閱和資源共享。新時代信息化技術應用廣泛，在社會經(jīng)濟建設和發(fā)展中的重要性逐漸凸顯，革新了檔案管理的手段和方法。將信息化技術融入到檔案建設和管理當中，提高了單位檔案信息化建設效率和管理效果。

一、信息化技術對檔案建設和管理的效用

運用信息化技術對檔案資料進行建設和管理，大幅度降低檔案管理的難度，將原來的紙質檔案轉化為電子檔案，減少儲存紙質檔案的空間，降低部分檔案丟失和毀損的幾率，延長檔案存檔的時間。同時，所有檔案進行數(shù)據(jù)化管理，分類歸檔，在查閱檔案時，可以直接利用檔案系統(tǒng)的搜索功能，查閱更加便捷，有效提高檔案的利用率，優(yōu)化和規(guī)范檔案管理的過程和效果。目前，部分單位已經(jīng)初步認識到檔案信息化發(fā)展的重要性，并且從多角度針對檔案信息化建設進行了研究和分析，有效提高了檔案信息化建設水平，也為檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展和檔案資源的優(yōu)化利用提供了便利。

二、檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏信息化建設的素質

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，很多單位對檔案管理人員的學歷、技能和綜合素質的要求都不高，大部分單位的檔案管理人員不會使用計算機，或者不熟悉計算機操作，缺乏信息化技術的專業(yè)知識。在單位檔案信息化建設與檔案管理過程中，無法利用信息化手段對將紙質檔案電子化，不能有效革新檔案管理手段，導致檔案管理效率低下，不利于持續(xù)穩(wěn)定開展檔案管理工作。

（二）單位對檔案管理工作不重視

目前，很多單位的管理人員并未真正了解傳統(tǒng)檔案管理的弊端，沒有充分認識到檔案建設和管理對于單位發(fā)展的重要性，也沒有了解到信息化技術在檔案建設和管理中的便捷性和高效性，導致很多單位的檔案信息化建設效果不理想。

（三）缺乏檔案標準化建設體系

很多單位在開展檔案信息化建設工作，只是單純的利用現(xiàn)代信息技術，參考已經(jīng)實行檔案信息化建設的單位去模仿，并未真正結合企業(yè)自身實際，綜合企業(yè)的檔案使用需求，創(chuàng)設具有企業(yè)特色的檔案信息化管理模式。在檔案信息化建設的過程中，缺乏明確的歸檔標準，未形成科學合理的檔案管理標準化體系，單位未能制定符合實際、可行有效的檔案建設和管理方法或規(guī)章制度，檔案信息化建設和管理無參考依據(jù)和約束條件。

三、優(yōu)化檔案建設和管理的建議

（一）加強檔案管理人員信息化技術的培訓

檔案管理人員是每個單位檔案工作的實際執(zhí)行人，他們的檔案專業(yè)素質決定著單位檔案工作管理的效果和效率。在新時代下，每個單位都應該開展針對檔案管理人員的信息化技術技能培訓，幫助他們熟悉計算機各類功能的操作，提高檔案管理人員的信息化管理水平，從而提升單位檔案建設和管理的效能。通過培訓，讓檔案管理人員充分了解現(xiàn)代信息技術的便捷性和高效性，轉變檔案管理人員的傳統(tǒng)理念，提高檔案服務意識。單位培訓檔案管理人員的信息化技術，啟發(fā)他們在檔案建設和管理實踐中充分應用信息化技術，有效提高單位檔案工作的總體效果，使檔案管理工作適應時代進步的發(fā)展需求。

（二）提高單位管理者對檔案管理工作的認識

檔案資料是每個單位在發(fā)展過程中各項工作的結果和積累，對企業(yè)的發(fā)展起關鍵作用。企業(yè)的管理者要充分認識傳統(tǒng)檔案管理的弊端，了解檔案信息化建設和管理的優(yōu)勢和便利性，充分對比傳管理方法和信息化管方法的區(qū)別。改變檔案管理的觀念，深入到檔案工作崗位中，了解檔案工作的流程，加強檔案建設，加大單位檔案建設和管理各類要素的投入，充分運用現(xiàn)代信息化技術，保證單位檔案資料保存的時間更久遠，保存效果更理想，促進檔案建設和管理工作創(chuàng)新發(fā)展，明確檔案建設和管理的步驟，優(yōu)化建設和管理流程，創(chuàng)新管理方法，不斷提高單位檔案管理的信息化技術。

（三）制定有效可行的單位檔案管理體系

信息技術是檔案信息化建設的重要基礎，各單位要充分結合現(xiàn)代信息化技術，創(chuàng)新檔案建設和管理工作，充分結合企業(yè)實際，制定有效可行的檔案管理細則，明確檔案的歸檔時間，保存時間和保存資料等。通過研發(fā)或者購買成熟的檔案管理系統(tǒng)，完善單位檔案信息化建設和管理技術體系，提升單位檔案的建設效率和管理效果。制定嚴格的檔案資料整理和保管工作流程，明確單位檔案人員的管理責任，充分發(fā)掘單位發(fā)展的檔案需求，不斷革新檔案工作的方法，構建規(guī)范的單位檔案管理體系，不斷提高單位檔案資料的存檔和使用效率，利用信息化手段整合檔案資源，減少人工核查和整理的時間是降低發(fā)生錯誤的幾率，有效提升單位檔案管理的效率和效能。

四、結語

在新時代，各單位的檔案管理部門必須正確認識到檔案信息化的重要性，分析單位目前檔案信息化建設與管理存在實際問題，結合新時代發(fā)展要求，轉化檔案管理觀念，不斷提升單位檔案建設和管理的信息化技術。在新時期信息化技術的支持下，各單位的檔案建設和管理會越來越規(guī)范，檔案的使用效率會越來越高。