梁小榮

【摘要】新時期水利工程檔案管理應(yīng)適應(yīng)時代發(fā)展的要求，探索新思路，找尋水利工程檔案信息化管理建設(shè)的新方法。由于涉及內(nèi)容復(fù)雜、社會價值高、管理難度大等諸多因素，水利工程檔案信息化建設(shè)過程面臨著許多困難和問題。本文基于對水利工程檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的認知，提出了對當前水利工程檔案信息化管理建設(shè)的幾點探索性思考。

【關(guān)鍵詞】水利工程;檔案信息化;管理建設(shè)

新時期，隨著經(jīng)濟的不斷增長和社會的不斷進步，我國水利工程建設(shè)正呈現(xiàn)出前所未有的蓬勃發(fā)展新趨勢，這對我國水利工程檔案信息化管理建設(shè)提出了新要求。

一、新時期檔案信息化管理建設(shè)的意義

水利工程檔案是指水利工程自立項至完工整個建設(shè)過程中產(chǎn)生的具有一定保存價值的原始文件資料，包括項目前期申報批復(fù)文件、地質(zhì)水文勘測報告、設(shè)計圖紙及施工記錄、竣工驗收報告等，為政府開展水利工程建設(shè)與管理提供重要的歷史憑證和科學(xué)決策依據(jù)。水利工程檔案信息化管理，是將傳統(tǒng)紙質(zhì)的實物檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，通過軟件系統(tǒng)管理，及時為水利工程建設(shè)與管理提供調(diào)檔、查閱服務(wù)。

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案信息化管理有著獨特的優(yōu)勢：一是檔案信息化管理可以簡化傳統(tǒng)檔案管理的工作流程，提高檔案管理的效率。通過計算機軟件自動完成對檔案進行分類、組合、編號等工作程序，既節(jié)省了大量時間，又減少了錯誤率;同時，還可以解決傳統(tǒng)檔案管理的防塵、防蟲等難題。二是檔案信息化可以減少檔案儲存的占用空間。采用微縮等技術(shù)，利用光盤、移動硬盤等載體，極大程度地擴大檔案儲存空間，這更有利于檔案儲存和攜帶，為建立龐大的檔案信息庫檢索創(chuàng)造客觀的技術(shù)條件。三是檔案信息化可以方便檔案的利用，充分實現(xiàn)檔案資源的共享。運用信息化功能通過計算機為查檔人進行快速而準確的檢索，有效地瀏覽檔案內(nèi)的各類文件資料，也有利于查檔人通過各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)快速異地查閱特定檔案資料。總之，在時間和空間上都極大地提高了檔案的利用率。

二、新時期水利工程檔案的特點及存在的問題

相對其他檔案而言，水利工程檔案具有三大特點：1.水利工程檔案的內(nèi)容很復(fù)雜。水利工程建設(shè)涉及工程規(guī)劃、勘察、施工、管理等相關(guān)部門，甚至與拆遷征地等社會事務(wù)有關(guān)，其相關(guān)檔案內(nèi)容也特別復(fù)雜。2.水利工程檔案的社會價值很高。水利工程涉及民生、社會乃至國防等重要領(lǐng)域，對推動社會各方面的發(fā)展有著十分重要的意義，水利工程檔案對工程建設(shè)和社會發(fā)展有著重要的參考價值，其社會利用價值很高。3.水利工程檔案管理的難度很大。水利工程管理的主體是水利部門，但工程建設(shè)需要各行業(yè)共同參與才能完成，其產(chǎn)生檔案的綜合性強，包括水利、交通、城建等方面的檔案。水利工程建設(shè)的周期長，工程涉及較多的水下隱蔽性因素。因此，水利工程檔案在收集和完善等方面管理難度很大。

根據(jù)這三大特點，以及水利工程建設(shè)、管理的需要，應(yīng)加快水利工程檔案信息化管理建設(shè)。但目前水利工程檔案管理相對滯后，普遍存在以下問題：一是意識不強、認知不夠，缺乏專業(yè)人員和信息化技術(shù)支持。二是檔案信息化管理制度不夠完備，檔案基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。三是水利工程檔案管理軟件個性化設(shè)計不強，信息化安全措施不足。這些問題的存在都制約著水利工程檔案信息化的發(fā)展進程。

三、新時期水利工程檔案信息化管理建設(shè)的幾點思考

為了提高水利工程檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮水利工程檔案的應(yīng)有職能和社會效益，應(yīng)從以下四方面加強檔案信息化管理建設(shè)：

（一）加強檔案信息化管理的宣傳力度。檔案信息化管理是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢，水利工程檔案信息化建設(shè)在新時期也要緊跟時代步伐。管理層要引起高度重視，加強宣傳力度，將檔案信息化建設(shè)列入單位發(fā)展的整體規(guī)劃，明確時間表，確保制度、人員、經(jīng)費等各項措施落實到位，充分發(fā)揮水利工程檔案的應(yīng)有效能。

（二）加強檔案信息化管理的制度建設(shè)。抓好檔案信息化管理，關(guān)鍵是要建立和完善檔案信息化管理制度，確立檔案信息化的科學(xué)管理理念，規(guī)范檔案信息化管理各個環(huán)節(jié)程序，明確檔案人員的工作職責、安全責任，落實檔案信息化保密、安全管理的預(yù)防措施，確保信息化管理制度的完善和與時俱進。

（三）加強檔案信息化管理的資源投入。加強檔案信息化管理需要加大人力資源和物質(zhì)資源的投入。人力資源是檔案信息化管理最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，加大對水利工程檔案信息化管理人才的培養(yǎng)力度，才能從內(nèi)在機制上提升其工作效率，確保檔案信息化管理不斷進步和發(fā)展;物質(zhì)資源是檔案信息化管理的基礎(chǔ)保障，加大對檔案信息化管理各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，包括局域網(wǎng)的建設(shè)以及互聯(lián)網(wǎng)的接入，確保檔案信息化管理的硬件設(shè)施不斷地改進和完善。

（四）加強檔案信息化管理的安全防范。伴隨著檔案信息化管理的發(fā)展，檔案的安全管理也越來越受到關(guān)注和重視，水利工程檔案的高社會價值決定了其信息化管理要有極高的安全性。檔案人員必須嚴格執(zhí)行檔案信息化安全管理制度，防止資料收集遺漏及檔案丟失、泄密等現(xiàn)象的發(fā)生。同時要加強對計算機系統(tǒng)的安全管理，及時做好系統(tǒng)軟件升級，落實檔案的復(fù)制備份工作，杜絕檔案損毀事故的發(fā)生。

四、結(jié)語

新時期，水利工程檔案信息化管理既是時代發(fā)展的要求，也是社會發(fā)展的需要，加快檔案信息化建設(shè)不僅可以對水利工程建設(shè)與管理起到推進作用，而且對社會其他領(lǐng)域的發(fā)展也能起到借鑒作用，檔案信息化管理建設(shè)的意義極其深遠。