王海沙

【摘要】文書檔案的歸檔和管理是衡量一個單位檔案管理水平的尺子，也是單位生存和發(fā)展的重要依據(jù)，所以管理好文書檔案是單位的重要任務(wù)，配備和提高檔案管理人員的管理能力不容置疑。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;歸檔;管理

文書檔案的管理直接反映單位檔案管理的水平，在這注重白紙黑字的時代，文書檔案起著舉足輕重的證據(jù)作用。但在文書歸檔的過程中仍存在歸檔不到位、不完整的現(xiàn)象?，F(xiàn)談?wù)勎臅鴻n案的特點和歸檔方法。

一、文書檔案的重要性

文書檔案記載著一個人工作中的成長過程，無論是職稱還是職務(wù)，都真實記錄在案;更是記錄一個國家的發(fā)展歷史和演變中的點點滴滴，還體現(xiàn)了某一時間段內(nèi)學(xué)校、機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體等其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)與行政管理下的活動記錄，除了單位內(nèi)部的各部門在履行職責(zé)中形成的重要決策之外，還包括大大小小的議事活動等。

文書檔案主要以紙質(zhì)的形式保存歸檔，是單位運行過程中各方面的真實記錄，是有印章或當事人親筆簽字、具有說服力的紙質(zhì)文件，它主要包括行政管理、人事變動、業(yè)務(wù)需求、黨工團活動等，是體現(xiàn)單位的業(yè)務(wù)提升與管理過程的演變，更是單位領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策的重要證據(jù)。文書檔案不僅具有機密性，而且還具有連續(xù)性的特點，例如關(guān)于請示類的文件，就需要上級單位的批復(fù)等一系列的追蹤，才能保證此事項的完整性;文書檔案的自然形成，決定了它的真實性和客觀性，也是使人信服的歷史證據(jù)，有些文件還保留當時事件發(fā)生的照片、聲音等，這些都反映了文書檔案的真憑實據(jù)。

二、文書檔案的特點

文書檔案歸檔是一項連續(xù)性的整理、收集、保存的過程，涉及的材料種類繁多、資料復(fù)雜、時間不等、工作量大，存在繁瑣而復(fù)雜的特點。

文書檔案的內(nèi)容豐富多樣，涉及面較廣，不僅有人事資料、黨工團資料、行政資料、科技資料、會計資料，還有建筑、設(shè)備等方面的資料。在當今科技發(fā)達的時代，文書檔案還有電子文件、電子照片、音像等。

文書檔案還具有很強的安全性、完整性、保密性和權(quán)威性，最大的作用是在后人借閱的同時可以借鑒和引用歷史資料。

三、文書檔案歸檔的過程

（一）文書的收發(fā)。文書的收發(fā)是整理文書檔案的基礎(chǔ)，也是做好文書檔案的前提。收文包括登記、走流程、催辦、整理、辦結(jié);發(fā)文包括登記、制文、蓋章、整理、合并。簡單的公文收發(fā)過程把相關(guān)聯(lián)的文件集中一起，按照歸檔的年限和時間的順序分類整合，待年底統(tǒng)一整理歸檔。

（二）文書的整理方法。先將一整年度的收發(fā)公文按歸檔年限分別為永久、定30年、定10年進行分類，接著在不同的保管期限中將同一類別的文件集中，最后按照文件的類別或重要性先后放置。

（三）文書的裝訂。文件檔案裝訂時，正本在前，發(fā)文稿紙在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來文在后;文件處理單在前，正文在后;中文在前，外文在后;原文在前，譯文在后。按以上原則將文件進行整合裝訂。

（四）文書的分類和排列。在不同的文件保管期限中，按照文件的主次分別將文件前后排列，一般發(fā)文在前，收文在后。

（五）文書的編號和編目。按照文書歸檔的類別和排列順序用阿拉伯數(shù)字依次進行編號。所有的文件編號完畢后再使用計算機輔助完成編目，即將文件的基本信息按照檔案管理系統(tǒng)軟件設(shè)定的格式錄入電子信息，最后由系統(tǒng)生成歸檔文件目錄。

（六）文書的裝盒。將文件按照保管年限，根據(jù)檔案盒的大小將文件適量裝入盒中，最后在盒面注明盒內(nèi)裝的文件件數(shù)、起止號、保管期限、盒號等。

四、總結(jié)

只有文書檔案的質(zhì)量得到保障，檔案工作的質(zhì)量才能提高，所以文書檔案管理人員要有很強的責(zé)任心和管理水平，具備較好的檔案管理意識，在文書歸檔的過程中不會因歸檔速度影響其歸檔質(zhì)量。文件紙張大小、文件內(nèi)容、格式等方面都要符合標準，規(guī)范統(tǒng)一，如有破損的要修補盡量不能改變文件的原樣，做好公文收發(fā)和借閱的詳細登記，如有遺失及時查找，特別是原件外借時要催促及時歸還，庫房隨時做好防鼠、防蟻、防潮、防曬、防蛀、防火、防盜等方面的安全管理，確保檔案信息安全。

文書檔案管理是一項認真細致的工作，對于管理人員的要求也比較高，無論是從政治水平、業(yè)務(wù)管理能力、專業(yè)技術(shù)技能等方面，都要求檔案管理人員具有較高的業(yè)務(wù)水平能力。

文書檔案管理的最終目的就是被利用，只有被利用了才能使檔案發(fā)揮本身潛在的社會價值和經(jīng)濟利益。

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