太原廣播電視大學(xué) 閻素玉

在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系中，企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)中獲得一席之地，就應(yīng)當(dāng)不斷提高自身效率，健全內(nèi)部控制機(jī)制。內(nèi)部控制機(jī)制是企業(yè)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，保證資產(chǎn)安全的有效手段，是企業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)。企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制包括對(duì)會(huì)計(jì)的控制和對(duì)管理的控制，其中加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)的控制是降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的重要途徑。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，20世紀(jì)80年代，我國(guó)開始普及會(huì)計(jì)電算化，對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化起步較晚，發(fā)展也不成熟，因此還存在諸多需要改進(jìn)的方面，對(duì)企業(yè)的內(nèi)控產(chǎn)生了一定影響。本文對(duì)基于會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)內(nèi)控機(jī)制的優(yōu)化研究具有重要意義，不僅有利于相關(guān)理論的完善，還可以為企業(yè)發(fā)展提供參考。

1 會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)涵以及對(duì)企業(yè)內(nèi)控的積極影響

1.1 會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)涵

會(huì)計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作中，將傳統(tǒng)的手工記賬和會(huì)計(jì)核算方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)處理[1]。1981年，在中國(guó)人民大學(xué)和第一汽車制造廠聯(lián)合召開的“財(cái)務(wù)、合計(jì)、成本應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)專題討論會(huì)”上，首次提出會(huì)計(jì)電算化的概念。會(huì)計(jì)電算化不僅有利于會(huì)計(jì)工作效率的提升，還有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的提升。

1.2 會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)控的積極影響

會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用和發(fā)展對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重要影響，本文主要從企業(yè)內(nèi)部控制形式、內(nèi)部控制范圍、內(nèi)部審計(jì)和內(nèi)部控制管理水平進(jìn)行分析(如表1所示[2])。

2 基于會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)分析

雖然會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用對(duì)企業(yè)內(nèi)控產(chǎn)生了諸多積極影響，但同時(shí)也為企業(yè)內(nèi)控帶來了風(fēng)險(xiǎn)，并且近年來問題逐漸凸顯，值得企業(yè)關(guān)注。本文主要從會(huì)計(jì)信息安全、思想方面、軟件方面和會(huì)計(jì)人員方面，闡述了企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

2.1 增加會(huì)計(jì)信息安全隱患

一方面，由于連接外網(wǎng)增加會(huì)計(jì)信息安全隱患。從原則上來看，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化相關(guān)操作人員的電腦不允許接入外網(wǎng)，只能在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境中操作。但是在互聯(lián)網(wǎng)普及率不斷提升的背景下，人們習(xí)慣于從互聯(lián)網(wǎng)搜索信息，很多企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化網(wǎng)絡(luò)都與外網(wǎng)相連。同時(shí)，由于企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化軟件使用并不統(tǒng)一，很多軟件需要連接外網(wǎng)才能操作，所以不得不接入外網(wǎng)。外網(wǎng)的接入則對(duì)會(huì)計(jì)信息安全構(gòu)成威脅，例如，病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等都會(huì)影響企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全[3]。另一方面，會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)存在風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)電算化普及后，企業(yè)需要將相關(guān)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并由系統(tǒng)自動(dòng)保存會(huì)計(jì)信息、客戶檔案、供應(yīng)商檔案等。一旦會(huì)計(jì)電算化程序或者計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，則會(huì)計(jì)檔案存在損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)外網(wǎng)的接入也對(duì)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)帶來風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2.2 重核算輕管理的思想不利于企業(yè)內(nèi)控機(jī)制

部分企業(yè)引入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，只是為了攀比，搞成了形象工程，因此在使用過程中僅注重會(huì)計(jì)電算化軟件核算功能的應(yīng)用。而會(huì)計(jì)電算化除了基本的會(huì)計(jì)核算功能外，還具有業(yè)務(wù)流程、人力資源管理等管理功能，如果只注重核算功能的開發(fā)，則不利于企業(yè)內(nèi)部控制管理。會(huì)計(jì)電算化軟件在開發(fā)過程中，設(shè)置了多個(gè)模塊，如果能充分開發(fā)相關(guān)模塊功能，則企業(yè)內(nèi)控管理會(huì)事半功倍[4]。企業(yè)之所以存在重核算輕管理的思想，主要是因?yàn)楣芾韺訉?duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)不夠深入，從而影響相關(guān)模塊功能的使用和進(jìn)一步開發(fā)，造成資源浪費(fèi)。企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制不僅要防范會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，還要對(duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等內(nèi)容實(shí)施有效控制。而會(huì)計(jì)電算化管理功能的開發(fā)則有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。

表1 會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的積極影響

2.3 會(huì)計(jì)電算化軟件存在風(fēng)險(xiǎn)

案例：A企業(yè)成立于1990年，主營(yíng)業(yè)務(wù)是大型空壓機(jī)制造，累計(jì)投資超過3億元。該企業(yè)使用的是金蝶財(cái)務(wù)軟件，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用軟件核算，并進(jìn)行及時(shí)數(shù)據(jù)分析，提高了會(huì)計(jì)核算效率。但是，在會(huì)計(jì)電算化實(shí)施過程中依然存在一些問題，以會(huì)計(jì)軟件問題較為突出。主要軟件問題包括：適用性差、成本較高、故障難排，從而為企業(yè)內(nèi)控增加了風(fēng)險(xiǎn)[5]。上述案例表明，會(huì)計(jì)電算化軟件問題也會(huì)引發(fā)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，同樣需要重視。從我國(guó)目前的情況來看，很多企業(yè)都存在電算化軟件風(fēng)險(xiǎn)。首先，存在軟件的適用性問題。我國(guó)的企業(yè)基本都是從外部購買會(huì)計(jì)電算化軟件，這些軟件是統(tǒng)一開發(fā)，在實(shí)際使用中可能存在于企業(yè)需求不匹配的情況，從而不利于企業(yè)的內(nèi)部控制。其次，企業(yè)需要支付較高成本購買軟件。對(duì)于案例中的A公司來說，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較為特殊，因此部分軟件功能處于閑置，但購買時(shí)需要支付全部功能的費(fèi)用。最后，軟件故障不能及時(shí)排除。由于軟件開發(fā)人員不熟悉會(huì)計(jì)相關(guān)業(yè)務(wù)，所以一些軟件問題得不到及時(shí)解決，為企業(yè)的內(nèi)部控制增加了風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 會(huì)計(jì)人員引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)

一方面，會(huì)計(jì)人員由于操作不規(guī)范引發(fā)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)電算化普及之后，企業(yè)的相關(guān)會(huì)計(jì)人員需要熟練掌握電算化軟件的操作，不僅需要將會(huì)計(jì)信息錄入系統(tǒng)，還要按照操作流程進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。如果會(huì)計(jì)人員對(duì)電算化軟件的操作不規(guī)范，則會(huì)造成數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、核算結(jié)果不準(zhǔn)確等風(fēng)險(xiǎn)，而這自然會(huì)引發(fā)企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)[6]。另一方面，會(huì)計(jì)人員專業(yè)水平不高引發(fā)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。從我國(guó)的企業(yè)來看，會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)良莠不齊，特別是一些中小企業(yè)，對(duì)會(huì)計(jì)人員的準(zhǔn)入門檻較低，很多業(yè)務(wù)不熟練的人員也從事會(huì)計(jì)相關(guān)工作。企業(yè)要防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)，就應(yīng)當(dāng)提高會(huì)計(jì)人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

3 基于會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)內(nèi)控機(jī)制優(yōu)化策略

近年來，企業(yè)越來越注重內(nèi)部控制機(jī)制的建立和優(yōu)化。而會(huì)計(jì)電算化為企業(yè)帶來的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)受到重視，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的策略進(jìn)行解決，從而健全內(nèi)部控制機(jī)制。對(duì)于企業(yè)來說，主要應(yīng)當(dāng)從會(huì)計(jì)信息安全、電算化管理、軟件和人員四個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。

3.1 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息安全的保護(hù)

一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取必要保護(hù)措施，避免因接入外網(wǎng)而引發(fā)信息安全風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)可以設(shè)置專業(yè)防火墻，防止因接入外網(wǎng)而造成會(huì)計(jì)信息泄露，避免企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期更新殺毒軟件，避免因病毒、黑客攻擊等問題造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)損壞，從而防止給企業(yè)造成不可挽回的損失。最重要的是，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化相關(guān)操作人員應(yīng)當(dāng)使用僅連接內(nèi)網(wǎng)的電腦，通過內(nèi)部控制制度約束相關(guān)人員的行為。另一方面，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)管理。會(huì)計(jì)檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，對(duì)企業(yè)來說尤為重要。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案主要是保存在系統(tǒng)內(nèi)部，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將重要檔案進(jìn)行備份，保存在磁性介質(zhì)中，例如硬盤等。另外為了進(jìn)行雙保險(xiǎn)，企業(yè)還應(yīng)將部分重要檔案打印成電子版進(jìn)行保存，最大程度地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。

3.2 重視會(huì)計(jì)電算化的管理功能

重核算輕管理的思維模式不利于企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控管理，因此企業(yè)需要重視會(huì)計(jì)電算化管理功能的開發(fā)。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化是為了提高企業(yè)的核算和運(yùn)營(yíng)效率而應(yīng)用的，而不是面子工程。企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到會(huì)計(jì)電算化重要性，通過會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控機(jī)制的優(yōu)化。其次，企業(yè)應(yīng)通過會(huì)計(jì)電算化加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理。企業(yè)在購買會(huì)計(jì)電算化軟件后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需要對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程模塊進(jìn)行開發(fā)，保證其適用性，這樣不僅有利于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，而且有利于企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制。最后，企業(yè)應(yīng)利用會(huì)計(jì)電算化加強(qiáng)人員管理。電算化軟件中不僅包含客戶信息，也包含員工信息管理模塊。例如員工的考勤情況等內(nèi)容，是企業(yè)計(jì)算薪酬的重要參考，人員管理模塊的功能的完善，有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)。

3.3 對(duì)會(huì)計(jì)電算化軟件進(jìn)行不斷優(yōu)化

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)選擇兼具實(shí)用性和適用性的會(huì)計(jì)電算化軟件。企業(yè)在考慮自身成本的情況下，應(yīng)當(dāng)選擇與自身需求匹配度高的電算化軟件。同時(shí)，一般會(huì)計(jì)電算化軟件都有售后服務(wù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求情況，讓軟件供應(yīng)商對(duì)相應(yīng)模塊功能進(jìn)行調(diào)整，以提高適用性，這也有利于企業(yè)內(nèi)控機(jī)制的完善；其次，在會(huì)計(jì)電算化軟件出來新版本后，企業(yè)要及時(shí)進(jìn)行更新。因?yàn)樾掳姹就菍?duì)舊版本的功能優(yōu)化，有利于解決實(shí)際問題。有時(shí)企業(yè)出于使用便捷性的考慮不及時(shí)更新軟件，這樣的做法不利于內(nèi)部控制的加強(qiáng)；最后，在排除軟件故障時(shí)，不僅應(yīng)當(dāng)有軟件工程師的參與，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)指派專門的會(huì)計(jì)人員參與其中，這樣才能從專業(yè)角度解決問題。因此，會(huì)計(jì)電算化軟件的優(yōu)化，是企業(yè)完善內(nèi)控機(jī)制的有效途徑。

3.4 提升會(huì)計(jì)人員的整體水平

其一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重對(duì)會(huì)計(jì)人員操作風(fēng)險(xiǎn)的防控。一般來說，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作員主要有賬套主管、會(huì)計(jì)、出納和業(yè)務(wù)員等，不同的角色有不同的權(quán)限和工作內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部控制制度中明確不同角色的權(quán)限，并要求會(huì)計(jì)人員保管好自己的系統(tǒng)密碼，從而降低操作風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，企業(yè)的內(nèi)控制度中還應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)人員的職責(zé)及懲罰機(jī)制，避免因會(huì)計(jì)人員操作不當(dāng)造成經(jīng)濟(jì)損失。其二，企業(yè)應(yīng)重視會(huì)計(jì)人員整體水平的提升。企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)再教育、繼續(xù)深造、考取相關(guān)資格證書等，從而提升會(huì)計(jì)人員的整體素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)控制的目標(biāo)。

4 結(jié)語

會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，不僅給企業(yè)帶來了積極影響，也增加了企業(yè)內(nèi)控的風(fēng)險(xiǎn)。本文在對(duì)相關(guān)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)分析后，得出了基于會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)內(nèi)控機(jī)制優(yōu)化策略。第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取必要措施加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息安全的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控機(jī)制的完善；第二，企業(yè)應(yīng)當(dāng)改變重核算輕管理的思維模式，加強(qiáng)電算化的管理功能；第三，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化軟件進(jìn)行優(yōu)化，提高其適用性和實(shí)用性；第四，提升會(huì)計(jì)人員的整體素質(zhì)，降低相關(guān)的操作風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控目標(biāo)。