文/Susan Grajek & the 2018-2019 EDUCAUSE IT Issues Panel

編者按：

美國高等教育信息化協(xié)會（EDUCAUSE）2019年度十大IT議題中幾乎每個議題都涉及到了高等學(xué)校面臨的數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)。正如科學(xué)研究一樣，要實(shí)現(xiàn)高等教育更加宏偉的目標(biāo)，關(guān)鍵在于理解那些“最小的部分”。

議題四 以學(xué)生為中心的院校

理解和提升信息技術(shù)在優(yōu)化學(xué)生體驗(yàn)中的作用（從申請人到校友的全過程）。

學(xué)生是高等教育存在的理由。這意味著我們要確保學(xué)校為學(xué)生做好了準(zhǔn)備，而不是期望學(xué)生為學(xué)校做好準(zhǔn)備。涉及到學(xué)生的流程，包括錄取、計(jì)劃、課堂和咨詢等，都應(yīng)當(dāng)將學(xué)生的體驗(yàn)和產(chǎn)出作為重點(diǎn)，而不是那些提供服務(wù)的教職員。以學(xué)生為中心，受益的不僅僅是學(xué)生，而是所有相關(guān)者。

在學(xué)生生涯周期中，信息技術(shù)發(fā)揮了關(guān)鍵的作用。學(xué)校的流程需要為學(xué)生提供導(dǎo)航，導(dǎo)航不可避免的不夠直觀，會要求學(xué)生理解行政術(shù)語，讓他們在制度迷宮中徘徊，還采用了大量技術(shù)方案，而信息技術(shù)可以擴(kuò)大或消除這些復(fù)雜性。如果用于吸引、錄取、登記和保持學(xué)生的技術(shù)方案沒有效果，或者難以獲取及使用，學(xué)生也許就會選擇另外一所學(xué)校。

IT部門之外最關(guān)心此事的應(yīng)該是誰？

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者。如果學(xué)校可以應(yīng)用技術(shù)來優(yōu)化學(xué)生體驗(yàn)，就可以很經(jīng)濟(jì)地為學(xué)生創(chuàng)造成功條件。入學(xué)率和保留率可以得到改進(jìn)，而且基于學(xué)生表現(xiàn)的經(jīng)費(fèi)也可以得到最大增長。

教學(xué)事務(wù)、學(xué)生服務(wù)、咨詢、招生等方面人員和校友。他們讓學(xué)生形成了獲得高等教育文憑的意愿，而且，要保持對學(xué)生的持續(xù)評估，實(shí)現(xiàn)進(jìn)行學(xué)業(yè)追蹤、促進(jìn)學(xué)業(yè)進(jìn)步和學(xué)業(yè)完成的方案，他們的專業(yè)能力和投入是最重要的。

認(rèn)識誤區(qū)

此議題是以IT為中心的。其實(shí)學(xué)校中有許多部門在服務(wù)學(xué)生并管理他們的信息技術(shù)解決方案。

IT部門是一個邊緣貢獻(xiàn)者。如果直接面向?qū)W生的部門不與IT部門合作，那么也許無法容易地找到對用戶友好的技術(shù)方案，而且也許無法和學(xué)校的整體系統(tǒng)集成。

聚焦于單個因素的方法是正確的，例如提供大量的咨詢服務(wù)。優(yōu)化學(xué)生的體驗(yàn)應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)整體戰(zhàn)略，包括學(xué)生咨詢和輔導(dǎo)、保持學(xué)業(yè)進(jìn)度一致、通過人事部門推動教師參與等等。學(xué)校的所有部門應(yīng)當(dāng)向著同一方向努力。

常見的陷阱

缺乏深思熟慮和充分包容的規(guī)劃就啟動工作，會導(dǎo)致失誤和成本損失。盡可能早讓許多人參與，而不是拖到后面。在此過程中還會增加新的相關(guān)者，而且學(xué)校人員和外部專家隨著議程推進(jìn)而進(jìn)進(jìn)出出，在不同時期做出不同的貢獻(xiàn)，因此工作的推進(jìn)應(yīng)當(dāng)是提前規(guī)劃和保持流動相結(jié)合。

即便只有個別部門讓學(xué)生的技術(shù)體驗(yàn)不良，也可能影響到總體的入學(xué)和保留率。麻煩通常在于歷史遺留的校內(nèi)學(xué)生信息系統(tǒng)對用戶不夠友好，而且沒有為學(xué)生提供跟蹤學(xué)位資格完成情況的簡單方法。

IT部門在合作關(guān)系中僅僅處于建議地位。無法與學(xué)校服務(wù)部門有效合作和協(xié)同的IT部門對于學(xué)生的體驗(yàn)只會產(chǎn)生負(fù)面影響。

蘊(yùn)含的機(jī)遇

學(xué)校有效地利用信息技術(shù)改善學(xué)生的體驗(yàn)對社會也有回報(bào)。公立學(xué)校能夠?yàn)榧{稅人提供良好回報(bào)，而且全部高等學(xué)校都提高學(xué)業(yè)完成和進(jìn)步率、減少技能差距會有利于本地和全國勞動力市場。

采用以學(xué)生為中心的全生命周期方法可以建立起跨越多個部門的流程。打破長期形成的部門壁壘可以讓各方成員站在別人立場上考慮問題，建立新的合作來催生改進(jìn)和提升效率。此項(xiàng)轉(zhuǎn)型不僅有利于學(xué)生，而且也有利于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者和校內(nèi)各個部門。

建議

起步

盡可能爭取學(xué)校中更多人的參與，以確保方案的全面性和服務(wù)于學(xué)生。

在全校范圍內(nèi)建立合作關(guān)系，評估現(xiàn)有的信息技術(shù)解決方案，幫助學(xué)校各部門推進(jìn)解決方案的現(xiàn)代化，提供易于獲得、用戶友好、支持移動、可靠的信息服務(wù)。現(xiàn)有的歷史遺留方案可能無法用于提升服務(wù)和增加特性，也無法滿足聯(lián)邦政府對于無障礙性的技術(shù)要求。

探尋普遍問題的根源。例如，有時改變郵件的措辭也許就可以消除大量的事故。

進(jìn)階

將轉(zhuǎn)變學(xué)生體驗(yàn)納入學(xué)校的戰(zhàn)略規(guī)劃，并確保規(guī)劃中不能只有信息技術(shù)方案。

設(shè)定多個目標(biāo)并在校內(nèi)尋求擁護(hù)者，從而在這些目標(biāo)上集中力量。任命由教師和職員組成的全校性、多學(xué)科的咨詢小組，并推動他們實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。

優(yōu)化

每兩年、三年或五年進(jìn)行一次規(guī)劃復(fù)審，以順應(yīng)不可避免的焦點(diǎn)轉(zhuǎn)換。

行業(yè)生態(tài)中的機(jī)會

當(dāng)前有一些運(yùn)行中的項(xiàng)目提供了多種多樣的策略，用于塑造以學(xué)生為中心的學(xué)校，或者提高對此事的關(guān)注程度。IT領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)知道這些項(xiàng)目并研究他們提出的概念和方法，從而決定是否要參加。

議題五 數(shù)字集成

在多種應(yīng)用和平臺的范圍內(nèi)確保信息系統(tǒng)的互操作性、可伸縮性和可擴(kuò)展性，以及數(shù)據(jù)完備、安全、標(biāo)準(zhǔn)和治理。

多年以前，學(xué)校的IT系統(tǒng)都更簡單。學(xué)院和大學(xué)可以建設(shè)大一統(tǒng)的ERP系統(tǒng)，注入數(shù)據(jù)，然后等著每個人來用。如今，隨著云應(yīng)用的增長繁榮，以及科研和教學(xué)領(lǐng)域中的應(yīng)用不斷涌現(xiàn)，更多應(yīng)用展開了數(shù)據(jù)競爭，要求在各個平臺之間進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和數(shù)字集成。大一統(tǒng)的戰(zhàn)略已經(jīng)不現(xiàn)實(shí)了。出于安全地進(jìn)行系統(tǒng)互聯(lián)和防止數(shù)據(jù)重復(fù)的需要，學(xué)校中數(shù)字集成的意義變得越來越突出。IT部門必須要在這些各不相同卻又互相依賴的應(yīng)用之中確保數(shù)據(jù)的完整、安全和良好治理。

IT部門之外，最關(guān)心此事的應(yīng)該是誰？

高層領(lǐng)導(dǎo)者。因?yàn)殡S著獲取應(yīng)用越來越成為部門職能而非學(xué)校集中職能，認(rèn)識不足和缺乏追蹤造成了成本和風(fēng)險(xiǎn)的潛在提高。學(xué)校要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的安全互聯(lián)，同時要面對由各不相同的廠商和來源帶來的合同和安全問題，就要采取完全不同的數(shù)字集成方式。

學(xué)生、教師等學(xué)校成員和校外團(tuán)體。因?yàn)樗麄冐暙I(xiàn)了自己的數(shù)據(jù)（經(jīng)常是高度敏感的），而且依賴于學(xué)校在合適的時間和地點(diǎn)獲得正確的信息。數(shù)字集成不止是IT部門的議題，也是學(xué)校的責(zé)任。

認(rèn)識誤區(qū)

采購、部署和集成應(yīng)用程序是容易和快速的。廠商在保證某個應(yīng)用可以與學(xué)校的ERP系統(tǒng)或SIS[1]系統(tǒng)集成時也許是善意的，不過校內(nèi)的采購單位也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行盡職調(diào)查，向IT和院校研究（Institutional Research，縮寫為IR）等關(guān)鍵部門的專家進(jìn)行內(nèi)部咨詢。

IT部門可以掌控時間。IT人員需要適應(yīng)不斷變化的需求，優(yōu)化流程和投入新的集成產(chǎn)品，才能加快工作。

部門內(nèi)部發(fā)生的事情不會影響到外部。即便是獨(dú)立部署的應(yīng)用系統(tǒng)也應(yīng)該進(jìn)行安全審查。如果系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)需要和學(xué)校的其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行集成，那要做的事情就更多了。兩種類型的應(yīng)用都會在學(xué)校的企業(yè)級架構(gòu)中引入尚未充分認(rèn)識到的復(fù)雜性和風(fēng)險(xiǎn)。

常見的陷阱

只關(guān)心實(shí)際的系統(tǒng)集成工作會導(dǎo)致對問題的認(rèn)識過于狹隘。核心要素還包括利用合同條款和價格進(jìn)行的供應(yīng)商管理，數(shù)據(jù)流和架構(gòu)，以及與應(yīng)用系統(tǒng)采購相關(guān)的政策和優(yōu)先事項(xiàng)管理。

尚未預(yù)先建立治理體系、企業(yè)級架構(gòu)和控制措施時就直接投入技術(shù)集成工作，會造成相關(guān)各方之間的誤解和分歧。

蘊(yùn)含的機(jī)遇

建立了數(shù)字集成的良好實(shí)踐、政策和流程的學(xué)校會降低學(xué)校和部門中技術(shù)投入的碎片化。碎片化會消耗更多的時間和金錢，并減少了最終產(chǎn)品。缺乏協(xié)調(diào)和治理也會增加出現(xiàn)“不可見的”、內(nèi)部開發(fā)的、未經(jīng)記錄和未受維護(hù)的應(yīng)用系統(tǒng)的可能性。相關(guān)的技術(shù)債務(wù)進(jìn)一步增加了碎片化。碎片化程度降低越多，項(xiàng)目質(zhì)量、產(chǎn)出和結(jié)果就會越好。

建議

起步

找出那些已經(jīng)對數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行了有效集成管理的學(xué)校，了解他們的做法，并決定是否可以借鑒他們的理念和實(shí)踐。用戶群體和各種論壇也是重要的建議來源。

了解全校有多少應(yīng)用系統(tǒng)在維護(hù)并需要ERP和其他學(xué)校核心系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。問題很可能比想象的更復(fù)雜。

進(jìn)階

加強(qiáng)控制和治理，避免增加重復(fù)提供功能的客戶管理系統(tǒng)（CRM）和其他各種工具，否則會有成倍增加的成本和復(fù)雜性。比如，建立核心流程來管理采購和合同、信息安全，以及集成工具和技術(shù)。

持續(xù)接觸用戶群體和參與行業(yè)聯(lián)盟，并從中學(xué)習(xí)。開始回饋經(jīng)驗(yàn)并與新起步的學(xué)校分享。

優(yōu)化

時刻記住數(shù)字集成工具正變得越來越成熟，因此也更容易使用。例如，教學(xué)工具互操作（Learning Tools Interoperability，縮寫為LTI）協(xié)議為教學(xué)管理系統(tǒng)中的插件式應(yīng)用提供了支持。在應(yīng)用集成階段，某些工具也提供了無代碼界面，類似于微軟的Visio畫圖工具。這些種類的工具可以讓基層職員構(gòu)建出數(shù)據(jù)接口，而之前這都需要高薪的程序員來進(jìn)行。

確保持續(xù)有人在關(guān)心數(shù)字集成，并不斷優(yōu)化工具、流程、實(shí)踐和控制措施。這項(xiàng)挑戰(zhàn)會持續(xù)很長時間，需要穩(wěn)定不變的注意力和持續(xù)提煉。

行業(yè)生態(tài)中的機(jī)會

不同學(xué)校之間在應(yīng)用系統(tǒng)上的共同點(diǎn)可能要比想象的更多。使用同樣的核心應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)（如甲骨文的云財(cái)務(wù)系統(tǒng)）的學(xué)?？梢圆扇〖w行動或協(xié)同行動來促成和共享實(shí)踐措施和解決方案。

數(shù)字集成的全部挑戰(zhàn)可以大規(guī)模地加以解決和獲得助力，因?yàn)槊總€學(xué)校都各自在相同的領(lǐng)域中推進(jìn)工作，如采購工具、進(jìn)行培訓(xùn)等等。這些事情都可以受益于大規(guī)模的行動。例如，基于聯(lián)盟的產(chǎn)品合同、培訓(xùn)、風(fēng)險(xiǎn)管理合同文件等都可以在學(xué)校間共享，這么做就可以從流程中排除掉大量的普通工作。

議題六 數(shù)據(jù)賦能的院校

采取基于服務(wù)的數(shù)據(jù)和分析方法，提供新的技能、工具并重塑文化，讓院校擅長于進(jìn)行數(shù)據(jù)賦能的決策。

為了適應(yīng)未來日新月異的變化，是否具有有效決策的能力將成為學(xué)院和大學(xué)能否成功領(lǐng)導(dǎo)改革的重要元素。我們生活的世界已經(jīng)淹沒在數(shù)據(jù)之中，許多院校的領(lǐng)導(dǎo)們在努力奮斗，力爭在采取決定性行動時能以數(shù)據(jù)作為依據(jù)。離開了及時、準(zhǔn)確、切題和適時的數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)們將無法進(jìn)行成功的決策。要將數(shù)據(jù)更加嚴(yán)格和全面地應(yīng)用于決策，信息技術(shù)和數(shù)據(jù)專業(yè)人員必須要獲得新的技能。那些擅長于發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)、匹配數(shù)據(jù)模式和尋求問題內(nèi)在相關(guān)數(shù)據(jù)的專業(yè)人員正是院校所需要的。

機(jī)遇也出現(xiàn)在高等教育的項(xiàng)目發(fā)展之中。數(shù)據(jù)分析、人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)創(chuàng)造了新的工作崗位和學(xué)科。信息技術(shù)影響了對于勞動力的迫切需求，也意味著學(xué)院和大學(xué)提供的教育項(xiàng)目有出現(xiàn)急劇變革的潛力。

IT部門之外最關(guān)心此事的應(yīng)該是誰？

校長、教務(wù)長和董事會。要制定戰(zhàn)略來回應(yīng)高等教育中的迅速變革，他們就要獲得正確的數(shù)據(jù)。

院長和系主任們。特別是那些負(fù)責(zé)教學(xué)工作，為了課程管理、日程、教室容量、選課不足的課程和瓶頸課程等問題而奮斗的院系領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)閿?shù)據(jù)是成功的教學(xué)計(jì)劃和學(xué)生學(xué)業(yè)的核心。

負(fù)責(zé)學(xué)生咨詢、學(xué)生成就和學(xué)生保留的部門。在各個院校中，與學(xué)生成就有關(guān)的問題變得更加關(guān)鍵，這些部門都需要接近實(shí)時地獲得學(xué)生學(xué)業(yè)進(jìn)度的相關(guān)信息，在采取行動時還要互相共享。

認(rèn)識誤區(qū)

學(xué)校只要獲得技術(shù)工具，就能獲得數(shù)據(jù)能力。數(shù)據(jù)和分析思維要在學(xué)校文化中構(gòu)建起來。如今，要描述事情必須要植根于數(shù)據(jù)，而不是故事，或者某些在十年到二十年以前就不管用的其他東西。

學(xué)校要堅(jiān)持長期不變的傳統(tǒng)。許多院校以之為傲的是一百年不變的行事方式。不過，文化傳統(tǒng)必須要對當(dāng)今的學(xué)生有意義，而不是停留在十年前甚至一百年前的學(xué)生身上。

對于學(xué)校的全部數(shù)據(jù)進(jìn)行全面戰(zhàn)略思考，無論數(shù)據(jù)存放何處。集中精力進(jìn)行數(shù)字集成，對不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互相關(guān)聯(lián)進(jìn)行編排。每項(xiàng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)都像一個謎題，可以指引我們發(fā)現(xiàn)此前并未發(fā)現(xiàn)的某些事情。

學(xué)校要收集到全部數(shù)據(jù)才可以決策。學(xué)校以不斷變化的方式在利用和應(yīng)用數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)分析允許對數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)致劃分并分步深入認(rèn)識，因此要避免陷入等待所有數(shù)據(jù)都就緒的狀態(tài)。

常見的陷阱

低估建立關(guān)系和信任的必要性。誠實(shí)的互動有助于避免錯誤解讀數(shù)據(jù)導(dǎo)致的低劣決策，還可以對數(shù)據(jù)形成更加全面的認(rèn)識。

學(xué)校里可能有數(shù)據(jù)“豎井”和“囤積”。其中的數(shù)據(jù)要能為學(xué)校所用。

“分析麻痹”[2]是有效決策面臨的一項(xiàng)非常真實(shí)的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)驅(qū)動的學(xué)校應(yīng)該始終聚焦于推動實(shí)際行動。

蘊(yùn)含的機(jī)遇

許多院校領(lǐng)導(dǎo)者看到了有同行院校關(guān)閉或者合并，也看到過有些院校的業(yè)務(wù)模式發(fā)生了急劇改變?；跀?shù)據(jù)的決策，而非基于直覺和個人的決策，才是無法維持生存和持續(xù)興旺發(fā)展兩極之間的根本區(qū)別。數(shù)據(jù)是最重要的資產(chǎn)，擁有發(fā)掘利用數(shù)據(jù)的潛力必須是最重要的重點(diǎn)工作之一。

建議

起步

不要重造輪子。借鑒那些最心儀、最成功的同行學(xué)校的最佳實(shí)踐和實(shí)施方案。在觀察、采集、利用數(shù)據(jù)和創(chuàng)造關(guān)注數(shù)據(jù)的校園文化方面進(jìn)行同行交流，學(xué)習(xí)別人的新穎方式。

從利用數(shù)據(jù)解決真實(shí)業(yè)務(wù)問題開始。從范圍可控、目標(biāo)可及的事情入手，通過結(jié)果證明利用數(shù)據(jù)確實(shí)可以形成差別。

關(guān)注結(jié)果，而非信息技術(shù)。盡量使用現(xiàn)有的工具，不過也要毫不猶豫地使用那些可以實(shí)時發(fā)現(xiàn)問題的工具，即便這樣的工具需要在IT部門、院校研究（IR）部門和學(xué)生服務(wù)部門中設(shè)置新的崗位。尚未考慮流程時先考慮技術(shù)會造成思維局限性。

進(jìn)階

確保各位學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，特別是教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)，會在他們負(fù)責(zé)的領(lǐng)域中逐步注入數(shù)據(jù)賦能的決策機(jī)制。改革是困難的，離開了強(qiáng)烈的鼓勵，院長和系主任不太可能會在數(shù)據(jù)利用上采取主動態(tài)度。

接納多樣的人員、角色和思想。不同的視角可以形成更全面的認(rèn)識和洞察力。

運(yùn)用數(shù)據(jù)推動改革行動。即便是目標(biāo)明確的改革也會引發(fā)政治性流程上的影響，比如會帶來對教職的新需求。

優(yōu)化

解決棘手的大問題。有些系統(tǒng)和流程不起作用，現(xiàn)有系統(tǒng)無法良好適應(yīng)學(xué)生群體，那么就要利用數(shù)據(jù)來進(jìn)行改革。應(yīng)做之事一旦明確，就要成為一項(xiàng)責(zé)任。

對于學(xué)校的全部數(shù)據(jù)進(jìn)行全面戰(zhàn)略思考，無論數(shù)據(jù)存放何處。集中精力進(jìn)行數(shù)字集成，對不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互相關(guān)聯(lián)進(jìn)行編排。每項(xiàng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)都像一個謎題，可以指引我們發(fā)現(xiàn)此前并未發(fā)現(xiàn)的某些事情。

行業(yè)生態(tài)中的機(jī)會

要成功推進(jìn)向前，常見陷阱、有效實(shí)踐、討論熱點(diǎn)、事實(shí)證據(jù)都應(yīng)當(dāng)受到關(guān)注。高等教育界有必要就如何共同推動此項(xiàng)工作而進(jìn)行面向未來的對話。我們應(yīng)當(dāng)有一個安全的場所，針對數(shù)據(jù)應(yīng)用的特定問題討論最佳實(shí)踐和分享敏感信息（如解決學(xué)生保留問題、改善項(xiàng)目的投資回報(bào)率等）。這可以讓大家看到其他人的

（來源：EDUCAUSE Review，翻譯：陳強(qiáng) 清華大學(xué)信息化工作辦公室）