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一、A高校物資采購審計信息化現(xiàn)狀

由于缺少審計信息化管理系統(tǒng)，A高校物資采購審計存在以下問題。

一是事前審計中的采購計劃的審計實質(zhì)性不強。由于采購的內(nèi)容具有較強的專業(yè)性，并且缺乏有效的信息化手段，審計人員往往只能對項目預(yù)算表和項目申報書進行形式上的檢查，不能判斷項目是否符合高校的發(fā)展目標和客觀實際，是否具有合理性，導(dǎo)致事前審計多流于形式。

二是事中審計中對招標流程審計不能做到有效監(jiān)督。首先缺少供應(yīng)商和評審專家信息庫，對供應(yīng)商和專家的資質(zhì)的審查不能細化；其次，缺少招標流程管理信息庫，只能人工審查紙質(zhì)招標流程文檔，不僅效率低下，而且容易造成漏判和錯判；再次，缺少合同管理信息庫，對合同審改、簽訂等流程無法及時監(jiān)督到位。

三是事后審計中對驗收和結(jié)算環(huán)節(jié)無法有效把握。在驗收審計環(huán)節(jié)，審計部門只能對驗收程序進行審查，無法確認實際收貨情況和合同約定的條款是否匹配。在結(jié)算審計環(huán)節(jié)，無法對合同執(zhí)行程度、結(jié)算進度進行實時監(jiān)控。

四是不能通過大數(shù)據(jù)分析挖掘方法檢查物資采購過程中存在的浪費、濫用和欺詐等舞弊現(xiàn)象。

以化學(xué)學(xué)院采購一批專用設(shè)備為例，在事前審計中，應(yīng)該對采購這批專用設(shè)備的合理性進行審計，審計部門沒有掌握目前該學(xué)院現(xiàn)有多少學(xué)生、有多少相關(guān)設(shè)備機在用、使用該設(shè)備相關(guān)的課程數(shù)、化學(xué)學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃等信息，造成審計部門不能對采購的合規(guī)性和合理性進行有效把關(guān)。在事中審計中，審計部門應(yīng)該掌握相應(yīng)供應(yīng)商的資質(zhì)等詳細信息、評標專家的詳細信息、招投標流程信息和合同信息，以審查流程是否合規(guī)合理。在事后審計中，審計部門應(yīng)該能夠獲得項目驗收的細節(jié)，以及實時掌握結(jié)算的進度。

二、物資采購審計信息化建設(shè)措施的幾點建議

一是根據(jù)物資采購審計的工作流程，制定相關(guān)數(shù)據(jù)接口規(guī)范，合理規(guī)范的數(shù)據(jù)接口對于信息化審計系統(tǒng)的部署、推廣、使用和未來系統(tǒng)擴展有著至關(guān)重要的作用。數(shù)據(jù)接口的設(shè)計應(yīng)該以提高審計效率和準確性為目標、以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)、以審計的具體流程為設(shè)計框架。主要分為事前審計相關(guān)接口、事中審計相關(guān)接口和事后審計相關(guān)接口。事前審計主要對項目的合理性進行審查，需要規(guī)范使用部門和資產(chǎn)管理部門的相關(guān)數(shù)據(jù)接口，如教職工人數(shù)、學(xué)生人數(shù)、開設(shè)課程、科研教學(xué)情況、發(fā)展規(guī)劃和已有設(shè)備等數(shù)據(jù)，只有掌握了這些數(shù)據(jù)，審計部門才能對項目的合理性進行有效判斷，從而防止一些與實際需求不相符、與學(xué)校發(fā)展規(guī)劃不一致和重復(fù)采購的物質(zhì)采購項目的實施。事中審計主要對招標流程進行監(jiān)督，需要規(guī)范供應(yīng)商信息接口、評審專家信息接口、招標流程信息接口和合同管理信息接口等，只有獲得這些數(shù)據(jù)，才能有效審查供應(yīng)商的資質(zhì)是否符合要求、評審專家的研究方向是否與采購項目一致、招標的形式是否符合相關(guān)規(guī)范、招標流程是否存在漏洞、簽訂的合同是否符合規(guī)定等；在事后審計中主要對物質(zhì)驗收和結(jié)算進行審查，需要規(guī)范驗收流程信息和財務(wù)數(shù)據(jù)信息等。物質(zhì)采購相關(guān)信息及其接口如圖1所示。

二是建立一套完善的，可以覆蓋物資采購審計全過程的審計信息管理系統(tǒng)。

信息管理系統(tǒng)可以分為數(shù)據(jù)庫模塊、邏輯模塊、異常分析模塊和人機接口模塊。其中，數(shù)據(jù)庫模塊以一定格式存儲使用單位信息、資產(chǎn)管理信息、供應(yīng)商和專家信息、合同信息、驗收信息和財務(wù)信息等；邏輯模塊首先對登錄人員的權(quán)限進行管理，對管理員、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、審計部門工作人員、各相關(guān)部門管理人員賦予不同權(quán)限。然后對事前、事中、事后和總的審計流程進行管理，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行合成，最后生成項目審計報告；異常分析模塊在獲得審計大數(shù)據(jù)后，通過數(shù)據(jù)清洗、機器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)分析采購過程中存在的不合理和不合法現(xiàn)象，并出具異常報告。人機接口模塊分為移動端、PC端和微信小程序端，以方便系統(tǒng)使用人員在不同場合使用。在設(shè)計信息管理系統(tǒng)時，還應(yīng)考慮審計系統(tǒng)與其他部門的信息互通和信息安全等問題。圖2為審計信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。

圖1 信息接口示意圖

圖2 審計信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

三是提高審計人員對信息化審計重要性的認識，提升審計人員信息化操作能力。

首先要使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，審計工作人員和相關(guān)部門工作人員認識到信息化審計工作的重要性。一方面，要使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認識到信息化審計工作的重要性和推廣信息化審計工作任務(wù)的艱巨性。因為信息化審計工作的推廣和應(yīng)用涉及到學(xué)校的若干部門，其推廣和使用是一項艱巨的系統(tǒng)工程，只有在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視的情況下落實所有細節(jié)才能有效地推進信息化審計工作的開展。另一方面，要提高審計工作人員和相關(guān)部門工作人員的對信息化審計工作重要性的認識。在信息化審計系統(tǒng)的推廣過程中，往往會遇到很多阻力，比如一些工作人員已經(jīng)習(xí)慣了處理紙質(zhì)處理文稿，對信息化系統(tǒng)的使用會產(chǎn)生抵觸心理，影響信息化審計系統(tǒng)的使用效果。

其次是全面提高審計工作人員和相關(guān)部門工作人員的信息化處理能力和工作能力。首先，對審計工作人員和相關(guān)部門工作人員計算機應(yīng)用能力、信息化處理能力和數(shù)字處理能力進行定期培訓(xùn)。其次，實現(xiàn)崗位交流培訓(xùn)制度，派遣審計工作人員參與各相關(guān)部門的具體工作，以拓展審計人員的知識結(jié)構(gòu)。最后，在制度上保證審計工作人員的留人機制、晉升機制和獎勵機制，激發(fā)審計人員的工作熱情。

最后是保證審計工作的職業(yè)道德操守和提高審計工作的安全保密意識。一方面，要讓審計工作人員意識到，不僅紙質(zhì)審計材料需要保密，電子審計材料也同樣需要保密，不能為了私利而透露涉密信息；另一方面，還要有意識防范無意識泄密，在審計信息化系統(tǒng)中，審計人員可以獲得比以前大的多的信息量，這無疑給審計人員的安全保密意識提出了更高的要求。

三、結(jié)語

本文針對A高校在物資采購全過程審計過程中存在的問題進行分析，指出采用審計信息化管理系統(tǒng)可以有效解決存在的問題。在信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口設(shè)計、信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建和對工作人員信息化思想和技能提升上進行了一些探討，雖然本文以A高校為研究對象，但其研究的問題是國內(nèi)高校大量存在的共性問題。此外，本文還存在一些不足，比如對信息化系統(tǒng)的構(gòu)建的研究還不夠深入，對如何提高審計人員信息化處理水平的描述還不夠細化，這些問題將在以后的工作、實踐和學(xué)習(xí)中繼續(xù)研究。