孫明陽

摘 要：隨著經濟社會的快速發(fā)展，我國的事業(yè)單位也正在向良好的方向發(fā)展，而屬于事業(yè)單位其中之一的人社局也呈現出了良好發(fā)展的態(tài)勢。然而，發(fā)展得越好，所暴露出來的問題就越來越多，如何提高檔案管理的工作效率和水平，為群眾提供高效、優(yōu)質、便捷的一站式服務，是新時期人社檔案工作發(fā)展的新理念和新目標。本文將從人社局的現狀開始展開討論，并找到方法順利解決問題。

關鍵詞：人社局;檔案管理;專業(yè)素質;信息化;數字化建設

人社局指的就是人力資源和社會保障局，主要就是保障我國人民的各種社會福利，促進我國人民的就業(yè)工作，把為人民服務作為宗旨。而其檔案管理工作則是進行民生服務的工作重心所在，檔案管理主要指的是人事資源的匯總，能夠通過該單位聯系各個企業(yè)，然而問題的暴露直接制約了人社局檔案管理工作的有效開展。人社局最重要的職責之一就是要對其眾多的檔案進行歸納與整理，只有在整理好的基礎上，才能夠清晰明了地找出問題并為人民更好地排憂解難。而目前來看，對于檔案整理這一事情，仍存在著很多的問題，這急需我們能比較準確地找到問題所在并根據問題做出相應的對策。

一、人社局檔案管理工作的現狀與問題

1.檔案管理工作比較分散

由于人社局所要保管的檔案非常多，因此檔案室的數量十分龐大，并且都分散在不同的地方。由此，而引發(fā)出了第一個問題：人社局的檔案不能進行集中地統(tǒng)一管理。在查詢資料的時候，會顯得非常的混亂，沒有頭緒，使得檔案人員無從下手。同時，每一個檔案室都配備了電腦、除溫機、檔案用具等設備，這也便存在著重復管理、重復投資、重復建設等等問題，造成了資源的嚴重浪費。除此以外，檔案室所需要的房間數量特別多，從而導致辦公用房有些緊張，人社局有時候甚至需要去外面租賃檔案室。

2.檔案管理工作尚未進入數字化階段

當前，基層人社部門檔案管理主要還是對紙質實體檔案進行整理歸檔，多為手工檢索。在如今，信息化的時代已經到來，伴隨著計算機的大面積普及與應用，檔案管理也逐漸從以前傳統(tǒng)的人工檢索演變成現在的計算機檢索。但是，目前人社局的檔案目錄數據庫的建設依舊缺乏一個能夠統(tǒng)一規(guī)范的標準。某些地方的人社局采用的是從市面上買來的辦公軟件，而有的人社局采用自己開發(fā)的軟件，不管是哪一種，都沒有達到全數字化的管理，這對于使用者來說，非常不利于開展檔案查找的工作。

3.檔案管理人員專業(yè)素質較低

人社局的檔案管理工作是一項具有政策性、技術性與專業(yè)性的工作，因此，這就要求檔案管理人員需要具備良好的專業(yè)素質。人社部門，檔案管理專職人員較少，從業(yè)人員多為兼職，缺乏專業(yè)的檔案管理經驗，制度建設、人才培養(yǎng)等方面明顯滯后。一般來說，人社局都會配備專職的檔案管理人員與兼職檔案管理人員，而兼職檔案管理人員在其中占據了很大一部分的比例。然而，兼職檔案管理人員只有有限的幾個名額，并且對于應對其他的日常事務有些力不從心，并沒有足夠充足的時間與精力能夠仔細地完成檔案整理的工作，因此，在檔案管理的過程中很容易會出現問題。在大多數的情況下，對于有待整理的資料一般都采取突擊的方式，再加上兼職檔案管理人員都是實習大學生，檔案管理又比較枯燥無聊，工作量又極大，因此歸檔工作一般都是草草了事，無法保證檔案管理的質量。

二、加強檔案管理工作的有效措施

1.加強基礎設施建設，集中檔案的統(tǒng)一管理

整合人社系統(tǒng)各業(yè)務經辦機構的檔案室，按照“統(tǒng)一管理、分類保存”的原則，在縣局級層面上建立人社系統(tǒng)標準化檔案室，對從業(yè)人員、設備、場所等資源進行整合，對所有檔案實行統(tǒng)一管理。人社局要重視檔案管理這一工作，加大其檔案管理工作的宣傳力度，讓全社會都意識到檔案管理的重要性，努力并且積極地爭取市委、市政府以及編制部門對檔案管理工作的重視，從而市委或市政府就會給予一定的資金以及人力支持，從根本上解決檔案管理該工作當中所存在的人員、資金、庫房的緊缺問題。與此同時，人社局可以爭取成立一個大型的綜合檔案室，這有利于檔案的統(tǒng)一管理，并且也能避免出現重復管理、重復投資、重復建設的現象，杜絕資源浪費的行為。

2.加強數字化建設，實現檔案管理資源共享

人社局需要對檔案目錄數據庫的建設建立一個能夠統(tǒng)一規(guī)范的標準，要加強制度建設，實現檔案的規(guī)范管理。人社局可以建立一個操作性比較強并且具有科學性的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠有利于檔案的形成、整理、保管與利用等等工作環(huán)節(jié)的順利進行，有效地加快檔案管理信息化建設的腳步，這離檔案管理全數字化的目標又近了一大步。

3.加強培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質

人社局首先要配備足夠的檔案管理人員，專門進行檔案管理的工作，分工明確。人社局應該定期組織對檔案管理人員的培訓與學習，讓這些檔案管理人員能夠更好地掌握檔案管理所要具備的知識。與此同時，人社局不僅要教會檔案管理人員如何開展工作，更重要的是要培養(yǎng)他們的責任意識，讓他們清楚地認識到這份工作的重要性，提高檔案管理人員的工作熱情，端正工作態(tài)度，只有這樣，才能夠提高人社局檔案管理的效率。

三、結論

我們要重視人社局的檔案管理，經過對人社局檔案管理的現狀與問題探討，從而找到了相應的解決辦法。只有在完善了人社局的檔案管理之后，才能夠更好地為人民服務，在人民有問題的時候，及時將檔案整理出來，了解情況并做出相應的處理，給人民一個滿意的答復。這不僅符合時代發(fā)展的必然要求，并且很好地履行了人社局的宗旨，更好地服務于大眾。

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