文/霍奇道

關(guān)于“實(shí)物檔案”是不是檔案這個(gè)問題，自從1991年“實(shí)物檔案”這個(gè)術(shù)語(yǔ)產(chǎn)生以來，在檔案理論界存在各種各樣的爭(zhēng)議。然而作為一名高校檔案工作者，通過多年的工作實(shí)踐，必須要認(rèn)識(shí)到理論爭(zhēng)議學(xué)術(shù)探討固然重要，但在實(shí)際檔案工作中，對(duì)這一載體形式特殊的檔案，必須要給予足夠的重視。那么這類特殊的實(shí)物究竟能否作為檔案來進(jìn)行管理，是否有作為檔案管理的現(xiàn)實(shí)性及必要性，以及如何管理好這類實(shí)物檔案將是筆者在本文探討的重點(diǎn)。

一、實(shí)物檔案應(yīng)該在檔案實(shí)體分類體系中占據(jù)一席之地

目前在我國(guó)比較權(quán)威的檔案學(xué)著作中，實(shí)物檔案是排除在檔案之外的，但同時(shí)認(rèn)為這些實(shí)物材料可以作為檔案的補(bǔ)充，筆者認(rèn)為上述觀點(diǎn)值得討論。實(shí)物檔案它是一種特定的形式，其本身含有大量的信息，以實(shí)物的自然方式構(gòu)成了最真實(shí)最原始的歷史記錄。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，以及檔案學(xué)理論和檔案工作實(shí)踐的發(fā)展，將實(shí)物作為檔案在理論上站得住腳，在實(shí)踐中也具有可操作性。

1.檔案的內(nèi)涵

從檔案的內(nèi)涵屬性來研究，這一類實(shí)物具備作為檔案的各種要求和條件。實(shí)物不僅具有檔案的本質(zhì)屬性-原始記錄性，而且還具有檔案的一般屬性-知識(shí)性和信息性。由此可見，雖然載體表現(xiàn)形式不同，但在內(nèi)涵本質(zhì)上，實(shí)物檔案也符合檔案的相關(guān)屬性要求。

本文結(jié)合自身工作實(shí)際，聯(lián)系實(shí)物檔案自身屬性、特點(diǎn)及其功能作用，介紹了目前高校實(shí)物檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，并提出了高校實(shí)物檔案管理的一些建議和措施

2.檔案與歷史

從檔案形成發(fā)展歷史來研究，人類歷史上最初的檔案形態(tài)就是實(shí)物。中華民族進(jìn)入人類文明時(shí)代的標(biāo)志就是甲骨文的出現(xiàn)，早期的檔案就是以甲骨、金石、竹簡(jiǎn)、絹帛等實(shí)物形式表現(xiàn)的。直至紙張的出現(xiàn)，實(shí)物檔案才慢慢退居次要的地位。然而隨著歷史的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，各種新型材料形成的實(shí)物檔案再次出現(xiàn)在人類的歷史中，由此可見，檔案的載體形式是隨著歷史的發(fā)展而變化的。

3.檔案與實(shí)踐工作

實(shí)物檔案直觀生動(dòng)地記錄了高等學(xué)校的歷史發(fā)展，是高等學(xué)校發(fā)展過程最直觀的見證，能如實(shí)反映高等學(xué)校發(fā)展和變遷的真實(shí)歷史面貌。在高校宣傳教育中實(shí)物檔案比口頭說教更加直觀，更有說服力，對(duì)教育人、鼓舞人起著激勵(lì)作用是其他傳統(tǒng)檔案所取代不了的，另外實(shí)物檔案還可以為撰寫大事記、校史、年鑒等材料提供依據(jù)和憑證，因此檔案工作的實(shí)踐告訴我們實(shí)物檔案無論在管理還是使用中都是具有必要性與可行性的。

二、實(shí)物檔案的獨(dú)有特點(diǎn)

實(shí)物檔案作為檔案的一種，自然具備檔案的各種共性，如原始性、信息性、知識(shí)性等特點(diǎn)，除此之外，實(shí)物檔案還有它所具有的獨(dú)特個(gè)性，具體特點(diǎn)有：（1）在空間上具有三維立體的特點(diǎn)。因此實(shí)物檔案也可以稱為“三維檔案”（英國(guó)檔案學(xué)家麥當(dāng)勞如此認(rèn)為）。與傳統(tǒng)檔案以及各種新型載體如：光盤、照片、膠卷等檔案不同，實(shí)物檔案具有空間上的三維性。（2）載體表現(xiàn)形式豐富多樣性，金石、木材、塑料、玻璃、陶瓷、絲綢布料等，所有傳統(tǒng)及現(xiàn)代技術(shù)條件形成的各種材料都有可能是實(shí)物檔案的載體形式。（3）載體形狀的不規(guī)則性，各種空間立體幾何形狀都會(huì)成為實(shí)物檔案外在表現(xiàn)形式。（4）在空間視覺上的生動(dòng)直觀性，實(shí)物檔案可以通過顏色、形狀、質(zhì)地等文字難以表達(dá)的細(xì)微之處給人造成感官上的沖擊，更容易引起人感情上的共鳴。

三、實(shí)物檔案具有特殊的功能和作用

實(shí)物檔案獨(dú)有的特點(diǎn)和屬性決定了實(shí)物檔案具有特殊的功能和作用。（1）高?？梢岳脤?shí)物檔案發(fā)揮愛校榮校的教育功能，通過實(shí)物檔案學(xué)生可以直觀地了解學(xué)校發(fā)展歷史、獲得的榮譽(yù)，可以激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，培養(yǎng)學(xué)生的榮譽(yù)感。（2）高?？梢岳脤?shí)物檔案，對(duì)師生員工以及社會(huì)各界人士開放校史展覽和校園網(wǎng)檔案信息頁(yè)，發(fā)揮高校檔案的教育功能。以實(shí)物檔案為載體的高校教學(xué)、科研以及校史檔案是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄，是對(duì)廣大師生以及社會(huì)人士進(jìn)行德育智育教育的良好素材。

四、高校實(shí)物檔案管理面臨的問題

目前我國(guó)高校實(shí)物檔案管理面臨的困難和問題很多，大致有以下幾個(gè)方面：（1）缺少政策理論依據(jù)，目前高校檔案實(shí)體分類體系中一級(jí)類目中并沒有實(shí)物檔案這個(gè)類目。缺少理論上的指導(dǎo)，對(duì)實(shí)物檔案的管理工作造成很大阻滯。（2）由于實(shí)物檔案往往散存在個(gè)人或部門手中的狀態(tài)，有的懸掛在墻上，甚至有的直接堆放在倉(cāng)庫(kù)，對(duì)實(shí)物檔案的收集造成了困難。（3）缺少經(jīng)費(fèi)支持，由于實(shí)物檔案載體形狀的不規(guī)則性，對(duì)庫(kù)藏設(shè)施要求很高，普通的保管設(shè)施難以滿足實(shí)物檔案保管的需要，需要采購(gòu)專門的設(shè)備，其中需要大量的經(jīng)費(fèi)支持。（4）實(shí)物檔案歸檔意識(shí)淡漠，或者重視程度不夠，造成實(shí)物檔案管理的紊亂。（5）管理技術(shù)方法落后，相應(yīng)管理制度也不健全。

五、高校實(shí)物檔案管理在操作上的幾點(diǎn)建議

1.提高對(duì)高校實(shí)物檔案管理工作的意義和性質(zhì)認(rèn)識(shí)。首先要提高實(shí)物檔案的歸檔意識(shí)，在思想上給予足夠的重視，建立健全相關(guān)規(guī)章制度。

2.明確實(shí)物檔案分類和歸檔范圍，科學(xué)編制實(shí)物檔案的檔號(hào)。由于高校實(shí)物檔案自身所具備的獨(dú)有的特點(diǎn)，結(jié)合工作實(shí)踐，實(shí)物檔案的檔號(hào)編制方法可以按照年度+類別+流水號(hào)的方式進(jìn)行操作：

SW實(shí)物

11可折疊類

11獎(jiǎng)狀

12證書（含早期工作證、學(xué)生證等相關(guān)證件）

13其它（如：名人手跡、題詞等）

12不可折疊類

11獎(jiǎng)牌

12獎(jiǎng)杯

13其它（如：贈(zèng)品、紀(jì)念品、已作廢的印章、印模、印鑒等）

如：2015年的一枚實(shí)物印章的檔號(hào)表示為：

2015-sw12-13-01

3.關(guān)于實(shí)物檔案原始性和憑證性的釋疑。一方面，由于實(shí)物檔案材質(zhì)各異，且以常見的金石、木材、玻璃等為主，具有很高的可復(fù)制性；另一方面，實(shí)物檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，可以通過簽名、印章等方式，確定材料的真實(shí)性和權(quán)威性。甚至還可以通過一定的技術(shù)手段可以進(jìn)行各種其他鑒定。因此對(duì)待實(shí)物檔案，作為檔案工作人員還必須做的另一個(gè)工作就是在實(shí)物檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間建立一種邏輯上的標(biāo)識(shí)聯(lián)系。換言之，就是在做好實(shí)物檔案管理的同時(shí)必須重視與實(shí)物檔案有關(guān)的傳統(tǒng)檔案的管理，并在二者之間建立關(guān)聯(lián)性。譬如：把一個(gè)獎(jiǎng)杯作為實(shí)物檔案管理，必須找到該獎(jiǎng)杯頒發(fā)的依據(jù)性材料（表彰材料），并在實(shí)物檔案的介紹中備注清楚，使得二者能夠做到相互印證，從而使實(shí)物檔案的原始性和憑證性得到保障。

4.在實(shí)物檔案保管方面，各高等學(xué)校要在財(cái)政經(jīng)費(fèi)上提供支持，建立專門的實(shí)物檔案陳列室（或建立榮譽(yù)室或校史陳列室），對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行集中管理，可以把實(shí)物檔案陳列室作為高校宣傳教育的一個(gè)基地，讓廣大師生隨時(shí)可以參觀了解學(xué)校的發(fā)展歷史、榮譽(yù)獲得、組織沿革等，提高實(shí)物檔案的利用效率。

5.在實(shí)物檔案開發(fā)利用方面，可以拓展思維，構(gòu)建實(shí)體平臺(tái)，根據(jù)高校重點(diǎn)學(xué)科和院系的發(fā)展現(xiàn)狀，建立“產(chǎn)、學(xué)、研”實(shí)物展廳，把反映學(xué)科發(fā)展和教學(xué)科研成果的作品進(jìn)行集中展示。以無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例：在陶瓷學(xué)院建立陶瓷作品展廳，展廳集中展示學(xué)院師生的作品；在服裝工程系、環(huán)境藝術(shù)系各自建立相關(guān)作品展廳，使其成為宣傳學(xué)院教學(xué)科研成果的一個(gè)亮點(diǎn)。

6.高等學(xué)校革新落后的管理技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，采用科技手段，利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改進(jìn)實(shí)物檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化和實(shí)用化。不僅僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要數(shù)字化管理，對(duì)實(shí)物檔案也應(yīng)該重視，高校實(shí)物檔案也可以通過掃描、拍攝等技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)字化處理，構(gòu)成數(shù)字化檔案信息資源的一部分。

以上是筆者對(duì)高等學(xué)校實(shí)物檔案管理的一點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)和理解。總之，雖然實(shí)物檔案在概念上存在一定的學(xué)術(shù)理論爭(zhēng)議，但在檔案工作實(shí)踐中，實(shí)物檔案作為高校檔案的重要組成部分是毋庸置疑的，加強(qiáng)高校實(shí)物檔案的管理也是高校檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，同時(shí)也是高校檔案工作者今后工作中一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作任務(wù)。