姚海紅

摘 要：計算機信息處理技術的發(fā)展，改變了人們傳統(tǒng)的工作模式，極大地提高了工作效率，有效地降低了人們的工作量，同時也避免了人工出錯的概率。對于辦公工作的創(chuàng)新改革而言，計算機信息處理技術可以說是居功至偉。但在實際運用過程中受各方面因素的影響，導致計算機信息處理技術的作用難以在辦公中得以充分的發(fā)揮，甚至由于某些應用問題的發(fā)生而影響了辦公的效率。因此，本文簡要論述了計算機信息處理技術在辦公自動化應用中存在的問題，進而提出了相應的解決策略，從而能夠更好地將其應用到辦公自動化中，更好地發(fā)揮計算機信息處理技術的優(yōu)勢。

關鍵詞：計算機 信息處理 辦公自動化 信息處理技術

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2019）03（b）-0145-02

1 計算機信息處理技術在辦公自動化應用時存在的問題

計算機信息處理技術在辦公自動化過程中得到了廣泛的應用，極大地提高了人們的工作效率，但是根據(jù)本文的調查可知，在單位政府辦公自動化中，應用計算機信息處理技術時，依然存在很多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 辦公自動化軟件缺乏實用性的特點

利用計算機技術進行信息處理是辦公自動化中的常用方式，然而不同行業(yè)對信息處理的要求不同，所以需要辦公自動化體現(xiàn)其實用性的特點，這是目前計算機信息處理技術應用過程中的不足：第一，不同行業(yè)和不同單位對于信息處理的要求不同，雖然都屬于辦公自動化軟件，但是很多個性化的需求進行定制，但是目前的辦公自動化軟件缺乏個性化需求的定制功能，還需要在整體框架的基礎上進行二次開發(fā)，只能實現(xiàn)半自動化的效果；第二，很多工作人員在使用辦公自動化軟件的過程中發(fā)展，其對信息處理的效果非常不好，無法更好地滿足實用性的需求，從而導致辦公自動化軟件被擱置，人們依然采用傳統(tǒng)方式進行信息化處理。

1.2 需要計算機專業(yè)人員進行操作

目前，很多辦公自動化軟件對于操作人員的專業(yè)性有著較高的要求，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，目前很多辦公自動化軟件的功能非常齊全，而且也具有一定的個性化定制功能，但是人們在使用過程中發(fā)現(xiàn)，會經(jīng)常出現(xiàn)莫名其妙的問題，從而對整個辦公自動化系統(tǒng)造成影響。而操作人員不具有專業(yè)的知識，無法及時對問題進行修復，需要專業(yè)的人員進行操作，進而影響單位政府辦公室的正常工作。第二，很多操作人員自身的辦公自動化能力較差，因此需要經(jīng)過較長時間的培訓，才能夠熟練掌握辦公自動化的操作過程；同時，由于辦公自動化軟件的個性化需求，從而導致使用過程比較復雜，操作人員上手比較慢，無法更好地滿足工作的需求。

1.3 協(xié)同工作中存在的問題

辦公自動化軟件中可以允許員工對一些工作流程進行協(xié)同處理，但是在協(xié)同工作中依然存在多個方面的問題：第一，很多員工在使用辦公自動化軟件的過程中，僅僅關注自身的模塊，但是對于協(xié)同工作的內容不夠了解，而如果軟件的功能不是特別全面，無法及時給工作人員進行提醒，從而導致協(xié)同工作的效率非常低下。第二，在使用辦公自動化軟件過程中，往往會存在權限比較混亂的問題，不具有相關權限的人員可能會獲得相應的權限，從而出現(xiàn)越權處理問題的情況出現(xiàn)，造成協(xié)同工作中的混亂；而且出現(xiàn)問題后，無法及時定位到相關的負責人，會出現(xiàn)責任混亂的情況。

2 計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用策略

根據(jù)上文的分析可知，目前很多單位政府辦公室采用了辦公自動化軟件，并將計算機信息處理技術應用其中，極大地提高了工作效率，但是也存在一些問題，本文對這些問題進行了分析和論述，然后總結了相應的完善策略，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 采取定制化的辦公自動化軟件

不同的單位政府部門具有不同的需求，因此在使用辦公自動化軟件的過程中，需要定制相關的功能，為此可以參考以下幾個方面：第一，單位政府辦公人員需要梳理相關的需求，然后交給軟件設計和開發(fā)人員，讓他們根據(jù)需求定制專門的辦公自動化，從而更好地滿足工作人員的個性化需求，更好地提高單位政府辦公室工作的效率。第二，軟件設計和開發(fā)人員可以提供一定的售后服務，對辦公自動化軟件使用過程中存在的問題進行簡單描述，使用者可以根據(jù)問題產生的表現(xiàn)找到合適的解決方案；如果依靠軟件使用者無法很好地解決問題，就需要邀請軟件專家進行修復。

2.2 提高辦公自動化工作人員的信息化水平

計算機信息處理技術在辦公自動化軟件中應用是未來工作的趨勢，因此相關的工作人員需要努力提高自身的信息化水平，從而能夠更好地滿足辦公自動化的需求。為此，可以參考以下幾個方面：第一，單位政府辦公室在進行人員招聘的過程中，不僅需要對相關人員的專業(yè)知識進行考核，而且還需要對其信息化能力、團隊合作能力等綜合素質進行考核，從而能夠更好地選拔出符合招聘需求的人才。第二，對員工進行信息化技術的培訓，幫助員工更好地了解辦公自動化軟件的使用技巧，使得他們可以熟練掌握軟件的操作，更好地應對日常的工作；同時，公司可以鼓勵員工報考相關的辦公自動化軟件培訓班，并為其報銷學習的費用，能夠極大地提高員工的工作熱情，積極投入到辦公自動化軟件的學習和使用過程中。

2.3 提高對辦公自動化軟件的重視

辦公自動化軟件的優(yōu)勢是非常多的，不僅能夠提高工作效率，降低工作人員的工作量，同時還可以減少出錯的概率，使得工作流程更加規(guī)范化。所以，為了更好地將計算機信息處理技術應用到辦公自動化軟件中，就需要提高辦公自動化軟件的重視，為此可以參考以下幾個方面：第一，企業(yè)不僅需要定制個性化的辦公自動化軟件，還需要建立相關的生態(tài)環(huán)境，例如，針對員工進行相關的技術培訓，積極宣傳辦公自動化軟件的優(yōu)勢，引導員工更快地適應辦公自動化的氛圍等等；第二，企業(yè)需要制定科學合理的績效考核機制，將辦公自動化軟件的使用能力作為考核的重要內容，能夠通過績效的形式督促企業(yè)員工更好地進行辦公自動化軟件的學習，并積極使用辦公自動化軟件提高工作效率，提高企業(yè)的整體競爭力；第三，對企業(yè)進行信息化的改革，企業(yè)在使用辦公自動化軟件后，可能會對原有的工作流程產生一定的影響，所以需要進行信息化相關的改革。例如，可以根據(jù)辦公自動化軟件和企業(yè)自身的工作流程，對組織機構進行重新劃分，適當?shù)卦黾踊蛘邷p少工作人員，將資源進行合理地分配，使其能夠更好地適應信息化的趨勢。

3 結語

根據(jù)以上的分析和論述可知，雖然計算機信息處理技術應用在辦公自動化軟件中具有非常大的優(yōu)勢，但是實際應用中依然存在很多問題，這些問題影響了辦公自動化軟件未來的發(fā)展，本文針對這些問題進行了論述，進而提出了相關的完善策略，從而能夠更好地推動辦公自動化軟件的應用，提升各級政府部門的辦公效果和質量。與此同時，基于篇幅有限，本課題研究可能在某些方面仍存在一定的不足之處，為此，筆者希望能夠借助本課題的研究，在社會各界引起人們對計算機辦公自動化問題的廣泛熱議，促使社會各界專家、學者廣泛地參與到本課題的研究中來，從各方面為計算機辦公自動化的有效實施提供多樣化的意見和建議，共同促進本課題研究體系的完善。

參考文獻

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